大数据时代下流动人员人事档案管理信息化建设研究

杨瑞雪

摘 要：我国现阶段经济建设和产业发展正处在重要阶段，各地区城市对于人力资源需求急剧增长，这也使得我国各地区城市中出现了规模十分庞大的流动人口，在这一背景下，如何高效率且高质量开展流动人员人事档案管理工作就显得至关重要。大数据时代下运用信息技术开展流动人员人事档案管理能够充分发挥大数据技术、计算机技术、现代通信技术先进功能优势，提高流动人员人事档案信息管理效率和利用的便利性，降低人为因素所导致管理失误发生的概率。因此，各地区政府相关部门要不断加大投入力度，加快流动人员人事档案管理信息化建设进程。文章将在明确流动人员人事档案管理特点基础上，阐述大数据时代下流动人员人事档案管理信息化的价值优势，并提出几点实现档案管理信息化的思路和要点。

关键词：大数据时代；流动人员；人事档案管理；信息化建设

Research on the Information Construction ofFloating Personnel File Management in the Era of Big Data

Yang Ruixue

（Baotou Human Resources and Social Security Bureau，Inner Mongolia Baotou 014060）

Abstract：Chinas economic construction and industrial development are at an important stage and the demand for human resources in cities in various regions increases rapidly，which make a very large scale of floating population in cities in various regions of China.In this context，how to carry out the management of floating personnel files with high efficiency and high quality is very important.In the era of big data，the use of information technology to carry out the management of floating personnel files can give full play to the advanced functional advantages of big data technology，computer technology and modern communication technology，improve the efficiency and convenience of utilization of floating personnel files，and reduce the probability of management errors caused by human factors.Therefore，the relevant departments of departments should constantly increase their investment to accelerate the information construction process of floating personnel file management.On the basis of clarifying the management characteristics of floating personnel files，the article puts forward some ideas on how to realize the information of file management.

Key words：the era of big data;floating personnel;personnel files management;information construction

當前，我国各地区经济发展处在不平衡且产业经济较为集中的关键时期，尤其表现在东西部经济建设与发展方面，某种程度上导致了人口流动较为频繁，跨区域流动人员数量较大，流动范围较广且流动频率较高，使得流动人员人事档案管理难度不断提升，如果仍以传统纸质档案管理模式进行信息接收、更新、查询、利用与流转，必然会因人为误差导致人事档案管理质量下降，而且也无法满足新时代下人事档案管理服务的新要求。大数据时代背景下，加强对流动人员人事档案管理信息化建设则能够改变传统人才市场管理服务模式，有效提高流动人员人事档案管理效率和质量，尤其能够根据流动人员人事档案管理特点和新时代管理需求予以管理模式的创新，使其更加贴合流动人员人事档案管理实际情况。

一、流动人员人事档案管理特点

随着各地区城市化建设与经济高质量发展，城市流动人员数量越来越多，尤其在经济结构与社会结构转变下，人才流动频率越来越高，这也为流动人员人事档案管理提出了新的要求，其特点也越来越复杂。

第一，较高的流动性特点。流动人员人事档案管理工作的流动性特点可以从两方面来解释，其一是不同阶段流动人员个人具体表现的记载流程与指向；其二是伴随着流动人员本身在各地区之间的流动而形成档案的跟随流动。

第二，较广的分散性特点。各地区城市中不同类的流动人员的档案管理属于分割式模式，例如在非入编部门就业或者未选择就业的应届毕业生档案往往是由其所在地人才流动服务机构存放和管理，这种分割式管理模式必然使得流动人员人事档案较为分散且覆盖面积较广。［1］

第三，较大的易失性特点。流动人员在各地区流动过程中常常会出现档案无法与人同步流转的情况，特别是部分地区对于流动人员人事档案管理工作存在管理不到位、管理体制不健全、管理模式不完善的问题，很大一部分流动人员的人事档案容易丢失。

第四，较高利用率和管理难度。流动人员人事档案管理复杂性较高，但利用率也较高，其大多数是流动人员本身在流动过程中的直接使用，还有一部分则是用人单位在招纳人员时进行查阅个人档案信息，而频繁的流动过程必然会出现多家用人单位对档案的查阅，其利用率会大大提升，但由于流动人员人事档案信息常常更新，在信息收集、整理、保管和利用等多个环节中会产生连锁反应，其管理难度较大。［2］

二、大数据时代下流动人员人事档案管理信息化建设的优势

（一）有效提高流动人员人事档案利用时效

以往进行流动人员人事档案管理工作时，常常集中在流动人员人事档案相关信息查阅需求，然而受到流动人员人事档案管理相关特点影响，海量的信息内容导致纸质档案数量极为庞大，要进行人事档案信息的更新调阅，往往需要投入大量人力物力，而且人事档案管理实效也较低。而通过信息化建设，则能够将纸质人事档案进行数字化，所有流动人员人事档案信息的调阅、查询均可通过信息化设备进行操作，大大减少了烦琐的人力资源管理工作流程，有利于实现人事档案管理服务程序的简化和服务效率的提升。此外，在流动人员人事档案管理信息化建设之后，人事档案管理信息系统中可设置审批权限和审批流程，明确人事档案信息的接收、更新、查阅等相关服务范围以及服务流程，从而建设更加规范化、标准化、系统化的流动人员人事档案服务管理机制，这在很大程度上会提高流动人员人事档案信息管理和利用的时效。［3］

（二）有效节约流动人员人事档案管理成本

由于流动人员人事档案信息较为庞杂，纸质档案数量较为庞大，在进行人事档案信息的更新、收集、查阅时，需要借助大量的人力资源来予以开展。而且对于流动人员人事档案信息的整理、归档、保存工作流程较为烦琐，基于此种情况，传统方式档案管理不但效率低下，而且成本较高，且难以真正提供高质量、专业化的档案信息服务和个性化档案管理服务。而大数据时代背景下，流动人员人事档案管理的信息化建设，则能够实现人事档案管理服务的自动化、信息化，甚至于可进行智能化服务，会大大增强流动人员人事档案信息的共享性和查阅的便利性，对档案管理人力的需求也会不断下降，节约了大量人事档案管理成本，如此就可将节省的人力资源、物力资源、资金投入到人事档案信息挖掘和流动人员信息服务等专业化与个性化服务当中，进而从整体上提高流动人员人事档案管理的效率和质量，实现人力资源市场人才管理的可持续发展。［4］

三、大数据时代下流动人员人事档案管理信息化建设的思路

（一）收集流动人员信息并科学规划人事档案信息化建设

要想加强大数据时代下流动人员人事档案管理信息化建设的整体进程，就必须注重对流动人员相关信息的完善，积极转变思想观念，牢固树立大数据共享理念，对当地所有流动人员人事档案信息予以全面且细致的调查、了解和分析，才能为打造高效化、信息化档案数据管理和交流机制奠定坚实基础。在实际操作过程当中，人力资源相关公共服务部门需不断加大宣传力度，所有人社系统内部单位与工作人员必须认识到流动人口人事档案管理信息化建设所具有的价值，使所有工作人员都能够积极主动地参与到信息化建设工作当中。管理部门要围绕流动人员人事档案管理信息化建设相关内容、理念、程序和作用进行全面深入的了解，并正确引导所有工作人员加大大数据相关技术和知识的学习，以保证所有参与到流动人员人事档案管理信息化建设的工作人员都能够具备满足信息化建设要求的操作能力和技术。［5］

（二）注重人事档案管理硬件与软件建设

一方面，需加大投入力度，加强对人事档案管理信息化建设中硬件与软件的规划和配备。尤其在大数据时代背景下，各项先进科技成果的更新迭代不断加快，而且对科技成果的转化也越来越便利，这就需要及时进行软硬件的购置和更新。新时代背景下，流动人员人事档案管理工作信息化建设必须依靠先进且完善的软硬件来提供支持和保障，才能够满足不断变化和发展的流动人口人事档案管理工作实际需求，在进行各项软硬件设备与设施规划建设实践过程中，相关人力资源公共服务部门需要紧密结合流动人员人事档案管理信息化建设相关特点和具体目标以及实际需求，进一步加大档案管理信息化建设的力度，投入足够资金来进行硬件设备的购入和软件设施的安装，配备先进适用的基础软件设备和硬件设施，才能够为流动人员人事档案管理信息化建设效果的提升奠定基础。［6］

另一方面，对于软件也要积极进行开发投入，以外包和合作的方式，依据流动人员人事档案管理具体要求和各项工作内容进行细化，并设计出符合流动人员人事档案管理相关工作内容、流程和细节等方面要求的定制化软件，以保证软件功能能够满足流动人员人事档案管理相关工作标准要求。［7］另外，当前我国5G通信技术已广泛推广和应用，这一技术成果将为大数据技术提供更加广阔的应用空间，对于流动人员人事档案管理信息化建设相关规划也必须要能够采用先进的5G通信技术，结合现代化软件和硬件进行相关工作的衔接和规划部署，从而紧跟时代发展步伐，奠定坚实的技术基础。

（三）以人事档案服务机制创新提高信息联网服务水平

对流动人员人事档案管理进行先进信息化建设，是助推人事档案管理服务更新与创新的有力支撑，其充分体现了当前人力资源市场人事档案相关服务理念上的转变和服务模式以及服务机制等全过程与根本性的改革。人力资源市场人事檔案管理信息化建设必须能够从多方面予以服务机制的创新推进，尤其要充分发挥流动人员人事档案管理相关信息化功能优势。［8］

其一，要加强对人事档案管理相关制度的创新，以人事档案袋新模式为基础，对流动人员人事档案管理相关制度和机制予以改进优化，形成硬性制度约束，强化多元数据综合利用，形成符合流动人员人事档案管理实际需求的档案管理制度。

其二，要注重对人事档案服务体系的创新，依据国家现行相关行动方案所提出的“全国一张网”建设要求，人力资源相关管理部门需不断提高自身人事档案管理信息化服务水平，加强对流动人员人事档案信息的收集、查询、服务等相关标准化服务体系的建立和完善，从而实现人力资源服务与“互联网+”模式有机融合，打造现代人事互联网精准对接模式，从而提高流动人员人事档案管理覆盖范围，以跨行业服务能力取胜，从整体上提高流动人员人事档案的服务能力。［9］

（四）注重网络与数据库相关技术更新发展

人力资源档案管理相关部门的流动人员人事档案管理信息内容的整理工作量较大，而且各项信息内容较为庞杂。所以，在具体开展人事档案管理工作过程中，必须注重信息共享化，而信息共享根本基础在于相应数据库的建立和完善，从而使人事档案管理可实现自动化、共享化与智能化。因此，在当前流动人员人事档案管理信息化建设过程当中，必须要注重对数据库相关技术的更新，综合运用大数据技术、计算机技术、云计算技术、互联网技术，针对流动人员人事档案信息予以准确分类，对于其中所存在信息缺失部分，需加大搜集力度，并进行整理、归档和动态化更新，以此满足流动人员人事档案调用和及时查阅相关需求。另外，流动人员人事档案管理信息共享可提高档案利用率，实现档案信息查阅的便利，这也需要加强人力资源市场流动人员档案管理相关工作的互联网建设，使流动人员人事档案信息调阅、流转更为方便快捷，但需要注意严格按照相关管理制度和具体流程操作，以确保流动人员人事档案信息管理工作的规范化与标准化开展，根据不同地区实际流动人员具体情况，制定相应规范细则，从而确保流动人员人事档案管理工作的有序开展。［10］

四、结语

结上所述，无论是从社会经济与文明进步发展，还是现代化、科技化建设的发展来讲，流动人员人事档案管理信息化建设都是必然的趋势。在各项先进科技和设备的支持下，信息化建设能够保证流动人员人事档案管理效率和质量的提升，也能切实提高利用率。这就需要相关部门结合流动人员人事档案管理特点和现状，引入大数据时代下新型信息技术、计算机技术、现代通信技术以及相关设备，以完善硬件设备不断推动流动人员人事档案管理工作向着数字化与智慧化方向迈进，从而实现人事档案管理的高效化与精准化，为充分发挥人力资源公共服务价值提供有力的支撑。

参考文献：

［1］马爱萍.大数据时代下流动人员人事档案管理信息化建设研究［J］.就业与保障，2022，6（8）：148-150.

［2］许昊.浅谈大数据时代下流动人员人事档案信息化建设［J］.明日，2021，12（14）：26.

［3］张海宏.浅谈大数据时代下流动人员人事档案信息化建设［J］.内蒙古科技与经济，2019，10（18）：33-34.

［4］黄芳.大数据时代对流动人员人事档案管理信息化建设的途径探索［J］.城建档案，2020，0（1）：26-27.

［5］朱静.大数据时代流动人员人事档案管理使用困境与对策［J］.办公室业务，2019，10（12）：140.

［6］王云.大数据时代流动人员人事档案管理使用困境与对策探究［J］.经济与社会发展研究，2020，3（5）：196.

［7］王维.大数据时代流动人员人事档案管理的困境及对策分析［J］.办公室业务，2022，12（15）：163-165.

［8］李香玉.大数据时代流动人员人事档案管理使用困境与对策［J］.山东档案，2021，2（5）：49-49.

［9］刘艳，饶丽.大数据环境下流动人员人事档案信息化建設之我见［J］.现代企业文化，2020，10（20）：119.

［10］丁春玲.大数据时代下人事档案电子化管理研究［J］.兰台内外，2021，13（24）：27-28.

（责任编辑 朱梦琳）