推进数字化战略转型升级背景下的档案管理规范建设

摘 要：本文通过调查和总结国内有代表性的大型公立医院在数字化形势下的档案管理现状，针对档案管理模式不健全、专业人员以及硬件配套缺乏、网络安全隐患等问题，提出档案学理论和实践创新建议，以形成数字化、智能化的医院档案系统管理新模式。研究认为，数字档案管理的规范化，有利于发挥档案在医院的日常运营、事务处理、人事管理、医学研究等各个方面的重要作用，推进医院医疗、人事、基建、后勤等各个方面的规范化管理，提升医院的整体运营效率。同时，规范基础上的档案数字转型有效实践，能够为医院通过内部文化建设推动日常工作开展提供有价值的档案信息支撑。

关键词：档案管理；医院；健康档案；数字化；信息化；规范化；现代化

Abstract： This paper investigates and summarizes the current situation of the archive management in representativelarge public hospitals in China under the digital situation， and puts forward archival theoretical and practicalinnovation suggestions for the formation of a new mode of digital and intelligent hospital archive system managementin view of the problems such as the unsound archive management mode， the lack of professionals and hardwaresupport， and the hidden dangers of network security. According to the research， the standardization of the digitalarchive management is conducive to giving play to the important role of archives in daily operation， transactionprocessing， personnel management， medical research and other aspects of the hospital， promoting the standardizedmanagement of medical treatment， personnel， infrastructure， logistics and other aspects of the hospital， andimproving the overall operational efficiency of the hospital. At the same time， the effective practice of the digitaltransformation of archives on a standard basis can provide more valuable archival information support for daily workin the hospital’s internal cultural construction.

Keywords： Archive management; Hospitals; Health records; Digitization; Informatization; Standardization;Modernization

医疗卫生方面的改革伴随着社会信息化、数字化战略转型升级不断的深入，公立医院的管理工作也在发展的过程中需要应对战略升级提出的更多、更高的要求。大型公立医院在数字化转型过程中也逐渐意识到在总的管理工作中档案管理工作逐渐凸显其重要作用。在各项管理活动中，只有确保档案管理的不同环节环环相扣，才能保证医院整体运营顺利展开。

然而，信息化、数字化医疗改革在医院的医疗、临床、科研、教学等方面进行不断推进的同时，发现大多数医院陈旧的档案管理工作方法不能满足发展的需求，很多公立医院对电子档案和数字档案规范性建设仍处于起步探索阶段，档案完整度差、利用率低、管理混乱等问题日益突出，以规范管理推进数字化转型显得十分必要。医院的数字化转型是运用数字技术和数字资源对医院业务流程持续优化的过程，通过转型达到医疗行为安全高效、医疗资源精准匹配、医患双方体驗提升以及医院管理的范式创新，数字档案是其中数据基石。[1]对此，本文重点探讨推进数字化战略转型升级背景下的档案管理规范建设。

1 国内外发展现状

1.1 国外发展现状。国外对于档案的研究较早，相关政策在不断完善，形成了一套较为完善的理论体系。其中，对于档案政策研究起步较早的是美国，是档案管理相关政策最为完善的国家之一。20世纪50年代起，为了更好地运用档案信息，美国在信息公开和利用等方面制定了一系列相关的政策法规。同时，在率先开展信息化建设方面，美国不断完善电子健康档案的发展，适应新的需求。[2]20世纪90年代开始，智能化档案管理的概念被美国国家档案与文件管理局（NARA）提出。2000年3月，由NARA牵头筹建，美国国家科学基金会大力支持，共建了一个智能化档案管理系统，电子化档案逐步取代了纸质档案，档案管理进入无纸时代，并于2009年最终覆盖完成。

英国也是档案相关政策发展较早的国家。1836年，英国为了研究档案改革成立了档案委员会，委员会提出在英国建立一个总档案馆的提议，能够使档案管理公共化。在1838年，英国第一个《公共档案法》提出并通过，详细地制定了各类档案如何收集、管理、利用等条款，运用法律使档案管理不断规范化，这部法律是英国国家档案的基础性法律，开启了较为完善的档案管理时代。为适应管理信息化，1955年开始，英国通过结合互联网技术和档案管理，为民众提供档案信息服务。智能化管理时代开启后，英国提出数据存储中心UKD（UK Data Archive）和电子记录政府系统EROS（ElectronicRecords in Office Systems）计划，形成了独立、快速的电子检索系统，可以永久储存和利用重要信息。[3]

1.2 国内发展现状。国内公立医院对于档案管理没有重视，大多数公立医院的档案管理体系还停留在纸质记录或者基本信息电子保留的状态。信息完整性方面大打折扣，使得档案管理工作缺乏科学性、系统性，利用率低。尤其是医院人事档案动态性强，职工在各个方面都在发生变化，但大多数医院档案只记录员工简单的过去的信息，而现在的近期资料几乎没有更新记录，这就造成了人事档案出现信息不全、利用低效的情况，不能更加准确把握职工的“将来时”，搞好人才预测，及时发现、重用人才。

随着数字化席卷全球，各行各业对传统的管理方式都进行了改革，传统的档案管理模式更是迫切地需要改变。习近平总书记指出，档案工作正在走向依法管理，走向开放，走向现代化。全国网络安全和信息化工作会议、全国档案局长馆长会议提出，将全面贯彻落实党的二十大精神，系统谋划推进档案工作现代化建设，以高质量发展为主题，以档案依法治理为路径，以实现数字化战略转型为关键，加快推进“十四五”档案事业发展规划各项重点任务落实，强化科技和人才支撑，努力建设与社会主义现代化强国相适应的档案强国。

2 现阶段医院档案数字化管理工作中暴露出的问题

2.1 缺乏统一的标准和系统健全的档案管理体制。医院按照自身管理的实际情况，制定贴合自身的管理系统，不同部门的档案管理标准又不一致，这些差异性导致的体制不健全问题是数字化不能有效推进的主要障碍。医院各部门职责不同会导致信息不共享、沟通不畅，一旦制度体制不健全，档案信息就会出现记载重复或者利用率低的问题，不能发挥档案信息应有的价值作用。[4]

调查的公立医院的情况显示，虽然医院也提出大力响应数字化的号召，但并没有制定相对应的全面化规章制度，医院工作人员除了少部分基础信息电子录入，依旧习惯纸质化办公，借阅和传递文档依旧采取人力的方式，将数字化档案当做软任务，没有引起重视，这使得档案数字化流于形式，没有发挥出数字化管理的作用。而且在如今数字化的时代，纸质版的档案使得查找资料和科学调查如大海捞针一样困难，查找过程中出现诸多不便，其呈现的缺点是致命的，而且不同的档案制定了不同的管理标准，在需要例如人事、病历、器械等档案信息联动的时候，档案的调取会耗费大量的人力、物力，造成资源的浪费。

2.2 檔案管理人员缺乏专业的素质和技能。档案的管理在大多数公立医院习惯被边缘化，导致档案管理工作人员的作用也只是浅显地停留在信息的简单记载和借阅上。

调查所知，在职的档案专职人员多数属于抽调上岗，普遍存在职业素质和专业技能不足问题，难以按规范化的标准进行档案材料的收集、整理、归档和开发利用。档案数字化管理的实现起码要求相关人员具备一定的信息分析能力，能基于利用者的要求匹配并提供相关的档案信息。所以，公立医院要想实现档案管理数字化，不仅需要有一套科学的管理流程，更为重要的是组建专业素养较高的档案管理人员班子。[5]

2.3 硬件设施不足，存在网络安全问题。调查显示，公立医院档案室普遍存在电脑配备不足、信息联网共享不足等问题，完善的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统亟待建立。同时，在没有充分的安全措施下，信息泄露成为最大的安全隐患。档案文件中有很多价值大、机密性强的文件还易被黑客攻击，医院需要加强防范。[6]

3 医院数字化档案管理对策与建议

3.1 建立科学高效的数字化档案管理制度。首先在院内要树立数字化建设概念，开展数字化建设必须摒弃原有的老旧观念。医院管理层要注重数字化建设，贯彻数字化档案管理的概念，使得各部门认识到数字化是将来档案发展的必由之路。而要将信息全部数字化并加以利用，一套科学合理的医院档案管理制度需要被制定以整体规划档案的各个步骤。医院要在档案法的规定下，制定一套统一、标准、合理的工作制度，包含档案管理的归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密、库房管理等制度，满足客观需求，也让工作人员在进行管理时有章可循。要建设数字化档案管理平台，积极构建院内档案网络，努力健全档案库信息，使得网络逐步全面接管档案管理。重点开发信息共享和对接平台，能够使院内人力、病历、器械资源得到良好的配合，同时不必经过繁琐的纸质内容进行对接。[7]

医院也要结合自身情况，对档案管理制定出具体规则，包括管理方式、文件格式、具体分类、借阅程序等，这样信息收集后，有助于管理人员对资料整理和分类，对工作进行完善，后续使用人员进行借阅和检索。除了档案管理专业人员对管理的总体把控，档案管理应该是覆盖整个医院的工作，管理的任务应该层层下分、上下协同，这样才能确保这项工作高效运作。这也是使档案管理规范化的中心环节。[8]

3.2 重视医院档案管理人员的专业培训。人才培养是数字化建设的关键，当医院构建完成基本的管理体系后，下一步就是选拔和培养专业档案管理人员。公立医院首先要在人员招聘方面提高要求，招聘具有高水平、高素质、强技术、会管理、有经验的工作人员。同时，通过继续教育提高档案人员的数字化专业知识，包括计算机应用和网络知识等，能够良好地运用数字化设备和系统，在出现问题时能够及时应对，避免造成损失。其次是对现有人员通过专业培训提高其专业知识技能，培养符合现代化档案管理工作要求的专业型人才和队伍。

医院要将档案管理人员的技术培训作为工作重点，定期开展专业知识和技能的培训。通过培训丰富现代化档案管理知识内容体系，加强对各种新媒体、新技术的认识，培训档案从业人员计算机技术、通信技术等各种新技术的使用方法，使其具备相应的信息技术能力，能够利用软件在医院开展档案管理工作，掌握档案信息的潜在价值，以及可能创造的社会、经济效益。还要定期开展相关知识的竞赛、座谈会、讲座等，对档案管理工作人员的能力进行提升，使其成为具有一定的医学知识、网络知识、管理知识的复合型人才，不断优化档案管理人员的内部结构，提升整体水平。

3.3 完善硬件管理设施，降低档案安全隐患。档案数字化管理的实施要求医院在硬件设施的配套上也要同步跟进，硬件靠谱是数字化发展的先决条件。为实现档案的集中统一管理，设立专门的档案用房很必要，实现档案室办公、阅档、库房“三分开”，应选择较为安全的楼层作为档案库房所在地。

为了档案信息化能更加方便地落实，档案室的基本配置应该齐全，除基本设施电脑、扫描仪、复印打印机等，还要配备温湿度计、中央空调、灭火器等物理防治设备，先保证做到防火、防盗、防潮、防高温。

对于配套的硬件设施要定期更新和维护，使其保持良好的工作状态，对于已经储存信息的光盘或硬盘要确保安全并定期整理。同时，对于因为互联网环境的复杂，黑客技术不断涌现带来的威胁，比较好的预防办法就是对档案中价值较大、保密性强的文件使用信息加密、认证与授权技术，电脑配备防火墙和杀毒软件。还要确保信息储存载体的稳定性，需要根据不同载体的稳定性来选择储存的内容，需要长期保存的信息要选择硬盘或光盘来保存，不能选择软磁盘，并要定期检查，发现可能有损坏的情况，要及时维修或者转存，以提升档案信息的安全性。[9]

4 结语

医院内部档案管理体系是否紧随时代的发展而转变是医院在数字化新形势下能否赶上时代浪潮的重要因素。尤其是数字化档案管理，是串联医院医疗、人事、基建、后勤等多个方面工作的重要介质。它使医院的各方面工作更加高效与便利，所涉及的人员信息、病历留存等内容对医疗研究、人事管理的未来发展都能提供参考价值。在当前快速发展的市场上，医院要想提升竞争力，长久地发展，就要把握医院发展的整体状态，而规范的档案管理决定了整体工作质量的高低和医院发展的长度和深度。因此医院要提高重视程度，深化档案管理制度的改革，引进数字化下最新设备，紧跟时代变化，不断创新升级。

本文聚焦了国内公立医院数字化下档案管理的现状，提出了建立科学高效的数字化档案管理规范和制度、重视医院档案管理人员的专业培训、完善硬件管理设施和降低档案安全隐患三个方面的建议。希望医院利用数字化战略转型契机推进数字档案管理的理论与实践创新，达到有效解决现实问题、取得高质量发展的目的。

参考文献：

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[7]祝坤.基于EHR平台的医院人事档案管理问题和对策探究[J].档案管理，2022（05）：99-100.

[8]董春玲.新医改背景下医院档案管理的改进方法以及有关策略分析[J].中国卫生产业，2019，16（11 ）：51-52.

[9]郝伟斌，周昊，李璐璐.“互联网+”环境下建设项目档案新型监管机制研究[J].档案管理，2020（06）：48-51.

（作者单位：河南省人民医院 李成朋，党校研究生，高级人力资源管理师，人力资源部劳资科科长 来稿日期：2023-06-02）