新时期电力工程建设项目档案管理对策探析

摘 要：档案管理是工程建设资料管理和运用的重要内容，对技术要求较高。在电力工程建设项目中，不仅要保存好重要技术资料和原始记录，还应做好数据后期处理，例如分类、归档等。当前，随着社会的不断发展，电力工程项目规模进一步扩大，档案管理工作要求不断提升。鉴于此情况，本文重点围绕新时期电力工程建设项目档案管理问题开展分析，并针对性提出优化对策，以此为关注这一话题的人士提供借鉴。

关键词：电力工程；项目建设；档案管理

电力工程属于民生项目，对经济社会建设具有重要意义。在开展项目档案管理过程中，要确保资料收集与整理的全面与规范性，從而在后期资料查阅过程中，真实还原工程项目状况，为追究责任以及质量管控提供保障。目前，电力工程项目档案管理依然存在很多不足和发展空间，难以满足新时代要求。由此可见，围绕新时期电力工程建设项目档案管理对策开展研究尤为重要。

1 新时期电力工程档案管理重要意义

1.1 电力工程档案是质量保障的重要文件内容

档案信息可以全方位地记录工程情况，展现工程细节处理内容，为后续工程质量分析奠定基础。电力工程项目的专业较多，如水电、火电、风电、光伏、核电、抽水蓄能以及供电等，内容较复杂，因此档案管理难度更高。在建设过程中实际产生的文件资料尤为重要，要求电力工程管理人员必须要加大对档案管理工作的重视，这样才能够为后续工作开展创造良好的条件。

1.2 电力工程项目档案是鉴定后续相应工作以及追究责任方责任的重要依据

在档案中涉及详细的数据信息可帮助工作人员全方位掌握当时的工程状况，为后续安全事故责任追究或法律事务工作等提供凭证性参考。因此现阶段电力工程档案也已经成为了责任认定的重要数据资源，需强化管理工作，确保档案文件材料的真实、有效和完整。

1.3 电力工程档案是强化企业管理质量的重要内容

电力工程档案可直接反映企业技术与管理水平，在不断积累档案的过程中也能够为企业后续施工提供充分借鉴。在具体工程中，技术人员可以通过档案搜索、查阅利用等形式找出前期档案管理中存在的不足，并全方位地进行优化，为后续工程开展创造良好的条件。

2 新时期电力工程档案管理的具体要求

2.1 需要具有较强专业能力的专业人员

在工程项目施工的过程中，由于需要通过信息收集和记载的形式全方位展示施工过程中的信息，因此档案管理通常会呈现周期较长、专业难度高、数量庞杂的特点，要求管理人员要具备一定的专业能力，并强化与其他部门之间的联系，做好信息沟通才能够提升档案管理水平。

2.2 档案管理和工程建设管理的必须同步

在流程规划的过程中，现有管理目标要深度融合，确保档案管理和工程建设管理的同步。在进行档案管理工作的过程中要统筹规划，全方位参与到项目工程中，时刻掌握工程进展情况的信息和动态数据，为后续档案管理工作奠定基础。在项目结束的前期，档案管理人员要配合项目验收人员开展验收工作，及时地提交档案信息，并进行资料对比，及时发现存在的不足并开展后续整改与优化，最终形成与实际情况相符的竣工档案材料。

2.3 做好全程记录工作，为后续档案管理质量提升创造条件

通常情况下，对于电力工程来讲，档案管理主要包括内容和安全质量管控两方面，其中内容质量管控主要是指数据的准确性以及信息的真实性，而安全质量管控则是要确保档案完整性和系统性。为有效确保项目顺利推进，档案工作人员应全身心投入项目管理中，做好信息收集和记录，并凭借自身专业经验，为企业档案管理发展奠定基础。

3 电力工程建设项目档案管理现状

3.1 档案管理能力较低，人员素质较差

随着社会时代发展，电力工程建设人才存在严重匮乏和不足的态势，尤其是在工程项目逐渐扩大的背景下，电力建设工作压力逐渐增加，档案信息化管理等级也在进一步提升，档案管理工作必须要向现代化方向建设才能够满足新时代要求。目前，多数档案管理工作人员专业技能较差，对信息化软件了解不足，对政策法规掌握较少，只能够开展简单的收集、整理工作，加上自身主观能动性较差，以至于档案工作与实际需要严重脱节，存在准确性不高、完整性较差的问题。

3.2 缺乏完善的管理制度，整体质量较低

于电力工程存在一定的特殊性，且涉及较多的工程内容，因此档案管理工作中要求技术人员需要通过专业理念确保技术信息与工程建设一致。目前，档案资料与工程实际之间却依旧存在不一致情况。例如，从设计的角度来看，设计作为工程的重要内容，从设计开始工程图纸内容就已经属于档案信息资料，然而目前很多单位会以承包外聘方式开展设计工作，由于设计周期较短，技术人员对图纸后续更改信息了解参与较少，造成竣工图修改不到位、归档材料有缺失等情况。

3.3 分包单位不重视档案工作

在实际施工过程中，多数工程会运用分包的形式开展。而部分分包单位对档案管理不重视，信息记录不全面，以至于很多技术信息编码等出现错误，甚至文件没有标注，临时性的图纸也没有开展专业化管理，导致文件难以及时修正，出现错误归档。从验收的角度来看，一旦专业技术不达标，档案规范性系统性不足，则会存在盲目归档等错误情况，加大了档案管理的整体难度，无法最大程度发挥电力工程档案管理的作用价值。

4 电力工程建设项目档案管理对策建议

4.1 明确职责，做好考核评价

做好电力工程建设项目档案的管理管控，档案部门应针对现阶段电力企业中建设与管理的情况，明确档案工作的具体职责。工程管理部门主要负责档案信息的收集与整理，并在竣工期后的3个月内需要做好提交工作。档案部门首先要做好档案工作交底，过程中要对收集和整理做好监督管理，并按照节点规划完成不同阶段的资料审查。此外还要明确档案部门和管理部门之间的绩效考核指标，做好层层管控，这也是强化档案管理质量的重要基础内容。

4.2 完善管理流程，促进规范化

4.2.1在前期项目立项的同时，管理部门应及时与档案部门进行沟通，做好节点计划，协助档案部门开展工作。然而，档案部门往往是在竣工时才知道项目存在，过程中无法实现档案工作管控。因此在后续项目的流程管理中，需加大对项目档案管理过程的重视，档案部门及时掌握立项信息和节点情况，才能够根据不同阶段特点做好档案监督指导，实现超前管控。

4.2.2工程部门应在前期立项及设计的过程中做好档案资料移交时间及质量标准的相关约定。在新时代发展背景下，电力企业依法管理水准不断提升，合同签约逐渐呈现标准化趋势，根据我国建设项目档案管理要求，在项目协议签订的过程中，应专门设立条款，包括项目文件移交质量标准、归档以及责任要求等。如：可以在合同中約定的质保金含档案移交情况、将移交档案资料作为工程结算依据之一等，以督促各单位按时完成档案管理内容，为后续的档案收集和整理奠定基础。

4.2.3工程管理部门还要安排专门的资料管理人员，随着工程的推进完成归档工作。按照节点做好档案审查，确保档案信息齐全完整性和准确度，并指导相关人员开展细节工作。在审查过程中，要出具审查意见并确认整改信息，这也是强化档案管理规范化的重要基础。一般来讲，工程建设分为前期准备、过程施工以及后期竣工等不同阶段，每一环节工程和档案管理人员都要对档案材料开展监督管理，及时了解档案整体情况，为后续工作提供指导。

4.3 强化过程管控，确保档案准确性

在档案收集管理过程中，需要建立完善的档案交底和协调制度，以此确保文件信息的真实性和可靠性，保障档案管理较高标准。在此过程中，要求档案交底制度建设需要包括以下两方面内容：一方面，要求档案部门必须要全方位参与到交底工作中，及时掌握程序文件的内容信息，做好主动管理。另一方面，档案人员需要通过培训做好人员管理，确保每一位工作人员都能够了解档案交底工作的重要性，并及时地做好工作记录和档案资料收集整理，确保档案归档质量能够满足工作要求，达到档案文件规范化标准化指标，实现科学管控。

4.4 优化沟通促进部门合作质量

档案管理工作涉及内容较多，工作环节更为复杂。为保障档案管理质量标准，档案人员应及时与现场管理人员和工程技术人员进行沟通与合作，有效实现过程管控以及资料收集。对于企业来讲，良好的档案管理不仅是要档案工作人员的努力，而且为了保证档案管理的全面性和精准度，还需要其他各单位各部门进行配合。对于工程来讲，技术人员和现场管理人员最为了解细节内容，因此档案多数产生于现场管理中，档案人员应该积极地做好档案管理日常宣传工作，使技术人员能够了解档案管理的重要性，并配合档案人员完成信息收集、整理和归档等工作内容，只有通力合作，才能够强化档案管控，全方位提升档案管理水平。

4.5 创建档案管理网络树立正确意识

为进一步强化电力项目建设施工人员对档案管理工作的正确认知，要求施工单位应建立专项小组，做好档案管理方面的资金投入，建立健全管理网络体系，针对跨区域的工程做好动态档案收集管理，确保每一位工作人员都明确自身档案管理职责，并通过岗位责任制的运用全方位收集整理文字表格、图纸、声像等信息资料，防止档案管理与实际情况的材料不一致或管理脱节的问题。

4.6 完善档案制度配备专业人员

电力工程建设涉及内容较多，参建单位也更加复杂，这也导致档案管理内容逐渐增加，加大了工作人员的工作量。在此背景下，档案管理人员在归档的过程中经常会出现时间混乱、规范性系统性不足，因此，实际工作中要求档案管理团队要制定管理方法以及工作细则等具体工作制度，明确工作流程并严格执行，做好监督管控。除此之外，专业的管理人员也是强化管理水平的重要基础，应配备专业档案管理人才，并做好基础设施设备和电子档案管理信息系统建设投入。每一位管理人员均要围绕工程全周期完成档案收集。例如，在前期设计阶段，应做好设计图的收集，并做好图纸会审、交底和修改修正的过程记录和信息更新。开工之后，要设立专门的办公室并配置资料管理人员完成标准化档案管理。项目完工后，应确保竣工图修改到位并与实际相符。在此过程中，应确保档案信息资料安全管理，并借助信息化管控系统提升档案归档效率，强化档案信息的共享质量，优化工作人员业务水平。除此之外，在日常工作中，企业也要做好档案业务技能培训，强化工作人员对档案管理的认知，使其能够处理好细节问题，加强档案的准确性和精准度，进一步发挥档案管理作用价值。

4.7 协调做好档案文件材料移交前的复核工作

为确保建设项目档案的完整、准确性和系统、有效性，在所有档案文件材料移交前必须要再一次复核，填写移交签证单，经本单位检查、监理审查、工程质量部门复核、档案部门审核，包括档案数量、质量以及文件信息安全等，在负责人签字之后才能够进行移交归档。在具体工作中，应注意以下几方面问题：一是前期文件的收集整理。具体包括可行性研究报告、风险评估资料以及设计图、项目核准备案等内容。所有资料信息均要逐一收集并检查，做好信息核对。二是管理过程文件的收集整理。应做好合同、招标文件、质量管理等资料归档。此方面资料收集要求工作人员要细化工作内容，保持高度的责任心，做好全方位信息收集。三是建设过程原始记录的收集整理。在实际施工过程中，应该针对工程进展、材料使用情况、施工状况做好数据记录。应该先明确收集内容并检查原始记录的精准度，做好质量管控，防止出现没有签收已经签字的情况，影响档案整体质量。四是进一步加强档案信息化建设。统一使用电子档案管理系统，全面推进企业数字档案馆（室）建设，利用数字技术对档案工作全面创新，进一步推动档案工作数字化转型和高质量发展。

总而言之，电力工程项目档案管理工作较为复杂，为有效解决现有问题，需要档案部门和工程技术部门做好制度建设并优化管理流程，确保每一位工作人员都能够了解自身职责要求，做好细节管理，提高信息资料收集与整理质量，为后续档案运用和管理优化创造良好的条件。

结语

综上所述，电力工程档案管理是企业运营管理中非常重要的内容之一。在新时代背景下，电力工程项目流程不断完善，工作内容也在逐渐进行科学调整。在此过程中，档案管理必须要从机制、人员配备以及日常管控方面全面优化，加大档案管理的精准度和规范度，这样才能够全方位提升电力工程项目档案管理水准，促进经济社会进步。

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作者简介：玉闻叫（1974— ），傣族，本科学历，大唐云南发电有限公司高级政工师（副高级），工作研究方向：电力企业档案、档案数字化。