事业单位干部人事档案数字化初探

慎一虹 吴小娟 沈鸿霞/湖州市图书馆

1 引言

事业单位干部人事档案记录和反映干部个人的重要信息，是事业单位对干部进行教育培养、任用选拔、评价鉴定、管理监督以及开展干部队伍建设的重要依据，也是事业单位开展短期管理、中期规划和长期发展的重要资源。党的二十大报告明确指出，人才是第一资源，时代不断发展进步，人才已经逐渐成为各单位各机构发展的重要竞争力，因此干部人事档案管理的效率与质量，对事业单位持续稳定健康发展起着非常重要的作用。

然而，在过去相当长的时间里，事业单位干部人事档案以纸张为载体，由人工进行整理，管理模式比较粗疏，偶尔存在失真或错误等情况。随着信息技术发展突飞猛进，把传统的纸质档案信息转化为数字信息，利用相关设备，通过数字化手段对干部人事档案材料进行存储、管理和利用，对全面提高组织人事工作整体管理水平、创新组织人事管理方式具有非常重要的意义。

2 干部人事档案数字化过程中亟须解决的不足

2017年 7月，在全国正式颁布实施《干部人事档案数字化技术规范》后，大多省、区、市和部分中央单位，慢慢开始推进干部人事档案数字化工作。最近两年，各省干部人事档案数字化已经开展得如火如荼，但是当前事业单位人事档案数字化工作依然处在探索阶段，没有太多的经验可以借鉴，很多方面做得不完善，在纸质档案查缺、数字化业务外包等多个环节存在安全性、严谨性方面问题，值得思考与探讨其解决的途径。

2.1 人员专业性有待加强

在浙江省某地级市的实践中我们发现：一是事业单位干部人事档案管理工作人员的整体素质与数字化信息化的要求还有一定的差距。目前干部人事档案管理工作在很多单位依然不受重视，容易被边缘化。管理人员自身的情况也较为复杂，其中很多人可能是从其他行政管理岗位或业务岗位上调配过来的，这些人员往往缺乏专业的档案知识，仅仅凭借以往的行政管理经验或业务工作经验从事着单位干部人事档案工作，对传统纸质人事档案的整理、保存、利用还能比较熟练应对，但缺乏人事档案信息网络化操作、数字化加工、专业化存储的基础知识和技能，对人事档案数字化的趋势呈现出不适应的状态[1]，难于做到新时期干部人事档案管理工作的标准化和专业性，从而影响工作的开展。二是从事档案数字化外包业务的工作人员的专业能力有待提高。部分承揽人事档案外包业务的公司成立时间不长，工作人员以年轻人为主，有的属于临时性质，而且这些人员没有从事人事管理工作的经验，也没有对内容相对复杂繁琐的人事档案数据信息做过专业研究。外包人员只是按照单位上级安排的任务，流水线式的，非常机械地参照一份现成的清单进行内容查缺、复审、裱糊、录入、扫描等一系列工作流程。对于本单位工作人员提出的专业性问题难以答复，沟通也不够流畅。数字化外包人员专业水平低、能力素质不够并不是个别现象。

2.2 信息安全性难以保障

与传统纸质的干部人事档案信息不同，干部人事档案数字化信息具备一些新型的便捷特点：可存储性、可复制性、可移动性等[2]。然而，这种便捷性是一把双刃剑，一方面它有利于人事档案信息的传递与利用，可以与纸质的人事档案形成相互的印证；另一方面，它也更容易让人事档案在数字化过程中的信息安全受到某种威胁。尤其是在人事档案数字化进行服务外包的过程中，会经过许多流程，由于参与这些流程的工作人员比较多，对人事档案数字化信息就会被频繁操作，档案数据信息如果在这些过程中被某些别有用心的工作人员利用，或者工作人员出现监督缺失或操作失误的情况，就非常容易造成人事档案信息丢失或泄密，也就可能会出现人事档案信息安全风险。

2.3 内容严谨性需要加强

由于大多数事业单位在干部人事档案管理过程中，受单位编制和机构制度等限制，很多干部人事档案管理人员是兼职的，在数字化建设方面难以投入足够的精力和时间，单位也没有足够的经费支持数字化工作必需的计算机设备和人事档案管理信息系统，人事档案数字化服务外包就成为很多事业单位来满足实际需要的最佳选择。现实中存在这样的一种现象：人事档案的内容具有很强的时代性，不同时代的人事档案跟当时的人事制度息息相关，比如事业单位聘用制是事业单位发展到一定阶段制度改革的产物，员工与单位签订的聘用合同并非人人都从进单位就有，然而在人事档案整理查缺过程中，有些外包公司的工作人员机械地按清单来进行查缺，要求每位员工的档案里都从初进单位就有聘用合同，没有的聘用合同人员需要加入单位的相关证明。这样的做法并不妥当的，也是不符合实际的，也有损干部人事档案的真实性、严谨性。

2.4 档案利用率亟待提升

在干部人事档案数字化工作开展之前，很多事业单位的干部人事档案管理工作处于管理理念不够先进，管理模式也相对落后的消极状态，通常干部人事档案管理只会收集单位组织中员工的信息，进行保存和管理，在员工交流调动、职务变动或辞职退休时偶尔查询核对之外，对于怎么善用人干部事档案来做好干部教育培养、选拔任用以及管理监督与评价鉴定工作开展得很少，造成干部人事档案管理的工作内容不够全面。干部人事档案并没有得到充分合理地利用，也大大降低了干部人事档案的利用效率。

3 加强干部人事档案数字化工作的策略

3.1 积极转变思维，多层面重视干部人事档案管理工作

干部人事档案数字化进程已势在必行，在我国的机关事业单位当中，必须形成重视人事档案管理工作的新局面。首先，组织人事部门要按照《干部人事档案工作条例》规定负责本地区干部人事档案数字化工作细则，建立健全相关的规章制度和工作机制，组织宣传、指导和监督检查干部人事档案数字化工作。其次，事业单位要自上而下重视人事档案管理工作，领导者必须要对目前的形势有足够的了解，明白目前人事档案管理工作面临的一些新要求和新挑战，能尽量转变自身较为落后的管理理念，配备做好此项工作应有的人力、物力。干部人事档案管理具体工作人员要充分认识到自己工作的重要性，参加必要的培训，积极学习专业化知识、信息化方面的一些新技能，以适应工作上的新要求。事业单位的员工也要知晓干部人事档案的重要性，对于年度考核、聘期考核、职称评定等的档案原始材料要认真填写，及时递交，配合好单位对人事档案的收集保管工作。

3.2 深入分析研究，专业化完善纸质人事档案

真实完整的纸质人事档案是事业单位干部人事档案数字化的基础。首次开展人事档案数字化，要对本单位所有人历年形成的纸质人事档案材料进行一次查漏补缺，这是一个很大的工程。尤其是要确保补缺材料的科学性，要符合人事制度的历史沿革，从目前的实践来看，没有组织人事部门的专业指导，光凭事业单位自己工作人员或者第三方外包单位都不可能圆满完成任务。建议还没开展这项工作的地区在干部人事档案数字化工作开展前期，由省级或地级市的组织人事部门牵头组织相关人士及专家展开研究，并充分探讨本地区事业单位人事制度的关键问题，比如：从哪一年开始有事业单位聘用制度，人事档案里才有个人的聘用合同；什么时间段事业单位新入职人员使用《事业单位新参加工作人员登记表》，什么时间开始事业单位新入职人员使用《事业单位新增人员审核表》；什么时候才开始使用《事业单位工作人员年度考核登记表》，在此之前只有《专业技术人员年度考核表》，而管理岗人员并不需要填写考核表等等。只有理清了关键性的问题，有了组织人事部门的科学指导，按历史发展实际分阶段列出入档材料清单，事业单位或第三方外包公司才能准确地有针对性地实施操作，完善纸质人事档案，打好干部人事档案数字化工作的基础。

3.3 厘清责任制度，全方位保障人事档案信息安全

由于干部人事档案数字化工作需要大量的人员投入和高性能的相关设备，很多事业单位选择了将业务外包给专业的第三方公司来完成。这样人事档案数字化的工作进度和技术性有了一定保障，但人事档案信息安全性问题会备受考验。在数字化业务外包时，选择安全可靠的外包公司，由专业性强、能力素质较高的外包人员来完成数字化的具体操作，建立相应的人事档案管理机制，签署相应的保密协议，在外包服务过程中安装一些必备的监控设备，尽可能要求外包人员在开展人事档案数字化过程中有效地保护档案安全。在档案信息采集和数字化加工完成后，为了保证数字化档案的质量，还需要与纸质档案进行逐一对照，并且对数据信息录入的准确率、图片内容的一致性、图像资料扫描的清晰度、档案数据的完整性等内容进行仔细校对审核和验收，对校核中发现的问题及时整理，建立台账并马上进行整改，以确保数字化档案的真实性和准确性。加工网络要与其他网络进行隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。安装视频监控设备，专人负责实时监督，并留存6个月可追溯监控数据。加工使用的移动存储介质要由专人保管，严禁与其他存储介质交叉使用[3]。

3.4 善用创新成果，无障碍提升人事档案利用效率

干部人事档案数字化是创新干部人事档案管理方式的手段，目的是要提高人事档案的管理利用效率，更好地服务于事业单位的健康发展。当现存人事档案一次性较大规模地整理及信息化完成后，如何利用好数字化成果，更好地为发现人才、管理人才和使用人才服务，就成了事业单位的当务之急。首先要制定有别于传统纸质档案的查询制度，严格控制数字化档案查询人员的范围与权限，规定好安全可行的传输通道，确保人事档案的信息安全。其次，要配备与数字化档案匹配的存储设备和传输设备，为充分发挥人事档案信息化的先进性和便利性提供技术与硬件支撑。

3.5 反思日常工作，全过程保证人事档案材料规范

干部人事档案数字化其实是一项长期的日常化的工作，前期突击性的基础工作完成之后，要反思我们的日常人事工作，注重细节、确保规范，在过程中保证日常形成的人事档案材料规范、完整相当重要。人事档案反映着记录干部的多方面情况，那些涉及人员交流调动、职称晋升、职务变动、奖励惩罚等各个重要环节中日常填写的表格、撰写的文稿有部分最终形成了原始的档案，因此归档前的纸质材料在填写时就要符合要求，该签字签字，该盖章盖章，不能漏写日期时间、审核意见等重要因素和内容。要杜绝前期基础性工作中发现的不严谨现象，要在日常工作开展中保证人事档案材料规范，确保人事档案数字化工作质量。

4 未来展望

随着信息技术的高速发展和智慧政务建设的推行，各级政府的政务服务也越来越智能化，干部人事档案管理要求也越来越高。浙江省作为数字化改革的先行省份，政府政务服务也逐步向数字化发展，而政务服务网中人事工资系统和职称评审平台目前是事业单位人事工作最常用的平台之一，干部的招录、交流调动、离职、退休、职称评审等各项业务均与干部人事档案息息相关。在“数字浙江”建设的新阶段，干部人事档案数字化是政府数字化转型拓展升级的一个缩影，需要以单位需求为突破口，努力实现“跨部门、跨区域、跨层级”的大协同，做好人事档案数字化变革。

一方面，优化人事档案数字化平台建设，整合人事工资系统和专业技术职务任职资格申报与评审管理服务平台等平台内容，减少管理人员的平台登录入口，提升人事档案管理的效率。

另一方面，加强人事档案管理跨部门合作，在利用加密手段确保信息安全的前提下，加大与学信网等平台合作力度，当干部职工岗位变动、职务晋升、职称评审等需要提取相关个人档案信息时，可以直接从学信网等平台提取学历、学位等信息，既可以避免工作人员的人为失误，还会使事业单位人事工作效率得到极大提高。

最后，利用各类文字识别技术手段，在干部人事档案数字化过程中，进行文字检测及文字识别，可以对纸质档案中有污点、清晰度不够、文字粘连等情况进行矫正，甚至纠正拼写错误，使干部人事档案后续处理更加正确，且图片资料能够被转化为词条式等文字资料，管理人员被授权后，对资料进行提取利用时更加方便快捷。