从全电发票助推高校财务信息化管理研究

高伟霞

（安阳师范学院财务处）

一、引言

2022 年8 月28 日起，全面数字化电子发票在全国范围内推行。国家税务总局自2021 年12 月1日起在上海、广东（不含深圳）、内蒙开展全面数字化电子发票试点工作，经过六批推进扩围，实现了36 省市受票全覆盖。全电发票是将税务发票向电子化转变，涉及数据采集、数据传输、数据存储、数据查询、数据管理等多个环节[1]。全电发票是数字经济时代的产物，代表着数字经济时代对会计行业的发展革新。《会计改革与发展“十四五”规划纲要》提出要切实加快会计数字化转型，实现会计信息化对单位会计核算流程和管理的全面覆盖，推动电子会计凭证开具、接收、入账和归档全程数字化和无纸化。财政部、国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6 号)中提出，符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。

全电发票简化了发票代码等信息，同时取消了抵扣联，全部发票无联次之分，不仅节省纸质发票费用，且使用方便、安全性高、流转性高，极大地方便了发票的开具方和接收方。作为财务报销的基础原始凭证，全电发票的推行对实现财务报销全流程电子化及实现电子档案管理提供重要支持，也势必推动高校财务信息化管理。

二、当前高校财务信息化管理工作现状

（一）线下审核签批，网上预约报账

高校财务在经过较长时间的现场排队报账时期后，进入网上预约阶段，报账人员将打印出来的预约单与其他原始凭证一起递交到财务处或投递柜，由财务人员进行审核记账。通过网上预约模式，减少了报账人员现场排队的时间，只需将预约单递交财务即可，财务人员在审核记账时发现问题会另行通知报账人员，同时也节省了财务人员记账时手工输入项目、科目、摘要的时间，在一定程度上提高了工作效率。

但现行预约模式下，基础业务还需要经办人员在线下多层签批审核，受时间、空间及人员的限制，过程缓慢，且效率较低，往往导致很多业务不能及时完成报销，造成工作积压。若遇到退单情况，财务人员要电话通知报账人员进行解释，而报账人员又要进行新一轮的重新签批，浪费时间和精力，影响日常教学和科研工作。

（二）电子发票管理存在漏洞，增加重复报销的风险

大部分高校所用的预约系统都有很多功能模块，每个模块分别收费，高校根据业务需求定制不同的预约模块。前期由于电子发票未全面推行及受资金投入等因素制约，部分高校并未上线自动校验查重模块，在报销时需要将电子发票进行打印凭真伪查验结果报销。在此情况下，电子化发票仅仅解决了发票载体问题，没有从实质上解决报销全过程的电子化[2]，不仅违背了推行全电发票的初衷，而且在发票重复报销时，依靠人工审核并不能发现，电子发票不仅没有方便报销，反而增加了重复打印报销的风险。

（三）发票等原始纸质单据多，不能实现线上业务流转

全电发票虽然已经全面推行，但目前仍属于与纸质发票并行阶段，高校报销单据中仍然有纸质增值税普通发票甚至定额发票。对于只有一张发票的简单报销业务，报账人员报销时需要提供发票、发票查验结果、财务报销审批表以及预约单四张纸质单据；如果是差旅业务，除了车票和相关发票外，即使是已经通过OA 系统走过出差审批程序，在财务报销时依然需要将电子流程打印出来作为出差报销手续，外出参加会议或培训的，还需要附会议或培训通知，单据越多，整理粘贴越耗费时间和精力。

另外，财务处内部科室分工明确、岗位细化、独自开展业务，每一笔报销单据都要在多个科室、多个岗位、多个人员手中流转，效率低下且流转过程中单据容易发生丢失的现象。

（四）“信息孤岛”现象仍然存在

目前高校的财务信息系统仍然是一个“孤岛”，财务系统未能充分融合其他部门业务系统，致使所有数据及信息的获得依然需要通过提供纸质材料或人工比对，虽然有些高校实现了财务系统与科研系统的对接，但也只是接口的对接，并不能达到信息化的程度，而资产、人事、教学、学生等系统更是相对独立，因此在信息提供上存在重复性，影响工作效率。

（五）会计档案以纸质形式存档

由于目前的财务报销仍然是线下递交纸质手续，因此决定了会计档案的保存仍是纸质形式，但是纸质档案并不利于整理、保存、查阅与转移，且由于会计档案保存时间较长，甚至有些是永久保存，随着时间的推移，档案数量会越来越多，占用大量空间与人力保管。即使是现在推行的全电发票，高校在报销过程中依然是将发票打印出来作为报销依据并存档，并不保存电子档案。

（六）信息化人才缺失

目前高校财务人才队伍多是财会专业人员，虽然有些高校配有计算机专业的信息管理员，但信息管理员往往是有自己专门负责的业务，只是兼职财务信息系统管理，对于财务系统信息管理投入精力相对较少，往往只是负责简单的日常系统操作与维护，而具体财务信息需求方面，主要还是依靠软件公司协助解决，受时间、地点限制。而另一方面，财务人员专注于本职工作，且因专业壁垒，对于信息系统的研究较少，尤其对于系统内部之间的逻辑关系、触发规则缺乏了解。

三、高校财务信息化管理的长远规划

高校财务信息化是一项长期工作，不能一蹴而就，可以以全电发票的推行为起点分步骤有计划的实施。

（一）大力推行全电发票的使用

电子发票是互联网时代信息化的产物，它的开具、存储、管理和使用等都通过互联网实现，将开具人与使用人之间的接触降到最低，助力实现财务证据链网上流转。对于受票方来说，电子发票服务平台的税务数字账户将自动归集接收到的全电发票数据，支持受票方对全电发票进行查询、下载、打印，并依托于内部系统电子发票服务平台的集成，帮助企业从税务数字账户中自动获取全量的发票结构化数据[3]。鉴于此，高校应大力推行电子发票在财务报销中的使用，通过以财务为核心的智能财务服务平台，自动审核电子发票的真伪，并结合区块链技术不可篡改的特点，解决电子发票的重复报销、数据安全问题。以此改进报销电子发票仍然需要打印，并由报销人送往财务处的财务报销环节。财务处制单人员可以从校内智能财务服务平台直接提取出电子发票报销的相关信息，同时打印出电子发票的纸质版，避免因报销人无法递交手续导致迟迟不能报销的事情发生。当前高校财务信息化改革要把区块链电子发票的应用作为重点来关注，在现有的财务服务平台上引入区块链技术，优化原有的报销流程和环节，改变财务业务办理模式。区块链电子发票不仅可以解决高校内部电子发票的重复报销现象，还可以同时避免电子发票在不同单位间重复报销的问题，更对简化高校报销环节、提高报销效率、保障数据安全具有重要意义。

（二）实行网上签批，建立财务业务办理的“零接触”模式

业务模式的转变要依托智能财务服务平台的建设，更要有独立的证据链管理的理念，使财务证据链及流程从源头管理和控制，形成完善的财务证据库，保证数据的真实合规。同时要建立以业务事项为证据链管理的服务架构，将财务相关服务全部以业务事项编成证据链，视业务办理为“一条生产线”来完成相应的流程，把线下服务迁移到线上，实现财务服务事项的应办尽办，做到“信息在网上，手续在财务”的办理模式。

财务证据链可细分为资料来源提供、个人报销智能填报、填报信息智能提醒、填报信息智能审核、网上银行支付以及填报信息智能稽核六部分。其中资料来源提供是启动流程的源头，发票又是源头的支撑。在这个部分，高校财务要在现有的平台和技术上，结合税务部门和财务软件商，引入区块链技术，利用区块链电子发票的不可篡改性、安全可靠性和全流程可追溯性等特征，实现区块链电子发票与高校财务业务管控的融合；同时对接校内OA 系统，完善网上财务签批功能，线上签批步骤自动流转，过程清晰可见。这两项功能的加入，可以实现原始票据采集的“零接触”、审签手续的“零接触”和投递环节的“零接触”，财务人员只需在财务系统内打印相关手续作为原始凭证即可。教职工财务报销手续也能真正实现“零投递”，财务处逐步实现财务业务网上办理，从容应对各种突发风险。

（三）加快建设以财务为核心的智能财务服务平台

高校要以全电发票的推行为契机，加快建设“智慧校园”“智能财务”的步伐。重新审视当前的财务信息化建设状况，积极推进以财务为核心的智能财务服务平台的建设，延伸财务的服务功能，打破传统财务管控模式在空间、时间的约束，全面提升财务信息化水平。

目前高校大多已建立了基于互联网的财务报销系统，财务处应提早拟定网上财务业务实施方案，交付当前在用的财务系统软件商，对现有的系统进行升级改造，引进新技术、新功能优化原有的业务流程，这种方式可大大节约时间成本和系统适应成本。同时加快建设以财务为核心的智能财务服务平台，平台纵向要覆盖到校领导、管理部门负责人、教职工和学生；横向要整合人事信息、科研信息、资产信息、采购信息、学生信息、教学信息等。财务处首先要主动与校内相关业务归口部门协调，将其业务系统进行对接。高校人事系统、教学系统、科研系统、资产系统、学籍系统、基建系统、合同系统等业务系统融入智能财务服务平台，通过平台完成财务需要的相关凭据资料的收集、交换及对接；其次要改进智能财务服务平台中的财务流程，加入更多的网上自动识别功能、智能审核功能、智能提醒功能、智能稽核功能，逐步建立起财务业务办理“零接触”“不跑一次路”的服务模式。

（四）完善会计电子档案管理

根据2020 年新修订的《会计档案管理办法》第七条、第八条规定要求，高校应加快建立本单位的电子档案管理办法，尽快利用计算机、网络通信等信息技术手段来规范管理会计档案，将原来基本上都是使用会计纸质存档管理转换为统一使用会计电子档案进行存档管理。《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6 号)中提出满足条件的单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档，不再另以纸质形式保存。

（五）财务复合型人才的储备

高校财务工作由于信息技术能力的局限，致使财务业务的服务范围、工作效率受到较大影响。反思高校财务人员队伍的专业结构，财经专业人员占据大半片天，懂计算机专业知识的人员缺失。因此要充分考虑信息技术领域人员的引进，以及加快对自身队伍中财务知识扎实、学习领悟力强，经过专业培训后能成为财务复合型人才的储备。只有高校财务基础人才的能力提升了，才能应对财务信息化建设的长远发展。

四、结论

提高财务信息化水平是提高高校财务服务质量与管理水平以及落实放、管、服政策的重要途经，全电发票的全面推行为高校财务管理信息化建设提供了良好的契机，高校财务人员在做好全面了解、学习全电发票知识的基础上，要进一步思考高校财务信息化管理，转变思维模式，建立健全高校财务管控的长效机制；同时，通过财务信息化建设，使财务人员投入更多的精力到财务管理上来，从容应对、防范财务风险，有效推进高校事业持续稳定发展。