税务档案管理数字化的现实障碍与应对策略

何静/浙江经济职业技术学院

1 问题提出

习近平总书记在党的二十大报告中强调要加快建设“数字中国”，加快发展“数字经济”，全面开启中国式现代化国家新征程。税务档案数字化建设势在必行，这既是实现税收征管能力现代化的基础性工作，也是扎实推动税务管理体制改革创新的基础性工作。目前，受制于税务档案管理的特殊性、数字技术应用的局限性以及税务档案资源利用的狭隘性等因素影响，税务档案管理数字化仍然存在诸多现实障碍。

文献研究发现，我国税务档案管理现代化经历了“电子化——信息化——数字化”三个发展阶段，税务档案管理理论与实践也主要从这三个方面进行了研究和探索。学者们认为，传统的档案模式已经完全不能适应现在的征管模式和信息化建设，税务档案管理的电子化势在必行，同时还必须对税务档案进行集约化管理。而针对双套制税务档案管理模式以及电子税务档案管理存在的问题，则提出了提高税务资料的电子化率，拓宽税务档案管理无纸化空间，加强对税务电子文件的全程管理，实现“电子原件”

等具体措施。对于税务数字档案室建设面临的问题，通过文献梳理发现，主要表现在建设理念、电子档案数据管理及系统建设、新模式和新技术研发应用、税务数字档案安全防范措施、数字档案室功能利用等方面。目前研究还发现，税务数字档案也存在“滞后归档”缺陷、税收动态面临税务档案监管风险、税务数字化档案存在信息公开争议、财税部门与档案部门的联动性有待提升等现实问题。

2 研究方法与数据采集

近年来，浙江在全国率先推出“最多跑一次”改革，加快了数字公共服务平台和数字经济治理体系构建，税务档案管理数字化作为实现数字公共服务和数字经济治理的重要抓手之一，其现状如何值得关注。因此，这里通过对浙江地区税务档案管理数字化的现状进行问卷调查来获得研究的第一手数据资料。问卷调查基本涵盖浙江省11个地市的税务机关，涉及县（区）以上税务机关43个。以问卷星在线填写问卷和线下填写纸质调查问卷的形式为主，同时辅以电话访谈。共发放问卷300份，其中回收有效问卷267份，有效回收率为89%。通过问卷调查了解浙江地区税务档案管理数字化的基本现状，也为探索我国税务档案管理数字化的现实障碍提供了基本依据。

3 税务档案管理数字化现状分析

调查问卷统计表明，通过地市级及以上规范化数字档案馆、室测评验收的税务机关单位为32.3%，仍有61.3%没有通过相关测评验收；有64.52%的单位配备了实现档案管理基本功能的管理系统，档案管理系统全覆盖明显不足；83.87%的单位已完成档案数字化量约占馆藏“长期、永久保管档案”总量的比例只有20%以下，只有3.2%的单位已完成档案数字化量约占馆藏“长期、永久保管档案”总量的比例50%以上。总体来看，税务档案管理数字化任重道远。其他基本情况统计如下。

3.1 资金投入与人员配备

2018年以来，各税务机关投入数字档案馆或开展档案信息化建设的经费总量，200万元以上的单位占比为10.97%；100-200万元之间的单位占比为6.46%；50-100万元之间的单位占比为8.38%；20-50万元之间的单位占比为22.58%；20万元以内的单位占比为51.61%。

目前，专职与兼职档案工作人员中，拥有档案管理相关专业背景人数占比为20%以下的单位有80.65%，占比50%以上的单位是12.9%；拥有计算机、人工智能、大数据相关专业背景人数占比20%以下的单位有83.89%，占比50%以上的单位只有3.21%。

3.2 管理制度与平台建设

70.97%的单位有数字档案收集、归档制度；54.06%的单位有数字档案生成、运转、处理制度；57.27%的单位有数字档案存贮、备份制度；51.61%的单位有数字档案内部查阅制度；35.48%的单位有数字档案对外公开制度；38.71%的单位有涉密档案数据管理制度；25.81%的单位有档案信息利用审批制度；16.13%的单位有开放档案信息上档案网站审批制度。

有61.29%的单位实现了档案管理系统与办公平台对接；有35.48%的单位实现了与办税平台的对接；有22.95%的单位实现了与查询平台的对接；有12.35%的单位与采购平台实现了对接；还有9.73%单位与其官网、官微实现了对接；只有3.12%的单位与征信平台实现了对接。

3.3 档案利用与档案开发

税务机关各单位向所属部门开放共享数字档案资源时，开放共享档案目录、档案全文、照片档案、录音录像档案以及其他的占比分别是54.84%、25.81%、22.78%、16.13%、41.94%。向纳税人开放共享数字档案资源时，开放共享档案目录、档案全文、照片档案、录音录像档案以及其他的占比分别是35.36%、11.39%、12.96%、4.27%、64.52%。

此外，税务数字档案二次开发利用的现状不容乐观。暂时还未开展二次开发的单位占比为80.65%；开发应用的场景主要包括提供图纸、图片，占9.88%；开发办税虚拟实景的占比为5.85%，提供纳税人信息占比是6.02%；其他应用场景占比为3.23%。

3.4 档案保管与档案安全

数字档案实现异地备份的单位只占10.13%；向属地档案局登记备份单位是34.42%；向上级税务部门登记备份的单位有19.36%；实现单位内双套备份的也只占47.59%。档案库房实现恒温恒湿智能化控制的单位占54.84%；档案密集架实现智能化控制的单位有37.28%；安装了监控和报警设备的单位是64.52%。

此外，分别有46.39%、54.84%、49.53%、45.16%、38.71%、39.21%、32.26%的被调查者认为，本单位硬件防火墙或网闸有效运行，软件防火墙及杀毒软件有效运行并及时升级更新，数据库、网络、信息发布等管理制度健全并有效执行，档案鉴定制度健全可行，数字化等外包单位保密协议规范，外包单位及其设备、人员管理有效，数字化现场管理到位。

4 税务档案管理数字化的现实障碍分析

4.1 资金投入和人员配备不合理

税务档案管理数字化需要人力和物力作为基础支撑。购买数字化硬件需要资金支持，开发和使用数字化软件、硬件需要配备专业人员。传统税务档案管理以纸质档案收集、整理、归档和保管为主要内容，操作性强，技术要求低，资金投入和人员配备问题不明显，而税务档案管理数字化如果没有相应资金投入和高素质专业人员参与是无法实现的。因此，税务档案管理数字化不仅使资金投入和人员配备不合理问题进一步显现和加剧，也成为当前必须首先要解决的现实障碍。

4.2 管理制度和平台建设参差不齐

制度建设是保证税务档案管理数字化正常运行的基础性工作，平台建设更是确保税务档案管理数字化具有可运行物质载体的根本，二者建设相辅相成、缺一不可。传统的税务档案管理制度建设依然参差不齐，既不能适应税务工作机制和税务管理体制创新发展的需要，更不能适应数字化变革的大环境。相对于税务档案数字化管理制度，平台建设更是从无到有、方兴未艾；平台建设不仅仅是技术问题，也是管理问题，需要综合使用技术手段和管理方法才能完成。

4.3 资源存储不足与利用不足并存

数字档案资源存储不足，数字档案资源利用与开发也不足，即“捉襟见肘”的数字档案资源与利用新型档案资源不足似乎相匹配，但将严重阻碍相关单位税务档案管理数字化的积极性，进而影响税务管理整体的数字化。当然，税务档案数字化利用不足也可能受纳税人实际需求不足的影响，但这不能成为阻挡数字档案建设、丰富数字档案资源馆藏的理由，税务管理部门有义务引导社会公众和纳税人提高档案管理数字化的认知水平和利用水平，也就是说，解决税务档案管理数字化过程中资源存储不足与利用不足并存的问题，是当前税务档案管理的重要任务。

4.4 共享便捷性与安全保密性对立

提高工作效率和服务水平，是税务档案管理数字化的根本要求和最终目的。档案数字化的便捷性已成为社会基本共识，既减少了线下公共资源的配置，也缓解了纳税人和其他社会大众办理相关业务可能存在的拥堵现象，节约了社会公共成本和社会私人成本。另外，税务档案管理数字化势必冲击税务档案管理的安全保密性，数字资源对于使用人来说便于共享，也便于携带，但对所有人来说就增加了保管、保密的难度，其安全性的威胁大大提高，如何解决税务档案管理数字化共享便捷性与安全保密性对立，是新时代税务档案管理数字化面临的新课题。

5 主要应对策略

5.1 加快税务档案管理数字化人才培养是前提

传统的单一知识型、技术型和操作型的人才，已经不能胜任税务档案管理数字化工作复杂性的要求，税务档案管理数字化亟待解决专业人才配置问题。既可以通过脱产培训、在岗学习、跟班实习、外部引进以及政策范围内委托高等院校订单式培养，解决税务档案管理数字化人才培养难题；也可以通过人事代理、劳务派遣和税务档案管理数字化任务外包，缓解税务档案管理数字化人才培养的暂时性不足。

5.2 重视税务档案管理数字软硬件建设是基础

“工欲善其事，必先利其器”，要加大资金投入，加快档案管理数字软硬件设施设备的更新换代，优化和开发新设施新设备、新软件，拓宽数字档案容量空间，真正把重视税务档案管理数字软硬件建设落到实处。要避免税务档案管理数字软硬件基础设施建设只停留在省市级税务机关，要积极帮助县（区）及以下税务管理主体加快档案管理数字软硬件基础设施建设，创建自上而下全程贯通的税务档案管理数字软硬件建设新体系。

5.3 构建税务档案管理数字化工作机制是关键

税务档案管理数字化应该纳入到税务管理和税务工作体系数字化流程中。要创新税务档案管理工作机制，改变线下单一工作形式，链接线上工作平台与线下工作窗口；要打破工作时空界限，凝聚线上和线下综合优势，全方位推送工作内容，有效化解线下业务办理的人际冲突，用新机制破解工作新难题；要把新发展阶段、新发展理念、新发展格局融入新工作思维，构建税务档案管理数字化工作新机制，不断开创税务档案管理数字化工作新局面。

5.4 健全税务档案管理数字化制度体系是保障

“没有规矩，不成方圆”。既要有数字档案生成、运转、处理制度，也要有数字档案收集、归档、存贮、备份等制度；既要有档案管理的一般制度，也要有数字档案管理的特殊制度。在完善已有档案管理制度的基础上，要不断补充适应数字档案管理现实需要的制度内容；要创建解决数字档案共享便捷性与安全保密性对立的管理制度，努力实现税务档案管理数字化水平与税务档案管理数字化服务水平协同提高。