电子会计档案工作的思考与探索

2023-12-18■李冬林静

云南档案 2023年4期

■ 李冬林静

近年，随着信息技术的深入应用，会计电子化得到前所未有的发展，呈现出多层次、多方式的会计电子化发展路径，产生了大量电子会计资料。对电子会计资料进行全流程电子化管理，是提升会计信息化水平的根本途径。用传统纸质档案管理模式对电子会计资料进行归档，显然不能满足各单位对多维电子会计档案的需求。电子会计资料归档作为会计电子化管理的最后一环，成为亟待解决的问题。而电子会计档案工作面临着标准不统一、信息化发展水平不均衡等问题。财政部发布的《会计改革与发展“十四五”规划纲要》中提出：积极推动会计工作数字化转型，将会计信息化工作规范的适用范围从企业扩展至行政事业单位，制定、试点并逐步推广电子凭证会计数据标准，推动电子会计凭证开具、接收、入账和归档全程数字化和无纸化。

一、电子会计档案的重要意义

（一）顺应会计工作信息化发展趋势

会计信息化进程的加快和信息化程度的提升，产生了大量的电子会计资料，传统的纸质会计档案管理模式根本无法满足其存储、管理和利用需求，迫切需要对电子会计资料进行电子化归档，实现电子会计凭证从开具、接收、报销、入账到归档、利用的全流程电子化管理，以进一步提高会计工作效率和规范化管理水平。

（二）满足档案工作数字化转型要求

当前，实现电子文件单套归档和电子档案单套管理已成为档案工作数字化转型的重要内容。电子会计资料单套归档和电子会计档案单套管理的实现，将极大地减少人工整理、归档、移交、接收的压力；能够统一规范、统一制式，确保电子会计档案标准、高效、便捷管理；使会计档案的利用脱离时间、空间限制，实现在线审批、在线查阅，延长档案使用寿命，改善利用者的档案利用体验，提高档案工作效能。

（三）降低经济成本

单位财务工作中的凭证、报表、资料以电子数据形式流转，以电子形式归档和管理，整个过程实现了让数据多跑路、让人员少跑腿，减轻了人力资源压力，传统纸质会计档案的传递、保管成本被节省，符合低碳、环保的可持续发展理念。尽管初期需要一定的信息化建设投入，但随着系统的建成和应用，将大幅度地节约经济成本，投入产出效益极高。

（四）为财政监督工作提供有力支撑

《中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步加强财会监督工作的意见》（中办发〔2023〕4号）提出，加强财会监督工作需构建财政部门、有关部门、各单位、中介机构、行业协会等监督主体横向协同、中央与地方纵向联动机制，为此要整合财会监督信息化系统和大数据资源，推进全国统一的财会信息共享平台建设，积极运用“互联网+监管”，大数据分析等创新方式提升监督能力，以上工作的开展有赖于会计电子化水平的提升。实现电子会计资料电子化归档和会计档案电子化管理，能够大大提升会计信息质量，有力减少监督的的盲点和难点，保障财会监督工作精准高效开展。

二、电子会计档案管理的法规制度基础

《中华人民共和国档案法》明确规定，“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”“电子档案与传统载体档案具有同等效力”等要求，为包括电子会计档案在内的电子档案单套管理提供了原则要求和法律支撑。《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）对实现电子档案单套制管理的管理要求和技术要求做了细致的规定，推动电子档案单套制管理步入正轨、创新发展。

会计档案作为国家基本专业档案目录中经济类专业档案，《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79 号）对电子会计资料归档及电子会计档案管理做了基础性的规定，明确了电子会计资料仅以电子形式归档保存的基本条件，也是电子会计档案单套制管理的前置条件。《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6 号）对电子会计凭证进行了规范界定，明确了单位可仅用电子会计凭证报销入账归档所需同时满足的条件。国家档案局等四部门编制的《电子发票全流程电子化管理指南》为各单位在电子发票开具、接收、报销、入账、归档全流程管理过程中的具体操作提供了方法和指导。《电子会计档案管理规范》(DA/T 94—2022) 规定了电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作的要求，为电子会计档案全流程管理提供了可操作的基本业务规范，成为全面开展电子会计档案管理的有力保障。

三、电子会计档案推进的步骤

（一）统一会计数据标准

目前财政部已会同税务总局、人民银行、国资委等单位，印发《关于联合开展电子凭证会计数握标准试点工作的通知》(财会〔2022〕6 号)，通过推进电子凭证会计数据标准的制定与实施，解决各类电子凭证标准和充一、数据不兼容导致的接收难、入账难、归档难问题，便于不同来源的会计数据之间的兼容、比对和共享。

1、制定实施输入环节的会计数据标准。在输入环节，加快制定、试点和推广电子凭证会计数据标准，在统一电子凭证数据标准的前提下，实现电子票据接收、入账和归档全流程的自动化、无纸化。

2、制定和实施处理环节的会计数据标准。在处理环节，探索制定财务会计软件底层会计数据标准，规范会计核算系统的业务规则和技术标准，满足各单位对会计信息标准化的需求和相关监管部门穿透式获取会计数据系统底层数据的需求。

3、制定和实施输出环节的会计数据标准。在输出环节，推广实施基于会计准则通用分类标准的企业财务报表会计数据标准，降低编制及报送成本，提高报表信息质量，增强会计数据共享水平，提升监管效能。

（二）提高会计档案的数字化水平

深入推动单位业财融合，加快推进单位会计工作数字化转型，提高会计档案的数字化水平。通过会计信息的标准化和数字化建设，推动企事业单位深入开展业务和财务融合，真正实现办公自动化系统、报销系统、合同管理系统等业务系统系统与财务核算系统、电子会计档案管理系统之间的互联互通，积极运用大数据、人工智能、移动互联、云计算、物联网、区块链等新技术，提高会计核算、费用报销、会计报告、资金结算等智能化水平，并完善新技术影响下的内部控制信息化配套建设，推动内部控制制度有效实施，提升内部控制水平。