企业档案工作数字化转型：价值取向、现实困境及优化策略

史键 陈曦

摘  要：企业档案工作数字化转型是推进“数字中国”建设的重要举措，对发挥档案数据潜能，推动档案治理能力现代化具有重要价值。通过揭示企业档案工作数字化转型在制度层面、数据层面及人员层面面临的挑战，提出制度先行、完善沟通协调机制，技术赋能、激活档案数据资源要素潜能，强化认知、构建档案数字人才发展体系的优化策略，以促进企业高质量发展。

关键词：企业档案；档案工作；数字化转型；档案数据；治理效能；档案价值；增量电子化；技术赋能

Abstract： The digital transformation of enterprise archives is an important measure to promote the construction of "Digital China". It has significant value in unleashing the potential of archival data and promoting the modernization of archival governance capabilities. By revealing the challenges faced by the digital transformation of enterprise archives at the institution， data， and personnel levels， this paper proposes optimization strategies such as prioritizing the system， improving communication and coordination mechanisms， empowering technology， activating the potential of archival data resources， strengthening cognition， and building a development system for digital talents in archives， so as to promote high-quality development of enterprises.

Keywords： Enterprise archive; Archival work; Digital transformation; Archival data; Governance effectiveness; Archival value; Incremental digitization; Technology empowerment.

《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年愿景目标纲要》提出“以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革”，并印发了《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》为企业推进数字化转型提供了指导。

数字化转型的深入使得人工线下为主的传统业务模式被系统线上为主的数字化业务模式替代，档案管理对象逐渐从模拟态到数字态再到数据态的转变。当前学者们从基础业务规范和完善、存量档案数字化、增量档案电子化、管理过程数字化、服务能力提升及促进主营业务转型或发展提出了企业档案工作数字化转型内容，分析了民营企业档案管理数字化转型现状，进一步指出企业档案与数据资产协同管理在术语、资源、业务、协同、组织和制度等维度存在的问题，剖析了国有企业档案资源开发利用的内在机理，并以中国联通、中石油为例研究了企业档案工作数字化转型实践，为深入研究提供了参考，但较少立足国家战略层面探索企業档案工作数字化转型的价值取向及现实瓶颈。因此，本文立足数字中国背景，试图明确企业档案工作数字化转型中面临的困境，并提出优化路径，以充分释放档案数据新动能，推动企业高质高效发展。

1 企业档案工作数字化转型的价值取向

企业档案工作数字化转型既不是单纯的信息技术代际更迭，也不仅仅是业务、流程、数据以及信息向数字化平台的简单迁移，而是立足“数字中国”战略，依托大数据、云计算、物联网、人工智能等新一代技术推动档案工作管理理念、目标、方式等由传统向数字化的转变。

1.1 释放档案数据价值，拓展经济增长新空间。“没有数据就没有国家，没有民众，没有税收，也没有社会。”企业档案工作数字化转型有利于他们从多渠道、多方位、宽领域获取档案数据资源，促进跨层次、跨部门、跨组织资源的集成和共享。

1.2 优化档案管理流程，促进企业管理高效化。数字化技术的应用改变了传统环境下档案信息采集、组织和分析方法，使企业档案管理流程从传统手工向数字化转变，即可以通过电子档案管理系统平台实现档案资源的“收、管、存、用”，不仅有利于企业档案工作人员从繁琐的、重复性的档案工作中解放出来，促使他们致力于档案资源开发、档案智库建设、电子文件“单套制”管理等重大理论和实践课题，加速档案科研成果的转化，提升档案服务能力；而且有利于实现档案资源的全过程在线管理，促进档案工作流程的便捷化、高效化和智能化，降低生产成本，提高档案管理质效。如浙江省金华市某机电企业，档案实现数字化服务以来，企业单位产值能耗降低了11%，运营成本降低了24%，人员用工减少了31%，生产效率提高了52%。

1.3 提升档案治理效能，推进企业高质量发展。“国家治理现代化和企业治理现代化对企业档案管理提出更高要求，主要表现在档案治理现代化、档案资源集约化、档案业务数字化、档案服务知识化。”企业档案数字化转型充分利用数字技术处理速度快、智能感知、实时监测、可逆追溯等优势，有利于准确定位档案数字化转型中面临的重点与难点，通过精准分析成因，形成问题的解决方案，进而提升企业的快速响应能力和问题解决能力，极大地提升了治理效能；同时，有利于构建“档案数据-平台-实践应用”的生态循环系统，“塑造科学施策、主动服务、运行高效、开放透明的新型治理形态”，实现档案管理系统与数字技术的全面融合、用户与企业的深度融合、虚拟与现实交汇融合，推动企业档案管理实现从数字档案管理阶段到智慧档案管理阶段的跨越。

2 企业档案工作数字化转型的现实困境

在国家政策推动下，中石油、国泰君安等大型国企已积累了成功经验。但是，目前企业档案工作数字化转型仍处于起步阶段，在档案管理制度、档案数据资源和档案人才队伍方面仍有巨大提升空间。

2.1 档案管理制度需健全，组织机构协调联动不足。首先，档案管理制度不完善。企业档案工作数字化转型是一项系统工程，需从法规政策、管理标准、技术标准、安全监管等方面建立合理的制度体系，发挥其指导和约束作用，才能保障其顺利实施。尽管《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）《中华人民共和国档案法实施条例（修订草案征求意见稿）》明确了企业电子管理信息系统的建设，电子档案移交、接收、保管及备份管理等要求；《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出了“机关、团体、企业事业单位和其他组织将档案信息化纳入本单位信息化发展规划”“推进企业事业单位电子文件单套制归档从会计系统向管理系统、工程技术系统、科研系统等更广泛领域推广”等要求，但仅从宏观视角提出发展方向，关于与企业档案工作数字化转型直接相关的平台建设标准、系统规范标准、技术接口标准、档案数据管理标准等配套制度尚未健全，进而不能发挥政策引领作用，为企业档案工作数字化转型的纵深发展带来挑战。同时企业内部档案管理制度较为欠缺。据调查，某上市建筑企业仅制定了《档案管理办法》《业务档案管理细则》《特殊载体档案管理细则》，缺乏《档案分类方案》《档案归档制度》《电子档案管理制度》等规章制度，并且原有档案管理制度内容较为简单、操作性不强，出现“无章可循”或“有章不循”等现象，影响档案管理的标准化、规范化建设。

其次，部门协调联动不到位。档案“数字化转型是一种技术应用、组织逻辑、权力体系、公共服务的结构集合体”，是一个多方机构协调配合的过程。一方面，企业内部档案机构层级较低，难以承担起档案工作数字化转型重任。据调查，某大型保险公司集团总部档案部门仅为行政部门下属的一个板块，职权范围较为有限，不能较好发挥其协调沟通作用。另一方面，档案管理机构与数据管理中心、信息技术机构等部门协调不畅，协调监督机制缺失，使得档案数据收集、整合和共享等工作难以开展，减缓档案数字化转型进程。如随着国家大数据战略的推行，中国商飞、国家电网等大型国企纷纷响应号召，成立了数据管理中心。但由于企业档案部门与数据管理中心对数据的界定不同，缺乏有效的协调机制，造成交叉管理，导致出现档案数据收集不齐全，档案归档逻辑混乱等问题，进而影响档案部门的工作质量。据调研，大型国有企业集团及各级子公司的档案管理和数据资产管理形成纵向贯穿的“两条战线”，难以形成优势互补和整体联动的发展态势，降低了服务效率。

2.2 档案数据资源复杂化，档案价值尚未充分彰显。首先，档案数据资源复杂化。在“存量数字化、增量电子化”的信息化战略下，企业档案数据资源得到快速增长。如中石油截至2020年底，集团公司数字档案管理系统累计保管电子档案2.48亿件、归档电子文件4.23亿个，电子档案总量达264TB。一方面，档案数据来源复杂化。大数据环境下，企业档案数据不仅来源于传统载体档案数字化、电子档案内容数据等，还广泛形成于企业OA、PDM、ERP、IT云平台等业务系统中直接产生的各类元数据。另一方面，档案数据结构复杂化。企业档案数据结构类型不局限于传统结构化数据，还存在着大量非结构化数据（如图片、音频、视频等）和半结构化数据（XTML、XML、RDF等）。据国际数据公司（IDC）调查报告显示，目前企业结构化数据只占20%，80%是文件形式存在的非结构化和半结构化数据，且非结构化数据每年增长60%。而从数据生命周期看，企业信息系统中产生80%数据为档案数据。也就是说，绝大部分档案数据为非结构化数据或半结构化数据，需要对其进行内容提取、文本切分、相关度分析、文本建模等转化为基于结构化数据，才便于检索、统计和分析。这将增加企业对多源数据集成、异构数据整合、数据挖掘分析的难度，提升档案管理成本。

其次，档案数据资源碎片化。“档案数据只有与其他数据进行关联分析时才有新的应用价值，甚至需要进行跨领域的数据分析，才有可能形成真正的知识和智能，产生更大的价值。”由于当前企业信息系统繁多，数据标准不一，无法实现系统之间数据的交换，致使档案数据处于相对孤立的状态，难以有效流动，降低了档案数据资源的开发力度，进而不能传递档案数据背后隱藏的潜在的、有价值的知识信息，也就不能为有效解决企业面临的问题提供智慧支持。据调查，某大型保险集团总部大量审计项目、非集采合同、IT项目等重要档案留存于其业务系统，未实现统一归档，同时总部与各子公司分别建设了文书档案、会计档案等不同类型档案管理系统，且系统之间功能重叠、数据形态各异，数据共享性差，利用率低，影响了档案数据价值的挖掘及实现；某大型核电企业下属电厂非结构化文档数据分别存在于6个不同的管理系统，各自为政，其数据总量在500万件/条以上，总存储量为6～7T。

2.3 数字化转型意识较弱，档案人才结构需优化。首先，档案数字化转型意识待提高。随着新一轮技术革命和产业变革的深入发展，不同行业、不同类型的企业机构已意识到数字化转型的必要性和迫切性。据《2022企业数字化转型指数》显示，近六成（59%）的受访企业高管表示在未来一至两年会增加数字化方面的投入。囿于传统档案管理意识，实践中各企业对档案数字化转型趋势的把握不足，对档案数字化转型的重要性缺乏认识，不能全面掌握企业档案工作数字化转型的内容，同时对档案部门和档案人员的专业能力持不信任态度，导致档案数据化进程缓慢，既不能适应“网络强国”“数字中国”战略背景下对档案工作提出的新要求、新任务，难以满足用户日益增长的档案需求。

其次，档案数字化转型人才待优化。人才是数字化转型的关键。一方面，企业档案人才数量较缺乏。据调研，排名世界前500强的某保险公司总部仅有1名档案管理人员和35名兼职档案管理人员，且兼职人员流动频繁，部分为返聘员工，档案管理意识和数字技术应用能力较为薄弱，增加了档案管理难度。另一方面，企业档案人才数据素养待提升。数字时代要求档案管理人员具备数字化认知、数字化思维、数字化技术，建立“以用户为中心”“以数据为中心”“以需求为中心”的档案服务思想，但囿于传统的档案管理思维，部分企业档案人员对档案数据的内涵、类型、构成等认识较为薄弱，档案数据采集、分析与处理、保存与运用等能力不足，不仅制约了档案数据的深度挖掘，降低了档案服务效率，而且与企业高质量发展的要求不匹配。

3 企业档案工作数字化转型的提升路径

在数字经济发展背景下，企业档案工作要优化档案管理制度，完善沟通协调机制，提升数字技术应用和创新能力，优化档案人才体系，不断激发档案数据活力，助力社会发展。

3.1 制度先行，完善档案管理沟通协调机制。首先，完善管理制度。一方面，国家层面应完善企业档案数字化转型政策。近年来，国家层面出台了《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《电子档案管理系统基本功能规定》《企业数字档案馆（室）建设指南》等规范性文件，还需进一步出台《电子档案管理办法》《电子档案鉴定与处置规范》《电子档案利用与服务规范》《电子档案管理系统配套软件产品接口规范》《电子档案管理信息系统测评规范》等法规标准，逐步推进档案数字化管理的规范化和法治化建设。另一方面，各企业应立足自身实践，在实地调研基础上依据国家档案数字化转型方针政策，明确企业档案数字化转型的战略定位、发展方向、原则、内容及具体实践路径，将档案数字化转型纳入企业数字化转型总体要求，制定《文件材料归档范围与档案保管期限表》《电子文件与电子档案管理实施细则》《档案工作安全与保密管理办法》等规章制度，明晰档案的归档范围、归档要求、归档方式及电子档案管理要求，不断探索电子文件“单套制”归档模式，推进传统载体档案数字化工作，努力实现档案管理全流程、全范围、全方位的数字化，促进档案服务的知识化、智能化和高效化。

其次，加强统筹协调。一方面，提升档案管理机构层级。《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》中强调“国有企业应设置专门归口负责档案工作的职能部门，其中中央企业总部、中央金融企业总行（部）、地方国有大型企业等应在总部的组织架构中设置檔案机构（档案管理部、档案中心或档案馆等）”，为加强企业档案管理指明了路径。因此，企业尤其国有集团，应按照《档案法》有关规定，建立与企业发展战略、规模相适应的档案管理机构，并提升档案管理机构层级，充分发挥其监督指导职能，促进档案管理规范化。如长江三峡集团有限公司成立直属的档案中心，并设立了企业档案部门、项目档案部、电子档案部和宜昌、成都、昆明3个分中心，推动档案工作更好地服务企业改革发展。另一方面，构建良好的沟通协调机制。企业档案管理部门要加强与数据管理中心、业务管理部门、产学研机构等部门的沟通协调，通过定期组织相关部门开展联席会议、搭建信息平台、完善对接机制等措施，关注档案数据化进程中面临的阻碍，真正做到系统推动、部门联动、数据互通。

3.2 技术赋能，激活档案数据资源要素潜能。首先，拓展数字技术应用场景。档案数字化转型过程中要不断拓宽物联网、语义关联、数字孪生、VR＼AR、区块链等技术在档案管理全生命周期的应用，实现“档案资源的数字化、业务流程数字化、管控模式数字化、利用服务数字化及管理能力数字化”。如浙江联宜电机有限公司构建的档案大数据管理系统在非结构化数据管理系统基础上融合多引擎机制、分布式并行计算、索引分片、多副本机制、对等节点机制、自然语言处理等先进技术，为各类非结构化大数据分析应用提供高效管理和智能检索的硬件平台支撑，实现了档案数据的自动采集，智能处理、数据挖掘与智能搜索。中石油通过对供应商、采购商品、商品价格等电子业务数据（包括调用归档的电子档案数据），匹配相应的算法模型，为所有的供应商刻画高度精练的特征标识，形成七大维度立体360°供应商信息库，有力地解决了对企业供应商风险判断不明、比价难度大等核心问题。

其次，构建档案数据共享平台。以产业链为基础，以5G、大数据、人工智能等技术为底座，通过整合企业基础数据、不同部门形成的业务数据及展示数据关系、业务、结构等方面的元数据，建设统一的企业档案大数据共享平台，打通企业生命周期各阶段之间的数据链条，为深入挖掘档案数据隐藏的文化内涵、思想源流，揭示企业发展运行规律、精准研判预警提供支持。同时要积极制定各类业务应用系统的共享范围、方式和标准，实现一次采集、多方应用。如国家电网天津电力公司依托数据中心打造了企业级数据共享创新应用平台，实现了“一站式”数据加工应用。因此，要与技术公司、科研院校等机构建立合作伙伴关系，加强数字关键核心技术攻关，提高数字技术基础研发能力，促进数字成果的应用，推进创新成果的转化，为档案数据共享提供创新动能。

3.3 强化认知，构建档案数字人才发展体系。首先，强化档案数字化转型意识。“数字化转型伴随着从部门、业务以及实体看问题到全局、平台以及网络看问题的认知转向”，要求企业档案人员要具有全局意识、整体意识和数据意识。一方面，通过集中学习、党组织活动等多形式，采取“线上+线下”方式深刻学习《“十四五”全国档案事业发展规划》《关于深化国有企业改革中加强档案工作的意见》等政策文件，积极转变传统企业档案管理人员的“末位”思维，树立“先行”意识，不断提升他们的档案数据思维、跨界思维、共享意识、协同意识及安全风险意识，形成“用数据说话、用数据管理、用数据决策和用数据创新”的数字化环境，构建全流程全链条的数字服务生态圈。另一方面，发挥示范引领效应。为推进企业档案工作数字化转型，截至目前国家档案局已确定了80家企业集团成为数字档案馆（室）建设试点单位。通过积极宣传其在档案管理系统、电子文件归档、管理系统对接等方面可推行可复制的经验做法，积极履行社会责任，充分发挥示范带头作用，增强其他企业推进档案数字化转型的决心和信心，实现档案管理的嬗变。

其次，完善档案人才队伍体系。“5G、大数据、区块链等应用越发普及，正深刻影响和改变着档案工作的理念、内容、方法、模式，深刻影响和改变着档案的收、管、用等各个环节”，更需要增强档案复合型人才的培养，不断提升企业档案管理人员的数字技术分析能力、档案数字资源整合能力、档案资源服务能力和档案数据风险防范能力。一方面，企业通过与高等院校、科研机构等建立研究中心和合作基地，充分发挥高校人才优势和企业技术优势，开展档案数字化转型的理论研究和实践探索，共同培养符合企业发展需求的新型档案管理人才。如中石油档案馆与中国人民大学信息资源管理学院签订合作战略协议，共建了教学研究实践基地。另一方面，企业可邀请从事档案管理数字化研究相关的专家、学者开展专业化培训或鼓励支持档案管理人员参加国家、省级档案局及档案行业协会组织的继续教育培训，以不断提高他们的业务素养和管理水平。如2022年5月28日—29日，江西省高能投资有限公司、云上（江西）密码服务科技有限公司等16名档案专业技术人员参加了由江西省人力资源开发研究院主办的“档案管理及数字化培训”活动。

4 结语

“数字中国”背景下，档案工作数字化转型既是企业高质量发展的内在需求，也是激发档案价值潜能，实现档案管理跃升的重要路径。面对企业档案工作中存在的问题，需完善档案管理制度和机制，优化档案人才队伍，激发档案数据活力和提升档案数据赋能作用，为实现档案治理体系和治理能力现代化，推进“数字中国”建设提供档案动力。

*本文系国家社会科学基金项目“国家大数据战略背景下档案数据质量优化控制研究”（项目编号：21BTQ016）的阶段性研究成果。国家能源集团乌海能源有限责任公司项目“面向数字化转型的企业档案信息资源共享服务平台建设研究”（编号：WHNY-KX-21-28）的研究成果之一。

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（作者单位：1.国家能源集团乌海能源有限责任公司 史键，档案室主管；2.北京联合大学 陈曦，硕士研究生 来稿日期：2023-08-09）