档案数字资源长久保存和备份实现的路径探索

李永妮 王伟宁 张 梦 王西山

（中车青岛四方机车车辆股份有限公司，山东青岛 266111）

0 引言

时代的发展使信息资源越来越丰富，在互联网的影响下，信息的传播速度越来越快，人们的日常生活也开始受到影响。先进技术使数字资源的存取速度得到提高，各行业的档案数字资源保存开始面临重大挑战。当前，我国各行业利用较为广泛的一种信息资源为数字资源，而结合先进技术对数字信息资源进行保存与备份是各企业必须落实的一项工作。各行各业都已经认识到档案数字资源长久保存与备份的重要价值，但在相关工作实际开展过程中依然存在一定问题，提高档案数字资源保存与备份的效率与质量至关重要，对相关问题展开研究和探讨具有重大现实意义。

1 档案数字资源长久保存和备份概述

1.1 档案数字资源

1.1.1 定义

档案数字资源是一种新型档案形态，是在信息化时代下档案资源呈现出的新态势。档案数字资源需要在计算机技术、互联网技术等先进技术手段的推动下实现，伴随我国科技水平的不断提高与现代化技术的深入应用，数据库技术已经基本在各行各业得到完善，这为档案数字资源的形成提供了关键条件。数字档案资源指的是将传统档案资源转化为数据形式的信息，通过互联网或计算机等载体对这些无形的信息展开储存、管理、读取、利用，并在此过程中形成完整的信息资源库，使用档案数字资源的人员可以直接借助网络进行资源调取，并实现资源共享，与传统档案形式相比，使用档案数字资源更加便利，且服务更加优质。

1.1.2 内涵

在进行档案数字资源管理过程中需要对档案数字资源进行筛选、长期保存以及备份，应根据档案数字资源的重要性与实用性调整保存时间[1]。与传统纸质档案资源保存形式相比，数字化形态的档案资源保存时间更长，且安全性与稳定性更高，纸质档案在进行传播与使用过程中容易受到外界因素的影响，出现受损或丢失等不良现象，若未对相关档案资源进行合理备份，就可能会导致档案损毁无法利用。而数字资源主要是利用计算机与网络的形式进行传播，不仅具有较强的时效性特征，还能保证传播不受外界因素的影响。只有做好网络安全保护措施，才能保证档案数字资源的安全性与实用性。由此可见，档案数字资源长期保存与备份需要充分考量其真实性与完整性，并保证其安全性与实用性。

1.2 长久保存

对档案数字资源展开长久保存的主要目的是维护档案数字资源的真实性，避免档案数字资源在保存过程中受到各种外界因素的侵害与影响。与传统档案保存的体系相比，档案数字资源长久保存体现出了明显的差异，档案数字资源保存的信息并非传统意义上的纸质档案，而是对传统纸质档案的数字化转型，将传统纸质档案中的信息内容转化为电子数据信息，利用计算机、互联网、大数据等先进技术进行储存。这种形式的档案资源保存时间更长，对这些资源的储存时长取决于使用机构的基本需求，单位可以根据不同信息的重要性，设定数字资源保存时间标准，重要文件甚至可以保存几百年。

1.3 数字资源备份

数字资源备份指的是对数据信息的备用储存，是一种技术与解决方案结合的产物。随着档案管理信息化建设的不断渗透，档案管理的重要性开始在各行各业得到体现，在这一大背景下如何在档案管理过程中充分发挥先进信息技术的价值开始受到关注。档案数字资源备份有利于保证档案资源的安全，对防止档案丢失起到关键作用，是档案管理信息化建设未来发展的主要方向。档案数字资源备份是一种将数字资源信息从主要位置复制或粘贴到其他介质的过程，这一行为的主要目的是防止主文件被自然灾害、人为因素等意外损害，以避免这种现象对单位发展造成的影响[2]。

2 影响档案数字资源长久保存与备份的主要因素

2.1 网络安全

网络安全是影响档案数字资源长久保存与备份的重要因素之一，档案数字资源保存主要依靠互联网展开，若网络安全无法得到保障，就会对档案数字信息的安全性造成影响。在互联网技术飞速发展的当下，越来越多的病毒、网络漏洞等问题开始对网络安全环境展开攻击，会给档案数字资源的保存与备份造成巨大损害，若不对档案数字资源进行安全保护与加密，就容易被这些不法分子侵害，造成档案数字信息丢失或损坏等问题，甚至对企业或单位的信息系统造成重大安全威胁，因此加强对档案数字化建设中的信息网络安全环境治理至关重要。

2.2 储存介质自身

档案数字资源保存体系虽然能为档案信息的利用带来诸多好处，但也会受众多因素的影响。储存介质自身存在的局限性也是影响档案数字信息储存质量的关键因素之一，常见的档案数字资源储存介质大多为磁盘、光盘、磁带等。伴随先进技术的发展，档案数字资源的储存介质开始实现数字化转化，而这种转化也给储存介质自身带来一定影响，若储存介质的保存效果不良，就会对档案数字资源长期储存的安全性造成影响。当前，我国档案数字资源储存介质大多是通过人为进行控制的，若人为处理不当，就可能会影响储存介质的使用寿命，从而对档案数字资源保存造成影响[3]。

2.3 缺乏管理体系

若要长久保存档案数字资源，并保证档案数字资源的安全性与有效性，相关部门必须完善档案数字资源储存管理体系，并严格依照相关体系开展档案数字资源管理工作。当前，我国相关部门已经针对档案数字资源管理制定了有效的管理制度，但在相关制度落实过程中依然存在一定问题。部分单位在展开档案数字资源管理时，无法依据企业自身实际情况进行管理制度的调整与优化，导致档案数字资源管理体系的价值无法发挥、档案损坏无法恢复等问题依然频繁发生，严重影响了档案数字资源长久保存与备份的实现。

2.4 顶层设计不到位，经济投入不足

导致档案数字资源储存与备份无法达到预期效果的原因还包括顶层设计不到位以及经济投入不充足等。首先，部分单位针对档案数字资源储存与备份技术建设的顶层战略不够明确，没有强调档案数字资源长期保存与备份的重要意义，导致档案数字资源储存意识不足，影响了档案数字资源保存效果。部分单位存在资金限制，数字资源的保存需要单位引进大量先进技术，若单位缺乏档案数字资源的专项资金，就不能引进先进技术，使档案数字资源安全性无法得到保障，从而对档案数字资源长久保存与备份技术的落实造成不良影响[4]。

3 实现档案数字资源长久保存与备份的路径

3.1 加强网络安全防护，构建安全防范措施

为实现档案数字资源长久保存与备份，需要改善网络安全环境，加强对网络安全的防护工作，构建信息安全防范措施。首先，应建设实时监控体系，掌握数字档案储存平台的日常运行情况，针对档案数字资源储存系统建设防火墙，利用防火墙隔离内部网络与外部网络，避免出现非法访问等现象。同时，应为防火墙技术安装入侵检测系统，加大对访问IP 的监控力度，一经发现非法入侵IP，及时发出警报。其次，还应针对档案数字资源建设加密系统，使用密度更高且破解难度大的加密技术。若出现强制破解，则应及时发出警报，以防止档案数字资源丢失或被盗取的现象。再次，应加强访问控制，建立授权制度，要求单位内部人员使用自身工作权利进行数字资源的访问，并在登录过程中识别人员身份，由管理员给予权限后方可登录。最后，应加强日常管理与行为监管，积极向内部人员宣传维护网络安全环境的重要性，使单位内部网络安全防范水平得到提高。

3.2 制定数字资源管理体系与标准

针对档案数字资源管理建设相关的管理体系与标准，制定统一的管理规范。首先，应建立完善的组织架构，打造专门的档案数字资源长久储存队伍，明确相关部门人员职责，在充分划分责任后，落实文件或制度形式的数字资源管理、组织架构、主体责任、管理制度等，要求各岗位人员严格按照相关制度展开工作，以保障单位数字档案资源管理的有效性。其次，加强对单位内部档案数字资源保存与备份相关技术设备的管理，针对储存介质进行管理，与传统档案储存介质相比，数字档案储存介质存在一定特殊性，需要使用特定的技术，对储存介质的安全性进行防护[5]。最后，规范档案数字资源保存技术与规范，以保证档案数字资源长久保存，展开档案数字资源的管理工作。严格把控相关技术与设备的性能，加强对设备的维护与检修，确保设备使用能够满足单位档案数字资源保存标准，确保数字资源的安全。

3.3 完善顶层设计，提高人员相关保护意识

不断完善顶层设计，并在落实档案数字资源长久保存与备份的过程中，强调提高人员相关认知与意识。首先，构建档案数字资源长久保存系统，并根据单位自身实际需求对档案数字资源保存系统进行完善和调整，制定科学合理且能够满足自身发展的档案数字资源长久保存计划，明确规定档案数字资源的保存与备份形式，保证档案数字资源能够得到有效使用，避免出现档案数字资源信息冗余和丢失的情况。同时，还应建设数据库对大量的档案数字资源进行长期保存。其次，提高单位内部各层级人员的档案数字资源长久保存意识，强调展开档案数字资源保存工作的重要性，使内部各岗位人员能够清晰了解档案数字资源对单位发展的重要价值，并在展开档案数字资源长久保存工作的过程中，注重维护资源的使用价值，为档案数字资源使用提供便利条件，为实现档案数字资源长久保存与备份打下基础[6]。

3.4 加大资金投入，科学选择保存备份方案

加大对档案数字资源长久保存的资金投入，引进更多先进技术，提高档案数字资源长久保存的有效性，为提升档案数字资源利用价值提供保障。首先，国家相关部门应为相关单位提供专项资金，并引导相关部门合理分配资金，争取财政支持，以确保档案数字资源长久保存。其次，科学合理地选择档案数字资源长久保存与备份方案，根据自身情况科学合理地选择档案数字资源储存方式与储存介质，根据不同储存方式的优点与单位自身发展情况，合理选择能够维持单位稳定并有利于推动单位发展的储存模式，建设合理的风险应对体系，避免外界环境对档案数字资源保存与备份造成不良影响，防止其给单位发展带来巨大损失[7]。

4 结语

档案信息是社会发展与企业发展的重要记录，在现代化技术不断发展的背景下，结合先进技术对数字资源展开长期保存与备份具有重要价值。档案数字形态的出现给数据信息带来了新的生机，也在一定程度上推动了档案资源价值的发挥。针对档案数字资源长久保存与备份进行探讨与研究，有利于为档案数据实现长期可读提供保障，助推行业进步，促使社会发展。各企业应不断加强网络安全防护，构建安全防范措施，制定数字资源管理体系与相关管理标准，完善顶层设计，提高相关人员认知与意识，加大对数字资源保存与备份的资金投入，科学合理地选择数字资源保存与备份方案，做好数字资源的储存与备份工作，推动档案事业的高质量发展。