助推高质量科研项目管理的高校财务服务模式构建研究

彭 琳

(南京财经大学 财务处,江苏 南京 210023)

0 引言

近年来,习近平总书记多次强调务必把科技创新摆在国家发展全局的核心位置。科技创新是改革发展的内生动力,科技发展是综合国力的有效体现,科学研究是高校“双一流”建设的基石,而科研经费是科研工作者开展科技创新活动的重要保障。2017年3月,教育部等五部委联合发布《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》(教政法〔2017〕7号),进一步向高校放权、松绑和减负,推进高等教育领域的“放管服”改革。为了配合教育部简政放权改革的落实,2018年江苏省出台“江苏科技改革30条”,并选择13家单位开展科研经费和项目管理改革试点。2021年8月13日,国务院办公厅发布了《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国发〔2021〕32号),这是党的十九大以来我国出台的又一深化科研经费管理改革的政策文件。如何减负赋能,通过构建高校财务服务模式助推高校科研项目管理效率提升,为创新“松绑”,赋予科研人员更大的经费管理自主权,有效激发科研人员的创造性和创新活力,已成为当前高校财务工作者面临的现实问题和紧迫命题。

1 高校财务管理服务科研项目管理的相关问题

很多学者认为,当前高校科研经费管理体制严重限制了科技创新的发展,改革科研经费使用和管理方式的任务迫在眉睫。如有学者指出,高校科研经费管理主要存在经费预算编制不科学、报销违规现象、结项不结账或超预算支出等问题[1],少数高校甚至存在签订虚假合同,通过虚报专家咨询费、虚报采购经费等套取科研经费的现象[2]。自2017年以来,党中央和国务院出台了一系列针对科研经费“放管服”的改革政策和指导文献,试图将科研人员从繁杂的报销性事务工作中解脱出来,潜心研究,助力科技强国战略。但由于很多高校担心对科研经费自主管理权限的下放缺少约束性,认为如果对科研经费自主权限放开尺度过大会导致出现科研经费滥用的情况,因此需要予以一定的限制[3]。同时,由于很多高校财务人员的工作仍停留在日常业务处理方面,没有树立财务与教学、科研等业务融合的理念,导致财务管理工作缺乏创新性和主动性[4-5]。

科研项目管理贯穿项目申请、立项、执行到验收结项实施周期内的各个环节,是科研人员、科研管理部门与财务部门等多方面围绕项目协同合作进行的全过程管理,最终目的是从根本上优化科研经费资源配置,最大限度地实现科研经费降本增效。但就目前而言,高校财务管理服务科研项目管理仍然存在不足之处。基于此,如何加强科研经费的规范管理,平衡好“放权”与“监管”的关系,成为高校财务管理服务科研项目管理的重要问题[6]。通过梳理上述高校财务管理服务科研项目管理的相关研究,发现随着简化预算编制、扩大预算调剂权限、改进结余资金处理方式等一系列“放管服”举措陆续落地,科研经费管理改革尽管取得了较大成效,但高校财务管理与科研项目管理在衔接上仍然存在信息不对称、整体合力不足等问题。目前,高校基本认同财务管理是对科研经费的监督检查,但可能忽视了财务管理在科研项目管理中的“监督”和“服务”有效融合的问题。具体来看,目前存在的主要问题有以下4个方面。

1.1 科研经费预算编制不科学

“重申报、轻预算”的心理促使预算编制形式化。一方面,目前很多高校科研评价制度较为关注项目的数量和金额,使得部分科研人员会产生重视项目申报、轻视预算编制的心理,加之科研活动本身存在不可预见性,直接导致项目预算缺乏可行性。另一方面,多数科研人员对财务知识不熟悉,通常只依靠主观判断编制项目预算,缺乏科学性和合理性,导致科研项目实际执行发生困难。

1.2 科研经费使用落实不规范

“重购置、轻管理”的行为导致经费使用不规范。一方面,部分科研人员没有严格根据“制定用途”的原则使用项目经费,例如未经充分论证使用科研经费购置资产,使得采购失控甚至随意购买与科研项目无关的仪器设备。另一方面,在项目结题时科研人员往往会申请调账,“随便”调账的行为不仅导致预算控制难以发挥作用,也会影响会计核算真实性,致使财务舞弊风险大大增加。

1.3 科研经费监管流程不连贯

“重形式、轻效率”的做法导致监管流程不顺畅。一方面,科研经费管理列支限定过多,过程管理过于刚性,如强制使用公务卡支付等形式化监督增加了经费报销的困难,限制了科研工作的灵活性。另一方面,科研部门只关注能否申请到更多科研经费,财务人员只注重科研经费支出合理性,两个部门的关注点不同,缺少高效协同的联合监督机制往往会造成监管流程不连贯、效率低等情况。

1.4 科研经费绩效评价不完善

“重结果、轻过程”的做法导致绩效评价不合理。一方面,高校科研考察评价制度主要关注论文、项目、专利等,加上考核周期短、手续烦琐等问题,科研人员主要关注考核指标完成情况,较少关注资金使用情况和使用效率。另一方面,部分高校缺少完善的项目绩效评价机制,同时财务部门针对项目结题审计监督力度也存在一定不足,缺乏合理的评价机制,导致科研经费浪费现象较为严重。

2 高校财务管理服务科研项目管理的目标定位

为了贯彻落实党中央关于推进科技领域“放管服”改革的要求,建立完善以信任为前提的科研管理机制,近年来国务院和相关部委纷纷出台了《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》《关于扩大高校和科研院所科研相关自主权的若干意见》等一系列政策文件和改革措施,赋予科研人员更大的人财物自主支配权,减轻科研人员负担,充分释放创新活力。对于高校财务管理服务科研项目管理的目标而言,最高价值取向应该是给科研人员减负解压,为科研项目赋能提质,即探寻充分放权与有效激励相结合、加强监管和周到服务相协调的柔性化工作机制,对科研人员进行减负赋能,激励科研人员敬业报国、潜心研究、攻坚克难。因此,要从高校财务管理服务科研项目管理存在的问题入手,重新对其目标进行定位,建立相应服务体系、推进机制创新,以破解科研项目管理中的财务管理难以服务科研创新的瓶颈。

2.1 “减负赋能”强调的是提高工作效率

高校财务管理服务科研项目管理要以提高科研人员满意度为核心,从一线科研人员的实际利益和内在需要出发,转变工作作风,遇事不推诿、不拖拉,改善工作实效,干事不搪塞、不回避,切实推动财务工作推深走实。

2.2 “减负赋能”强调的是创新工作方法

高校财务管理服务科研项目管理要以提升财务服务质量为核心,从科研经费管理的有效监督和灵活自主出发,坚持问题导向,破解排队长、报销繁,强化规范管理,确保程序简、服务好,优化报销业务处理流程。

2.3 “减负赋能”强调的是树牢红线意识

高校财务管理服务科研项目管理要以强化廉政风险意识为核心,从科研经费使用的能办尽办和宽严相济出发,坚持以人为本,推行跑一趟、马上办,强化规矩意识,做到纪律铁、底线牢,确保科研经费合法使用。

2.4 “减负赋能”强调的是增强服务热度

高校财务管理服务科研项目管理要以调动人员服务热情为核心,从财务规章制度的依法依规和内涵发展出发,加快业财融合,探索新思路、新做法,回应师生关切,展现新形象、新面貌,提升财务综合服务能力。

3 高校财务管理服务科研项目管理的体系优化

3.1 减约束,赋动机：以制度创新为导向转变财务服务理念

面对新时代高校科研项目管理的新需求,财务部门必须重新定位高校财务服务职能,树立全新的财务服务理念,注重财务管理特别是风险管理、绩效管理功能。其中,财务促进科研项目管理高质量发展的工作重心是营造良好服务环境,前移服务位置,通过树立事前预测筹划、事中监督控制、事后绩效评价的财务服务理念,在监督和赋能、监督和服务过程中逐步建立风险评估和绩效评价体系,真正为高校科研事业发展提供强有力的财务支撑。

3.1.1 探索柔性服务制度

一方面,高校应结合本校实际发展需求,在不违背财经法规制度的前提下,积极梳理管理漏洞,强化归口管理,探索制定一些相对较为宽松的科研经费管理制度,修订完善经济责任规定,给予科研人员更多信任,少做“加法”多做“减法”,探索灵活的财务服务方式,柔性化满足科研人员的内在需求。同时注重探索科研信息公开管理办法,领导干部带头执行,纪委审计认真监督,提高科研经费管理和科研经费使用的透明度。

另一方面,尝试实施和细化科研经费“包干制”管理实施办法,明确“包干制”的具体形式与范围,特别是对于还没有明确具体管理制度的相关科研项目,可以采取更灵活的实施办法,让科研人员在柔性管理中感受到尊严与关怀。在增强经费使用自主权的同时,引入承诺及诚信评价制度,对于套取科研经费等有违科研诚信行为的科研人员,取消其包干资格并限制相应项目再申报,记入诚信档案,建立黑名单,实行一票否决制。

3.1.2 营造良好服务环境

一方面,财务部门应主动深入学院和部门,定期采取面对面访谈、问卷调研等形式开展财务服务需求调研,充分了解各学院、各部门对财务工作的需求和服务质量的要求,收集整理了解财务管理与科研人员经费报销的难点、痛点和堵点。另外,财务部门还可以通过走访周边高校,加强与兄弟院校之间的沟通,吸收其他高校改进财务服务的先进做法,在此基础上根据本校财务工作特点进行整改和优化,促进财务服务质量提升。

另一方面,财务部门应勇于面对矛盾和问题,树立提高服务质量、敢于担当作为的宗旨,发挥财务队伍中女性占多数的优势,秉持“把微笑融入服务,以沟通消解难题,将满意留给师生”的工作理念,在财务监督和财务服务两者之间寻求平衡。另外,建立一站式服务、咨询服务台,落实“首问负责制”和“一次性告知”,提升科研人员的获得感和满意度,促使其主动配合财务工作,探索并形成具有特色的财务服务模式。

3.1.3 前移对口服务位置

一方面,财务人员应前移对口服务位置,从项目立项阶段就开始提供财务管理服务,优化预算编制指导和调整,强化经费使用监管与支撑,助力结题验收分析与凝练,为科研人员提供全贯通式的专业服务,增强财务服务工作的针对性和有效性,着力消除“把科研人员变成会计”的问题。同时,财务人员应会同科研处、资产处对设备购置、资产管理以及外协经费支出等特殊事项提供“外脑服务”,切实提高科研经费使用效率。

另一方面,财务人员应依据最新财务制度,及时修订经费报销流程,根据不同经费的报销要求,编制财务报销指南和各类报销模板,前置报销规范,为科研人员提供明确清晰的流程化手续。同时,实施财务联络专员制度,财务人员对口服务相关学院和部门的财务事宜,延长财务手臂,下沉财务管理,以及利用微信公众号、QQ服务群等方式及时传递和宣传经费使用政策、报销业务流程等,提高财务服务的精细化水平。

3.2 减负担,赋动能：以构建财务信息化协同平台为抓手强化服务机制

在财务核算信息化的基础上,通过网络技术实现系统集成,构建以科研管理与财务服务相融合的一体化财务协同服务平台,以充分赋权为出发点,将事后核算监督与事前预测规划、事中管理控制结合起来,引入绩效预算管理和价值链管理,从原来的“报账审核型”财务转变到“管理服务型”财务,从“财务专业管家”转变为“业务关系伙伴”。

3.2.1 财务服务模式信息化

一方面,高校应构建跨部门的信息融合平台,整合科研管理部门、财务部门、资产管理部门的相关信息,对项目申请和立项、预算设定和调整、资产采购和管理等业务进行统一规划,打通部门间的数据壁垒,实现财务数据和其他科研数据的全面互联互通,解决“信息孤岛”现象。同时,财务部门加快财务信息化建设,精简业务流程审批,做到一次业务办理其他部门数据相应变更或调整,让信息“多跑路”,让科研人员“少跑路”。

另一方面,财务部门应加快建设财务辅助系统,依照科研经费来源口径、开支范围设立自助服务模式,建立“网上预约+自助投递+短信平台”服务链,实现报销全面信息化;建立凭证影像化,实现凭证自动建立索引、查询、调阅、存储等一体化流程,同时针对不同科研项目的经费支出实行预算控制,加强经费管理,方便科研人员及时调用凭证,为科研项目结题提供资料,最大限度节省科研人员时间,释放科研人员活力。

3.2.2 财务服务管理动态化

一方面,财务部门应定期对科研人员就项目预算、经费使用、报销流程等相关经费管理规章制度进行专题培训。采取课题申报示例、经费预算案例等手段分析解读财务、审计、招标、资产等部门对经费使用的规范要求及流程,进行全方位、全过程的业务指导。树立项目建设与经费预算并重的正确认识,强化项目实施和经费管理同步的重视程度,通过财务培训服务引导规范的科研工作,通过经费使用监管保障后续的项目实施。

另一方面,财务部门应加快制定和完善科研经费预算执行的动态监控机制,不定期地对科研经费使用加以内部稽核,实现动态性监控。事前主要体现在督促科研项目建立内部控制机制,事中主要体现在发现科研经费预算管理的执行问题与制度缺陷,采取下发“财务风险提示单”进行实时预警提醒,并针对风险点给予专业意见,提醒督促科研人员按制度规定使用科研经费,消除科研人员的抵触情绪,促进科研项目平稳运行。

3.3 减羁绊,赋动力：以科研财务数据挖掘为推手提升服务效能

充分利用财务信息化协同平台,最大限度地整合财务部门的优势资源,将采集和整理后的科研经费使用数据和科研成果转化数据利用平台传至科研管理部门以及反馈给相关科研人员,为科研管理部门深度改善项目经费管理决策提供重要参考,为科研人员有效提升项目经费使用效率提供正确指引。

3.3.1 助力科研管理机制创新

一方面,财务人员要加强对科研财务数据的挖掘和利用,通过整合各种科研经费的会计准则和财务核算制度并下沉到科研活动开展过程中,将科研经费的内部控制流程嵌入财务信息化中,将大数据分析融入科研经费使用和监督工作中,不仅能帮助科研管理部门实现对科研项目资金、业务、信息、数据的全方位实时管理和动态监控,而且能为其规划和决策提供财务信息支撑,使得科研管理工作能够高效稳定地开展。

另一方面,财务人员需要深入探索科研项目财务管理的创新模式,特别是要从不同领域和不同环节进行有针对性的管理,对经费使用进行事前、事中、事后的全过程监控和服务,为科研人员预防并及时控制风险提出有针对性的建议;同时,将经费使用评价结果作为科研管理部门项目调整、后续支持的重要依据,引导不同科研人员组合形成新的科研团队,通过协作科研团队的建设和维护,可以对科研工作起到重要的拓展效果。

3.3.2 助推科研成果转化提速

一方面,财务部门还需要关注项目结题后的经费使用管理工作,在保证科研经费使用合理的前提下,协助科研人员做好结余经费管理工作。根据项目实际情况梳理结余经费处理流程和措施,积极探索横向科研项目结余经费出资科技成果转化方案,使结余经费用于项目续研以及开展相关项目预研,或者是由科研管理部门负责“牵线搭桥”,让有需求的科研人员寻找合适的科研伙伴开展项目预研,提高科研成果转化效率。

另一方面,财务部门还需要积极参与完善科研管理激励制度工作,在遵守“以人为本”的基本前提下,建立并不断完善科研经费执行绩效评价指标体系,通过量化数字对科研经费使用绩效动态评价,持续提质增效;同时,注重开展横向课题的全成本核算体系,确保能够体现出项目的各个环节和内容费用支出情况的精准性,帮助科研人员降低项目的运行成本,增进科研成果的转化,进一步提升高校技术开发和技术服务的项目数量。

4 结语

改进高校科研管理工作需要引入专业的财务管理人员做支撑,目前在国家对高校科研经费的支持力度不断增强的背景下,如何持续实现对科研人员的减负赋能,充分调动科研人员的积极性和主动性,对高校财务部门的服务模式和财务人员的服务能力提出了新的更高要求。为此,高校财务部门和财务人员应深刻领会减负赋能的精神和内涵,积极转变财务管理服务目标的定位,以“为科研人员服务”为理念导向,不断优化财务管理服务科研项目管理的体系,为科研人员提供更加专业、便捷和优质的服务,助推高校科研项目管理的高质量发展。