基于管理和服务的企业档案“单套制”管理运用研究

2023-12-27席克平刘百慧胡杨潜

中国科技纵横 2023年20期

关键词：备份档案管理管理

席克平刘百慧凡琳胡杨潜

（1.合肥市轨道交通集团有限公司，安徽合肥 230001；2.讯飞智元信息科技有限公司，安徽合肥 230088）

0 引用

近几年，我国开展了一系列电子档案“单套制”实践与探索，所谓的“单套制”，指的是档案按照电子文件形式进行接收、管理、保存、利用，不需要转变为纸质档案。

企业应从管理与服务的双重视角下着手研究，发挥“单套制”的作用与价值，挖掘电子档案管理与保存的优势，丰富企业电子档案资源，使企业档案工作在管理与服务之间取得平衡。

1 管理和服务双重视角下“单套制”优势

传统的企业档案管理选取了“双套制”的模式，此种模式难以和文件电子化的趋势相适应，也不利于提升档案管理质量。沿用“双套制”模式的企业，在具体工作中产生了大量的待归档文件和数据，提升了归档管理工作难度。与此同时，“无纸化办公”已经成为发展趋势，所以企业应该结合具体情况，创新与优化档案管理工作，并在企业的档案管理与服务中引进“单套制”模式，顺应“无纸化办公”的趋势。

1.1 提升档案归档规范性

“单套制”理念的融入，对数字化环境的创设提出了严格要求，促进数据归档的应用更加具备规范性。不同种类的电子档案在业务系统、档案管理系统中生成、流转以及归档，具备科学与完整的生命周期，避免了传统档案管理因缺少文件保存意识而出现的文件漏归问题。并且“单套制”背景下，档案的归档呈现一定的科学性，以信息化的形式优化档案管理平台，可减少文件不规范而引发的退档现象[1]。

1.2 减少档案保存成本

在企业的档案管理中采用“单套制”模式，可以优化归档流程，企业可以直接通过网络执行归档操作。档案归档流程简化，减少了档案归档耗费的时间，节约了档案管理中的人力成本和沟通成本，有利于企业的数字化建设。企业的档案管理人员也得以从以往繁杂的纸质档案管理工作中解放出来，节省了自身的时间与精力。同时，“单套制”管理模式下，档案管理人员的统筹能力得到了培养。

1.3 充分发掘档案的价值

传统的企业档案利用方式比较单一，且难以发挥档案深层次的价值。因此，需引进“单套制”模式，通过全文查询利用、音视频档案数据化、大数据资产管理等技术充分挖掘、展现档案的价值。相关人员借助电子档案可以分析企业发展的实际情况，及时发现企业发展面临的问题，为领导决策、企业战略规划提供数据支持。

1.4 促进企业的现代化管理

“单套制”是推动企业信息化建设的有效手段，有利于提升企业管理的效率和整体成效，减少人工成本，有助于对业务、人员、财务、资产等方面进行统筹管理。同时，可以缓解档案管理人员的工作压力，更好地推动企业长期、稳定发展。

2 企业档案“单套制”管理问题

新时期下进行档案“单套制”管理，是档案跟随时代发展的趋势，然而档案保存的安全性和内容完整性依旧面临挑战，所以要重视管理问题，改善“单套制”管理的困境。

2.1 电子文件内容缺少凭证

在信息技术广泛应用的背景下，电子档案的安全性无法从根本上得到保障，一些企业在开展电子档案管理过程中，面临着一定风险。因电子档案有着较强开放性的特征，其内容丢失或者被修改的情况比较常见。与传统纸质档案相比，电子档案被修改后难以在原本文件上充分体现出来，造成文件内容缺少相关凭证。若开展档案“单套制”管理工作，相关人员需要全方位思考档案内容的原始性，可采用CA 认证、电子签名签章技术对电子文件进行认证与凭证管理，这也是处理问题的关键点。

2.2 电子档案利用受阅读器软件影响

通过信息技术进行档案保存时，需要利用相关阅读器软件浏览档案内容，主要涉及音频档案、视频档案、三维模型档案或者专业软件中提取到的相关档案等。档案阅读环境会在先进技术性能的更新下发生变化，全新的软件常有无法完全兼容历史版本的现象，出现引出数据信息无法利用或者数据可利用信息不全面等问题，对档案保存的有效性带来挑战。通常来讲电子文件归档的操作，应将其对应的阅读器软件或工具一并归档，赋予电子档案可读性。

2.3 电子档案安全性无法有效保障

在电子档案通过网络传输和时效性共享的过程中，面临着“单套制”网络安全管理风险，因电子档案不仅会受到计算机病毒的影响，特别是防火墙等安全设备的性能不佳，还会带来档案数据泄漏的可能。基于网络时代，电子档案的管理难度逐步增加，文件内容不是通过点对点的形式进行传递，而是按照点对面的形式进行传递，增加了档案数据被破坏、泄密的可能性。与此同时，因电子档案的保存依赖信息系统，若信息系统出现故障，且数据未能顺利、有效恢复，势必带来档案“单套制”管理的安全性问题。可以配备档案离线存储设备，通过数据离线备份提高电子档案的安全性。

3 基于管理与服务双重视角的“单套制”运用要点

3.1 以政策与机制保障运用

在企业中贯彻“单套制”的基本原则，企业管理者应将此种模式作为档案管理创新的根本，关联国家制定的政策方针，科学运用“单套制”模式，促进企业规范化建设[2]。从国家政策角度来看，电子档案在我国《中华人民共和国档案法》中占据着至关重要的地位，且围绕信息化建设和安全管理也构建了专门的模块，这为“单套制”在企业中的实行和推广提供了有力的保障。从行业标准角度来看，“单套制”模式与文件归档、格式规范等标准息息相关，企业推行“单套制”必须创新档案管理技术，明确技术规范。因此，企业在档案管理实践工作中，应遵循既定的国家方针，明确管理效果，制定与“单套制”适应的管理方案，基于顶层规划设定方案、创设试点和总结归纳相关要素，构建适应本企业特色的“单套制”管理体系，更好地解决归档范围、归档方式、档案管理与利用等方面的问题，为“单套制”在企业中顺利推行奠定基础。

3.2 以信息化技术支撑运用

“单套制”贯彻于电子档案管理的收集、整理、保存、利用等操作流程中，新时期下信息化技术的更新迭代提升了电子档案管理的效能，可以借助搭建企业数字档案管理平台的契机，提升电子档案归档与保存的能力，使“单套制”模式得以升级及转型[3]。在运用信息技术促进“单套制”模式发展时，一方面，要围绕信息技术保障文件生产与归档过程的真实性与完整性，企业在进行电子档案管理中，要事先分析前端业务的内容，保持提前介入的态度，对电子档案的元数据进行明确，研究电子档案归档推送的基本规则和接口规范，促进电子档案综合化管理。及时通过信息技术进行电子签章管理和日志管理，研究文件档案的归档效果，增强“单套制”模式下电子档案管理的真实性与完整性。另一方面，在保存档案时要关注信息技术的安全性与可用性，企业的档案管理者要对电子档案进行格式化处理，明确电子档案的格式，完善档案信息结构，通过安全检测、安全审计以及数据备份等技术，提升电子档案的安全性与可用性，实现安全管理、长期保存电子档案的目标。

3.3 以优化实施环境推动运用

首先，为将“单套制”的管理理念融入电子档案管理战略布局，管理者应加强对相关工作的重视[4]，规划多个资源之间的配合，以推进“单套制”。管理者应该与上下游供应商以及参研单位进行有效互动，引导企业内部工作人员之间进行有效的沟通与交流，深层次了解一线业务单位的工作情况，掌握电子档案基本形成模式，以更好地在企业内部推广“单套制”的模式。其次，企业管理者要为“单套制”模式的运用提供充分的资金支持，重视先进技术和设备的采购，为“单套制”运用提供软硬件环境，从技术层面提高电子档案管理的科学性，真正保障档案信息化管理效率。最后，为了更好地运用“单套制”模式，档案管理工作者不但要拥有先进的理论知识，也要能熟练地操作各项关键技术，引导档案工作者参与培训活动，为工作者提供大量的实践机会，促进优秀人才队伍的组建和培养。

3.4 以电子档案标准化规范运用

在企业电子档案的管理中应用“单套制”模式，应强调规则层管理、流程层管理和工具层管理。首先，规则层管理是指在实施“单套制”模式的起始阶段，工作者要参与方案策划和方案制定工作，基于相关规则和档案管理要点进行分析，探究“单套制”管理规则标准，延长电子档案安全保存时间[5]。其次，流程层管理是指保障流程再造，企业管理者落实“单套制”模式过程中，需要重点加强流程可靠性工作。档案工作者应立足全局，思考和整合电子档案管理过程，细致分析电子档案管理的风险和重要操作，应用科学有效的业务体系实施流程再造处理，即在档案管理中引进电子档案流转的所有步骤，凸显电子档案全生命周期管理的效果。最后，工具层管理是指为“单套制”模式的实施提供相应的工具支持，贯彻电子档案的“单套制”模式，信息手段是必要的媒介。在企业系统设计阶段，引进CA 认证、电子签名与签章、文件格式转换、四性检测等技术，获得电子档案的凭证价值，借助信息化方式保证电子档案的安全性，达到长期保存的目标。

3.5 在档案管理的各环节落实运用

首先，重视前端管理以及全面管理。企业开展电子档案归档管理工作时，应按照电子档案长期保存格式匹配元数据的形式进行实践工作，为前端管理以及全面管理工作提供必要条件。档案工作者应从档案管理的全生命周期入手，管理和控制电子档案的归档流程[6]。同时，档案工作者也应发挥监督者的职能与检验者的责任，对档案形成单位的业务信息进行统筹，使任何档案管理操作具备追溯性。

其次，业务管理与档案管理互相结合。企业贯彻“单套制”的理念，应对业务项目和档案管理进行关联，将电子档案以业务的形式保存在档案体系内，全部的过程都可以表现出电子档案的价值。在开发业务系统时，高度重视归档接口的开发，将业务系统与档案系统进行衔接，从而将电子档案过程性管理价值呈现出来。

另外，对元数据进行规范整合。现阶段，企业管理者应在“单套制”模式运用中，将元数据作为电子档案的重要组成部分，可以将元数据封装在电子档案中，或者把元数据保存在信息系统中，按需对档案信息进行加工和打包[7]。在进行电子档案封装操作时，应思考如何保障文件和元数据的完整性，给予电子档案进行自描述、自证明的信息保障，实现电子档案的安全保存与有效利用，给企业的管理和服务提供有效支持。

最后，电子档案备份操作。为防止各种因素造成电子档案内容丢失情况的发生，应采取同地备份和异地备份，同地备份是在相同区域中对电子档案进行备份保存，异地备份是对电子档案信息备份保存在其他区域。即使异地备份对于部分企业来讲存在较大困难，但是对企业的稳定安全运营有重要价值。基于此，企业管理者运用“单套制”模式，及时备份电子档案，突破档案管理时空约束，全面保障电子档案的安全性。