地铁项目信息化管理系统承包商应用行为影响机理研究

2023-12-06高继传苏诗玮陈鑫王立晓

项目管理技术 2023年11期

高继传苏诗玮陈鑫王立晓

(1.南京地铁建设有限责任公司，江苏南京 210019；2. 南京华润燃气有限公司，江苏南京 211111；3. 南京林业大学土木工程学院，江苏南京 210037)

0 引言

地铁建设工程包含众多专业工程，其合同管理难度较大。传统纸质文件管理模式造成合同管理工作量大、效率低，已不能满足当前地铁建设工程管理需求。因此，无锡、宁波、南京等地铁业主开展了地铁建设信息化管理系统实践[1-2]，旨在节省办公时间、优化办公流程、减少出错概率。然而，系统应用中存在诸多问题，影响了业主推行信息化管理系统的进程，也降低了系统的使用效率。现有对地铁项目管理信息系统的研究，较多集中于系统功能开发方面[3]，如项目成本管控系统[4]和基于流程的合同管理系统[5]，较少涉及地铁承包商应用行为影响因素的探究。有些研究针对信息系统用户应用行为的问题，例如：彭前[6]对在线健康社区用户认知因素以及用户能力的差异因素进行分析；孙元[7]对研究技术应用行为影响因素提出了技术接受-任务技术匹配整合模型；WANG等[8]研究了消费者对数字购物技术的使用行为影响因素。地铁项目建设期信息化管理系统出现的承包商难以适应的问题属于信息系统用户应用行为问题。基于此，本研究以南京地铁建设期信息化管理系统为例，结合技术接受理论与任务技术匹配理论，对承包商应用行为的影响因素及影响机理进行研究，分析信息化管理系统应用过程中承包商使用问题的原因，为提高承包商对信息化管理系统的适应性提供参考。

1 理论基础与研究方法

1.1 理论基础

信息系统通过用户应用行为展现用户应用问题，目前关于信息技术应用行为影响因素研究大多基于技术接受理论与任务技术匹配理论。少部分信息系统应用领域借助技术接受理论对用户的行为已展开了研究[6-8]。技术接受理论以理性行为理论为基础，认为外部因素、易用认知和有用认知与信息技术的实际应用之间有密切关系，技术接受模型如图1所示[9]。任务技术匹配理论聚焦于技术使用的外部客观因素，认为技术特征、任务特征之间的匹配度会直接影响使用行为，任务技术匹配模型如图2所示[10]该模型被用于解释信息技术对工作任务的支持能力，反映信息技术和任务需求之间存在的逻辑关系。

图1 技术接受模型

图2 任务技术匹配模型

1.2 扎根理论研究法

扎根理论是一种在经验资料基础上建立理论的质性研究方法，适用于在尚不成熟的情况下进行理论构建[11]。例如：张帅等[12]运用扎根理论，提炼出7个影响用户在线知识付费行为的影响因素，刘齐平[13]采用扎根理论，分析知识付费平台用户持续使用行为及5类影响因素。目前，信息化管理系统未在用户应用行为方面形成较为成熟的理论体系。因此，本研究采用扎根理论探求其行为影响因素及机理。

1.3 研究思路

研究思路如图3所示，主要包括：①问题设计——通过相关理论及文献资料，设计访谈问题；②数据收集——确定访谈方式，对系统应用人员进行专业全覆盖访谈与数据收集；③数据分析——运用扎根理论，进行数据分析；④因素与行为影响机理讨论——分析影响因素关系以及各因素对行为影响的路径机理；⑤提出改进措施。

图3 研究思路

2 承包商信息化管理系统应用行为影响因素分析

2.1 案例分析

南京地铁建设有限责任公司为了提高地铁项目管理水平和效率，开发了以合同管理为中心的南京地铁工程项目信息化管理系统，主要包含概算管理、合同管理和资产移交等模块。该系统的显著特征是合同管理全面信息化，即对地铁项目合同清单进行电子化设计，承包商按照标准的电子化清单模板，输入合同数据，系统以合同清单数据为依据，进行合同变更、支付和结算管理的自动化处理，极大地缩短了合同变更、支付等核算和审批时间，降低了合同支付计算错误，但也出现了承包商对信息系统应用的不适问题，如数据输入出错、对系统应用有抗拒心理等。

2.2 问题设计

针对上述问题，从信息技术、合同管理任务、用户技术接受主观认知、应用能力4个方面提炼出以下主轴问题：

(1)如何看待业主的信息化管理系统和该系统的作用。

(2)在工作中如何使用业主的信息化管理系统。

(3)在业主信息化管理系统使用过程中遇到的困难和解决办法。

(4)使用该系统需要掌握的知识与技能以及为适应该系统发生的改变。

2.3 数据采集

基于上节4个问题，采用半结构化访谈采集数据资料。访谈对象为24名使用过该信息化管理系统测试的承包商人员，合同管理经验丰富。承包商访谈对象资料和用户掌握系统所需时间见表1。对谈话记录进行整理，得到有效访谈记录24份，完成开放式编码346条，对其中1/3访谈记录进行饱和度验证。访谈过程中，同时还了解了人员对系统掌握所需的时间。

表1 承包商访谈对象资料和用户掌握系统所需时间

2.3.1 开放式编码和主轴式编码

开放式编码是指将资料语句进行逐句编码概念化，从中发现概念类属。首先，采用Nvivo 12软件，对原始的访谈资料进行分析梳理，获得22个初始概念；其次，进行主轴式编码，发现和建立其间的各种深层联系，确定主范畴；最后，围绕概念轴心，发现概念之间存在相互关系和逻辑次序，最终归纳为13个初始范畴，承包商应用行为影响因素的开放式编码和主轴式编码见表2。

表2 承包商应用行为影响因素的开放式编码和主轴式编码表

2.3.2 选择性编码

对得出的13个初始范畴进行选择性编码，进一步挖掘确定出主范畴，最终，将主范畴集中于技术因素、任务因素、主观因素和能力因素4个方面，选择性编码形成的主范畴见表3。

表3 选择性编码形成的主范畴

本研究4个主范畴所构成的影响因素体系共同影响承包商合同管理系统应用行为。承包商应用行为影响主范畴关系模型如图4所示。其中，技术因素与任务因素作为主因素显著影响个体对系统的主观因素。主观因素既是承包商系统应用行为影响因素的直接变量，也是技术因素、任务因素影响应用行为的中介变量，而能力因素直接影响承包商应用行为。

图4 承包商应用行为影响主范畴关系模型

对预留的1/3访谈记录进行饱和度检验。结果显示，不存在模型之外新的范畴和关系。因此，认为所构建的模型在理论上达到饱和。

3 承包商信息化管理系统应用行为影响机理讨论

3.1 承包商应用行为影响因素关系

任务技术匹配理论指出技术因素、任务因素作为外部因素，两者匹配可否会直接影响用户应用行为。技术接受理论指出外部因素与能力因素通过用户使用认知、态度、意愿这些主观因素，影响用户应用行为[14]。结合图4的关系模型，得到技术因素与任务因素并不是直接影响承包商应用行为，而是通过承包商主观因素影响应用行为，而承包商应用行为同时也受能力因素影响。

3.2 承包商应用行为影响机理

3.2.1 技术因素与任务因素影响机理

承包商应用行为影响关系图如图5所示。技术与任务因素的匹配性是影响承包商对系统认知的主要原因。通过调研承包商系统应用体验，梳理出承包商系统应用问题，主要存在于系统应用的交互业务，并与技术因素中的系统功能、系统后台逻辑、系统功能界面、技术支持有关联，而系统学习问题则与技术支持关联，技术因素与任务因素匹配性对承包商实际应用的影响机理见表4。

表4 技术因素与任务因素匹配性对承包商实际应用的影响机理

图5 承包商应用行为影响因素关系图

在南京地铁信息化管理系统应用过程中，系统功能完备，满足地铁建设公司合同管理工作需要，表3中出现的问题主要出现在系统界面和应用培训方面，不影响系统核心功能。但这些非核心功能直接面对使用者，若不处理会引起承包商产生对系统的否定认知，最终影响承包商对系统应用行为。

3.2.2 能力因素影响机理

能力因素会对承包商系统应用行为产生直接影响[7]，主要包括两个方面：

(1)承包商的合同资料准备能力。较多承包商与系统完成交互业务存在合同资料准备不满足系统要求的问题，其主要原因并非系统业务信息要求方面出现问题，而在于承包商合同资料准备能力不足。在引入系统后，承包商企业未调整工作内容以适应信息化要求，其内部形成纸质化管理与信息化管理并行的管理工作组织、流程与制度，增加了承包商工作量，最终影响承包商系统应用效果。

(2)承包商合同管理人员的信息技术应用能力。表1的用户掌握系统时间测试表明，影响信息系统应用能力的因素主要有学历、计算机基础、此类系统经验。受访者中，具有较高层次的教育经历，对今后的继续学习也会产生正面且持久的影响，掌握系统使用所需要学习的时间较短[15]。而有一定计算机基础以及拥有此类系统使用经验的承包商，更易理解系统功能与操作原理，能更快掌握系统的使用。综上，能力因素会显著影响用户应用合同信息系统行为。

3.2.3 主观因素影响机理

由图5可知，用户技术应用的使用认知直接决定了行为态度的产生，而态度直接决定行为意愿，行为意愿最终决定承包商系统使用行为，形成系统使用认知—使用态度—使用意愿—使用行为的因果关系。承包商对系统使用产生有用与易用认知，会正向加强其积极使用态度，从而正向提升使用意愿，最终影响使用行为。反之，承包商对系统无用与难用认知会负面影响使用行为，更易在系统应用中产生行为问题。

4 改进措施

针对承包商系统应用存在的问题，从系统开发方、承包商企业、承包商员工三个角度，归纳出以下三点改进措施。

(1)针对系统开发方。对系统功能程序进行定期更新与完善；对系统运行程序进行定期缺陷排查与漏洞修补；优化界面功能区分类，完善功能信息界面显示内容，在系统界面中优先体现核心功能；对系统运行环境进行稳定性维护改进，提供全面的系统培训支持，包括提供系统操作全过程的详细培训指南、分专业进行专项培训方案、快速回复的系统答疑渠道。

(2)针对承包商企业。企业主要从合同资料准备方面，需要通过调整合同归档的形式与细化内容，进行信息电子清单化调整，以主动适应信息化要求；对自身项目管理结构、流程与制度进行调整，将承包商内部管理与系统管理整合为统一管理路径。

(3)针对承包商员工。提高信息技术应用能力，进行合同管理知识与系统专项学习，提高系统使用熟练程度，适应承包商内部合同管理结构和流程的调整。