后保管范式和数据生态视阈下档案资源体系建设的现状与创新路向探索

焦同生 李景荣

摘  要：本文以后保管范式和数据生态视阈下档案资源体系建设中存在的问题为切入点，分析档案资源体系建设中存在的短板和弱项，剖析原因，并提出建立局馆联动机制、强化源头治理、创新工作方式等解决途径，加强档案资源体系建设，为档案服务中心大局、服务人民群众打下坚实基础。

关键词：后保管范式；数据生态；资源体系；档案接收；来源原则；数据治理；联动机制

Abstract： This article takes the problems existing in the construction of archival resource system from the perspective of post-custodial paradigm and data ecology as the entry point， discusses the shortcomings and weaknesses existing in the construction， analyzes the reasons， and proposes solutions such as establishing a linkage mechanism between bureaus and archives， strengthening source governance， and innovating working methods to strengthen the construction of archival resource system and lay a solid foundation for archival services to serve the overall situation of the central government and serve the people.

Keywords： Post-custodial paradigm; Data ecology; Resource system; Archival receipt; Source principle; Data governance; Linkage mechanism

《“十四五”山东省档案事业发展规划》提出各门类档案“应归尽归、应收尽收”，档案资源更加丰富，结构更加优化、档案资源体系更加完备，馆藏量增加45%的发展目标。坚持目标导向，结合本地实际，建设门类齐全、內容丰富、形式多样、具有特色的档案资源体系，是今后一个时期内档案馆、室工作的重点。大数据时代，数量巨大、来源分散、格式多样的数据不断产生，“后保管范式”之以来源为中心、以知识为中心的文件、档案管理理念的冲击，使档案资源体系建设面临着新的挑战。本文从数据生态背景下档案资源建设存在的问题，分析原因，找出症结，以问题为导向，提出完善档案收集工作机制、加强档案资源建设的有效策略。

1 档案资源体系建设现状及原因分析

我国的档案事业架构中，直接承担着档案资源建设任务的机构实质上有两种，一种是党政机关、群众团体、企事业单位综合档案室，另一种是各级各类档案馆。各级综合档案馆积极开展档案接收进馆工作，各级党政机关、群众团体、企事业单位综合档案室通力配合，积极开展档案收集整理移交工作，是档案馆藏量大幅提升、档案资源体系建设进一步加强的基本措施。但在档案资源体系建设中，档案的来源、档案的收集均存在一些问题。

1.1 档案馆藏量不够丰富、馆藏结构不够合理。档案馆作为档案资源体系建设的国家行为主体，通过接收和征集等途径，承担着集中保管对国家和社会有保存价值的档案的任务。但现实是，多数综合档案馆馆藏不够丰富、馆藏结构不够合理，从而削弱了档案服务中心大局、服务人民群众的能力，影响人民群众对档案利用服务的满意度。以菏泽市为例，“十三五”末，菏泽市1个市级档案馆和9个县级档案馆馆藏量为1 466 525卷、318 614件，折合1 498 386卷（10件折合1卷）。馆藏量平均不到15万卷。从近3年的档案查阅利用统计可以看出，远远不能满足群众日益增长的档案文化需求。从表1可以看出，2021年—2023年9月，菏泽市档案馆档案管理系统平台登记的有效档案资料查阅利用批次，未查到即调卷为0卷的平均占比为23.86%，未查到率偏高。

从表2利用目的分析，查档者主要是工作查考，其他如补充档案、解决待遇、司法取证等目的。而工作查考一般是公职人员为查找凭证、核实信息、司法取证等；其他目的利用者多为公民个人，一般是为解决个人职级晋升、办理退休、补充档案等，占比3年平均为64.7%。从查阅内容看，公民个人查阅利用档案，需求较多的是表彰先进、毕业分配、人员招录、学籍信息等与人民群众切身利益相关的民生类档案。这些档案的欠缺，必然影响档案服务人民群众的效果。

一是历史“欠账”较多。因馆库容量原因，未能及时开展档案接收工作，使大量已到移交进馆年限的档案不能进馆。以菏泽市为例，菏泽市及县区档案馆在2022年以前，大都是20世纪80年代建的档案馆，库房容量早已饱和，有的档案馆因拆迁原因，甚至成为“无库馆”。如2022年搬迁新馆之前，菏泽市档案馆除涉改全宗档案进馆到2018年外，其余全宗档案未能做到“应收尽收”。有的县档案馆个别全宗的档案最后年份是1990年，历史“欠账”较多。

二是民生类专业档案收集少。专业档案收集、利用，对于维护广大人民群众的切身利益、缓和社会矛盾、促进社会稳定、构建和谐社会，具有十分重要的作用。近年来，人民群众对学籍档案、婚姻登记档案、房产登记档案、流动人员档案等的利用需求增多，这类档案未能接收进馆，档案资源体系未能覆盖人民群众，是另一方面原因。

1.2 档案资源建设源头控制不够有力。基层档案室在向档案馆移交档案进馆时，普遍存在档案收集不齐全的现象。第一，有些部门不放心把应归档文件交到档案室，比如会议记录等，导致研究重大事项、重要人事任免的凭据找不到；有些职能科室，以方便自己工作查找为由，自行保存工作开展过程中产生的文件资料，不向单位档案室移交，历经科室调整、人员更换等，最终致使档案资料散失。比如，人事科在办理工作人员招录、晋升等过程中产生的文件，如毕业生分配工作报到证未存档，导致干部入职的合法合规依据查找不到。第二，忽视专业档案收集。档案人员一般只注重文件流转科室文件的收集，不注重业务科室文件收集，只注重“红头文件”，忽视业务开展过程中的文字、图表等，致使反映本单位主要工作开展情况的档案资料未能收集。第三，档案门类不齐全。只注重纸质传统载体档案收集，忽视电子档案及音像、实物等档案的收集，导致室藏档案结构单一，内容不够丰富。主要原因是归档意识不强、档案收集工作不到位，档案工作经费不足、档案人员更换频繁等保障机制不健全。一方面，档案人员业务不熟练，影响了文件材料的收集、归档和积累。另一方面，指导监督及兼职档案人员进行培训、督导力度不足。例如医院综合档案室，应该保存有文书档案、科研档案、设备仪器档案、基建档案、声像档案、实物档案、照片档案、招标档案、会计档案等门类档案资料，但声像档案、照片档案、实物档案的收集相对较少，重大节日或庆典展览时很难找到反映医院历史面貌的影像和图片材料。

1.3 档案工作运行机制、管理模式有待创新。档案馆作为事业单位，没有行政执法职能，对移交进馆工作积极性不高的单位无法采取强有力的措施，工作推进力度不够。同时，随着信息技术的普遍应用，档案室“存量数字化、增量电子化”已成必然趋势，接收进馆工作涉及馆内业务指导、信息技术、保管利用等科室，专业力量分散，工作推进机制不够顺畅。另外，档案人员计算机素养和业务能力也不能很好适应档案信息管理的数据化、集成化、科学化要求，传统的档案管理理念、管理模式需要创新。

2 加强档案资源体系建设的探索和创新

为适应大数据时代档案工作新形势及新的档案管理理念，加强档案资源体系建设，提高档案接收进馆指导工作效率，更好地为立档单位服务，菏泽市档案部门积极探索，采取局馆联动的工作机制、科室协同的工作模式，强化档案资源源头治理等，创新档案管理模式，档案资源体系建设得到进一步加强。

2.1 创新工作运行模式，建立局馆联动机制。针对工作中体制不顺畅问题，菏泽市档案局、馆创新工作运行模式，加强协同配合，理顺局馆工作职能，形成工作整体合力。菏泽市档案局与市档案馆联合开展监督检查，督促各单位积极收集整理室存档案，并进行数字化加工，实体档案与数字化档案同时移交市档案馆。菏泽市档案馆负责业务指导服务工作，对各部门单位档案移交进馆工作中出现的问题提出整改建议。菏泽市档案局对不能按时间要求进馆的单位进行调度，督促整改，档案进馆工作取得一定成效。仅2023年上半年，菏泽市档案馆已接收22个单位移交进馆文书档案79 000余件，另有实物档案、专业档案等；县区档案馆接收13 851卷和86 325件，照片档案2 900多张，视频档案400多件。馆藏量和馆藏结构都有较大提升。

2.2 创新业务指导模式，强化档案进馆工作。针对专业力量分散问题，菏泽市档案馆探索出科室联合指导接收进馆的工作思路，组织业务指导科、保管利用科和信息技术科三个业务科室以联合培训、联合指导、联合验收等方式，开展档案接收进馆工作。

第一，加强实体档案的接收进馆。三个科室联合举办培训班，为档案室工作人员分别讲授归档整理标准、档案数字化规范、接收进馆要求等具体业务知识，明确档案馆和立档单位各自职责范围、档案资料接收标准、流程、进馆期限，下发《档案移交进馆通知书》，发放《档案移交基本目录》，并向进馆单位提供文书、科技、数码照片、录音录像等门类档案目录著录模板。立档单位对应移交的档案门类及各门类所包含的具体内容清楚明了，便于开展工作。三个业务科室组成三人小组，开展上门指导服务。就档案进馆工作中的收集、归档、分类、鉴定、整理、目录编制、进馆流程等具体业务工作进行细致指导，同时，对档案整理成果进行抽检，发现问题立即反馈立档单位整改，保证了档案整理质量。最后，三个科室同时进行进馆验收，对发现的问题再次整改，整改完成验收合格后方可移交进馆。

第二，加强档案资源质量管控。对“存量数字化”即档案室原有的传统纸质档案数字化加工，档案馆提供指导服务，明确各种类型档案数字化加工标准、规范、要求，扫描过程中随时跟进指导，利用自主研发的数据质量检测软件对报送数据进行检测、验收，针对存在的质量问题提出整改方案并督促整改，有效提高了档案数字化加工质量，切实提高了进馆工作的质量和效率，保证了进馆档案和数据资源的真实性、可用性、安全性、完整性。

第三，加强电子档案资源建设，推进“增量电子化”。菏泽市档案馆部署馆室一体化系统，借助网络和信息技术对档案管理链条上的各个档案室进行互联互通，各档案室对本单位产生的电子文件进行采集、加工、整理、存储，通过归档功能上传到馆室一体化系统，档案馆通过馆室一體化系统进行在线业务指导，在线电子档案接收，促进电子公文应归尽归，电子档案应收尽收，实现档案资源共建共享。

2.3 创新管理模式，强化档案资源源头治理。加拿大档案学者T·库克在第十三届国际档案大会的报告中提出后保管模式的概念，将未来档案事业的关注焦点概括为七个转变，其中包括：从文件实体转向文件的形成过程；从分析个别文件的性质和特征转向更好地了解导致文件产生的业务职能、活动、任务、事务处理和工作流程等。鉴于对整个档案管理活动规律的重新认识与思考，档案馆应转变角色，改变原来的工作运行模式，从一个希望与文件形成机关合作的“恳求”机构转变为一个监督形成者、维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构，即将工作前移，加强对档案形成过程的指导监督。

鉴于管理模式的创新探索，菏泽市档案馆改变原来“你有什么我们收什么”的观念，变为“你应该存什么、交什么”的工作思路，制定档案移交进馆工作方案，将档案收集工作关口前移，把问题解决在前端，从加大档案接收征集力度、优化馆藏结构、加强数字资源管理等方面，拓展档案资源收集范围。

第一，科学制定接收计划，收集工作从制度上得以保障。修订档案馆收集档案范围、科学制定中长期接收规划、年度接收计划，优化馆藏结构。加强对重大活动、重点工程、重要人物等档案资料的收集，记录好留存好新时代菏泽人民奋斗的历程；加大红色档案、城建音像档案、牡丹口述档案等的征集，丰富地域特色；探索民生类电子档案的收集新模式，加强数字档案资源管理新路径，与相关部门探索诉讼档案、婚姻登记档案、房产登记档案等业务系统的衔接，以实现共建共享、网络化利用，力争做到“让数据多跑腿，让群众少跑路”。

第二，推行“三表合一”制度，强化前端控制。菏泽市档案馆对单位档案室形成全覆盖业务指导，举办档案分管领导培训班，着力提高单位领导对档案工作重视程度，压实领导责任，从人员配备、经费保障、制度完善上为单位档案工作开展提供良好环境。重点加强对档案室工作人员的业务培训，强化职能导向原则，指导档案室根据单位主要职能、计划和活动，制定档案分类方案、归档范围、保管期限三表合一，从源头上规范档案收集、整理、归档工作，加强对内部科室及下属单位的业务指导检查力度，做到“应归尽归”。

第三，强化档案集中统一管理。指导单位综合档案室将业务科室、下属单位形成的文书、会计、科研、专业、音像、实物等各门类档案收集齐全、集中管理，保证档案资料全方位、全过程反映单位职能。如在对菏泽市自然资源和规划局的业务指导中，强调对内设科室档案的收集整理，以及对下属事业单位档案工作的监督指导，尽可能将城市规划建设的专业档案收集齐全、整理规范，由自然资源和规划档案馆集中统一管理，加强源头治理。

新时代，档案工作者要融入经济社会发展环境，以创新思维打破传统模式，建立适应数据生态新形势新任务的档案资源体系建设模式，以此推进档案资源体系建设，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众！

参考文献：

[1]于晓庆.论档案信息资源的构成及建设的行为主体[J].档案与建设，2012（10）：14-15.

[2]杨万欢.档案资源体系建设中的问题及对策[J].档案天地，2018（07）：33-35.

（作者单位：1.鄄城县人民医院 焦同生，副研究馆员；2.菏泽市国土综合整治服务中心 李景荣，副研究馆员 来稿日期：2023-08-19）