高校科研合同管理信息化实践研究—— 以D 大学为例

吴倩，程田玉秀

（对外经济贸易大学党委办公室/校长办公室，北京 100029）

党的二十大报告提出要实施科教兴国战略。在国务院印发的《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》中，提升科学研究水平和着力推进成果转化被列为重要的建设任务。在各高校深化科技体制改革的过程中，提升科研管理水平和科研管理服务效能也成为一个重大命题。科研合同作为高校合同体系中的重要组成部分，是科研项目高效运行的保障。规范科研合同管理既是加强高校科研管理的必然要求，也是加强高校合同管理的迫切需要，对促进依法治校、提高高校内部控制建设水平、提升高等学校治理能力具有重要作用。

在数字化浪潮的驱动下，通过技术手段优化管理服务流程已成为共识，但科研合同管理信息化的实践仍存在很多问题。笔者通过分析科研合同管理信息化的现状，尝试提出解决对策，并进一步分析D大学的案例，以期探索可落地的科研合同信息化管理方案，提高科研合同管理效率，挖掘数据价值，发挥数据效能，促进治理模式的变革、流程的再造，推进教育治理现代化。

一、高校科研合同管理信息化的现状及问题

高校科研合同主要分为纵向科研合同和横向科研合同。横向科研合同的签约主体、种类均繁多，对科研成果实效的要求更为严格，且出现纠纷后多诉诸法律程序，因此，横向科研合同的法律风险比较大[1]，也是科研合同管理的重点。

科研合同管理包含合同签订、执行、结项、作废等环节，是科研项目管理的组成部分之一，但相较于整个科研项目的管理，又相对独立。在管理过程中，科研合同管理容易出现以下几类问题。

（一）制度不完善，流程不清晰

高校科研项目的管理一般归口于科研处。科研合同作为合同的一种，在部分高校中由法务部门归口管理。管理部门的割裂导致了科研合同管理制度设计的割裂，很多高校只有笼统的合同管理办法，并没有专门的科研合同管理制度。科研合同本身存在项目需求急迫、签订合同不定时、经费到账不确定、学科专业差异及激励政策不稳定等诸多不确定因素。因此，对于科研合同的管理，高校需要考虑其特殊性与专业性，并采取针对性的管理办法来满足新形势下精细化管理的需要。

（二）重前期审核，轻后期管理

很多高校都已意识到合同管理信息化的重要性，并上线了合同管理系统，但在实际使用过程中，存在着重前期审核、轻后期管理的问题。在合同签订前，合同需经过学院、法务部门、科研管理部门、用印部门的层层审核。等到审核流程结束后，尤其是用印结束后，主动权就由审核部门转移到申请人手上。在进行归档等操作时，由于缺少有利的约束条件，合同容易出现归档不及时、管理不到位的情况。科研合同管理系统应包含合同签订、执行、结项等环节的全周期管理，然而，很多高校都将精力集中于合同签订部分，对于合同执行与合同结项环节中可能出现的合同撤销、变更或者纠纷等情况，并未纳入系统统一管理。所谓的科研合同管理系统更类似于一个科研合同审核系统，对于闭环管理仍有一定的改进空间。

（三）平台系统多，信息重复录

一份科研合同涉及科研、法务、财务等多方面，部分高校不同平台、系统之间的数据不连通，导致同一个课题、同一份合同的相关信息需要录入多遍，有些事项还涉及重复审批，不仅科研人员认为行政事务占据了太多的时间，而且行政审核人员也会耗费很多精力。虽然科学研究是高校的主要任务之一，但很多高校并未配备足够多的专职科研管理人员。行政人员身兼数职，科研合同管理的专业性不强，在使用系统的过程中也容易出现因对系统不了解而耽误进度的情况。建设信息系统的本意是为了提高效率、打破文件线下处理的时空限制，然而，无序的规划导致每个部门都想建立信息系统，各系统、平台不联通导致的不便利反而加重了使用者和管理者双方的负担。

（四）数据分析浅，治理效能差

信息系统在经过一段时间的使用后，会积累大量数据。目前，高校使用科研合同管理系统更多的是为了满足无纸化办公的需要，提升工作效率，忽略了数据驱动教育决策的功能。虽然我们都了解数据分析的重要性，但在实际操作过程中，更多的是进行一些简单的数据统计，反映处理合同的数量、工作量等表象。如果高校将科研合同的数据与人事数据、学科数据、财务数据等其他业务部门数据结合进行分析，可获得更多有价值的信息，能为学校的发展规划、统筹决策提供更多的参考，实现科学决策、精准管理、个性服务的目标，助推高质量教育体系的构建。

二、加强高校科研合同管理信息化的对策

（一）制定管理办法，完善管理流程

制度建设是高校治理体系的重要组成部分。目前，已制定科研合同管理办法的高校较少，造成了在实际管理过程中出现了很多模糊地带。针对科研合同，高校在制定管理办法时，需要兼顾科研项目管理的便捷性和法律条款的专业性，在保障科研工作顺利进行的同时防范合同风险，维护高校和科研人员的合法权益。有条件的高校可以刻制科研合同专用章，归口科研管理部门专门管理，统筹管理科研项目和科研合同，完善管理流程，也为科研合同管理信息化的推进奠定基础。

（二）提高审批质量，加强人员培训

在制度的规定下，高校要想解决目前存在的审批形式大于内容、重复审批等问题，就需要梳理并优化科研合同的审批流程，始终明确审核事项是为实际管理服务的宗旨，统筹考虑相关业务，精简审核步骤，确保审核的都是实质性要素。针对科研管理人员专业性不强的问题，首先，高校要以增强系统的易用性、易学性、实用性及用户友好性为目标，对系统界面进行进一步优化。其次，高校可通过召开专题培训会、录制培训课程、发放操作手册等方式向相关人员传达最新规定，提供业务流程图，保证相关人员可以用对、用好系统，提升管理效率。最后，高校要鼓励科研人员与管理人员充分交流，开放思路，形成管理服务于科研、科研促进管理的双赢格局。

（三）规划系统建设，开放数据接口

信息化建设的本意是减轻手动管理的压力。高校要考虑使用者和管理者双方的便利程度，在设计过程中需要统筹规划，如果仅仅为了满足自己负责业务的便利性，就无法实现“让数据多跑路，让群众少跑腿”的目的，也容易造成数据冗余。如果各业务系统的建设都已相对成熟，高校可以开放数据接口，联通各项系统内的各项数据，发挥数据效能。各高校在实现科研合同管理信息化的过程中要考虑目前已建设系统的情况，选择合适的方式实现科研合同乃至科研项目的全过程、全周期管理，提高科研管理水平和服务水平，激发教师的科研积极性，提高工作效率。

（四）加强数据分析，提升治理效能

信息化、数字化的变革实际上是管理模式的变革。高校要想使教育服务由被动响应转变为主动服务，就需要打破经验主义，以数据要素为核心，更新管理理念，变革管理模式，创新管理手段，优化管理流程。而高校要分析科研合同管理中的某个问题，仅仅使用科研合同管理系统中的数据进行分析可能不够全面。因此，高校要促进科研管理数据的汇聚和共享，对各相关业务系统中的字段数据、过程数据进行深度分析，建立模型，挖掘数据价值，进而支撑教育决策和管理，提供精准服务，真正实现数字治理的目的。

三、D 大学科研合同管理信息化的设计和实践

（一）D 大学科研合同管理信息化的现状

D大学的科研课题和科研合同分别是由科研处和党校办使用科研系统和OA系统进行管理。2020年1月1日，OA系统正式上线合同管理模块，实现了合同的线上审批、用印、归档，该模块管理的合同包含科研合同在内的以学校名义签订的所有合同。

（二）D 大学科研合同管理信息化产生的问题及原因分析

在合同管理模块上线后，大部分人员都表示提高了办公效率，但也有部分工作人员提出了“审核时间过长”“信息化程度有待提升”等问题。针对上述问题，笔者试图通过对系统过程数据进行分析来查找深层次原因。

2020年1月1日至2022年3月1日，D大学共受理科研合同488份，其中，已归档合同有386份，仍处于审核状态的合同有84份，作废合同18份。笔者进一步分析已归档的386份合同，合同签订各流程所需时间如表1所示。从申请人提交合同到党校办审核完毕，最快在当天就能完成，最慢需要137天（此处天数指的是自然日，非工作日），61.14%的合同均能在5天内审核完毕。审核包含部门负责人审核、法务审核、科研处审核、党校办审核，审核所需天数超过10天的合同，大部分是由于支撑材料不齐、合同条款需要修改而耽误了时间。审核通过后即可用印盖章，时间主要取决于经办人自身，这一过程最快在当天完成，69.34%的合同在5天内完成盖章步骤。归档指的是将双方都签字盖章的合同扫描后上传至合同管理模块备案，最快的当天完成，平均所需时间52.85天，60.36%的合同所需时间在11天以上，除学校用章外，还需要考虑对方用章所需时间。

表1 合同签订各流程所需时间

表2 合同签订各流程所需时间统计分析

通过分析，我们发现“审核时间过长”的判断更偏向主观意愿，审核过程中耽误的时间更多是由于自身材料的问题。因此，针对该问题，高校应将更多的精力放在业务培训上，引导科研人员重视合同及相关材料的规范性。相关管理人员也需要进一步发挥主观能动性，对所提交材料进行实质性审核而非形式性审核，尽早发现问题并将材料退回修改，避免在后续环节中出现问题，浪费科研人员、部门科研管理人员、学校合同管理人员的精力。

针对“信息化程度有待提升”的问题，主要是因为科研项目和科研合同的系统是两个完全独立的系统，数据未打通，后期还涉及财务问题，财务系统又独立于上述两个系统。因此，系统存在着多平台数据不连通、信息重复录入等问题。同时，各学院、研究院的专职科研管理人员数量较少，大部分管理人员身兼数职，在科研服务上投入的精力相对较少。

（三）D 大学科研合同管理信息化改革的方向

针对D大学科研合同管理系统存在的问题，从本质上来看，不是技术不到位的问题，而是制度不完善、管理不科学、专职科研管理人员数量少、多平台数据不连通的问题。针对该问题，D大学需制定单独的科研合同管理办法，明确科研合同归口管理部门，针对现行合同管理模块优化审批流程，开放数据接口，实现与科研系统、财务系统的对接，新增合同变更管理与纠纷管理模块，形成管理闭环，加强内部控制，降低风险隐患，进而助力实现科研课题的全过程、全周期管理。后期，D大学要根据科研合同的归口管理部门，将科研合同管理模块迁移至更合适的系统中，并要加强人员的培训。

四、结束语

推进教育信息化、数字化变革是推动教育高质量发展的重要举措，利用信息技术转变管理理念，创新管理方式，提高管理效率，支撑教育决策、管理和服务[2]是新时代赋予教育的重要命题。高校要坚持应用驱动、机制创新，加强信息系统的建设并推动信息系统的深度整合，通过强化数据驱动提升教育管理服务质量，增强数据资源的可得性与易得性。