大数据时代数字档案资源建设路径探析

2023-12-27邢晓军李永妮王西山马延娇

中国科技纵横 2023年20期

邢晓军李永妮王西山马延娇

（中车青岛四方机车车辆股份有限公司，山东青岛 266111）

0 引言

数字档案被用于存储原始工作记录与文件，在图书馆、博物馆、档案馆等社会机构普遍应用。档案部门可创建信息量不断增长的数字档案资源池，将其用于研究、教学和其他目的。借助大数据技术，数字档案馆可安全有序地存储和管理大量数据，使用户轻松访问和检索数字档案中的信息，大部分数字档案支持在线访问功能，权限认证流程被有效简化，仅需证明自身身份即可在线查阅数字档案资源，获取有价值的信息。

1 大数据时代数字档案建设的内容与重要性

大数据是指大量结构化和非结构化数字数据的术语。这些数据通常是从各种来源收集的，包括网络日志、图像、视频、音频和其他数字来源，被用于为各种行业（包括商业、政府和医疗保健）的决策提供信息支持和决策依据。数字档案是为将来使用而存储、管理和保存的数字数据的集合，主要用于存储和保存数字记录、文档和其他数字工件。随着数字数据和记录数量的持续增长，档案馆越来越依赖大数据技术存储与管理资源。随着档案数据量不断增加，档案馆开始编订数字档案、引入大数据信息分析技术，高效地积累并开发利用档案资源[1]。

数字档案资源建设工作的目标在于消除信息壁垒，为用户提供获取档案资源的便捷访问渠道与高品质服务，如为用户提供云端数字档案同步共享服务。为提高档案数据管理水平，工作人员应以安全有序的方式，整理档案资源，校订档案信息，对档案资源进行集中开发，制作包含所有档案文件标题与分类号的数字化档案索引目录，基于数字化思维，为不同类型档案赋予独特代号，提升档案资源分类的合理性，进一步提升数字化档案资源利用价值。工作人员应将数字档案与基于Web 的应用程序、移动应用程序和其他技术集成，搭建完善的技术体系，淘汰传统的纸质档案制作方法与技术标准，调整档案资源搜集范围与数字化档案制作周期，利用大数据技术对临时搜集的文件进行快速校验，清除低质量、无价值文件，保证数字档案资源建设的连续性。

2 数字档案资源建设过程中的常见问题与成因

数字档案资源建设是21 世纪档案管理领域的重要课题，随着信息技术的发展与档案资源数量的快速增加，数字化档案资源对数据存储、应用等基本业务的重要性逐步提升。然而在数字档案资源建设过程中，仍存在一些待解决的问题。大数据时代背景下，民众可通过不同渠道获取档案资源，档案部门有责任创新档案服务形式与内容，推出定制化档案服务，如档案标题快速检索、数字档案定点传输等。部分工作人员不熟悉数字化设备操作方式，反应速度较慢，难以及时满足客户需求，提供的档案服务内容较为陈旧，经常出现向客户提供非对应档案信息、回应不及时等问题。随着数字档案资源建设逐步推进，安全管理制度中的漏洞逐步凸显，数字档案资源建设中常见安全问题包括访问控制不完善、内部档案信息未经加密等，档案管理部门未能落实安全管理规则，未向档案管理员提供高权限账户，未对此类账户设定难以破解的密码与完善认证机制，导致网络用户可借助专业工具破解账户认证程序，能够随意编辑或删改档案文件，导致内部信息流出或丢失。部分工作人员随意向用户分享部门机密数据与重要档案文件，并未及时对共享档案资源进行备份或加密处理，给档案建设工作带来额外损失[2]。

数字档案资源管理工作过程中容易出现档案格式不一致、信息来源趋同、管理规则混乱等问题，严重影响数字化档案资源建设工作的正常开展。不同时期产生的档案信息在主题、信息存取渠道、数据格式等不同方面有着较大差异，难以达到有效兼容，在档案资源整理与编辑过程中，容易出现原始记录丢失、数据保真度下降等问题，不利于数字档案资源的有效利用。目前，档案管理部门缺乏统一的数据管理规范，数字档案规模较大，管理难度提升，然而各部门未能形成合力，档案管理机构可用资源较少，并未将数字化档案管理系统接入业务部门计算机中，获取的记录与文件只是经过业务部门工作人员编辑整理，缺乏有序性与可信性，部分来源不明的文件被录入数字化档案管理系统，引发归类错误与数据记录混乱等问题[3]。

3 大数据时代数字档案资源建设的正确路径

3.1 做好数字档案安全管理工作

数字档案安全管理是保护数字档案中的数据和信息免遭未经授权用户访问或丢失的工作。为了保护数字档案，必须建立全新安全管控系统，对数字档案管理系统中的硬件和软件装置施加保护。分布式存储技术是保护数字档案的有效途径，主要是将数字档案资源存储在多个物理位置，使恶意行为者难以通过网络拨号与冒充高权限账户接触到档案资源。该技术还支持在多个位置备份档案资源，从而在原始记录丢失或损坏的情况下快速重建档案检索目录。此外，分布式存储技术允许实施高级安全措施，例如文件加密、基于账户权限的访问控制和审计跟踪。在线防火墙是数字档案安全管理的又一重要措施，可阻止恶意流量进入系统，保护数字档案免受外部威胁，防火墙可配置为只允许授权用户访问档案，以阻止任何恶意活动。为了进一步保护数字档案，必须建立访问用户名单，该系统要求用户在系统中注册并获得批准才能访问档案，例如双因素身份验证、基于角色的访问控制和审计跟踪。

档案部门可构建基于用户身份认证制度的访问控制（RBAC）机制，做好数字档案安全管理工作。访问控制系统可限制不同等级用户对档案的访问仅限，使具有适当权限的用户可以接触内部机密档案信息，用户在提交档案时，该系统可根据用户行为记录与权限进行审核，剔除不合理请求，确保用户只能访问其有权访问的档案。

档案部门还可以制定数字档案定期备份制度，加密最新形成的数字档案并将其存储在安全位置。定期备份可以帮助档案部门将丢失的数据重新恢复，并将网络攻击的影响降至最低。数字档案安全管理是涉及高层次安全技术的复杂过程，技术人员应根据要求，引入应用范围广泛的数字化安全协议和有效管控措施。使用分布式存储技术，建立在线防火墙，设置黑名单系统，使用最新的加密算法，实施基于角色的访问控制和审计跟踪，确保数字档案资源建设的安全性和保密性[4]。

3.2 推出全新数字化档案服务

随着数字化档案信息激增，用户对在线档案服务的需求迅速增长。为满足这一需求，工作人员可合理利用档案资源，推出全新形式的数字化档案服务，改善用户体验。为更好地开展数字档案服务，应集中力量建设云端服务平台，该平台应为网络用户提供一个安全、可靠的信息交换渠道，能够自由存储和访问需要使用的数字档案。该平台内置多种服务功能与数据接口，允许用户通过个人计算机和网络通道，接入档案管理系统，自行查询档案检索目录中的信息。档案部门应向通过个人身份认证的用户开放档案目录管理系统和内容管理系统，简化用户在线访问数字档案的认证程序，缩短数字档案在线共享的更新周期，面向用户提供成本较低、蕴含较高价值的数字档案服务。此外，平台应提供用户身份验证、版本控制和数据加密等功能，确保用户数据的安全性。

为了提供更加个性化的体验，数字档案服务还应为个人用户提供定制服务，包括个性化搜索、文档组织和数据共享等功能。该平台应允许用户自定义其用户界面，例如主题颜色和字体大小，以使界面使用起来更加舒适。同时，允许用户设置通知和提醒功能，以了解其数字档案的变化，确保数字档案服务为用户提供最佳体验，允许用户评估服务质量，提出更多改进意见，此项工作可通过在线用户调查、一对一访谈或其他反馈机制完成[5]。用户反馈信息可应用于需要改进的领域，例如用户界面设计、搜索功能和文档编辑界面设计等。工作人员应主动创新数字档案制作流程，以提高数字档案服务效率与信息查询准确性。例如，可基于自动文档索引系统对档案数据进行分类，安装数据检索比对软件，找出内容重复、题目相同的档案文件并进行清理，删除档案库中的重复数据。

3.3 建立高效、完善的管理体系

为建立数字档案资源管理体系，合理利用组织资源，需要成立管理小组，负责协调各部门工作，制定中长期档案数字化建设规划。定期筹集资金，购买最新数字档案管理工具，更新软件与硬件设施。数字档案资源建设管理小组由财务部门、信息技术专家、档案机构等各领域代表组成，管理小组要协调各部门职能，审计档案资源建设计划，筹集资源，确保数字档案资源建设计划顺利实施。可根据实际情况，制定中长期档案数字化建设规划，该计划应根据可用资源数量与数字档案开发难度等因素制定，并依据所在单位管理需求进行灵活调整，具体内容包括数字档案开发目标、新旧档案更替时间表、不同部门具体任务、档案资源建设预算等[6]。管理小组应为数字档案资源管理系统选定合适的管理工具，如在同类型产品中选择使用寿命较长、计算力较强的软件和硬件等，督促技术人员定期更新与维护文档管理系统、档案管理系统和其他相关工具。

管理小组应站在整体性角度，制定数字档案管理系统运作流程，及时发现数字档案整理与编辑程序中的问题并加以修补，强制要求各部门使用统一档案数据处理标准，避免浪费资源，减少不必要的数据解码，简化数字档案制作流程。可着手建立数字档案文件编号寄存机制，使编号时间较早的数字档案最先录入数据库，并定期进行重复率审核，避免其与编号时间较晚的数字档案在内容与主题层面出现重复。工作人员可定期编制档案文件信息收发清单，以便后期出现技术故障或档案归档问题时有据可查，提升档案管理工作的标准化程度。管理小组应督促各部门集资购置最新数字档案管理工具，合理分配预算资金，提升资源使用效率。可通过申请社会赠款、慈善募捐等公益活动，拓展外部资金来源。还可引入市场化机制，允许图书供应商或档案工具售卖商提供资金支持。管理小组筹集到的资金应用于购买常用硬件和软件设备，并支付与数字档案资源管理系统相关的其他费用。管理小组应根据实际情况制定档案部门人员培训计划，包括文件整理工具使用培训、档案资源管理系统操作培训等，通过培训，工作人员可熟悉数字档案制作流程，并熟练使用激光扫描仪、本地磁盘阵列等专业工具，在工作过程中严守安全管理准则，为自身工作账户设置难以破解的密码与认证程序[7]。