加强血站档案管理之我见

◇内江市中心血站 高 望

血站是不以营利为目的，采集、提供临床用血的公益性卫生机构。血站档案管理主要是指从采血到供血的整个过程中，通过对具有价值的文字资料、图像、声像等材料建立档案进行保存的一项业务活动，包括业务档案、文书档案、科技档案、会计档案、人事档案和特殊载体档案等。不断加强和提高血站档案管理水平，实现档案有效利用，进一步促进无偿献血事业健康快速发展，切实保障人民群众身体健康，是当今各级血站档案管理工作的实际需要，也是努力实现国家“十四五”规划提出建设“健康中国”宏伟目标的迫切要求。

1 血站档案管理工作的重要性

1.1 法律法规要求

《献血法》规定要保证医疗临床用血需要和安全，保障献血者和用血者身体健康，发扬人道主义精神，促进社会主义物质文明和精神文明建设；《血站管理办法》第二十八条规定：“献血、检测和供血的原始记录应当至少保存十年”；《血站质量管理规范》明确规定：“血站应建立、实施记录管理程序和档案管理程序，记录并保存采供血过程中产生的结果和数据，使其具有可追溯性，以保证质量体系有效运行并满足特定的质量标准”。

1.2 事业发展需要

血站档案真实、完整地记录了从献血者宣传招募、征询体检、初筛、采血、成分制备、检测、储存发血及血液质量控制等全过程，是采供血机构规范化管理的重要内容，也是血站各项业务工作有效开展的有力保障，为血站领导科学决策提供历史数据和决策依据。近年来医疗纠纷和法律纠纷中举证倒置责任的实施，使血站档案及相关医疗原始档案成为处理此类问题的关键证据，完整合规的血站档案资料必将成为分辨和证明涉血各方责任的重要依据。血站档案也是血液方面科学研究的可靠依据，血站科研工作者可以通过查阅档案获得丰富可靠的第一手材料。血站档案更是血站文化建设的传承载体、无偿献血宣传教育的生动素材。

2 血站档案管理普遍存在的问题

2.1 档案管理规章制度缺失

尽管对于采供血工作国家已有一套较为成熟的法律法规和标准体系，但仅在《血站管理办法》和《血站质量管理规范》中对采供血过程的原始记录要求作了简要描述，对归档文件的鉴定、整理和利用缺乏统一的规范标准，没有可行的统一管理制度，导致血站档案管理难以实现标准化、规范化、系统化。

2.2 档案管理人员业务素质欠佳

血站从事档案管理的工作人员多数不是档案专业毕业，上岗前未接受过系统的档案专业培训，且多数档案工作人员身兼数职，无法全身心地投入到档案管理工作中。各直接产生文件资料的科室没有指定专人兼管档案的收集、整理和移交工作，即使指定了专人管理，也常常出现人员频繁更替、培训不到位等情况，在一定程度上影响了档案的归档质量。尽管血站每年会组织对相关岗位人员进行档案管理知识培训，但培训内容主要针对档案管理制度的培训，缺乏对档案管理专业知识和专业技能的系统性培训。

2.3 档案管理工作资金投入不够

多数血站业务办公用房仅能满足正常采供血业务工作，档案没有安排放置在单独统一宽敞的场所进行有效管理与使用，档案管理的软硬件设施设备也达不到理想状态，随着采供血业务的不断发展，档案资料越来越多，普遍面临档案存放困难的问题，导致档案管理工作良性发展缺少必要的硬件条件。受预算资金紧缺所限，存放档案的设施设备得不到及时更新和增加，无法适应新时期采供血档案的存放要求。加强档案信息化建设也需要大量资金投入，用于档案管理系统的开发应用和基础设施的配置，资金投入不足也成为制约血站档案管理信息化发展的重要因素。

2.4 档案信息资源利用程度较低

目前血站档案管理往往只满足于档案的收集、整理、保管，而忽视了档案信息资源的开发利用。虽然血站的档案资源面向本单位开放，但前来查阅、借阅档案的却是寥寥无几，仅有的编研成果也只停留在“大事记”和“组织沿革”等档案参考资料，编研选题范围小，形式单一，对采供血业务工作具有参考和指导作用的编研成果不多，档案整体利用程度处于较低水平。

2.5 档案信息化建设水平落后

多数血站主要加强对业务档案目录检索进行信息化管理，对于电子文件和其他特殊载体档案尚未引起重视，大量电子文件散存在各产生部门，各类照片、底片、声像（录像带、录音带）档案也没有得到统一规范保存。历史业务档案管理仍处在纸质档案阶段，未能进行数字化管理，给信息查询带来较大困难。同时，对血站行政、文化建设、后勤等档案没有真正实现档案管理，以上种种问题均严重制约着血站档案管理数字化、信息化建设的发展步伐。

3 加强血站档案管理的对策

3.1 完善管理制度

各级血站应积极呼吁有关部门尽快制订出台全国血站系统档案管理工作的规范性文件，将档案管理纳入法制轨道，形成系统、完善的工作模式。单位内部应制定标准的档案管理制度，其中对应档案的接收、保管、整理、统计、鉴定以及利用等流程都应在档案管理制度中做出明确规定，从而为档案管理行为按章办事创造基础条件。健全档案管理网络，明确各科室、采血点的档案管理员职责，按照谁形成、谁整理的归档原则，各档案形成部门收集整理本部门的档案资料，制订一系列行之有效的档案管理制度和措施。制定保证血站档案安全性的相关制度，严格按照规范安全保管和保存血站所有记录，防止篡改、丢失、老化、损坏、非授权接触、非法复制等，应对记录进行分类管理，并建立检索系统；建立和实施保密制度，对献血者的个人资料、献血信息、血液检测结果以及相应的血液使用信息等进行保密，防止未授权接触和对外泄露。

3.2 加强队伍建设

加大对高素质专业型档案管理人才引进力度，引进具备运用各种信息、掌握专业档案知识、熟练计算机操作等技能的先进档案管理工作者，通过其专业技能和管理经验分享，有效带动档案管理水平的提高。增强档案管理人员的责任意识，血站档案管理工作责任大，工作量大，作为档案管理工作人员必须要有高度的责任心和使命感。对现有档案管理人员进行全方位档案管理专业知识的培训和学习，不断提高员工对档案管理专业知识认知和掌握，进一步规范档案管理工作。邀请档案专业人员对血站档案管理工作进行业务指导，去档案管理工作做得好的单位学习，使档案管理人员的业务素质得到进一步提高。明确分管档案工作的单位负责人的工作职责，加强对各科室兼职档案工作人员负责所在科室的档案收集、整理、编目、立卷、移交等工作进行监管。

3.3 加大资金投入

血站档案管理工作的开展需要一定的基础设施条件做为支撑，各级血站首先应切实保证档案库房用地，对于档案库房内的必备设施，如空调、除湿机、密集架、防火、防盗、防虫等设施必须配备到位；将保障档案管理工作的经费开支列入到血站每年财政预算中，逐步引进现代化技术和设备实现档案的现代化管理，视资金情况可配备智能密集架和物流网等先进设施。

3.4 促进档案利用

血站应加大对档案工作的宣传力度，在本单位积极营造“爱护档案、利用档案”的良好氛围，可充分利用单位网站或办公网络提供已公开的档案信息，结合政务公开加大档案信息资源的开发利用。大力推进血站档案文化建设，并将其作为血站文化建设的内容之一，开展深层次的档案编研工作，争取推出一批档案文化精品创作，既可推进档案文化阵地工程，也可作为无偿献血宣传的一种重要形式。

3.5 提高信息化水平

信息化是档案管理工作的必然趋势，现代信息技术的发展与完善，要求血站逐渐转变传统的管理方式，借助先进科学技术手段完成信息化管理，促进档案管理由纸质时代向电子时代转化。相关部门应依据规划要求，支持血站采购血液信息管理系统以及电脑、扫描仪、打印机等基础性管理物资，通过局域网建设互通有无，对信息系统及档案信息安全性加以保障。尽快着手开展传统载体档案的数字化工作，可通过服务外包的形式，建立符合血站档案工作实际的档案信息化管理软件，实现数据管理、整理编目、利用查询、辅助实体管理、安全保密和系统维护等基本功能。档案管理工作较为成熟的血站可逐步推进档案数据库的建设，并与单位办公网络相衔接，真正实现文件生命周期的过程管理，确保血站档案的真实性和完整性。

综上所述，血站应完善档案管理制度，加大档案管理基础设施建设及人力等方面的投入，不断提高档案管理信息化水平，通过有针对性地改善档案管理工作中存在的不足，规范血站档案管理工作，提升血站整体管理水平，有效保证血液质量，确保临床用血安全，最大限度地发挥档案在血站管理当中的重要作用，促进无偿献血事业持续健康发展。