“双高计划”院校机构知识库建设研究

吴潇海

(无锡商业职业技术学院 图书馆,江苏 无锡 214153)

0 引言

机构知识库是一种基于互联网思维和全球开放存取理念,由高校或研究机构以机构内部科研活动所需资源为导向,本着共享开放和获取的原则,依托互联网通过数字化方式对本机构各类知识产出进行有目的地收集保存,规范地整理和管理以及有效利用和传播的数字资源管理服务平台。一直以来,机构知识库被认为是高校学术资源的有形指标,具有长期保存和管理其学术产出,传播学术知识,提高学术资源利用率,提升本机构及其学者学术声誉的作用。我国机构知识库的研究始于2004年,至今已有19年,对机构知识库的理论与实践研究均有较多成果。常唯[1]概述了机构知识库的含义和特点,并探讨了机构知识库的构建。赵继海[2]对我国机构知识库的建设给予了充分肯定,认为其发展前景广阔。聂华等[3]从组织实施、技术路线、系统开发等方面介绍了CALIS机构知识库三期建设及推广情况。张晓林[4]认为机构知识库将发展成为知识服务平台。随着信息爆炸式地增长以及计算机技术,特别是大数据、云计算、区块链等技术的快速发展,机构知识库建设的普及度和认可度越来越高。调研发现,目前,我国高校机构知识库的研究主要集中于本科院校,基于高职院校,特别是“双高计划”为代表的高职院校的研究较少。基于此,本文对“双高计划”院校的机构知识库建设进行探讨,以丰富这一领域的研究,为“双高计划”院校建设机构知识库提供参考。

1 “双高计划”院校机构知识库建设意义

1.1 国家发展战略需要

2018年3月,国务院办公厅颁布《科学数据管理办法》,指出要进一步加强和规范科学数据管理,保障数据安全,提高我国科学数据的开放共享水平。2019年3月,教育部和财政部共同出台《关于实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划的意见》(以下简称“双高计划”),并公布了高职学校和专业建设计划建设单位名单。国家实施“双高计划”旨在为我国培养可担当民族复兴大任的高素质职业技术技能人才,形成具有中国特色的职业教育发展模式。2021年3月,教育部出台《高等学校数字校园建设规范(试行)》,鼓励高校机构知识库与科研资源融合建设,以形成一种新型的学术交流与资源共享运行模式。2022年,国家提出要利用计算机、通信等现代技术不断加强和提高信息的数字化管理能力和效率。“双高计划”院校作为我国高等教育的重要组成部分,有理由也有必要积极响应党和国家有关政策,加强本单位机构知识库的建设,为形成具有中国特色的高等职业教育发展模式提供知识保障。

1.2 高等职业教育发展的需要

高职院校在发展过程中不仅承担着教学任务,还承担着我国高等职业教育学术研究的任务,在此过程中创造了大量高质量的高等职业教育类学术与智力成果。通过机构知识库建设,将对高职院校师生学习、工作过程中产生的各类学术产出和学术成果进行整合,使本单位无形的知识财富得到有效保存与管理。通过本单位学术产出和学术成果的集约呈现,有利于形成具有本单位高等职业教育特色的品牌数字资源,有利于本单位对高等职业教育的科研工作进行有效管理和评价,有利于提高本单位在高等职业教育领域的学术影响力和办学知名度。

1.3 高职院校图书馆服务转型的需要

我国高校机构知识库一般由图书馆作为发起和运行部门,高职院校图书馆通过机构知识库的建设能够有效强化图书馆对全校数字知识资源的管理能力。机构知识库将成为高职院校图书馆深化学校知识资产管理的切入点,通过对学校图书著作、期刊论文、毕业论文、会议论文、报纸、专利、标准、科技成果、多媒体资源以及讲义、试验数据等灰色文献资源的管理,积极拓宽图书馆开展数字化知识服务的渠道,加速促进高职院校图书馆的服务模式由传统的文献服务向高层次的知识服务转型,提升图书馆未来对知识资产的管理水平和对学校教科研的综合服务能力,为学校管理层决策提供数据支持服务。

2 “双高计划”院校机构知识库建设要素

2.1 目标要素

为保证机构知识库建设取得良好的预期效果,“双高计划”院校在机构知识库建设立项之初应首先明确建设目标。“双高计划”院校机构知识库建设应秉持勇于创新与追求一流的精神,打造好机构知识库的“一体两翼”,使机构知识库真正成为机构的知识服务平台。“一体”就是以保存、管理本单位知识产出为己任,“两翼”就是科研管理翼和知识服务翼。通过“一体两翼”建设模式将机构知识库建成“双高计划”院校集数据收集、保存、管理、分析,教学科研和知识服务为一体的融合平台,使机构知识库具备一定的可持续发展性。

2.1.1 知识资产管理平台

机构知识库的基本功能就是实现对知识资产的数据仓储和有效管理,在此过程中,制定有效可行的知识资产存缴政策,以便尽可能收全本单位教学科研实践过程中产生的所有知识产出。以用户需求为导向,注重知识管理的同时关注用户使用体验,提供个性化服务,跳出机构知识库仅作为数据存储和共享展示的束缚,提高机构知识库对用户的黏性。

2.1.2 科研管理评价平台

近年来,机构知识库已经逐步突破原有传统的知识收集、存储和传播功能,更好地嵌入了科研管理功能。机构知识库作为学校学术群体科研数据的集体管理平台,建设中应以本单位用户为中心,充分融合原有科研管理系统功能,考虑用户对科研数据管理的多样化需求,将科研生命周期,即文献收集、论文撰写与投稿、成果发表、后期数据管理、成果转化等活动中产生的数据作为重要的收集对象,以保证科研数据的完整性、长期性,提高学术资源的利用率[5],提升“双高计划”院校高等职业教育的科研创新能力。机构知识库作为支持科研管理服务的另一个重要功能是科研评价功能。科研管理部门通过机构知识库可对整个机构、机构内部门/科研团队、个人等的科研成果产出进行汇总、统计、学科分析、查收查引以及通过影响因子、被引转载量等指标对科研成果实施评价。通过有效的科研评价机制,提升本单位科研水平和影响力。

2.1.3 知识服务平台

机构知识库借助技术和政策等手段将分散于学校各处的学术成果数据进行统一有效管理,形成准确、完整、权威、有价值的学术仓储,为学校领导或职能部门如人事处、科技处、质评处等提供人事年度考核、科研绩效评估、科研竞争力分析、科研成果汇总等知识服务。机构知识库在建设中需注重知识管理,加强向用户提供个性化的知识服务,为用户提供便利性和体验性,跳出存储库的束缚,提供多类型成果管理、多维度数据统计以及学者服务等个性化功能,使机构知识库转变为用户科研过程中不可或缺的知识服务平台。

2.2 政策要素

完善的政策制度是机构知识库成功建设和可持续发展的基石,以完善的政策为保障基础,确保机构知识库建设在资金、人才、内部合作、可持续发展等方面的持续关注度。以政策的强制约束手段,促进机构知识库中的成果作为师生评价和考核的重要依据。同时,以政策的激励性机制为导向,促进本单位所有利益相关者都能主动参与机构知识库建设与传播。

2.2.1 强制性政策

我国高校机构知识库建设一般由图书馆作为发起和运行部门。然而,图书馆作为学校的教辅部门,虽在数据管理方面拥有资源、人员、技术和管理等独特优势,但在机构知识库运行过程中涉及政策的制定、执行等缺乏强有力的行政约束力,也不具备相应的科研数据管理职能。“双高计划”院校机构知识库可采用校内各利益相关部门联合共建模式,由学校领导担任项目负责人,成立由图书馆或信息化部门牵头,发展规划处、科研处、质量管理处、人事处等多部门的联合建设机构。围绕机构知识库总体建设目标要素,根据校内各部门及用户的实际需求,以全局观、发展观制定符合学校实际情况的机构知识库强制性政策制度,明确各主体的责任和义务,为机构知识库的管理、运行起到规范和制约作用。这些政策包括但不限于版权政策、收集存缴政策、内容政策、修改政策、使用政策、隐私政策等。

2.2.2 激励性政策

合理有效的激励性政策可以有效提高机构成员对机构知识库建设的参与度和积极性,特别是机构知识库建设初期面对的知识存储少、存缴愿意不高等问题。机构知识库制定激励性政策要充分听取各相关利益方的意见,本着公开、公平、透明的原则。如在制定学术评价激励机制时可通过存缴排行榜、影响力排行榜等排名,给予机构成员物质或精神上的奖励,以激励用户参与机构知识库建设的热情。

2.3 人才要素

机构知识库作为一种基于开放共享理念建立的学术资源聚合共享交流平台,其建设离不开诸如管理、技术等人员的支持。人才要素是“双高计划”院校机构知识库建设的关键性因素,离开人才的支撑,机构知识库的建设终将会陷于无源之水、无本之木的境地。“双高计划”院校可以通过图书馆、信息化部门、科研处、人事处等部门组建专业的机构知识库人才队伍,实现人才共享共用。另外,通过开展定期培训、目标考核等有效措施,全面提高机构知识库建设人员的整体素质,以提升机构知识库整体的服务能力和水平。关注人才资源配置的科学性,持续优化人才结构实现人才队伍的梯队培养建设,为机构知识库的可持续发展提供人才保障。

2.4 系统要素

机构知识库的建设离不开一套功能完备、拥有友好用户界面的软件系统的支撑,选择适合“双高计划”院校实际需求的系统建设软件是建好机构知识库的骨架基础。系统选择时还需要考虑与已有人事、科研等信息系统的共享集成。目前,机构知识库的系统平台主要有3类：第一类为机构知识库项目自产生的系统,如KnowledgeBank、eScholoarship等;第二类是免费的开源系统,如Dspace、Eprints等;第三类是收费的商业系统,如Documentum、CNKI、Cspace、超星等。国际上机构知识库采用的主流系统多为开源软件,使用最多的是Dspace,其次是Eprints。这些国外开源系统由于没有中国本土化,同时由于开发时间较早,系统交互性、功能需求、用户体验等均对于“双高计划”院校不甚友好。另外,驾驭这些平台需要一支具有较强技术能力的专业团队,显然“双高计划”院校目前不具有这样的实力以保障系统的正常运转。另据调研,国内许多早期采用开源系统的知名高校后来均放弃使用开源系统而转向国内软件商提供的商业系统。目前国内较有名的机构知识库系统提供商包括知网、超星、维普等。采用本土化商业系统可有效解决技术力量不足的问题,同时也可提出相应个性化需求进行二次开发,但相应经费会高于开源系统。从长远看,这是有利于机构知识库长远发展的,“双高计划”院校将会有更多的精力做好机构知识库的内容和服务等主要工作。

2.5 数据要素

随着全球信息化进程和开放获取运动的快速发展,数据作为一种资源已成为重要的战略资源。机构知识库一般以规范的数据格式进行数据的上传和收割,较高的数据质量是保证机构知识库向用户提供知识服务的基础保障。机构知识库中正式出版的成果主要来自外部数据库爬虫爬取,少量由作者提交或认领;非正式出版的灰色文献资源如科研实践类数据、教学笔记、教学课件、教学参考资料、课程大纲、研究报告等由作者提交。数据来源的准确性和完整性决定着机构知识库的内容质量,建立数据资源质量评审机制,根据内容政策严格把关数据内容存缴质量关,及时发现数据提交过程中存在的各类不规范错误,使机构知识库成为一个真正有价值的数据资源库,而非数据的堆砌场所。

2.6 服务要素

建设机构知识库的目的不是单纯为保存本机构的知识资源和通过学术交流提高学术影响力,而是为用户提供高效有价值的服务,以提升机构的整体科研软实力。机构知识库向用户提供服务的过程中,要秉承“用户第一”的宗旨,只有充分了解了用户及其需求,才能使用户产生吸引力和依赖性。基于机构知识库服务的主导思想,不同的用户群体在进行不同的科研活动时产生的需求是不同的,要善于对用户需求行为开展深度挖掘分析和利用研究,明确用户在机构知识库中需要得到什么样的服务。在机构知识库建设中,所有利益的相关者都需要提出自己的意见或见解,机构知识库管理部门需要认真对待利益相关者提出的各类诉求。在诸如为质量管理部门提供综合办学实力的分析评价,人事管理部门年度科研考核,二级单位成果汇总、学科评估,个人或团队项目申报、成果转化等服务时,要注重使有形的服务化为无形的用户体验,提升机构知识库对用户的价值服务。

3 结语

“双高计划”院校机构知识库建设不仅仅是为了收集、整理、保存本单位的知识产出,而是要借助用户需求驱动,提升本单位知识产出的资源绩效。同时,通过机构知识库的建设提升图书馆对学校管理决策、科研与教育活动的服务支持能力,为“双高计划”院校图书馆今后向知识服务转型提供驱动力。