浅析如何优化医院综合档案管理信息化建设＊

2023-12-27林薇

中国科技纵横 2023年20期

林薇

（1.福建医科大学附属第一医院，党委办公室院长办公室法务部，福建福州 350005；2.福建医科大学附属第一医院滨海院区国家区域医疗中心，党政综合办公室，福建福州 350212）

0 引言

《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出，“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”[1]。就医院而言，医院档案是在医院各项工作中形成的历史记录，具有不可再生性与原始性，是一种特殊的信息资源。在新时代背景影响下，信息技术与档案工作深度融合成为主要发展趋势，医院开展档案管理信息化建设工作，有利于弥补传统医院档案管理工作中的弊端，确保医院档案的完整性，更好发挥档案工作对医院发展的基础支撑作用。

1 医院综合档案管理信息化建设特点

1.1 精确性

传统的档案管理模式都是以纸质为载体，统一收集、保管，纸质档案所提供的内容直观清晰，可以直接调阅，根据人工编号存放于固定的地点。这一类档案形式与管理模式在医院发展初期的档案管理工作中起到了较好的作用。伴随着医院的快速发展，医院规模越来越大，科室设置逐渐增多，新技术、新项目的出现，使医院需要管理的文件档案资料不断增加，此时传统的纸质档案管理模式难以满足医院现代化发展需求[2]。为了满足当前社会的发展需求，提升服务质量，就要创新档案管理模式，医院综合档案管理信息化建设结合了网络传输技术、通信技术、扫描技术、多媒体技术、数据库技术与其他现代技术，将档案信息以电子文档的形式保存在网络空间或移动硬盘中，可以反复使用，节省了档案保存所需的场地与空间。同时，可对档案进行数字化编码、归类，在查阅档案时，只需在计算机中搜索档案的题名或关键词，即可快速、精确找到所需档案。

1.2 及时性

在传统的医院综合档案管理中，要求各个部门或科室必须及时将最新的档案资料提交至档案管理部门进行集中保管。由于档案部门属于不直接参与经济效益产出的“弱势群体”，职能部门不重视档案归档工作，档案工作人员不便频繁督促，长年累月容易出现严重的档案材料归档延迟问题，影响档案的查阅使用，甚至出现档案丢失的情况，使医院遭受一定程度的损失。为了解决上述问题，可采用现代信息技术手段实现医院档案管理现代化，将各部门在日常工作中形成的档案文书采取信息化处理，以电子文档的方式递交至档案管理部门，以实现综合管理，提高档案信息的及时归档率，彰显数字化技术具备的时效性优势。

1.3 共享性

医院档案种类多、数量大，给档案工作人员带来很大压力和工作负担，使他们难以有足够的精力对全部的档案进行全面细致的整理。借阅人员在查阅档案时，需要亲自前往档案管理部门查找，并且要按时归还，这一过程较为繁琐，会浪费很多时间和精力，在纸质档案的外借期间，极易遗失和破损[3]。由于档案的性质不同，查阅频率也有着较大的差异性，有的档案长时间无人问津，而有些档案借阅频率较高，并且一份档案无法多人同时借阅，极大地影响了档案的使用价值。综合档案管理信息化建设就是把档案转换为电子文档，电子文档能够基于互联网进行传输与共享，通过建设档案信息库，能够使医护人员随时随地查阅需要的档案资料，并能够在规定时间内自动归还档案，提升了档案管理的灵活性，简化了档案查阅与归还的步骤。医护人员可将精力投入日常的诊疗中，进而提升医院运行效率。

2 医院综合档案管理信息化建设要点

2.1 前期充分调研、分析、规划

在开展综合档案管理信息化建设前，对制度、流程进行梳理。根据医院现有的管理模式，对各职能部门进行动员，构建上下联动、多方协作的格局，使档案工作与前端业务流程紧密联系，对各职能部门的档案收集流程、管理节点、管理内容进行汇总梳理、充分讨论，并配合信息化建设部门做好统筹规划，做到逐步推进、分步实施，推动档案工作向数字化、网络化、智能化方向发展[4]。

2.2 人才是实现档案管理信息化的保证

党的二十大报告指出，“科技是第一生产力，人才是第一资源，创新是第一动力”。医院要加强对兼职档案员的管理，调动其积极性，提高其专业能力。同时，加强复合型高质量人才的引进与培养，选聘具备档案管理、信息技术与信息管理等专业技能的综合型人才。另外，增加档案管理人员数量，保障档案管理队伍的稳定性，为档案管理工作的创新奠定基础。

2.3 档案信息化安全体系建设

进入数字化时代，依托互联网平台开展档案管理工作，在享受便利的同时，也出现了较高的安全风险。在医院综合档案管理中要加强安全体系建设，选择有资质、经验丰富的档案数字化管理人员，对档案数字化建设进行全程监控，确保质量数据可视化。除此之外，医院要采购正规的系统应用平台，通过防火墙设置、水印技术、遮盖功能、分析阅读条目等措施，强化档案管理人员的保密意识，减少档案利用过程中的安全风险，提升档案管理的有效性和安全性。

2.4 档案信息化资源体系建设

根据医院发展新形势和各方面对档案利用的要求，建立对网页记录、社交媒体、新闻宣传报道等多种数字资源的接收机制，丰富档案资源体系，构建多元化库藏资源，为医院综合档案管理信息化建设工作的长远发展创造良好条件。拓宽档案信息服务领域，开展医院档案网站建设，实现远程在线档案服务，实时动态信息可以为医院经营管理提供调控和决策依据[5]。

3 医院综合档案管理信息化建设的优化建议

3.1 建立完善的档案管理信息化平台

目前，医院行政、临床等正朝着信息化方向过渡，力求通过信息化建设，满足医疗深化改革的要求，使医院医疗卫生服务质量得以提升。同时，借助信息化技术手段实现医疗资源信息共享与利用，以促进医学科学进步和经济发展。医院需要意识到档案管理信息化建设在医院现代化管理中的重要作用以及对医疗卫生事业发展的影响，加大对医院档案管理信息化建设的关注，增加档案信息化建设方面的投入，创建完善的医院档案管理信息化平台，创建理想的医院档案管理信息化发展环境。在医院档案管理信息化平台的具体构建过程中，需要考虑医院在现阶段发展中对档案管理提出的需求，加强档案管理信息化硬件设备的更新，如档案管理服务器、终端计算机、扫描仪、数据存储设备、信息安全硬件设备与档案管理专用局域网等。档案管理信息化平台软件开发，要从医院档案管理工作实际需要出发，从档案的归纳、录入、审核、整理、统计、保管与使用等需求出发，开发档案管理信息化平台专用系统。应用信息技术自动化、智能化优势代替复杂的人工操作，提升档案管理效率，如智能审核档案资料内容、验证档案内容是否完整、验证是否达到档案格式规范要求等。值得注意的是，虽然信息技术可以实现自动化、智能化操作，能够解决档案管理工作中大量的事务性工作，但是作为一名档案管理工作人员，仍要对自己的工作内容保持负责任的态度，严格遵循档案管理的根本原则与一般性方法，确保档案管理信息化平台能够得到合理、正确的使用。

3.2 打造统一的档案管理信息技术标准

首先，进行信息控制，严格按照档案保密制度进行管理，鉴定档案价值、保密范围、密级划分，开放存取档案资源访问权限。医院要着眼长远发展，在档案管理信息化建设中，打破档案信息“孤岛”，保证档案的有效利用。其次，可以联合构建云端档案数据库，上传可共享的文件至云端档案数据库，为合作单位开放查阅权限。但在此过程中需要注意，关联单位之间要制定档案管理信息技术统一标准，如档案信息数据存储格式、传输格式、加密方式等，避免在档案分享与查阅中产生阻碍，真正推动医院档案的共享，使数字化档案在共享体系中能够发挥出最大的作用[6]。

3.3 应用大数据技术，提高医院档案管理信息技术水平

随着时代的不断发展，医疗行业越来越重视医疗档案信息的利用和管理，而大数据的出现则为医院的档案管理提供了全新方向。大数据在档案管理中有着显著的应用优势，医院在档案管理信息化建设中，要充分发挥大数据技术的价值，提升医院档案管理的信息技术水平。在大数据存储技术方面，可应用New SQL、No SQL 和分布式文件系统，以达到医院档案管理中大数据存储的目的。医院应注重对数据库技术的研究，并将其与医院管理相结合，使医院档案管理信息化水平得到进一步提升。例如，在医院管理中，常用的大数据技术有情报检索、数理统计分析、可视化分析，专家系统等技术。在医院的信息化档案管理中，结合多种大数据分析技术，可以更好地适应现代医疗行业信息化发展趋势，提高管理水平和工作效率。医院可以根据各类档案特点，结合信息分析的需要，将不同大数据分析技术运用其中，为医院的临床工作、科研工作以及医疗卫生服务提供更多有价值的借鉴与决策依据[7]。

3.4 加强档案数据安全管理

在数字化时代背景下，在局域网和互联网等平台开展数字化档案服务，可能会面临一定高程度的网络安全风险，由于缺乏相应的管理制度，为数字化档案信息安全带来一系列隐患。因此，医院要对信息安全风险时刻保持警惕，有必要强化信息安全的管理手段，从组织结构、制度框架、安全保护以及员工培训等方面实施有效的预防和控制措施。在开发档案管理信息化平台时，要挑选有丰富业务经验以及高质量技术人员，对实现档案管理信息化平台的开发过程进行全程监控，同时建立完善的保密管理制度和严格的保密工作机制，确保档案管理信息化平台的安全性。为确保档案的安全使用，采用安全可信赖的系统应用和服务，利用水印技术、遮盖功能和分区查看条目等多项保密技术防止关键或隐私信息泄露。加强保密防护体系建设，医院任何员工在调用档案资料时，必须经过身份认证、权限认证等多种线上审核流程，通过验证后方可调取自己权限内的档案资料。在构建档案信息安全体系的过程中，高度重视隔离和访问控制，实施多维度的授权审查模式，定期对信息基础设施进行检测监控和安全评估管控，不断完善和升级安全防范体系。重视档案资源保护，加强电子文件的管理，建立完整有效的数字化档案归档制度和保管机制。高度关注组织内的信息安全，加强档案管理人员的安全教育，并提高他们的安全意识。档案管理人员做好加密备份，定期对信息化档案系统进行检查并更新系统功能，修复系统中的漏洞。加强机房标准化建设，做好设备机房的安全巡查和整体管控，建立完善的档案安全应急机制，在医院应急管理体系中增添档案管理相关事项，以预防为主，制定应急方案，提升安全应急管理水平。