构建企业档案云数据联动平台实践

文/中铁大桥局集团武汉地产有限公司 干泉

一、概述

档案作为一种信息资源，是企业生产经营全过程中记录和留存的重要无形资产，在企业风险防控、信息研究、企业管理等各个方面发挥着重要的支撑支持作用。新《中华人民共和国档案法》专门增加了“档案信息化建设”独立章节，表明了社会信息化程度越来越高，对档案管理的要求也不断走向纵深化、数据化和智慧化。在此环境下，笔者所在企业整合所有立档单位的档案数据，通过档案资源的全面接入，贯通了集团和下属单位的网络环境和应用系统，解决了因地域阻碍导致的档案利用不便问题，实现档案数据共建共享，满足建设、生产及经营管理活动对档案资源的综合利用需求，有利于档案的安全管理。新的智慧档案云平台可以提高档案管理智能化，包括库房排架及馆藏显示、馆藏统计、消防管理、上下水管道漏水报警、库房温湿度及安全等管理智能化，大大减少了人工管理成本。档案云系统的建成有助于提升企业档案科学管理水平，更进一步提高了档案数据的有效利用率。

二、实施背景

根据IDG 统计，企业数据85%为非结构化数据，这些非结构化数据大都以电子形式存在。当下，企业现有的数据处理方法仅适用于结构化数据，无法将大量的非结构化数据及结构化数据进行统一协调并整合，也就无法发掘出数据的最大价值。随着企业信息化工作的不断深化，产生的非结构化数据数量庞大且种类繁多，传统架构下的档案管理模式亟须采取现代化手段更新换代。

从档案业务宏观发展的角度来看，国家在各个相关维度推出新的理念，营造新的趋势，促使业务从传统的“管理型”模式向“服务型”“智慧型”模式转变，并为新业务模式提供了新思路和新方法。档案业务向“服务型”“智慧型”模式转变的过程中，需要根据新业务的特点进行系统架构的调整，以全新的数据模型为基础，结合技术发展趋势来实现。

档案数据累积是“滚雪球”式的，随着时间的推移数据量会不断累加。针对特大型企业，随着档案数据量的增加，逐步会增长到PB 级，即形成了档案大数据的情形，传统架构下的数字档案馆无法实现应用，因此，企业档案云解决方案将数字档案馆系统架构在云计算机平台上，结合云计算机及大数据的相关技术，构建大型企业私有云模式下的数字档案馆系统。档案云解决了档案大数据的存储、处理和应用等问题，还可实现与Oracle类似的海量数据分析检索功能。运用数据挖掘技术为用户提供相关档案资源，或构建各类专题档案信息库等，整合形成知识性、系统性的二次、三次数字文献信息资源。

目前集团下属公司15 个立档单位虽已安装部署了档案管理系统，但档案系统过于老旧，版本过低；各立档单位又都存在各自独立运行、独立维护、独立备份等“三独立”问题；整个集团还存在档案管理大数据及云计算、云备份、云共享等云服务问题及档案管理智能化、档案利用统一化、档案管理系统访问授权化等“三化”问题。本着绿色、实用、高效、安全的发展思路，实现档案管理系统统一管理、统一利用、统一分级授权等“三统一”目标，亟须对档案系统进行整体升级优化，以满足业务管理需要。

三、创新做法

（一）整合档案资源，建立智慧档案云平台。1.通过业务模式的整合，实现人性化的管理。集团及下属单位各项档案业务，由各自分平台处理转变为统一在云平台处理，实现了档案业务统一监督、标准化管理。通过权限的集中管理，打破跨单位无法授权的壁垒，实现了各单位通过授权可以访问所有档案资源。集中管理的优势还体现在资源的整合和利用上，通过统一管理对资源进行统一调度，实现全场景化的收集与利用。2.通过业务数据的整合，实现数据链的打通。在分散存储的模式下，各子公司档案系统的数据大多存放在档案应用服务器的系统盘符下，档案信息的使用和传播主要是依赖计算机和网络，这大大增加了人为操作失误、计算机病毒、黑客入侵等不安全、不稳定因素情况出现的概率，最终导致档案信息的泄密、损坏、丢失等不可逆的安全隐患。因此，从档案数据安全的角度考虑，更应该建设一个安全、规范、高效、全面的档案管理系统。3.通过档案利用的改变，实现智能化的应用。档案云技术的使用，将公司各下属单位的各门类数据库、管理规则、管理策略进行了统一和标准化，从而实现用户的统一认证，为用户提供高质有效的档案信息参考服务模式，提高了档案数据跨全宗利用的规范性和便利性。

智慧档案云平台实现了档案数据集中管理、统一平台、分级授权利用；为各种终端接入档案云平台提供了硬件基础支持；为各业务系统的数据归入档案系统提供了软件基础支持；解决了档案数据“滚雪球”式增长的存储空间问题；为档案数据的利用和统计提供了数据支持；提高了管理规范性，统一平台、统一标准设置，实现了整个集团档案的标准化，规范了档案管理流程。

（二）解决传统档案库房存在的问题。1.传统设备加人工管理很难使空气质量持续达标，整体环境质量的降低，不但会加速实物档案老化，缩短档案寿命，同时会对档案库房工作人员的健康造成危害。2.目前各单位基本都安装了电子智慧档案库房管理系统，因为档案库房架体硬件过于传统，无法将电子信息有效进行传续，查找纸质档案仍然需要人工查找定位，耗费人力物力。3.档案根据重要性可划分不同的密级，档案的保密性对库房的安全要求十分高，传统库房监控不能做到完全覆盖，很容易发生盗窃、泄密事件，且事后追溯比较困难。4.档案库房一旦出现失火，会对档案造成较大威胁，普通的消防措施重在灭火，对于档案实体的抢救无法保障。构建企业档案云数据平台完美解决了由传统档案库房而生的以上问题。

（三）实现档案资源利用多渠道。1.交互平台查档：通过与企业现有的OA 平台、BIM 系统、E 通系统等交互平台连通，实现企业交互平台的档案资源共享，通过分层级授权，在相关业务平台中为需求提供档案资源支撑利用能力[1]。2.工程建设查档：项目建设过程中需要利用档案开展相关工作，可以快速提供档案，减少了人员查档过程中的经济成本，在减少项目负担的同时为工程项目建设期间查档提供强大数据支撑，体现了用档的及时性和便捷性。3.外部信息互联：遵循档案开放的相关要求，实现档案资源外部共享，通过建立共享平台或区块链方式，在一定区域内、系统内提升档案利用效率，提高档案资源公共服务能力。

四、效果及影响

（一）智慧档案云平台建设成效。1.加强了全员档案意识。企业档案云平台正式上线运行后，进一步提高了企业档案资源利用的时效性和便捷性，档案信息处理工作也更加快捷，同时，档案云系统的运用，提高了全员对档案工作的参与度，从侧面提升了全员档案工作意识。2.提升了档案数据的安全性。档案云系统的全面推广，整合了各单位档案系统、业务系统各自分裂的问题，通过数据的集中统一规范化管理，实现了集团各类档案数据的实时备份、更新，确保档案数据的安全可靠，最大限度地提升了档案数据的安全性，规避了纸质档案借阅、管理带来的风险，是档案数据备份的另一种表现形式。3.打通了利用壁垒。集成的档案云系统，实现了集团与子公司、子公司与集团、子公司与子公司档案资源利用三个方向多层次的互通，从信息分散到信息集成，分区集中到全面集中，便于统一调配和集约管理，对于档案管理的全过程控制和持续性监督具有重要的意义。

（二）实现智慧档案云平台及智慧档案库房相结合。智慧档案云平台与智慧档案库房系统数据共享，档案系统数据与实体档案全面融合，并做到双平台联动，实现档案云平台控制实体库房，智能检测与调节库房温湿度、陌生人闯入抓拍及警报、智能取档、空气质量检测与调节、消防警报、短信推送、光照调节、门禁管理等各类功能结合。档案库房系统将采集及产生的数据反馈至档案云平台后，进行系统大数据研究分析，形成动态的档案数据分析统计材料，从而科学指导相关人员开展更加有效的档案利用服务工作，也在侧面减轻了档案管理人员的工作压力。1.从平台架构角度上看，通过接口可以快速集成来自OA、ERP、CRM、HR等各个异构系统的档案数据。不仅支持对档案数据的自动获取，同时也支持以附件形式进行归档，最终实现异构系统数据和文件的100%归档。能够解决传统档案管理系统中归档利用不充分、不及时、不高效等诸多问题，从而更加科学地进行档案管理工作。2.从档案业务角度上看，档案云的构建使得集团档案数据得以汇集，构建了信息资源总库，多维度自动搜索信息数据，挖掘潜在数据；利用云平台海量存储、高效的智能检索特点，构建信息资源中心，实现数据的全方位、跨全宗应用和审核；实现档案知识化、信息资产化、利用智能化，具备高度的领先性和可用性。与传统档案管理系统相比，它具有“大数据”“‘零’投入”“云计算”“易操作”“高安全”“免维护”六大优势；通过该平台，从业务联动、服务扩展、组织畅通三个维度保证档案的价值，从而实现企业档案业务的共创共享。

（三）经济效益和社会效益分析。1.从档案管理角度看，智慧档案云平台，实现了档案管理收、存、管、用各业务环节的自动化，为档案信息化管理提供了先进的技术保障。同时，通过现代化的管理手段，减少了因传统手工管理模式而产生的人、财、物成本的消耗，降低了成本支出，提高了工作效率，从整体上提升了企业的档案管理水平。2.从档案利用角度看，用户可对搜索结果直接进行查看或借阅，经过审批后自动获取档案相关权限，用户可直接在线预览或下载档案文件。在缩短查档时间的同时，快速完成了档案借阅审批流程，提高了利用效率。3.从档案安全角度来看，该成果采用了信息加密、阅览有效时长等手段，利用电子签名技术可确保合同文件、各类凭证、业务单据等归档内容不被篡改，全面解决了电子档案利用过程中可能存在的安全隐患，有效保障了档案数据的安全有效利用。4.从企业管理角度看，利用先进的、现代化档案管理设施设备，在节约成本的同时能更加便捷、高效挖掘档案深层次信息，成为企业经营发展、提质增效发挥更大作用的实力引擎，同时可以发现企业管理中存在的漏洞，从而倒逼企业管理更加规范化、标准化。5.从企业信息资产角度看，企业各类业务系统中产生了庞大的信息数据，通过打通与企业其他各类业务系统的壁垒，能够更加全面地采集应归档数据，并进行集中管理，形成贯通的一体化信息库，并以此为基础，开展信息资源的长期保存和开发统计利用。6.从各类应用系统角度看，同时将业务系统与云档案对接，将各类应用系统中形成的文件通过专业化分类、收集、整编、归档进入档案云系统，在科学归档的同时提供有效利用途径，减轻了其他业务系统的运维负担。

五、存在的问题

通过开展智慧档案云平台建设，集团取得了一定的成效，但是仍然存在一些亟须解决的问题。

（一）档案数字化进程需要加快统筹推进。集团各单位在开展“存量数字化”工作方面还有待加强。各子公司之间数字化工作存在较大差距，有的单位将档案数字化工作纳入了企业信息化建设整体规划，统一考虑，但是对于存量数字化率低于30%的单位，普遍存在统筹不到位、领导不重视、设施设备投入不够、档案数字化路径不清晰、数字化标准要求不高、数字化质效存在短板等制约数字化工作开展的共性问题。因此需要创新思维模式，提升格局站位，不断压实责任，加强统筹和保障，推进全文数字化工作。

（二）云计算技术的高素质人才队伍欠缺。智慧档案云平台是在数字档案馆基础上形成的一个数字化档案网络，在云计算、数字化、信息处理上，对档案管理人员具有更高的要求。目前，对于企业而言，已经建立了一支稳定的档案干部队伍，但是其在对于先进技术知识的掌握和使用上还有欠缺。对于计算机知识和专业用语还不够了解，新技术、多媒体、信息开发能力等还需要提升。智慧档案云平台是一个良好的档案信息储存、检索、交换平台，档案管理人员只有具备了一定的网络信息开发能力才能真正发挥云平台共创、互联、交互的作用，从而实现档案信息配置按需定制。

（三）档案信息安全还需进一步加强。科技发展带来信息的迅速传播，档案管理工作趋于现代化，呈现出管理内容数字化、服务社会化等特点，使得档案管理工作效率大大提升，但与此同时，也存在较大的泄密风险[2]。在信息时代档案管理中，还存在保密法律制度不健全、档案管理人员保密意识不强以及保密技术落后等阻碍保密工作开展的诸多因素，要想做好保密工作，就必须完善电子档案保密管理机制，提升档案管理人员的综合素质，加强电子档案的保管与技术应用，从而确保智慧云平台的整体安全、可靠利用。

六、结语

档案云平台，是基于云计算技术，整合虚拟化资源，提供数据存管、统筹以及交互，结合“互联网+”来实现各级档案资源信息化管理的专业信息云平台[3]。档案云管理系统提供基于档案收集、档案存储、档案管理、档案利用等维度的全生命周期管理平台及基于人工智能知识图谱的档案数据分析平台，力求帮助需求客户全方位的管好档案及利用好档案这个重要的数据资产，通过从档案信息知识化、知识信息网络化形成的档案知识图谱，为企业经营决策提供帮助，为法律维权提供支持，让档案数据发挥更大的应用价值。