职业本科院校学籍管理工作现状及提升对策研究

沈小艳

南京工业职业技术大学 江苏南京 210046

学籍管理是职业本科院校教学管理的重要组成部分,学籍管理贯穿学生入学到毕业离校的整个过程,能够维护正常的教育教学秩序和学生生活秩序,保障学生合法权益。职业本科院校因存在本、专科专业的过渡问题,一所学校往往同时有专科专业和本科专业,同一专业往往还存在多种生源类别,培养层次和生源类别的复杂性势必会加大学籍管理工作的难度。因此,职业本科院校更需要针对培养层次和生源的复杂性制定合理有效的学籍管理办法。

1 学籍管理

学籍是学生的一种身份证明,拥有了学籍就代表学生正式成为学校的一员,是经过考核后可以在校学习的资格。学生从入学开始经过学籍注册便具有了学籍,除特定的学籍异动如毕业、退学、休学逾期、开除等情况外,学生的学籍将会伴随学生在校期间的整个过程。学籍管理就是对学生的学籍进行管理,总体来说,学籍管理可以分为四个部分:入学与注册、学籍异动、成绩管理和毕业管理。其中,入学与注册包括了新生的入学资格审核、学籍电子注册、在校生的学期注册。学籍异动包括保留入学资格、保留学籍、转专业与转学、休学与复学、降级、退学。成绩管理包括教师成绩录入、学生成绩证明等。毕业管理包括学业预警、毕业资格审核、毕业证书发放等。

2 学籍管理的作用

高校学籍管理工作是教学管理工作的一项重要内容。加强高校学籍管理工作,对进一步规范高等学校办学行为、维护高等学校教育教学秩序、促进高等教育健康发展有着重要意义[1]。高校的学籍管理工作从对新生的入学资格进行审核开始,一直持续到学生毕业,具有政策性、原则性和规范性的特点,在学校的教育教学管理中有着重要的地位,是学校对学生进行教育管理的重要方式,有利于学校教学秩序的正常进行,能够满足学生个性化的需求,有利于约束学生的行为,使得学生按照学籍管理的规定行事,形成良好的校风,提升学生的道德素养。

3 职业本科院校学籍管理的现状与困境

3.1 职业本科院校学籍管理难度大

高职院校升级为职业本科院校有一个特点,往往是从学校的某几个特色专业升级为本科专业开始,慢慢地,专科专业逐渐消失,本科专业逐渐增多,这就会导致很多职业本科院校在一定时间内会同时存在本科和专科的培养层次。本科和专科又分别包含不同的生源类别,如本科可能同时包含高考招录、普通专转本、五年一贯制专转本、联合培养本科、对口单招等生源,专科可能同时包含高考招录、与中职学校合作培养的自主招生、对口单招、提前单招、社会招生等生源。培养层次和生源的不同导致学生的素质素养、思想水平、学习年限、毕业要求等都不尽相同,这在一定程度上也加大了职业本科院校学籍管理工作的难度。

3.2 学籍异动中存在的问题

学籍异动包括保留入学资格、保留学籍、转专业与转学、休学与复学、降级、退学等。学生在校期间有权利根据自己的实际情况进行相应的学籍异动,但在实际学籍异动工作中,往往会出现以下一些情况。

学生休学期满未及时办理复学并未办理任何延迟复学手续,导致学校的在籍学生数据与实际相比有所出入,出现僵尸学籍的现象;个别学生休学或者参军入伍但未及时办理保留学籍手续;个别学生刚办理完休学手续不久便又要开始申请复学。这种学籍异动的随意性影响了学校对学生的教育教学管理,阻碍了学籍管理制度的正常运行,也会给其他学生带来消极影响。

3.3 部分职业本科院校学籍管理信息化水平不高

职业本科院校的学籍管理工作涉及的人数众多,数据量大,学籍管理系统的信息化水平对学籍管理效率和质量都存在一定影响,部分职业本科院校学籍管理信息化水平较低。如学生的学籍异动申请还停留在纸质申请的阶段,学籍异动往往需要经过学生本人申请、班主任审核、教学秘书审核、学院副书记审核、教学院长和教务处处长审核,层层审批所耗费的时间很多,如能够通过信息化处理,便能大大缩减学生办理学籍异动所耗费的时间和精力,因此,对于信息化水平不高的职业本科院校,急需加快信息化水平建设,提高学校学籍管理效率。此外,部分职业本科院校信息化平台多,但平台之间的兼容性及联动性水平不高。以南京工业职业技术大学为例,学校的学籍管理平台和学生上课的考勤平台属于不同的平台,学生在学籍管理平台上的学籍异动信息无法直接同步到教师上课的考勤平台,有的学生已经办理休学、退学,但是教师的考勤名单上还是有他,有的学生已经办理了复学,但是教师的考勤名单上却没有他;平台的兼容性和联动性不够高,导致教师无法准确高效地对学生进行考勤,无法及时准确地掌握学生的出勤情况。

3.4 责任意识服务意识不强

学籍管理工作是高校教育教学管理工作中的重要一环,学籍管理工作的效果也影响着每一个学生。在实际的学籍管理工作中,存在少数学籍管理工作人员工作不仔细,缺乏相应的责任意识,导致学生的学籍信息出现错误。职业本科院校学籍管理工作内容繁多,工作冗杂,学籍管理工作人员在处理日常工作时可能会给学生造成一种不好的体验。同时,因学籍管理工作量比较大,但在实际的工作环境中,职业本科院校对学籍管理工作人员缺乏一定的激励措施,无法调动工作人员的积极性,这也进一步导致了学籍管理工作人员的责任意识和服务意识不强的问题。

3.5 制度宣传不到位

学籍管理工作是一项重要而复杂的育人工作,涉及不同的职能部门,如教务处、招就处、二级学院等。学校应该从多个层面、多个角度宣传学籍管理制度,但实际上,很多职业本科院校的学籍管理宣传工作仅仅是形式上的宣传。新生入学时给学生发一个学生手册,里面包含了学籍管理相关的内容,让学生自己去学习,这种方式缺乏对学生学习过程的跟踪和对学习结果的考查,导致大部分学生对学籍管理制度比较模糊。有的学生因为不清楚不考试要申请缓考,以为只要跟任课教师请个假就可以了,最后导致出现缺考的结果,学生因此丧失了一次补考的机会,只能参加重修。很多教师认为学籍管理是教务处的工作,跟自己无关,不愿意了解学籍管理方面的内容,因此,当学生前来咨询时不能给出正确的处理方式。此外,学校对学籍管理制度的宣传效果缺乏后续的跟踪和量化,学生在了解或者学习完学籍管理制度之后最终掌握了多少、记住了多少,这些都无从得知。

4 学籍管理提升对策

4.1 学籍管理人员的责任意识和服务意识

学籍管理制度的制定是为了管理学生和服务学生,制度的具体执行离不开学籍管理人员,而学籍管理人员的责任意识和服务意识影响着制度的实施效果和学籍管理工作的实际成效。因此,职业本科院校要提高学籍管理人员的责任意识和服务意识。定期召开学籍管理人员的内部交流会,互相交流工作收获、经验以及可能存在的问题,通过交流可相互学习、共同提高,同时消除一些工作上的信息屏障。在加强校内交流的同时,教务管理部门应主动走出去,与兄弟院校教务部门加强沟通[2]。可以通过邀请其他学校优秀的学籍管理工作人员开展工作经验分享会,互相分享讨论工作中遇到的问题,通过交流可以互相学习,取长补短,提高学籍管理人员的视野,丰富学籍管理经验,提高业务能力。同时,学校也要激励学籍管理人员积极参与教育管理研究,不断提高研究能力、管理水平和业务水平。此外,也可以制定一定的激励措施提高学籍管理人员的责任意识和服务意识,如制定合理的学籍管理工作人员的晋升路径。

4.2 学籍管理制度宣传方式多样化

制度的存在是为了更好地管理和服务学生,学籍管理制度要想发挥切实的效果就离不开宣传。在学生不同的学习阶段,如入学、期末考试、补考、重修、毕业等时间节点,借助于各种信息化渠道,如学校的教务系统网站、学生手机客户端、微信公众号等渠道宣传学籍管理制度,通过多平台的宣传,使得学籍管理制度能够深入学生心中,充分发挥学籍管理制度的育人作用[3]。学校也要加强对学籍管理制度宣传效果的追踪,教务处可以面向各年级学生举办学籍管理制度大比拼等活动,通过比赛的形式激发学生对学籍管理制度学习的热情,同时也可以考查学生对学籍管理制度的了解情况。

4.3 学籍异动多方联动

学籍伴随着学生从入学到毕业,但学生因个人原因可以申请退学、复学、休学等学籍异动。在实际的学籍异动过程中,为了避免学生错过复学时间或没有办理任何学籍异动手续就离校等情况发生,必须形成学籍异动的多方联动体系。在学校里,班主任是比较了解学生的实际情况的,如果学生要休学或参军入伍,班主任应该首先提醒学生要办理保留学籍的手续。学籍管理工作人员应定期梳理到了规定的复学时间还未及时复学的学生信息,了解学生具体情况,提醒学生及时办理复学手续,并告知不及时办理复学手续的相应后果。为了确保学籍异动的准确性,在学籍异动的审核过程中,各个审核节点的审核人员都要严格进行审核。

4.4 提高学籍管理信息化程度

职业本科院校需要转变思想,充分认识到学籍管理工作的重要性,加大对学籍管理工作的资金投入,推动学籍管理信息化建设,尽可能将事关学生的各种申请都转为线上,如学籍异动学生线上进行申请、线上进行审核;开发成绩单的自动打印,并加盖电子签章及时间戳等功能,学生有需要可以自行打印成绩单,不用特地到学籍管理工作人员办公室进行打印;定期对学籍管理系统进行更新,学籍管理人员定期反馈学籍管理系统的问题、提出需求,根据需求进行学籍管理系统的优化升级,使之更符合学校学籍管理的要求和需要;开放学籍管理系统的部分接口,对有需求的职能部门进行学籍管理信息的部分授权,减少部门间沟通的时间成本,使得学籍数据信息能够在相关部门实现信息共享,从而减轻学籍管理工作人员下载、整理数据的负担,提高工作效率,更好地提供学籍管理服务。

4.5 健全学籍管理制度

学籍管理制度是学校学籍管理工作开展的前提和指导依据,明确的学籍管理制度是职业本科院校学籍管理工作开展的基础。职业本科院校要根据自身特点,结合本校的实际情况,根据国家相关法律法规,制定出符合国家法律法规的要求,同时又符合本校特色的学籍管理制度。

职业本科院校在一定时间内存在专业的过渡问题,既有专科专业,也有本科专业,不同的培养层次又包含了不同的生源类别。培养层次和生源类别的不同使得学生的入学时间和毕业周期也不尽相同,因此,职业本科院校要根据不同的培养层次和生源类别制定科学、规范、合理的学籍管理制度。制度的制定既要满足学校管理学生的需要,同时又要满足学生发展、成长的需要。职业本科院校学籍管理制度的制定要经过充分调研,既要满足暂时存在的专科专业学生的需要,又要满足本科专业学生的需要。

结语

学籍管理工作贯穿于学生整个学习阶段,涉及学生的切身利益,影响着学生的前途。学籍管理工作人员应坚持初心,以严谨、科学、认真的态度将学籍管理工作融入学生成长中。职业本科院校的学籍管理工作面临高挑战和高要求,科学有效的学籍管理是推进高校教育可持续发展的重要保障。本文通过剖析当前职业本科院校学籍管理存在的问题,提出提升学籍管理工作成效的路径,包括加强制度建设、提高学籍管理信息化水平、提升学籍管理工作人员的素质和能力等,为当前职业本科院校的学籍管理工作提供经验借鉴,促进职业本科院校学籍管理质量的提升。