采购与资产管理工作一体化初探

朱敬嵩　杨玉京　赵云

近年来，国家加大了对高校的资金投入，形成了规模庞大、品类复杂的国有资产，资产管理工作的难度明显增大。长期以来，大多数高校项目预算、采购与资产管理采用的是独立的系统，不符合国有资产“全生命周期”管理要求，存在项目管理不科学、采购需求调查与项目论证不规范，国有资产管理责任意识淡化、条块分割、监管不力等问题。为强化“全生命周期”管理理念，必须打通采购与资产管理的“信息孤岛”，河南医学高等专科学校上线采购与资产管理一体化信息系统，是对上述问题的深入调研与有效尝试。

一、国有资产管理及采购相关问题

（一）项目管理的科学性

学校采购项目的立项与学校总体发展规划和常态化运行密切相关。因此，学校各单位（部门）拟定的采购项目既要符合学校的总体规划和年度计划，又要突出部门特色，包括保持中长期发展的支撑项目、落实上级文件要求的业务项目、日常运行的常规性项目等。目前主要存在以下问题：

一是对学校发展规划和上级有关政策学习不透、了解不深，提出的项目与参数较随意，既无新意，又无前瞻性。二是对本单位（部门）业务和上级政策要求缺乏全面把握，提出的项目不能很好地与政策要求相契合。三是仓促立项，不重视项目立项工作，没有很好总结本单位（部门）日常工作流程和一贯做法，眉毛胡子一把抓。

（二）采购需求调查的规范性

一是项目分类不严谨、不规范，采购主体责任意识不强。项目管理与新增资产配置、需求调查等环节结合不紧密，执行《政府采购需求管理办法》相关要求不力；部分项目论证走过场，存在拿着表格找有关人员草率签字，用签字的表格代替论证的现象。二是项目需求调查不深入。一些单位（部门）在项目立项时一味追求项目的多少，盲目购置功能重复或者与工作匹配性不够强的资产，导致出现资源配置不合理、资产使用率偏低的情况；过度依赖供应商提供项目建设的思路及技术参数，未能从学校发展的层面提供具有前瞻性的产品，甚至提供即将停产的产品，导致产品参数排他性和引发质疑投诉的情况时有发生；个别单位（部门）为避嫌，没有与供应商充分接触，获取的信息量少，影响采购需求的准确性。

（三）国有资产管理的主体责任意识

国有资产管理责任意识淡薄，重视程度不高，是高校资产管理的通病，对国有资产管理的重要性认识不够深刻，不能有效落实“谁使用谁管理、谁签字谁负责”的资产管理原则。例如：人员调岗、离职、退休等变动不能及时办理交接手续，造成资产账实不符；对于专业性较强的设备缺乏相关专业专家或第三方验收，只对规格、型号、外观等方面进行验收，缺乏前瞻性，存在接收临近停产的产品，造成验收和使用方面的困难的情况，矛盾多发。

（四）资产与采购管理条块分割

目前各高校的资产与采购信息化项目纷繁复杂，但都不能很好落实“全生命周期”管理理念，缺乏对“一体化设计，结构化流程，整体化资源”的建设实践，存在“为信息化而信息化”的现象，且多数资产管理系统的功能只局限于资产使用环节，未能与项目立项、采购、验收、合同管理等环节系统整合，“信息孤岛”问题突出，不符合“一体化管理”的现实需要。

（五）管理制度执行力

近年来，在财政部门及上级主管部门的要求下，各学校采购及资产管理相关制度已逐步建立、完善，但在实际工作中制度普遍存在落实不到位与推诿扯皮现象。同时，资产管理各个环节缺乏有效的监管与督导，项目执行出现卡顿，给其他工作造成很大影响，资产管理部门也因此承受了不少非议。

二、解决问题的思路和办法

针对上述问题，我们一方面要加强对资产管理法规的宣传与学习，基本事项依法规管理，同时有针对性地制定和完善有关规章制度，明确主体责任；另一方面要上线采购与资产管理系统，主要围绕资产管理和招标采购涉及的流程和环节，进一步压实责任、落实到人。

（一）认真贯彻落实相关法规政策

一是要深入学习掌握相关文件精神，特别是中层以上领导干部和参与项目执行的相关人员，必须清楚为什么这样做，不按文件规定做会有什么后果，要承担什么样的责任，强化政策性引领，激发学习自觉性。

二是要按照“谁使用谁管理、谁签字谁负责”的原则，修订完善符合单位实际的实施细则、规定，指导怎么做、由谁做、完成时限等。我们先后修订了《内部控制制度》《招标采购管理办法》《国有资产管理暂行办法》等校内制度，强化了项目立项的严谨性、可行性，提高了资产管理的规范性和实效性。

三是要扭住“立项”和“验收”这两个重点环节不放松。一方面，充分发挥招标采购工作领导小组和国有资产管理委员会职能，根据学校总体规划及各项建设的需要，对学校政府采购及国有资产管理中的重要事项进行协调、审议和决策；另一方面，通过制定《验收管理办法》和上线采购与资产管理系统，不仅规范了验收流程和实行分类验收，还综合运用信息化手段，提高验收效率，事后随机监督，增强大家依法依规办事的自觉性。

（二）上线采购与资产管理系统

采购与资产管理系统将资产配置、采购需求管理、政府采购意向公开、询价价格库检索、采购项目实施管理、采购过程动态监督、合同管理、验收管理、资产入账及日常管理、支付管理、资产处置管理、专家库管理、供应商库及代理机构库、移动办公等流程融为一体。主要功能如下：

一是将拟入库项目新增资产配置审核环节纳入系统管理，系统事前植入资产配置标准和存量资产数据，由系统自动比对、判定新增资产配置是否超标、重复配置。若超标、重复配置，系統会自动提醒禁止配置。

二是系统内增设采购需求管理模块。按照《政府采购需求管理办法》规定，将一般性审查、重点审查等模版嵌入系统，相关资料实现在线留痕。

三是在系统基本资产管理功能的基础上，建立一级、二级两级“虚拟库”，一级由资产管理处负责管理，二级由项目管理部门负责管理。将库存待分配资产、待报废资产、闲置资产，以及因人员离职、退休、部门变更等原因需退库重新分配的资产分类集中于“虚拟库”，为资产调剂及再分配提供精准数据和便捷办理途径；在资产验收环节，利用系统的优势将相关视频、图片资料上传，实现“线上验收”“分级验收”等，可以长时间留存相关验收信息，方便事后监督监管，有力避免不规范验收情况的发生。

四是按照上级“预算一体化”的要求，我们在系统内将资产配置计划、需求调查、项目立项、项目执行、验收、合同管理、资产入账、资产处置等环节按照时间线串成一个连贯的整体，各个环节的数据能够互通共享，有效地解决了“信息孤岛”问题。

五是针对制度执行及监管问题，我们通过“一体化系统”，在采购全过程的每一个环节合理设定时限要求与预警提醒功能，设置超过时限系统移动端自动提醒并通知相关部门负责人、分管校领导及纪委的三级预警，有效督促项目实施。同时，在系统内通过授权，可以实时查看、监控项目执行进度，及时发现项目执行卡点，便于有效处理问题，提升办事效率。

随着高校资产体量日益增大和大数据迅猛发展，国有资产“全生命周期”管理工作迎来了新的机遇与挑战。我们应当顺应时代要求，更新思维方式，改进工作方法，加强系统、数据的运用，让数据“跑起来”“串起来”“火起来”，进一步提高国有资产管理工作效率和质量。