大数据时代社保档案管理的问题与对策

摘 要：随着社会的不断进步，社保体系趋于完善，社保种类明显增多，涉及范围逐渐扩大。在大数据时代，借用新兴信息化技术不断推进社保档案管理规范化、现代化、科学化、合理化势在必行。本文围绕大数据时代社保档案管理的问题与对策展开分析，在体系建设、安全建设、队伍建设、基础设施建设等方案提出策略，以期为推进新时代社保档案管理事业高质量发展提供决策参考。

关键词：大数据；社保档案；创新性策略

档案是社会发展中各项活动的原始记录和凭证，社保档案更是反映着社会各个群体的参保情况，具有较强的民生价值。随着大数据、云计算、人工智能等新兴技术的普及，电子文件交互、线上办理事项、信息共建共享等工作模式也逐渐被应用，信息形态的多元化使得传统纸质文件的管理已无法满足时代发展需求，社保档案的数字化加工、信息化管理、智慧化應用已成为大势所趋。但是在人社系统内，档案工作仍然存在重视程度不够、平台建设不健全、管理体系有漏洞、人员素质水平低、档案数字化进程缓慢等问题，需要各级单位紧跟时代潮流，多角度、多渠道促进社保档案管理体系的完善，使其更好地服务于群众。

1 大数据时代社保档案管理的必要性及意义

1.1 实现相关信息精准预测

随着人民生活保障水平的不断优化，社保档案内容逐渐变得丰富，其中不乏有价值较高的文件资料，更是有一系列复杂的各类业务档案，同时参保者信息种类、数量、范围增多，内容更加多元化，生成了大量结构化与非结构化数据，仅仅通过人工的方式管理，远远达不到社会发展的要求。在大数据时代背景下，利用云计算、人工智能、数据挖掘等先进技术管理档案，并搭建可在线归档、快速检索、主动推动的公共服务平台[1]，利用关联规则、神经网络等信息挖掘工具，实现社保档案信息数据集中整合、统筹管理、深入分析、深度开发，全面深入了解居民参保情况，并根据参保时间、缴纳信息、参保区域等数据制定业务计划，便于指导相关部门精准开展下一步工作，确保社保行业行稳致远高水平发展。

1.2 实现日常工作快捷管理

当今时代，随着参保意识的不断增强，社保业务需求走向多样化，社会群众对于相关业务办理的人性化、高效性的要求越来越高，传统模式下社保档案以纸质文件管理、人工手动查询方式为主，档案整理混乱、查询时间过长、信息提供不准的现象频繁发生，大大降低了利用率。依托现代数字技术与在线利用平台，可实现对复杂数据的统一数字化加工、集中分类整理，快速检索利用，将手工查询转变为网络化查询，参保者可随时通过终端进行数据信息查询，进一步提高了业务办理效率，促使社保业务实现精细化管理，既为相关机构的工作决策提供了支持，更是为社会参保者提供了优质服务。

1.3 实现业务流程全面监督

在非信息化管理模式下，各项业务流程准确性、规范性难以得到保障，后期监督手段也难以全面实施，对于社保工作的开展也难以保证科学性、合理性。在此前提下，引入先进数字化技术，可进一步优化业务办理流程，降低错误率，保障档案管理质量，同时也可对相关工作实现全流程实时监督，根据标准要求及业务特征，及时发现工作中存在的问题与风险点[2]，及时制定更加科学合理的解决方案，对当前的社保工作进行逐步完善、更新、转型升级，为后续事业的进步奠定基础，从而提高社保档案管理工作的效率及质量。

2 大数据时代社保档案管理存在的问题与挑战

2.1 管理意识薄弱

一是领导者信息化意识薄弱。认为社保档案工作就是将散落在各个单位及业务科室的文件梳理即可，无需进行全面管理，导致管理层次低，管理结构单一。在不规范的管理模式下甚至会损害档案的真实性和完整性，无法发挥档案价值。二是管理人员信息化意识薄弱，对于前沿的、陌生的信息化管理模式抱有敷衍、应付的态度，严重缺乏主观能动性和创新思维观念。即使是部门单位配备先进的软硬件设备，也会过分依赖传统的工作模式，不能充分利用数字技术来开展日常工作，无法发挥信息化的优势，严重制约社保档案管理快速发展。此类问题在基层社保部门尤为明显。

2.2 管理体系结构较为涣散

一是组织建设不健全。有的单位没有设置专门的社保档案管理领导小组，都是随机组建团队应付工作。对于责任内容不够细化、任务分解不够到位，相关业务职能流于形式。社保档案高效管理方向和目标不清晰，缺乏对系统性、整体性规划，使得许多社保档案工作无从开展。二是管理制度不完善。社保档案的收集整理、保管利用、日常监督、安全风险、共建共享等业务标准、管理制度和工作流程不完善，无法为档案管理人员提供制度保障[3]。三是服务体系单一。在社会保障管理体制分散型、多机构各自管理的前提下，对于系统平台建设与功能开发仅面向人社需求，共性机制建设欠缺。跨单位、跨行业、跨地域的社保档案信息数据共建共享力度不够，制约了部门间的有效沟通，难以形成合作分工、相互协调的管理机制，导致信息孤岛现象的存在。没有发挥大数据技术“让数据多跑路，让群众少跑腿”的优势。

2.3 管理系统平台较为落后

在社保档案管理方面，系统平台与信息化技术依然处于滞后状态，难以充分发挥大数据、互联网的优势。主要原因一是财政资金支持有限。领导者信息化意识不强、行业发展观念陈旧，平台研发投入还停留在初期水平，对后期的升级优化、设备更新尚未申请足够的资金保障。软硬件匹配度落后于时代发展，存在脱节情况，无法运用先进的管理系统为参保人员提供更加便捷的服务，影响社保档案业务办理效率。二是先进技术应用水平较低。在系统平台开发建设初期，未进行深入的市场调研，没有结合自身工作实际需求有针对性地应用数据挖掘、云计算、区块链等技术，系统功能仅局限于电子文件录入输出和日常查询检索利用。同时随着社保信息复杂度的提升，系统网速差、搜索速度慢、利用渠道窄、传输效率低、服务方式单一、共享水平较差的问题也逐渐加重，难以满足人性化、智能化需求。

2.4 管理人员能力较为有限

目前社保档案行业人员能力水平较低，难以实现对群众的高效查询利用，主要原因有以下几点。一是大多管理人员年龄较大，高学历、高学位、高职称人员占比低，流动性较强，大多由人社部门边缘部门人员兼职，使得整体团队水平长期处于基础阶段。二是部门单位开展后期继续教育活动较少，没有建立统一、规范的人才培养体系，使得档案管理人员接触新兴技术知识较少，信息化意识薄弱，难以在短时间内掌握先进的办公软件，在信息化管理层面上难以进行创新性思考，最终依旧采用传统纸质文件管理、手工检索利用的方式，在耗费大量人力物力的同时，难以提升档案管理效率。三是档案管理人员责任意识淡薄，工作作风涣散，部门规范化管理水平较低，造成社保档案整体工作水平难以提升，长时间处于停摆状态，严重制约了社保档案管理数字化进程的推进工作。

2.5 管理安全风险较为严重

在新形势下信息技术虽然能够为档案管理工作带来极大便利，但是也在一定程度上增加了安全风险，严重危害社保信息安全。一是在系統建设过程中，没有配置安全网关、漏洞扫描、安全审计等硬件设备，使系统在运行过程中极易遭到社会不法分子或黑客的入侵，造成隐私数据泄露。二是缺少入侵检测、身份识别、杀毒软件等安全手段，使在社保档案对外服务利用过程中，容易造成用户信息丢失、档案数据被恶意篡改、数据失真、敏感资料泄露等风险的发生。三是部分档案管理者在开展社会服务过程中，存在“重建设、轻管理”的思想，数据信息的安全有着得过且过的思想，安全意识严重缺失。不能运用精细化、合理化的管理与科学有效的服务方式开展工作，极易给不法分子提供可乘之机，从而导致档案资料丢失、信息数据损害的事件频频发生。

3 大数据时代社保档案管理未来发展路径

3.1 建立健全大数据管理体系

一是牢固树立大数据管理意识，领导者与管理人员要将大数据技术与档案管理紧密结合，提高信息化管理思维水平，结合实际工作需求，着力构建社保档案现代化、科学化管理服务模式，进而发挥档案的潜在价值。二是成立本地区社保档案信息化管理应用工作领导小组，由人社部门领导任组长，民政部门、公安部门、档案部门等领导任副组长，下设工作专班，着力提升统筹协调能力，确保社保档案信息化管理及大数据应用工作顺利开展、高标准推进，从组织机构上保证各项工作的稳步前行。三是规范管理制度，根据人力资源社会保障部颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》与国家档案局颁布的《电子文件归档与电子档案管理规范》，结合本地区本单位实际情况，建立《社保档案信息化管理制度》《电子档案数据制定规范》《信息化管理应急预案》等标准文件，充分发挥管理制度的约束与指导功能，从而确保社保档案信息化管理工作有序开展。三是建立共建共享机制，打破制度藩篱，消除“信息孤岛”弊端，依托“互联网+政务服务”潮流，制定有关政策及工作条例，为将来社保档案信息资源共建共享系统平台的建设与相关工作开展奠定坚实基础。

3.2 逐渐完善信息化平台建设

一是积极争取财政资金支持，人社部门领导者要结合社保工作实际需求，定期向上级部门反映情况，积极寻求政策与财政支持，加强对档案信息化建设与大数据技术应用力度，同时要深入开展市场调研，认真审查和评估社保档案信息化发展中的具体问题，寻求针对性强的系统平台建设方案，逐步建立以政府资金为引导、以档案部门为主体、以专业外包公司为辅助的信息化建设机制。二是引入先进科学技术，利用数据挖掘、人工智能、云计算、OCR识别等技术手段，打造智慧化社保档案服务模式，在系统平台建设上实现社保在线归档、精细管理、安全保存、高效检索、共建共享的建设目标，推进以大数据为核心的社保档案管理服务新平台建设，在为后期挖掘信息资源价值、提供人性化服务打下良好基础。三是利用大数据共享性特征，统一系统平台底层构架与数据接口，加强社保业务各部门联系，高度重视档案管理系统与各单位财务系统、业务系统、公文系统之间的互联互通，将人力资源部门和社会保障部门的工作内容有机整合，在广大区域内实现社保档案数据共建共享，从而为社会参保用户查询利用服务提供便利。

3.3 着力构建专业化人才队伍

档案管理人员水平的高低直接决定社保工作水平，各级人社部门必须要认识到社保档案管理人员的重要性，打造专业团队，在大数据背景下为档案管理提供更强动力。一是广泛引进人才，领导者要充分考虑本单位社保档案管理人员年龄、学历水平、信息化基础等因素，制定符合未来发展的岗位需求方案，积极通过社会招聘、定向培养等方式，寻找既懂得社保业务与档案管理技能，又了解信息化管理、大数据技术运用的复合型、专业型人才，为社保档案管理智慧化发展提供人才保障。二是定期开展培训活动，面向全体社保档案工作人员，以外出研学、理论研讨、专家授课、技能比武等方式，开展初步培训和再培训活动，不断充实专业人才储备库，培训过程要侧重于现代科学技术的应用[4]，助力员工树立新思想、学习新方法、掌握新技能，创新档案管理服务模式，以更好地满足新时代群众对社保信息的多样化需求。三是制定考核机制，成立专项考核工作督查组，形成上下联动的工作机制，全面准确掌握档案管理工作人员的德才表现和工作实绩，坚持把考核结果作为干部职级晋升、聘任、奖惩的基本依据，充分发挥考核对事业单位工作人员的激励鞭策作用， 确保考核工作客观、公正、实事求是、突出重点、奖罚分明，不断激发档案管理人员干事创业激情，为社保档案管理提供源源不断的动力。

3.4 不断提升安全化管理水平

一是配套软硬件设施，在系统建设初期或者运维阶段，购买IP协议密码机、安全路由器、线路密码机、防火墙等硬件设备，同时设置访问控制、信息加密、隐私保护等安全技术，定期更新杀毒软件病毒库，对于社保参保、缴费、违法、欠费等应用数据进行安全防控，全面抵御黑客的入侵，进一步保障社保档案数据信息的安全[5]。二是面向社保部门单位全体人员开展网络安全培训教育活动，引导广大管理人员牢固树立正确的网络安全观，更加深入地了解日常档案管理工作中安全工作的重要性和应对措施，不断强化本单位社保档案系统平台安全管理水平，严格规范标准，细化流程，有力有序推动社保档案数字化加工与共建共享进程，补齐短板、夯实基础，进一步提升网络安全管理能力、网络安全技术防护能力和应急处置能力，切实筑牢网络安全防线，为推进本地域社保档案安全工作的规范化、科学化奠定良好安全基础。

参考文献

[1]王永福.大数据背景下社保档案数字化管理研究[J].就业与保障，2022（08）：85-87.

[2]秦莉莉.数字化技术在社保档案管理中的应用及展望[J].国际公关，2023（11）：28-30.

[3]杜玲.社保档案管理存在的问题及应对策略[J].黑龙江档案，2013（03）：86.

[4]刘威.社保档案管理服务方式的创新研究[J].就业与保障，2022（09）：61-63.

[5]胡云梅.大数据背景下社保档案管理问题及对策[J].兰台世界，2023（06）：119-121.

作者简介：曾仰惠（1972— ），本科学历，福建省南平市光泽县机关事业单位社会保险中心馆员，从事机关社保档案管理。