信息化提升在电力企业管理中的应用

李涛 LI Tao；杜琼 DU Qiong；刘墨然 LIU Mo-ran；张辉 ZHANG Hui

（国网河北省电力有限公司井陉县供电分公司，石家庄 050300）

0 引言

集团公司因其体量较大、下属机构及公司众多、涉及多种业务、流程复杂等特点，往往需要由总部牵头选择或定制一款覆盖全公司、全专业、全流程的ERP 管理软件，用于集团范围内的管理数据贯通，这是一种必要的措施，但其对于某些单位的个性特点往往无法顾及。即集团的“高速公路”不能修到每个业务末端的“家门口”，有时需要靠自身来打通属于本公司本专业的“最后一公里”。

具体到国网河北省电力有限公司井陉县供电分公司，工程项目的物料领用由多个施工经理按项目按进度申领，但国网河北省电力有限公司井陉县供电分公司所属集团使用的ERP 管理软件无法细化到施工经理这一管理层级，为解决这一问题，笔者决定立项使用引入施工经理和项目管理角色的新流程开发领料管理软件，这对提升领料效率及项目管理具有重要意义。

1 原有流程及现状分析

国网河北省电力有限公司井陉县供电分公司原有流程如下：

物料使用人根据自身用料需求编制用料申请，填写纸质申请单，后经各级审核人审核签字，交物资部门办理出库票，物资管理人员根据申请单搜寻在库物资台账，将符合条件的物资填入出库票，全部填入后打印出库票并签字，如图1 所示。

图1 原有流程示意图

收集各环节近一月的用时数据，得出各环节平均时间如表1 所示。

表1 原流程平均用时统计表

实际工作中发现，此流程存在如下问题：①由于使用人事先不了解库存情况，经常出现走完全部审批手续后被物资人员告知无此库存，造成一定人力及时间的浪费。②现有流程在出现扎堆领料时易出现排队时间过长的现象，影响施工进度。③现有流程统计功能偏弱，项目管理人员无法及时掌握工程领料信息，不利于项目管理的精益化要求。

2 项目建设过程

2.1 确定新的基本流程 造成原流程效率不高的主要原因是申请人不能及时的了解现有库存情况，故将申请环节由填写纸质申请单变为先在线上查看库存，后在线上发起申请，审核人线上审批后传递至物资部门打印出库票，如图2 所示。

图2 新流程示意图

2.2 搜寻市面上现有管理软件 为缩短项目建设周期，降低开发难度，笔者首先尝试在市面上现有的产品中搜寻，但最终并未查找到合适的产品。现有进销存软件或功能简单、不能满足公司管理需求，或功能过于复杂、定位为全功能ERP 软件，与集团现有管理软件冲突。

2.3 比较各个技术路线 首先是数据库选择上，对比市面上主流数据库产品后最终选择MySQL 这款产品，MySQL 免费、流行、易上手、功能强大，主流观点认为在单表2000 万行数据以下，MySQL 具有较高的可靠性，结合笔者公司数据体量，MySQL 足以满足需求。数据库对比如表2。

表2 主流数据库对比表

其次是编程语言选择，但由于笔者此前开发单片机使用的是C 语言，并不适合开发桌面软件，若学习C++、C#、Java 等主流的高级语言则学习时间过长，不利于该项目快速落地和迭代，最终选择功能较弱但学习成本低的VB 进行快速开发，如表3。

表3 备选编程语言对比表

在开发的后期一个偶然的机会了解名为aardio 的编程语言，易学且强大，在本项目后期已用aardio 重新编写部分客户端。

2.4 基本功能测试及补充项目细节 软件并不是全部功能开发完成后才推广的，而是在基本功能开发完成后即开始推广，一边推广一边反馈修改一边开发其他功能，在使用中发现问题、在使用中完善、在使用中升级，最终完成软件与使用人之间的磨合。推广过程中反馈并完善的特色功能主要有：

在申请环节由于申请人对所用物料多用俗称，与集团下发的标准名称有较大区别，直接搜库存中的标准名称常出现对不上号的情况，故创新性地增加“俗称”字段，申请人只需输入标准名称或俗称中的关键字即可查询出相关联的结果。

在审核环节增加已领物资汇总查看功能，将该领料申请中涉及项目历史申请、审批及领料情况进行汇总，便于审核人不切换界面即可掌握项目领料进度，准确判断本次领料申请合理性。

以上两个功能未见于市面上已有的进销存软件，属于新功能。

3 成果展示及应用成效

为方便每个角色单独部室、迭代、升级，软件共分为一个后台和四个客户端，分别是发起端、审核端、物资端、仓库端。出于实用性考虑，每个客户端均加大了界面字体，使用三号字，方便使用。

3.1 发起端

物料使用人在输入领料人姓名后点击新建申请单，选择项目名称后进入物料选择界面如图3。

可以看到，该条物料标准名称为“电缆接线端子，铜，70mm2，单孔”，但考虑到物料使用人较难记住众多的标准名称，实际工作中多用俗称指代，故加入俗称字段，在查询时输入标准名称或俗称均可查询出对应结果，且无需输入全称，输入关键字即可。

3.2 审核端

如对申请数量有异议可直接修改对应数量，如不同意可点击拒绝。另外应项目管理人员要求，增加汇总视图，将该项目此前申请及领料情况进行汇总呈现，辅助审核人决策，如图4。

图4 审核端审批及汇总视图界面

此外，为方便项目管理人及时查询项目物料领用进度，设计了综合查询功能，可以查询库存、领料单信息、物料变更记录、明细及汇总查询、历史记录等，并可将结果导出进行后续进一步的数据整理。因综合查询功能涉及的使用人电脑屏幕足够大，故将该界面进行了加大，以呈现更多信息。

3.3 物资端

在待办窗口选择相应单据后点击打印领料单打印即可。笔者在出库单模板中加入了条码模块，以方便仓库端归档时使用扫码枪快速录入单号，提升工作效率与使用体验。

除打票功能外物资端还加入了综合查询、新建领料单、入库、调整库存数量、退库、作废单据、导入指定项目领料上限、导入预警量、再次打印单据等功能，方便日常物资管理。因篇幅关系不再一一截图。

3.4 仓库端

选中单据后点击查看领料单进行归档，或直接点击归档然后扫码或手工录入单号归档。因实际工作中绝大多数出库单为按票面数量全数出库，故默认出库数为经审核后的申请数量，归档人员只需修改与票面数量不一致的条目，避免重复工作量。另外，对于因各种原因导致的归档错误设计了重新归档功能进行修正。

3.5 周转期分析

在本项目推行一年后，笔者将全量领料单数据进行了加工，目的是计算出每种物料在过去一年的时间里平均每月申请量，及在此基础上预计当前库存量将在未来几个月内领用完毕，将这个预计月数称为周转期。将周转期小于3 个月的定义为紧缺物资，大于12 个月的定义为积压物资，3 到12 个月之间的定义为正常物资。

周转期表对于项目管理人员和物资管理人员都具有参考价值，对于项目管理人员可根据物资紧缺程度补充备品备件，以往只是根据主观判断哪些物资常用与不常用，现在可以根据数据定量判断，更加精准与全面；对于物资管理人员，可以根据物资使用频率优化仓储位置，将常用物资置于容易取放的位置而将不常用物资置于不容易取放的位置并视情况增加堆垛层数。

3.6 使用效果

项目推广落地后，达到预期效果，一是物料使用人在申请阶段便了解所需物料是否在库，若不在库则搜索库存是否有替代物料使用，确认无误后再发起申请，避免了此前的时间浪费情况；二是物资人员出票的平均时间由30分钟降低为1 分钟，极大提升了工作效率，即使排队人数再多也不再出现等一上午拿不到票的情况；三是项目管理人对项目物料领取情况有了及时和全面的掌握，更加心中有数。

新旧流程各环节用时对比，如表4。

表4 新旧流程各环节用时对比

3.7 实际案例对比

案例一：施工经理王某领取A 工程物料10 条，原有流程下所需时间为：填制纸质申请单0.5 小时、完成各级签字4 小时、排队办理出库票2 小时、物资人员办理出库票0.5 小时、发现其中2 条无库存需用另外的物料替代，返回填制第二张纸质申请单0.5 小时、完成各级签字4 小时、排队办理出库票2 小时、物资人员办理出库票0.5 小时，共计14 小时。

提升后的流程下所需时间为：查找库存并录入申请单0.5 小时、完成线上审批0.5 小时、排队及物资人员打印出库票0.5 小时，共计1.5 小时。

前后对比，提升后共节省12.5 小时，约为提升前的89%，明显提高了整体工作效率。

案例二：项目经理刘某准备A 工程推进会发言材料，原有流程下所需时间为：向物资部门电话询问A 工程领料情况并请物资人员初步整理数据及单据0.5 小时，将数据加工为会议所需格式并对疑问数据进行单据核对1.5小时，分析A 项目下所涉及的每个施工经理领料情况0.5小时，共计2 小时。

提升后的流程下所需时间为：

在审核端综合查询界面录入相关字段查询明细及汇总情况并导出1 分钟，将数据加工为会议所需格式0.5 小时，共计0.5 小时。

前后对比，提升后共节省1.5 小时，约为提升前的75%，提高了项目管理人员日常工作效率。

3.8 其他

在推广的初期，通过召开座谈会的形式向各物料申请人强调，仓库不是超市，需要由以往的“我想用啥”向“有啥用啥”的观念转变，首先利用现有物资解决问题，现有物资不能满足时再考虑采购，减少积压。对于物资专业及公司长远利益来说具有一定积极意义。

通过查看未归档单据还可发现出票后长期不领料的单据，通过督促领料和作废单据，减少了恶意占用物料的情况；通过查看核减数据可帮助项目管理人发现经常夸大物料使用量的申请人，提升项目管理。这些都是预期之外的效果。

要保证该软件长期的使用效果，最为关键的一点就是物料的标准名称，新入库的物料无论送货单上写的是什么，一定要在现有物料中查找到标准名称，现有库中没有的，要在集团下发的标准名称库中查找，如果出现同一种物料多个不同名称的情况将使软件使用效果大打折扣。

4 结语

许多事情没有最好只有最适合，经过一年多的努力，我们认为现在的软件是最适合我们的，该项目可以称之为一个成功的项目，创造了它应有的价值。我们将这个项目分享出来以期对读者提供一点参考价值。