基于大数据视域的档案管理工作变革研究

摘 要：人类社会已经进入了大数据时代，相伴而来的是大量的数据资源。大数据技术的发展，必然会对档案管理工作带来深远影响。如何做好大数据背景下的档案管理工作，成为广大档案工作者必须面对的一个问题。本文基于大数据视角，从简要分析新时代背景下的大数据的内涵与特点入手，说明了加强大数据研究对进一步深化档案管理工作具有重要意義，进一步指出了大数据背景下档案管理工作改革需要重点关注三个方面，希望能对进一步强化我国的档案管理工作有所裨益。

关键词：大数据；档案管理；关注方向

由于数据经济的发展，人类社会将经历巨大的变革，数据将成为世界发展的驱动力，相伴而来的是大量的数据资源。档案管理工作，无论在政策的制定上、方法的改进上、技术的提升上，还是设备的配置上、人员的结构适应上，都或多或少地受到大数据的影响。如今的档案使用者对信息的需求呈现出多样化、个性化、高效化、异地化的特点，档案管理工作者一边要面对蜂拥而至的大量数据，一边又要精准地为利用者提供需要的档案资料信息。因此，在大数据时代背景下，我国的档案管理工作需要在新的理念的指导下，以创新的模式不断改革，更好地适应时代的需求。

1 新时代背景下的大数据的内涵与特点

1.1 大数据概念的渊源

自古以来，人类一直苦于处理各种各样数量庞大而毫无规律的数据。人们为了解决这些大数据所带来的困扰可谓是想尽了办法。19世纪末，美国著名的统计学家赫尔曼·霍尔瑞斯在处理1890年美国人口普查数据的过程中发明了能够识别卡片的电动机器。这台机器的发明使得原本需要8年才能够完成的工作在1年的时间内就被完成了。可以说，这一事件标志着人类社会进入到数据处理的新纪元[1]。后来，计算机的诞生和万维网的建立，进一步提高了人类处理信息的能力。随着计算机技术的日新月异，电子存储设备的功能越来越强大，体积变得越来越小，而加起来的存储成本却不到当初的一亿分之一，使较低成本地存储海量数据成为可能[2]。1997年，美国的两位研究员迈克尔·考克斯和大卫·埃尔斯沃斯为了对超级计算机所产生的超过主存储器所能存储的，甚至远程磁盘都无法承载的信息和数据进行描述，最早地提出了“大数据”这一概念[3]。

信息技术的发展，已经深入到人类生活的方方面面。数据挖掘技术的出现，奠定了大数据时代的技术基础。与此同时，人们对于数据的分析和使用的技术也日趋成熟起来[4]。与传统的数据搜集所不同的是，数据挖掘具有实时性。大数据技术出现以前的数据搜集需要人们先拟定出调查问卷，然后逐一发放问卷调查再回收的方式进行采集，最后耗费大量人力对回收的调查问卷进行分析，才能得出调查的结论。此时的结论是否科学合理，是否符合客观实际是很难保证的。因为有两个弊端无法完全避免，一是调查问卷设置的合理性和科学性，二是无法及时对所搜集到的信息进行分析、处理。数据挖掘技术对应了大数据具有“数量大、来源广、实时性”这三大特点，很好地解决了这两个弊端，因此越来越受到人们的欢迎，成为重要的分析预测工具。根据特定的算法，计算机可以对数量庞大的、毫无联系的数据进行自动分析，以揭示这些数据之间的联系，从而判断出其发展趋势。也就是说，人们可以通过对大量的数据进行分析，根据数据所体现出的规律和趋势做出决策判断[5]。

最初，大数据技术仅仅被应用在国家安全领域，后来随着超级计算机的发明以及存储技术更新和算法的日趋成熟，越来越多的领域开始使用大数据[6]。近年来，我国在大数据技术领域发展得比较迅猛。2014年，大数据首次被写进我国的政府工作报告；2019年，李克强总理将发展大数据、人工智能和高端制造、新能源汽车等提到了同等地位，足见我国对大数据发展重要性的重视程度。

1.2 大数据概念的基本内涵

《大数据：创新、竞争力和生产力的下一个前沿》曾提出一个大数据的概念，得到业内多数人员认可：大数据，通常指大小规格超越传统数据库软件工具抓取、存储、管理和分析能力的数据群[7]。

1.3 新时代背景下的大数据特点

1.3.1海量化。海量化指的是计算机需要收集并分析的数据量非常的大。仅仅是在过去的3年间，我们就产生出人类在4万年时间里产生的信息量的总和还要多的信息量[8]。随着数据量的不断增大，TB、PB、EB这些计量单位将逐渐被人们所弃用，而以ZB为计量单位的时代正向我们走来。

1.3.2高速度。高速度指的是处理数据流的速度快。

1.3.3精确性。精确性指的是数据的准确性。现实生活中发生的一切都与大数据所能反映出来的内容有着密切的关联性。数据的真实性和完整性关系到决策的准确性和科学性。数据的可信性、真伪性、来源和信誉、有效性、可审计性都是精确性的体现[9]。

1.3.4多样化。多样化指的是大数据的类型多样。

1.3.5易变性。大数据的生成并不是一成不变的。易变性指的是数据流的变化率高。

1.3.6关联性。关联性指的是数据流之间的关联性。相对于独立的数据，具有关联性的数据有着更大的价值。与过去单一强调单个数据流价值所不同的是，大数据强调的是在相互关联的数据流中发现它们之间的相关关系，而非因果关系[10]。

1.3.7价值大。人们在处理大数据的过程中虽然降低了数据的价值密度，但是数据整体价值因通过数据的交换、整合、分析，从而发现数据之间的关联性、获得新的发现而有所提高。大数据对人类社会发展和人们日常生活有着很重要的影响，在工业、政务、教育、健康等领域发挥的作用将会越来越大[11]。

2 加强大数据研究对进一步深化档案管理工作具有重要意义

加强大数据背景下的档案管理工作研究，意义重大。第一，随着大数据技术的进一步发展，必将进一步提高对各种类型的档案文化资源的保护作用，保证档案收集工作的完整性，档案资源体系建设将得到进一步强化。第二，大数据技术可以对档案业务工作流程进行优化，使档案业务管理工作能力得到提升。第三，通过对档案数据的不断挖掘，使它们得以增值，为社会和经济创造效益。第四，大数据技术将进一步强化档案管理机构的职能职责，构建科学的档案管理体系[12]。

3 大数据背景下档案管理工作改革的重点方向

大数据环境下，信息技术成为社会发展的主要技术。大数据背景下的档案管理仍然存在着一些问题[13]。但是，在大数据环境下，随着整个社会对于信息共享需求的强烈，随着大数据技术的进步，档案管理工作必然会迎来进一步的改革。

3.1 利用信息技术实现档案信息的综合管理

大数据环境下要求档案管理工作能够有效的完成信息價值的开发，同时，现代社会的发展同样也要求档案管理工作能够更多的应用现代信息技术，提高档案管理效率，保证档案管理的客观性。所以说，在未来档案管理工作的发展中，自然会越来越多的应用现代信息技术，而应用的方向也将逐渐丰富，也就是说，信息技术将会渗入到档案管理的方方面面[14]。

3.2 合理利用档案信息的大数据价值

通过上面对大数据的基本理论的分析我们可以发现，大数据最大的优势就在于将散碎的、频繁的信息固定下来，形成相对有价值的信息，并能够科学的运用信息的价值，而档案管理本身就是对已有信息载体的管理，所以自然涉及大量的流动信息。在大数据环境下，行业的竞争就在于对掌握信息的整合。从这个角度而言，档案管理具有先天的优势，所以在大数据环境下，档案管理将实现合理利用档案信息的大数据价值。一方面，档案管理工作更多地应用现代信息技术，那么就可以在云存储中留下一定量的档案信息[15]；另一方面，在固定的信息库中，档案管理工作人员可以通过科学的现代手段对信息进行分析，进而获得有价值的内容，比如在企业档案中，可以根据企业内部财务档案的动态信息流分析出企业的财务走向，在人员档案中可以分析出企业内部人才的基本组成，特别是对于对企业贡献大的员工，可以分析其共性，进而在企业之后的招聘中进而针对性的人员引入，为企业节约时间和成本，这同时也合理的利用了档案信息的大数据价值[16]。综上，合理利用档案信息的大数据价值是大数据背景下档案管理的一个重要发展方向和发展目标[17]。

3.3 实现档案管理与其它社会工作的融合

我们不断强调大数据环境下信息的潜在价值，所以能够有信息聚集的地方，自然就有现代社会的应用价值，而档案管理本身是对信息的管理，一旦能够实现利用现代信息技术手段管理档案工作，实现档案管理的智能化管理，那么在档案管理工作中，就会获得更多的信息。在这样的情况下，档案管理工作就会与其它社会工作融合，共同合理利用已有的信息价值，实现社会价值的再创造[18]。实现档案管理工作与其它社会工作的融合，也将是大数据环境下档案管理工作的一个发展方向[19]。

结语

档案管理工作在人类社会已经进入了大数据时代的今天，必须尽快与时俱进，适应时代发展要求[20]。即使是最为保守的档案工作者也必然已经发现了一个惊人的现象在越来越深刻地影响着档案管理事业的发展，那就是大数据技术的发展[21]。笔者结合多年档案工作经验，以大数据为视角，提醒我们的档案工作者必须要从大数据的内涵与特点入手，进一步加强对大数据研究，档案管理工作在大数据背景下要重点关注三个方面，一是利用信息技术实现档案信息的综合管理，二是合理利用档案信息的大数据价值，三是实现档案管理与其它社会工作的融合。

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作者简介：逯晶，本科学历，吉林省通榆县职业技术学校副研究馆员。