“全国示范数字档案馆（室）”建设现状研究

摘 要：自2002年11月国家档案局在《全国档案信息化建设实施纲要》中首次提出“在部分中心城市建设示范性数字档案馆”的档案信息化建设目标和任务以来，已有20年。目前我国示范性数字档案馆（室）的建设情况如何？本文从2015年—2022年各年“全国示范数字档案馆（室）”的认定数量、级别和类别以及国内分布情况三个方面开展研究。同时，探索、剖析国内第一家建成投运的数字档案馆和首家“全国示范数字档案馆”──青岛市数字档案馆建设的特色经验，以期更好地实现“全国示范数字档案馆（室）”的示范引领作用。

关键词：数字档案馆；数字档案室；建设现状；青岛模式；共享平台；文档一体化；馆室一体化

Abstract： It has been 20 years since the National Archives Administration of China first proposed the goal and task"to set up certain demonstration digital archives in some central cities“ in the Implementation Outline of NationalArchives Informatization Construction in November 2002.） How is the construction of the demonstration digitalarchives（rooms） in China now？ This paper studies the number， level and category of the "national demonstrationdigital archives （rooms）" from 2015 to 2022， as well as their domestic distribution. At the same time， this paper exploresand analyzes the characteristic construction experience of the first digital archives which were built and put intooperation in China， and also the first 'national demonstration digital archives' -- Qingdao Digital Archives， in order tobetter realize the demonstration leading role.

Keywords： Digital archives; Digital archive room; Construction status; Qingdao mode; Shared platforms; Documentintegration; Integration of archives and offices

目前，各级各类档案部门已进入建设数字档案馆（室）快车道的关键时期，梳理、统计、研究“全国示范数字档案馆（室）”建设现状，宣传推广成功经验，充分发挥示范引领作用，对于加快推进我国档案信息化建设具有重要意义。

1 我国数字档案馆（室）建设的背景

建设数字档案馆（室）是各级各类档案部门推进档案信息化的重要举措，国家档案局对此项工作高度重视。2002年11 月，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，提出“‘十五’期间在部分中心城市建设示范性数字档案馆”的档案信息化建设目标和任务。[1]2006年12月，国家档案局发布《档案事业发展“十一五”规划》，提出“要建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”[2]；2010年6月，国家档案局发布《数字档案馆建设指南》，用来指导全国数字档案馆建设工作[3]；2011 年1月，國家档案局发布《全国档案事业发展“十二五”规划》，提出“各级国家档案馆加快数字档案馆建设步伐，有条件的要完成数字档案馆建设，并提供网络信息服务”的档案信息化工作任务[4]；2014年，国家档案局发布《数字档案室建设指南》，明确了数字档案室的建设标准[5]；2014年11 月，国家档案局印发了《数字档案馆系统测试办法》，明确了数字档案馆建设要求和评价指标，为数字档案馆的规范建设、安全运维提供保障[6]；2016年4月，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，提出“加快档案管理信息化进程，持续推进数字档案馆建设”[7]；2016年10月，国家档案局印发了《数字档案室建设评价办法》，明确了数字档案室建设要求和评价指标，为数字档案室的科学建设与管理提供了保障[8]；2017年9月，国家档案局印发 《企业数字档案馆（室）建设指南》；2021年6月，中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，其中有11 处提到“数字档案馆（室）”，明确了“十四五”期间国家数字档案馆（室）建设发展任务：一是完善档案标准体系，重点推进数字档案馆（室）建设等方面的标准供给；二是加速数字档案馆（室）建设，新增150家高水平的数字档案馆；三是加强新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。[9]2022年5月23日和2023年1月3日，国家档案局公布了第一批61家企业集团、第二批19家企业集团为企业集团数字档案馆（室）建设试点单位。目前，我国各级各类数字档案馆（室）建设已加速迈入“快车道”。

2 “全国示范数字档案馆”“全国示范数字档案室”的认定

“全国示范数字档案馆（室）”的评测是国家档案局应用的以测促建的方法，以此来推进数字档案馆（室）建设工作的开展。以测促建的方法受到了各级档案部门的广泛认可和高度重视，有效带动了区域档案信息化建设水平。

2.1 “全国示范数字档案馆”认定。2014年11 月，国家档案局发布的《数字档案馆系统测试办法》中规定：国家档案局成立数字档案馆系统测试工作领导小组，组建测试专家队伍，负责数字档案馆系统测试工作。数字档案馆系统测试依据是《数字档案馆系统测试指标表》（共有5个一级指标、18个二级指标），测试采用百分制，测试结果达到80分以上认定为“通过国家级数字档案馆测试”，达到90分以上认定为“全国示范数字档案馆”。[10]

2.2 “全国示范数字档案室”的认定。2016年10月，国家档案局发布的《数字档案室建设评价办法》中规定：机关数字档案室建设的评价依据为《数字档案室建设评价指标》（共有5个一级指标、35个二级指标、5个加分项），评价采用百分制，评价结果达到80分以上为通过数字档案室评价，达到90分以上认定为“全国示范数字档案室”。[11 ]

3 “全国示范数字档案馆（室）”的建设现状

3.1 数据来源。笔者2023年1月12日至2023年1月23日利用互联网检索，在“知网”和“中华人民共和国国家档案局”“中国档案资讯网”“360搜索”网站，以“数字档案馆”“数字档案室”“数字档案馆建设”“数字档案室建设”“全国示范数字档案馆”“全国示范数字档案室”为检索词，查看了有关“全国示范数字档案馆（室）”的文献、信息和新闻报道，收集、整理有价值信息，再到有关单位的网站主页进行核对确认，经汇总、统计、归纳后得出最终数据。从检索到的内容来看，日前国内对于“全国示范数字档案馆（室）”建设研究的文献尚为空白，检索到的文章绝大多数为通过“全国示范数字档案馆（室）”测评或被认定为“全国示范数字档案馆（室）”的新闻报道，少有几篇创建成功的经验介绍。

3.2“全国示范数字档案馆（室）”的认定数量。2014年11 月，国家档案局发布《数字档案馆系统测试办法》后，2015年开始开展数字档案馆测评工作。2015年6月，数字档案馆建设工作走在前列的山东青岛市档案馆以96.98分的好成绩通过国家档案局组织的数字档案馆系统测试，达到了“全国示范数字档案馆”标准，成为首家“全国示范数字档案馆”。随后江苏太仓市档案馆、浙江绍兴市档案馆、广东珠海市档案馆、湖北十堰市档案馆相继通过数字档案馆系统测试，达到“全国示范数字档案馆”认定标准，这些档案馆成为首批“全国示范数字档案馆”。

2016年10月，国家档案局发布《数字档案室建设评价办法》，同年年底海关总署数字档案室和中山市档案局数字档案室通过国家档案局组织的测试。2017年1月，两家档案室被国家档案局正式批准为“全国示范数字档案室”，成为全国首批获此称号的机关档案室。2015年—2022年期间，获批的“全国示范数字档案馆（室）”共有70家，“全国示范数字档案馆”53家、“全国示范数字档案室”17家。其中，中山市档案馆、杭州市档案馆、南京建邺区数字档案馆既被国家档案局批准为“全国示范数字档案馆”，又被批准为“全国示范数字档案室”，3家档案馆成为“全国双示范”档案馆。从统计信息中可以看出2019年（11 家）、2020年（12家）为“全国示范数字档案馆（室）”认定的高峰年。2015年—2022年各年“全国示范数字档案馆（室）”具体认定数量见图1。

3.3“全国示范数字档案馆”建设现状分析

3.3.1 “全国示范数字档案馆”级别、类别分析。53家（3家双示范馆分别按“示范馆”和“示范室”计入）“全国示范数字档案馆”中：省级档案馆共有6家，分别是浙江省档案馆、山东省档案馆、云南省档案馆、河南省档案馆、江西省档案馆、宁夏回族自治区档案馆；副省级市档案馆共有9家，分别是青岛市档案馆、济南市档案馆、宁波市数字档案馆、杭州市档案馆、成都市档案馆、西安市档案馆、深圳市档案馆、滨海新区档案馆、浦东新区档案馆；共有地（市、州、盟）级档案馆22家；共有县（区、旗、市）级档案馆13家；共有专业档案馆3家。

3.3.2 “全国示范数字档案室”建设现状。数字档案室建设是当下机关档案工作发展的内在需求，也是实现电子文件前端控制的重要手段和落实电子文件管理标准规范的最佳途径。近年来，在国家档案局的推动下，全國各地积极推进机关数字档案室建设，2016年—2022年，已经有17家（3家双示范馆分别按“示范馆”和“示范室”计入）档案室达到“全国示范数字档案室”标准。

3.3.3“全国示范数字档案馆（室）”分布情况。中国有34个省级行政区，包括23个省、5个自治区、4个直辖市、2个特别行政区，70家“全国示范数字档案馆（室）”分布在13个省、4个直辖市和1个自治区。截至2023年1月中旬，10个省、4个自治区尚没有“全国示范数字档案馆（室）”。江苏省（14家）、浙江省（12家）、山东省（9家）为获批“全国示范数字档案馆（室）”数量前三名的省份，成为数字档案馆（室）建设工作走在前列的第一梯队。

4 “全国示范数字档案馆（室）”建设实践研究──以青岛市数字档案馆为例

青岛市档案局紧跟时代发展，积极推进档案信息化工作，走在我国数字档案馆建设的前列，2000年年底提出数字档案馆的建设设想，2001年下半年启动建设，2003年8月20日正式向社会开通。青岛市数字档案馆成为国内第一家建成投入运行的数字档案馆，建设了完善的数字档案管理体系即“三网（互联网、电子政务网、局域网）四库（档案目录数据库、全文数据库、照片档案数据库、音视频档案数据库）一中心（电子档案中心）四工程（馆际共享工程、馆室共享工程、室际共享工程和社会共享工程）”，实现了全市档案信息资源共享。青岛市数字档案馆建设项目不仅投资少、见效快，而且在电子文件归档、档案数字化、在线服务以及远程查阅方面成效显著。[12]国家档案局充分肯定了青岛市数字档案馆的建设成果和经验，2015年6月，该馆以96.98分的优异成绩通过数字档案馆系统测试，成为首家“全国示范数字档案馆”。青岛市数字档案馆信息化建设已经达到了较高水平，建设的经验、理论、方法等为今后数字档案馆的建设起到了很好的示范引领作用。笔者通过对青岛市数字档案馆建设模式进行梳理、剖析和提炼，认为数字档案馆建设中“青岛模式”比较有特色的主要有以下几个方面。

4.1 统筹规划，搭建全市统一平台，为信息资源共享奠定基础。青岛市档案馆注重统筹规划，顶层设计，统一开发了青岛市市区以及区数字档案馆系统，统一搭建全市数字档案馆平台，统一全市档案数据库标准和要求，青岛市11 个国家综合档案馆共同建设，以数字档案馆为核心开发了电子文件归档和电子档案管理平台、局域网数字档案馆核心业务平台、“全域共享在线查档”平台。统一平台的搭建为数字信息资源共享夯实基础。[13]

4.2 依托电子政务网，实现文档一体化、馆室一体化。青岛市数字档案馆模块、机关电子文件归档、电子文件中心与青岛市电子政务“金宏办公系统”完全融为一体，依托“金宏OA系统”向各级电子政务用户提供服务。电子政务用户可以在“金宏办公系统”进行机关文件归档，也可以直接查阅青岛市档案馆的电子文件、电子档案，实现了实时归档和文档一体化、馆室一体化。[14]

4.3 规范归档流程，确保数字档案信息的安全和可控。制定从机关到数字档案馆的在线归档流程、数字档案馆馆内归档流程、非开放电子文件离线归档流程、数字档案操作审批流程等各项电子文件和电子档案业务管理流程，规范管理，确保数字档案信息的安全和可控。

4.4 以服务为导向，推进利用服务平台建设。一是面向党委、政府开展主动服务，提高档案信息服务的针对性和及时性；二是简化查询软件操作流程，提高档案信息服务的普及性；三是拓宽信息资源的全面性、查询渠道的多样性，提高档案信息服务的覆盖面和可用性。[15]

5 总结和展望

5.1 “全国示范数字档案馆（室）”建设速度还需持续加快。“十四五”时期即将过半，“全国示范数字档案馆（室）”的建成数量距“新增150家高水平数字档案馆”的“十四五”全国档案事业发展目标尚有差距。各级档案管理部门应进一步提高档案信息化建设重要性的认识，加大资金和人力支持，加快推进“全国示范数字档案馆（室）”建设进程。

5.2 “全国示范数字档案馆（室）”建设水平不均衡。从上文“全国示范数字档案馆（室）”在省级行政区的分布数据来看，我国数字档案馆（室）建设中各地区各部门发展不平衡不充分的问题还比较突出，东部地区最强、中部地区次之、西部地区和东北地区较弱。江苏、浙江两省的“全国示范数字档案馆（室）”分别达到14家和12家，有3个省级行政区“全国示范数字档案馆（室）”的数量為“1”，有的省级行政区甚至还是空白。所以现阶段要加强“全国示范数字档案馆（室）”建设成功经验的宣传和推广，切实实现示范引领作用。

5.3 “建”“管”“用”并重，全面提升数字档案馆（室）运行品质。笔者认为，通过“全国示范数字档案馆（室）”测试和认定不是档案信息化建设的最终目的，获批的“全国示范数字档案馆（室）”还应继续在加强档案馆的数字资源建设、强化信息安全保障、提升档案管理现代化水平和服务能力方面下功夫。要树立“建”“管”“用”并重的理念，全面提升数字档案馆（室）运行品质，做到进一步规范电子档案移交与接收，持续关注和追踪信息化技术的更新，注重复合型人才和信息化人才的引入和培养，促进档案开放利用，充分发挥档案在党和国家各项事业发展中的作用，提高档案的影响力和美誉度。

5.4 “全国示范数字档案馆（室）”建设理论和应用实践仍有巨大潜力有待挖掘。“全国示范数字档案馆”作为高水平数字档案馆，每个馆在建设历程中都各具特色、各有亮点，加强对“全国示范数字档案馆（室）”建设理论和应用实践的研究，汲取经验、提取精华、探索优化建设模式和方式方法，对于充分发挥“全国示范数字档案馆（室）”的示范引领作用有着深远的现实意义。期待本文能够抛砖引玉，引起档案学者对于“全国示范数字档案馆（室）”建设研究的关注，期待更多的研究成果助推国家数字档案馆的建设，提升档案信息化建设水平。

*本文系河南省档案局科技项目《“十四五”全国档案事业发展规划》背景下的数据归档研究（项目编号：2022-R-018）的阶段性成果。

参考文献：

[1]国家档案局中央档案馆.关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》的通知（档发〔2002〕8号）.[2023-1-14].https：//dag.sdwu.edu.cn/info/1004/1007.htm.

[2]国家档案局中央档案馆.档案事业发展“十一五”规划[J].中国档案，2007（02）：9-11 .

[3]国家档案局办公室.关于发布《数字档案馆建设指南》的通知（档办〔2010〕11 6号）.[2023-1-12].https：//www.saac.gov. cn/daj/gfxwj/201910/664c740247e54ca19b06abf2700243ec/files/7624e24f178143ceb99f902e840e1229.pdf.

[4]国家档案局中央档案馆.关于印发《全国档案事业发展“十二五”规划》的通知（档发〔2011 〕1号）.[2023-1-12]. https：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/2011 01/c84fa9c2f31642c5a3f8cda789743060.shtml.

[5]国家档案局.数字档案室建设指南.[2023-1-13].https：//wenku.so.com/d/e95c89c487d9db0ea5ee18438b1abb34.

[6][10]国家档案局.数字档案馆系统测试办法.[2023-1-13].https：//www.saac.gov.cn/daj/daxxh/201807/6d6180ef50e246e9b552f6c289e96eb2.shtml.

[7]国家档案局.印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》.[2023-1-13].https：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201604/4596bddd3646411 29d7c878a80d0f800.shtml.

[8][11 ]国家档案局办公室.《数字档案室建设评价办法》（档办发〔2016〕3号）.[2023-1-15].http：//www.360doc.com /content/22/11 24/04/8102575_1057295033.shtml.

[9]中共中央办公厅，国务院办公厅.《“十四五”全国档案事业发展规划》.[2023-1-13].https：//www.saac.gov.cn/daj /toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[12]经验交流.青岛市数字档案馆首家通过“全国示范数字档案馆”测试.[2023-1-16]http：//www.jxdag.gov.cn/id_2c90819852207261015220832ae60066/news.shtml.

[13]展玉婷.青岛市数字档案馆信息资源建设研究[D].济南：山东大学，2018.

[14][15]孙立徽，何畏，郭懿峰.青岛市档案局数字档案馆建设情况考察报告.[2023-1-17].https：//wenku.so.com/d/f8dc9b545f4d9d63b70945e2640e35bf？src=360wktest.

（作者单位：鹤壁职业技术学院 巩淑芳，文学学士，副研究馆员，基础设施建设与资产管理处副处长 来稿日期：2023-06-15）