基于智能工作流技术的档案开放审核系统设计与实现

2023-12-29卞咸杰

档案管理 2023年6期

摘要：数字中国建设对档案公共服务能力提出了更高的要求，档案开放审核工作是提升档案服务能力的重要基础。智能工作流技术应用于档案开放审核系统，能够提高档案开放的审核效率和准确性，推动档案文化产业发展。文章在介绍智能工作流技术的产生及应用的基础上，提出采用智能工作流技术档案开放审核系统的设计，系统前端采用支持移动端的自动响应式前端框架Bootstrap來实现，将档案开放审核流程按照预先设定的规则并借助工作流引擎和AI技术对相关档案数据进行审核处理并优化，包括鉴定任务分配、初审、复审、审核、审批、档案开放与公布等环节。通过对档案开放审核系统进行测试，表明该系统能够较好实现智能审核要求，达到档案开放审核预定设计目标。

关键词：档案开放审核；工作流技术；人工智能；审核系统；可视化建模；仲裁机制；安全审查；档案开放

Abstract： The construction of digital China has put forward higher requirements for the public service capacity of archives， and the work of archival openness auditing is an important basis for improving archival service capacity. The application of intelligent workflow technology in the archival openness audit system can improve the efficiency and preparedness of archival openness auditing， and promote the development of archival cultural industry. Based on introducing the emergence and application of intelligent workflow technology， this article proposes the design of an archival openness audit system using intelligent workflow technology. The front-end of the system uses a mobile-supported responsive front-end framework Bootstrap to achieve automatic response， and the archival openness audit process is optimized according to preset rules with the help of workflow engine and AI technology， including task assignment appraisal， initial review， re-review， audit， approval， archival openness and publication， etc. Through testing the archival openness audit system， it is shown that the system can better meet the requirement of intelligent audit and achieve the preset design objectives of archival openness auditing.

Keywords： Archival openness auditing; Workflow technology; Artificial intelligence; Audit system; Visual modeling; Arbitration mechanism; Security review; Archival openness

随着数字中国建设的深入推进和依法治档的不断强化，现有的档案开放审核已不能适应新形势和新要求，尤其从技术层面看，信息化与档案事业深度融合不够，档案开放审核的自动化水平不高，迫切需要瞄准信息技术发展前沿，积极探索档案开放智能审核的发展路径，有效融入数字中国建设的发展，实现档案信息化建设和数字化转型，进一步提升档案的公共服务能力。

1 智能工作流技术的产生及应用

1.1 智能工作流技术的产生。智能工作流技术是一种通过自动化和优化工作流程来提高生产力和效率的技术。它结合了人工智能、机器学习、自然语言处理、大数据分析等技术，以实现对业务流程的自动化、优化和智能化管理。智能工作流技术可以帮助企业降低运营成本、提高工作效率、优化资源配置、提高客户满意度等。工作流技术起源于20世纪70年代中期办公自动化领域的研究，1993年8月，第一个工作流技术标准化的工业组织——工作流管理联盟（Workflow Management Coalition，简称WFMC）成立。1994年，工作流管理联盟发布了用于工作流管理系统之间互操作的工作流参考模型，并相继制定了一系列工业标准。随着人工智能技术的发展，智能工作流技术逐渐兴起。从20世纪90年代末到21世纪初，用户开始尝试将人工智能技术应用于工作流管理，例如使用机器学习算法来预测流程中的瓶颈和优化流程。随着人工智能技术的不断发展，智能工作流技术也在不断演进和完善，逐渐成为用户提高工作效率和竞争力的重要手段。

1.2 智能工作流技术的应用。智能工作流技术目前应用于多个领域，制造业领域方面，可以在生产线上自动检测和纠正错误，实现自动化的生产计划、库存管理和质量控制等业务；金融服务领域方面，智能工作流技术可以实现自动化的客户服务、风险管理和交易处理等业务；医疗保健领域方面，可以辅助医生进行诊断、制定治疗方案，提高医疗服务质量和效率；物流与供应链管理领域方面，能够优化库存管理、运输路径规划等任务，降低成本并提高客户满意度；人力资源服务领域方面，实现了自动化招聘、员工培训、绩效评估等任务，提高人力资源管理效率；客户服务领域方面，通过智能聊天机器人提供24/7在线支持，提高客户满意度和忠诚度。

随着数字化技术的发展和数据重要性的日益凸显，档案开放审核的研究在国内也得到了越来越多的关注。研究方向主要集中在档案开放审核制度建设和实施方面，探讨了开放审核的核心理念、制度、标准、流程和实施方式等方面的问题，涉及政府机构、文化主管部门、档案馆等机构，研究对象包括档案信息资源、档案数字化技术、档案管理人员等。档案开放审核在促进开放共享和利用档案信息、增強政府公信力和透明度、推动文化产业发展等方面具有重要意义和作用。同时，开放审核的实践也面临着信息安全、隐私保护、管理监督等多方面的挑战和问题，需要建立健全的制度体系、完善技术保障、加强管理监督等方面的努力。

在档案开放智能审核方面，国内，潍坊市档案馆将敏感词全文比对技术应用到档案开放审核工作系统中；福建省档案馆研发了利用多级敏感词分类分库和人工智能技术辅助开放审核的“基于数字档案的人工智能辅助档案开放审核系统”；江苏省档案馆和江苏联著实业股份有限公司采用语义工程技术，联合开发了档案智能开放审核系统。国外，葡萄牙国家档案馆对语义档案信息系统建设进行了有益的探索，建立档案著录词汇的数据模型，并构建语义映射和知识图谱用以辅助档案开放审核的开展；澳大利亚国家档案馆自2015年起就开始对电子文件自动化鉴定进行了研究，并通过自动化元数据抽取、语义分析、分类和本体构建、数据关联等多种方法，形成了以XML为描述方式的电子文件鉴定标准概念模型。

1.3 档案开放审核系统应用智能工作流技术的意义。智能工作流技术可以实现档案开放审核流程的自动化，将审核任务分配给不同的审核人员，实现审核过程的全程监控和跟踪，提高审核效率和准确性；同时，智能工作流技术还可以实现审核流程的规范化，通过设置审核规则和标准，确保审核过程的一致性和稳定性，减少人工干预和错误率。档案开放审核作为一项重要的社会公共服务，对文化遗产的保护、社会治理的规范和公共利益的实现具有重要意义。不仅能够促进档案信息及时与社会共享和提供利用，提高档案信息资源的使用效益和社会价值，增强政府透明度和公信力，增加政府和公共机构之间的信任度和责任感，而且还能够进一步推动档案文化产业的发展，提高档案文化产业的价值和创造力，有利于经济和文化的双重发展。档案开放审核还可以促进国际档案信息资源的共享和合作，有助于推动全球档案管理和文化遗产保护的进程。总之，档案开放审核对于促进信息共享和利用、增强政府公信力和透明度、推动文化产业发展等方面的作用和意义重大，具有重要的理论和实践价值。

2 采用智能工作流技术档案开放审核系统的设计

2.1 档案开放审核系统的设计的功能需求。档案开放审核平台是一种基于智能工作流技术的管理平台，主要用于管理和审核档案信息的开放申请。其功能要点如图1所示。

档案开放审核平台具有六大功能：其一，档案信息管理功能。平台可以将档案信息进行分类、整理和编码，方便进行审核和检索。其二，开放申请管理功能。平台可以接收和处理开放申请，自动化审核开放申请的流程，包括提交、审批、备案等环节，并记录审核过程的状态、时间和结果。其三，审核规则管理功能。平台可以设置审核的规则、标准和流程，并动态调整和更新审核规则，提高审核的准确度和效率。其四，数据分析和决策支持功能。平台可以利用大数据分析技术，对档案信息进行分析和识别，提供决策支持，提高审核的精度和质量。其五，信息共享和沟通协作功能。平台可以实现档案信息的共享和沟通协作，在审核人员之间协力解决问题，共同提高审核效率和准确度。其六，审核结果查询和反馈功能。平台可以提供审核结果查询和反馈，及时告知申请人审核结果，并提供相应的反馈意见和建议。

2.2 档案开放审核系统的总体设计。系统架构方面，采用领域驱动设计，有四个基本层。展现层：为用户提供界面，使用应用程序层来实现用户交互，包括本地化、导航、对象映射、缓存、配置管理和审计日志等，该层还处理授权、会话、功能（用于多租户应用程序）和异常处理；应用层：在表示层和域层之间进行中介，编排业务对象以执行特定的应用程序任务，它使用数据传输对象从表示层或分布式服务层获取数据并将数据返回到表示层或分布式服务层；领域层：包括业务对象及其规则，这是应用程序的核心；基础设施层：提供通用技术功能，可与供应商的应用集成，智能工作流就集成在此模块中。具体如图2所示。

2.2.1 档案开放审核系统智能工作流模型。为了保证档案开放审核业务能够按照既定的流程规范执行，通过设计相关的工作流引擎审批系统去执行，工作流引擎工作过程中，除了正常的人工审批类型的节点外，特定事件触发审批机制尤为重要，本项目借助RabbitMQ与工作流引擎技术，实现档案开放业务智能审批功能，其审批有两个中心，一是审批消息队列处理服务中心，主要实现与RabbitMQ进行交互，作为审批信息中间服务层，是实现预警系统的关键服务；二是工作流引擎审批服务中心，主要实现前端提出的档案开放信息审批业务流转。档案开放业务审批功能的相关流程如图3所示。

2.2.2 档案开放审核系统智能工作流的可视化建模。智能工作流的可视化建模，可以通过可视化表单、流程设计、成本更低、个性化流程敏捷配置，无缝集成多种异构系统，破除“信息孤岛”。搭建一个以“人”为本的智能工作流，使用自动化、人工智能、大数据、物联网、云计算等新兴技术，搭建表单设计、流程梳理、流程设计、流程管理等管理及业务操作于一体的全过程在线档案开放审核管理平台，优化业务流程管理，主要包括设计中心、流程中心、应用中心等功能模块，如图4所示。

2.2.3 档案开放审核系统智能工作流的仲裁机制。档案开放审核系统智能工作流的仲裁机制可以用来处理争议和冲突，该机制的目的是确保系统中的所有档案开放审核结果是正确的。仲裁机制首先会提交争议到相关人员，当智能工作流对开放审核的结果存在异议时，档案开放审批人员会收到一个争议开放审核待确认表单或一封电子邮件来完成。档案开放审核管理人员会根据相关法律法规对待确认的档案信息进行二次确认，并找出系统不能正确智能审核的原因，形成开放审核知识库，后续如果出现相同的或者类似的档案开放审核则会自动进行判断，经过不断的试用与系统自我学习，通过使用智能工作流的仲裁机制，未来智能审核的结果与效率将会极大提升，档案开放审核系统能够提供一个快速、公正和高效的自动审核流程。这有助于维护系统的透明度和可靠性，并确保智能审核结果的正确性。

3 采用智能工作流技术档案开放审核系统的实现

3.1 档案开放审核系统的技术应用实现。档案开放审核系统的技术应用实现可以包括以下几个方面。数据管理和存储方面：系统采用Microsoft SQL Server 2016，用于存储档案和相关的审核信息，借助MongoDB，提升提高运营效率和安全，确保数据的安全性和可靠性；用户认证和权限管理方面：系统借助ABP框架实现用户认证和权限管理机制，以确保只有经过授权的用户才能访问和审核档案；智能工作流：通过使用工作流管理系统，个性化定制并配置用户审核节点，实现自动化和优化审核过程，根据系统的需求和技术能力进行定制和调整，确保审核流程的顺畅和高效；数据分析和挖掘方面：系统可以利用数据分析和挖掘技术，对档案和审核信息进行深入分析，提取有价值的信息和洞察，并帮助改进审核流程和决策制定；通知和提醒：系统可以实现通知和提醒机制，及时向相关的参与者发送通知和提醒，以确保他们能及时处理审核任务和争议；仲裁机制：系统可以实现仲裁机制，通过自动化处理争议，提供不断明细的审核流程解决机制。

3.2 档案开放审核系统的管理功能实现。通过应用智能工作流技术，能够成功地将档案开放审核系统的审核流程管理、任务分派与追踪以及团队协同审查的过程整合在一起，从而显著提升档案开放审核工作的效率。在设计阶段，对档案开放审核过程中的各个元素进行深入的抽象和总结，并由此构建一个根据需求灵活定制的流程驱动的解决方案，以满足各种配置信息的需求。

智能档案审核系统的核心元素包括“流程设定”“组织与员工”以及“档案管理”。“流程设定”主要负责创建、调整和描绘电子流程及其特性；“组织与员工”则展示组织架构、员工及其隶属关系，这部分构成了自动审查的基础；而“档案管理”则是通过公共程序调用各类档案文件，并从中提取“流程设定”模块所指向的流程信息，根据预设的规则解读和计算出档案公开所需的所有参数。若满足自动审查流程的所有前提条件，档案审查过程将自动执行。然而，如果这些条件未能满足，该流程会根据“组织与员工”模块中的设定，以组织和人员之间的上级—下级关系为基础，推动流程的标准化和流畅运行，并自动记录相关处理日志等信息。“组织与员工”模块是“智能工作流核心驱动系统”的核心部分，在开始具体流程配置之前，需要先构建组织和人员之间的一棵树状关系模型。在档案管理系统中，拟采用两个到三个级的组织机构设置和三个到四个级的人员设置。

档案开放审核流程的建立和修改：当新的档案需要开放时，系统会定期扫描流程配置中的条件，如果满足条件会在第一时间向指定群体开放，如果出现应开放而未能实现自动开放的档案，会在“流程配置”模块中建立和描述此流程及其各种属性和权限，根据需要对系统进行定制和调整，如界面风格、通知设置、权限控制等，将审核任务分配给指定的审核人员，并跟踪任务的进展和完成情况，后面遇到类似的流程会自动实现档案开放，通过这种方式，无须投入大量的时间和精力去进行软件开发，从而极大地提高了代码的可复用性。一旦流程发生变化，通常只需要对“流程配置”部分的相关设置进行微调，而无需对整个程序进行大规模的修改。随着应用的深入，档案开放审核流程配置会逐渐丰富，可以查看和审计相关开放日志数据，以确保系统的安全性和合规性，自动化开放能力将得到显著提升。

4 档案开放审核系统测试

4.1 对于网络安全审查系统的深度评估与模拟实验。系统测试是评估档案开放审核系统功能和性能的关键环节，它发生在所有功能模块都已开发完毕之后。通过系统测试，可以找出系统中的潜在问题，并对其进行相应的改进和调整，从而进一步提升系统的质量。此外，系统测试还有助于我们更好地了解系统的优缺点，以便进行优化和完善。系统测试的结果在很大程度上决定了系统功能和性能的实际表现。根据档案开放审核系统的具体需求，我们可以按照不同的测试目标和重点来设计测试计划。这些测试通常可以分为两类：一是功能测试，用于检验系统的各个功能是否正常运行；二是集成测试，用于检查系统各部分之间的协同工作是否顺畅。

（1）系統功能测试。系统功能测试是对一个系统的各个部分进行全面的测试，以确保其各项功能正常运行。而“系统功能评估”则是对整个系统进行全面的评估，包括其各个组成部分以及整体性能等方面的综合考量。因此，“全面的功能评估过程”是一个更为通用的表述，既涵盖了“系统功能测试”的内容，又包含了“系统功能评估”的内涵。主要针对档案开放审核系统的功能需求，执行的功能测试策略强调了对软件特定功能的深度探索，而对于整体软件架构以及其设计代码的关注相对较低。测试目的是验证该系统是否能有效地实现预期设计并达到既定目标，同时确保其实施过程中的功能表现符合用户期望。

（2）系统集成测试。系统集成测试的核心任务在于检测档案审查系统的各个部分，包括其各个子模块以及组件之间的协同运作，以确保它们能按照预设的设计目标稳定地执行。该过程还需验证系统接口是否与设计要求一致，以便实现数据的有效共享，保证数据的一致性。为此，主要依赖于数据接口的覆盖率来评估集成测试的效果，同时也要检查软件系统的增量更新是否正确无误。此外，识别出软件设计与系统需求之间存在的不匹配问题也是集成测试的重要环节。

对于档案开放审核系统的测试环境，主要关注两个部分：硬件和软件。在硬件方面，主要设备是基于Intel i5处理器的计算机，配备了16GB的内存以及支持无线网络连接的功能。而在软件方面，目前可选择Windows Server 2012 R2、IIS以及SQL Server2016作为操作系统。

4.2 档案开放审核系统测试用例及结果。档案开放审核系统对相关功能做了测试用例与功能测试，其中对自动审核功能以及自动审核失败转人工审核相关流程做了重点测试，相关测试用例如表1。

经过系统测试，档案开放审核系统较好实现智能审核要求，总体达到了档案开放审核预定设计目标。在系统界面方面，档案开放审核界面展示清晰、方便使用且运行较为稳定、系统响应较快。

5 结语

在信息化发展快速的大数据环境下，借助于工作流引擎技术与AI人工智能辅助档案开放审核的流程优化能大大提高档案开放审核效率，优化档案开放审核流程，这也是档案开放审核未来的发展趋势。档案开放审核业务流程所采用的技术主要涉及工作流，工作流管理技术是最近几年来在计算机领域中发展尤为迅速的新技术之一，并且已经成为当前IT领域的一个研究热点。未来的工作流技术将更加智能化，不断提高档案开放审核业务效率和质量，整合档案开放审核业务的数据。并以开放审核的方法论过程为基础，构建档案开放审核方法框架，以期为今后进一步推动档案开放审核专业化、精细化奠定基础，更好地加大档案开放力度，推动我国档案事业的高质量发展。

*本文系2022年国家档案局科技项目“档案开放审核流程优化和应用系统开发研究”（项目批准号：2022-X-012）、2023年江苏省档案科技项目《人工智能在檔案管理中应用的现状与前景研究》（2023-17）、中国高等教育学会档案工作分会2023年高校档案科研项目和江苏省高校档案研究会2023年档案科研项目《基于AI技术的档案开放审核研究》（JSGDZ2023-02）阶段性研究成果之一。

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