信贷业务无纸化背景下的“三化一体”个贷档案管理模式升级＊

徐江华 陈美斯

（深圳市银雁科技有限公司 深圳 518000）

0 引言

“信贷档案是商业银行在管理和经办各类本外币信贷业务的工作活动中形成的，具有凭证依据作用和参考利用价值的信贷经营管理专业技术材料的总称，是银行信贷业务管理工作的原始记录。”根据贷款的主体分类，分别有个人信贷档案与企业信贷档案。其中，针对个人消费客户的贷款业务包含但不限于信用卡透支、住房贷款、消费贷款、助学贷款、汽车贷款、小额抵押贷款等，这些业务活动行程的文件材料经分类归档后成为个人信贷档案（下称“个贷档案”）。个贷档案是维护银行和客户利益、保护消费者权益的重要记录凭证。

随着金融科技不断进步，个贷业务办理的场景趋于无纸化、数字化，对银行传统的档案管理方法提出了新的要求。论文案例针对某国有银行省行的这一痛点，立足个贷档案集中化、数字化、信息化“三化一体”的目标，为其优化管理流程、引进新技术、新工具，提供了包含档案管理系统、数字化加工服务、寄存保管服务的个贷档案一体化解决方案，并就解决方案提出案例的学术价值。

1 文献综述与理论研究

1.1 国内研究文献现状

为了更好地阐述案例，首先从国内学者对信贷档案和个贷档案管理的研究出发，探查国内研究现状。笔者使用“CNKI 中国知网”数据库作为文献研究来源，检索方式为：检索方式为：“篇名 =‘信用’or‘贷款’and 篇名 = 档案”，检索结果为124 篇中文文献；检索方式为：“篇名=‘信用’or‘贷款’and篇名=档案”，检索结果 为 53 篇中文文献；检索方式为：“篇名 =‘个贷’or‘个人贷款’and 篇名 = 档案”，检索结果为 16 篇中文文献。

从以上的检索结果来看，国内对个贷，即个人信用贷款的档案管理研究较少，且在多数的信贷档案管理研究文献中，国内学者多数倾向于研究助学、助农的信贷档案管理，以及银行信贷档案是如何防范信贷风险。在《股份制商业银行信贷档案管理现状分析》一文中，作者贾焕梓对国内对信贷档案管理研究做了统计与分析，从1996年至2016年的20年间，该领域的研究文献数量趋于稳步增长，表明对信贷档案管理的重视程度愈发加深。其中，首篇对个贷档案的研究文献从2000年开始发表，数据表明，前十年对于个人贷款档案管理工作的研究主要以住房与助学为主，后10年则以个人信用档案管理系统作为主流研究方向，文献发表数量远低于“信用档案管理”，由此可见，国内学术界对个贷档案管理的研究重视程度较低。

1.2 国内研究文献呈现的问题

综合被引量较多的前十篇研究文献如《商业银行信贷档案的管理》《商业银行中的业务档案管理：理论与实践初探》《银行信贷业务档案信息资源的开发利用》，以及上述提及的《股份制商业银行信贷档案管理现状分析》等，对于信贷和个贷档案管理现状的研究文献指出如下管理现状问题：第一，传统信贷档案管理模式不能满足无纸化趋势下的信息资源共享需求，无法实现信贷业务档案借阅的线上审批；第二，不能实时监控信贷业务档案的移交与上收全过程，存放地点分散，且无统一保管监督，容易发生丢失或损毁的风险；第三，档案管理人员素质水平较低，无法应对信息化操作，同时配备人员数量不足，无法应对大量查调阅需求；第四，银行业务档案管理规范普遍无法适用于信贷业务档案管理，当前没有统一的信贷档案管理规范与执行标准，总行与分行之间管理方法有壁垒，难以共享档案信息资源。

1.3 国内研究文献提出的解决方法

对应以上提出的信贷业务档案管理现状问题，多数国内学者在研究文献中指出应从三个层面解决：一是对银行进行档案教育与科普，提升行方管理人员对档案的认知与重视，提升档案管理专业技能；二是改善银行对信贷档案管理的制度与体系，基于观念与重视程度的转变，应寻求专业的外部服务供应商帮助提升内部管理水平，统一信贷业务档案管理规范与执行标准；三是响应《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称“‘十四五’”规划），在无纸化趋势下，对信贷业务纸质档案进行数字化，对信贷业务电子档案做到实时归档，构建信贷业务档案信息资源池，打破信息孤岛与壁垒，及时满足大量实时查调阅需求。

2 案例基本情况

2.1 案例背景

某国有行自2013年起，对行内全量档案管理提出集约化管理要求，并对自有或托管档案库房实行库房评级制，总行与行里各分支机构对档案管理选择自我管理与外部专业服务供应商占比各为50%。与此同时，个人消费金融类贷款业务是建设方的主要业务之一，随着业务规模扩大，个贷档案数量与日俱增，由于总量庞大、结构复杂，全部集中存储的难度很大，故只完成了部分集管，部分档案仍由支行网点自行保管。随着业务无纸化的推进，行方近年来依托总行统一的信贷业务系统展业，在办理过程中使用高拍仪对材料关键页进行扫描，形成影像副本，存储在业务系统中，进而出现以下困难点：

第一，部分档案分散于各地库房、网点机构，管理权限不清晰，给一线造成一定的存管负担，且留有遗失隐患；第二，个贷档案管理依赖于手工操作和纸质文档，可能存在诸如：收档不及时、不齐全、档案内容填写不完整、要素不全、过期资料未能及时抽出、已终止个贷关系的个贷资料未另行归档、档案资料移交手续不规范，交接程序流于形式、银行机构分散，点多面广，档案工作监督检查难以全面覆盖等问题；第三，档案实体存放场地规模与业务发展速度不匹配、档案库房的基础设施落后，设施配备不全，不能完全达到《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)中对档案库房的建设要求；第四，大部分存量个贷档案只有纸质档案的存储形式，新增个贷档案只有部分影像副本，档案需通过系统及手动进行管理，数字化、电子化程度低，档案调阅利用时，面临耗时较长的审批流程、移交运输流程，可能有实体受损、逾期未还等风险；第五，个贷业务“无纸化”发展趋势愈加明显，银行采用个贷业务管理系统作业，但一方面，系统只覆盖到增量档案的部分材料，存量纸质档案以及增量的纸质文件材料不能直接进行线上化管理，两者脱节；另一方面，一二级信贷档案的信息化数据源自两套不同的业务系统，无法一一对应，给归档工作造成不小的工作量。为此建立如下流程，如图1、图2：

图1 行方支行与分行的个贷档案保管流程

图2 行方个贷档案利用、永久调出流程

2.2 案例措施

2.2.1 全量档案实体数字化加工，加速线上化管理进程

个贷档案利用频率较高，面对个贷存量纸质档案不方便利用的问题，由省分行统一领导开展存量纸质档案数字化加工工作。省分行所在市域分支行，集中由省分行提供场地实施。其他地市统一集中在属地二级分行进行处理。

全省近20 个地市一级档案（权证类）约60 万卷，二级档案（其他贷款资料）约100 万卷（含已结清20 万卷）全部进行著录及数字化加工，银雁全省6 个分公司参与项目，参与专业人员120 余人，运用自身专业设备、系统、耗材一站式同步开展数字化加工工作。共扫描影像8000 万余幅，著录目录数200 万余条，实施工期约为一年两个月。

2.2.2 集约化管理档案实体，为档案合规管理提供保障

截至目前，银雁已在全国62 个城市建立100 余个档案专业库房。严格遵循国家JGJ25-2010《档案馆建筑设计规范》，萃取服务经验，建立“二十防”防控标准。库房内部使用RFID、RPA、AI、GIS 等前沿技术支撑服务，使服务全流程准确、高效、便捷。

针对实体档案，该行分布全省各市的分支行由省分行统筹，将一、二级未结清档案自建库房存放，已结清个贷档案移至银雁档案库房，其他地市一、二级未结清档案存放至二级分行自建库房，已结清档案存放各二级分行或移至银雁档案库房。银雁公司安排专业团队，用时3 个月，将分散在各分支行的档案清点收集，专车运送至银雁库房。具体如图3。

图3 银雁科技为行方制定的档案集中上收管理方案示意图

2.2.3 建设档案信息管理系统，直通现代化管理

本项目融合银雁自主研发的多套档案管理相关软件，如档案数字化加工系统、实物档案管理系统、影像档案管理系统、综合档案管理系统以及电子档案管理系统，为档案管理过程中产生的业务指令数据、影像副本、OCR 档案信息数据、档案在库库存数据、档案定位数据、库房环境数据、电子档案元数据以及相关电子签名签章等数据提供应用支撑，保障该行一套系统实现各形态（实体档案、数字化影像副本、电子档案）档案综合管理功能。

银雁通过详细的前期调研，深度了解建设方现状与需求，为其打造个贷档案管理系统，系统融合多项前沿管理技术、专业档案管理功能，实现个贷档案从归档、保管到各种类型利用的全流程管理。系统与总行信贷业务系统打通，实现实时数据传输，达到实时档案影像及数据信息的管理。

在实体档案管理方面，系统外联多项物联网智能设备如RFID 电子标签转换系统、储位标签、移动盘电车子系统及实物档案管理系统等，执行智能化出入库、上下架流程记录及智能盘点，设计了4 大环节的智能管理流程，使档案实体管理便捷性和安全性明显提升，并实现了该行全量个贷档案实体管理+存量个贷档案影像管理，从流程与数据层面做到全行个贷档案全面信息化管理。

经过以上三步的流程梳理和服务参与，在借款审核阶段由银雁信贷助理进行辅助操作，解放客户经理精力，使其专心投入自身业务工作中，在档案管理阶段由银雁负责进行整理、数字化加工、运输及存储服务，行内仅需通过系统进行确认和审核等操作。

建设完成后，该行个贷档案管理新流程如图4、图5。

图5 档案实体利用、永久调出流程示意图

银雁基于全国档案库房、业务实施设备等基础设施、下沉至二级甚至三级地市的专业档案服务团队结合大数据、物联网等前沿技术帮助该行实现了个贷档案从分散管理到集约化管理，纸质管理到线上化管理，手工管理到信息化管理的业务档案一体化动态实时管理。具体如图6。

图6 银雁科技商业银行信贷业务档案“三化一体”管理模式示意图

2.3 案例创新

2.3.1 管理模式创新

此前，该行实体个贷档案仅部分上收，部分分散存放在分支行或网点，业务办理过程中仅对部分实体档案进行了数字化加工，面临实体档案分散、影像副本不全的问题。但该省面积大、地市多，将全量实体档案上收到集中统一的物理环境保管的实操难度很大，故而本案例提出了“分布式统一”的创新管理模式。首先，对全量个贷档案进行整理、数字化加工，成果挂接于系统，允许用户在权限内线上调阅利用，允许管理部门实时管控各机构的档案信息数据。同时，将实体档案进行区域性集中上收，例如，其省会20 多个分支行的个贷已结清档案进入银雁档案库房保管，基于RFID 技术和信息化基建条件，行方可线上实时掌握档案的在库情况，或进行调阅、回收等利用动作。该模式既能合理控制建设方的经济投入，又能助其降低运营成本、转移风险，通过加速档案利用速度来提高业务效率。

2.3.2 管理技术创新

（1）对象存储实现海量档案数据存储及扩展

档案系统中存储了大量非结构化数据，不符合传统的数据库格式，如照片、视频、音频文件、文档形式的文本，都是非结构化数据的常见示例。在寻找优秀的非结构化数据存储方式时，NAS 与对象存储是两个主要选择。与前者相比，对象存储响应较快，能为数据快速变化的应用程序提供支持；扩展性强，对未来档案数字资源的海量存储及利用提供可靠的横向扩展能力。

鉴于银行个贷业务量大、档案数据增长迅速等特性，我们认为个贷档案管理更需要海量安全的存储模式，因此，本案例利用对象存储为该行提供了可横向拓展的存储空间，不仅如此，对象存储的存取效率不会因存储容量增大而变慢，其优秀的“软件定义存储”技术保证了海量数据的访问效率，此种存储模式同样适用于各大金融行业高并发业务场景中档案数据快速存取的需求。

（2）技术创新与国产化兼容适配

在性能方面，本案例使用的系统兼具安全、便捷、共享、高效的特性，采用自主可控的微服务架构、国产化服务器及操作系统搭建高性能服务集群，构建平台安全防护体系，为客户提供安全、高效、稳定的办公环境；在生态适配性方面，系统经全面信创改造，具备完整的信创生态，与国内主流的CPU、操作系统、数据库、中间件等完成兼容性适配，保障系统信息安全，促进国家信创战略发展；在技术架构方面，采用先进的技术架构，已完成与国产主流数据库的兼容性与适配性认证；在安全性方面，经国产密码加密，符合网络安全等级保护基本要求，可满足国家对机关企业档案数据安全性的要求。

2.4 案例成效

银雁科技为该行提供包括个贷档案管理系统、档案数字化加工服务、档案寄存保管服务的个贷档案一体化解决方案，帮助该行实现了个贷档案管理的集约化、数字化、信息化。第一，有利于提升经济效益。首先，提高个贷档案管理效率。通过个贷档案管理系统的建立和应用，行方实现了权限内信息共享和数据整合，一键快速调阅，6 种查、调阅模式，档案影像审批后自动推送至相关人员，档案实体专人专车押运，运输途中GPS 技术实时监控，全程交接留痕，全流程管理效率提升6 倍以上。其次，降低个贷业务风险。各种形态的个贷档案的数据信息通过管理系统得到即时、全面的记录、存储和管理，通过档案端流程及系统的管控降低档案信息被篡改、泄露、甚至档案实体丢失等风险，加强后端的合规管理，强化了银行的应诉能力，可跨空间、跨时间查调阅利用档案，能够及时响应前端运营需求，减少运输及人力查调阅利用档案的成本。再次，降低个贷档案管理运营成本。存量档案部分，通过银雁专业团队的分布式集约化服务，在场地、人员、设备等方面降低档案管理成本约52%。在后续管理上，电子化管理及自动化操作进一步降低人工和管理成本30%以上。第二，有利于提升社会效益。首先，保护银行客户的个人权益和隐私。通过管理流程梳理、全线上多权限信息维护及管理，降低流程中信息被篡改或丢失的可能性，有效保护公民隐私，强化公民权益。其次，提升银行客户的办事效率。项目实施后，档案信息全线上管理，客户需要调档时，银行可以更加迅速、便捷的方式响应，减少客户等待时间和过程的繁琐程度。再次，信息资源得以沉淀利用。个贷档案的一体化管理，有助于实现银行内部及行业见的个贷信息资源沉淀，相应数据经过分析后可有效提高行业运行效率和效益。从次，降低信用风险和社会风险。通过专业服务和国产化技术系统部署，大大降低个贷风险导致的社会风险，保护银行和社会的利益，维护金融秩序稳定。最后，促进金融服务的可持续发展。个贷档案的一体化管理，有利于完善金融服务体系和环境，促进金融服务的可持续发展，满足社会对金融稳定的需求和期望。

3 案例理论价值

银雁科技结合档案管理体系建设方面的专业知识，与该行共同进行管理流程梳理，并利用先进的技术帮助该行实现了个贷档案的数字化、集约化、信息化的“三化一体”管理，解决了银行个贷档案利用不便、管理成本高昂等问题，降低了金融企业个贷档案管理风险。 综合上述的可复制性与可操作性，论文对案例价值进行以下阐述：

3.1 践行“统一领导，分级管理”的新模式

本项目采用“信息集中管理+档案实体本地标准化”存储模式，在总行、总部实现统一管理及监督的同时，利用标准化、本地化的管理场地进行档案实体管理，提升本地档案利用便利性，降低档案实体运输的过程风险，节省至少30%的运输成本。

3.2 专门档案的新管理方法

个贷档案对信息安全管理要求高，对档案管理及利用审查流程更加严格。银雁在项目协助建设方梳理原有的个贷档案从产生，到收、管、存、用、销的全流程各环节，形成新的、数字化和信息化程度更高的新流程，并通过系统固化下来，系统设置多层级审核和复核环节，实现全线上管理，尽量减少手动操作的环节，降低人工工作量的同时，通过加密和权限设置手段保护个贷档案实体和信息安全。

3.3 档案资源维护的组合创新

第一，海量存储模式及国产化系统是个贷档案迈向信息化管理的基石。本项目采用更适合个贷档案的对象存储模式，满足该场景下储量可扩展、海量存储的需求，并进行全面国产化兼容适配，保障金融信息安全。第二，物联网+的防护标准细化为档案实体增加护盾。银雁全国档案库房统一按照《档案馆建筑设计规范(JGJ25-2010)》建设，目前已在62 个城市建立100 多个档案库房，100%自营，垂直化管理，建设运营措施在“八防”基础上进行了细化，在库房建设和日常管理的过程中均参照细化后的“二十防”标准执行，适应不同地理环境、不同存储介质、金融机构档案安全的高要求。第三，下沉的网状结构专业团队是档案得以安全信息化的加速器。银雁专业数字化加工团队覆盖全国200 多个城市，下沉至二、三级地市，当项目覆盖多区域时，可在保障质量的前提下多地并行开展作业，减少跨区域资源调动，以强大的档案服务资源基础建设网络实现“本地客户、全国服务”。

4 案例实践展望

结合实践案例的措施与成效，从银行的个贷档案到信贷档案，直至银行全量业务档案，可进行不同程度的档案实体集约化管理、档案实体增量、存量或全量数字化，利用信息化技术与优化管流程，降低档案管理与利用成本，以及档案管理信息化建设，助力提升国内商业银行档案信息化建设水平，优化银行档案资源结构，开发档案信息资源，建设与优化银行档案管理人才梯队，为我国商业银行与金融业可持续发展提供智力支撑。在“无纸化”发展趋势下，响应党的二十大号召与“十四五”规划的建设目标，我国银行从个贷档案到信贷档案，直至业务档案应从以下8个方面提升管理水平与服务借鉴、决策的能力，以更好地满足客户需求和社会经济发展的需要：

（1）加强档案数字化建设：银行应积极推进增量、存量或全量的业务档案数字化进程，利用先进的技术与设备对纸质档案进行扫描、识别和归档，对电子文件进行“四性检测”并实时归档，实现档案电子化的存储和管理；

（2）建立统一的档案管理系统：银行总行与各网点、分支机构应建立统一的业务档案管理系统，并与业务系统对接，将分散在各网点、分支机构的档案集中管理起来，实现档案的统一检索、调阅和利用，提高档案管理的效率和便利性；

（3）强化档案安全保障：银行应加强档案信息和实体的安全防护措施，对档案信息采用加密、备份等技术手段保护档案的安全性和完整性，防止信息泄露和篡改。对档案实体应选择符合国家相关管理规定的存储环境，存管档案实体与进行日常运营维护、查调阅利用活动；

（4）推进档案共享与合作：银行应积极推动与其他金融机构、政府部门等相关单位的合作，在不影响档案信息和实体安全的情况下，共享档案资源，促进信息资源的互通和交流；

（5）提升档案管理人员的专业素养：银行应在优化档案管理人才结构的基础上，加强对业务档案管理人员的培训和教育，提升其专业素养和管理能力，确保业务档案管理工作的质量和效果；

（6）推动档案管理的智能化发展：银行可以利用人工智能、大数据等技术手段，并利用档案管理系统，实现对档案信息的自动分类、整理和分析，挖掘有效资源，提高档案管理的效率和准确性。

（7）加强法律法规的制定和执行：银行应积极参与相关法规的制定和修订工作，明确档案管理的法律责任和权益保障，规范档案管理行为，如国家档案局在2023年5月发布，且将于12月1日实施的《商业银行档案管理规范》，对于信贷档案也应有细化的执行规范或标准；

（8）加强档案管理的监督和评估：银行应建立健全档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行评估和检查，及时发现问题并加以解决。