大数据背景下的高校后勤管理创新

赵 曌 关 涵

大数据背景下的高校后勤管理创新

赵 曌 关 涵

[第一作者单位：中国矿业大学公共管理学院、中国矿业大学总务部，第二作者单位：中国矿业大学公共管理学院、南京审计大学金审学院]

高校后勤管理，一直扮演着高校教学科研工作的管家角色，受关注程度以及师生期望值都很高。近年来，高校广大师生对后勤管理的要求，正在从“问题为导向”转向“服务为导向”，即后勤工作要走到师生需求的前面，对服务的规划和供应做到“先期布局”。特别是伴随物联网技术的发展，信息社会进入“5G”时代，后勤创新管理方式需要引入“大数据”、依托“大数据”，打破传统高校后勤服务业务界限，深度挖掘和分析教学和生活中产生的海量数据，使后勤管理的各项工作有据可依，从而进一步提升“智慧校园”建设水平，为“双一流”高校的发展奠定坚实的基础，实现后勤管理工作效益最大化。

大数据;智慧校园;高校后勤；管理创新

5G数据时代带来的不仅仅是信息处理速率的加快，更是移动互联、智能学习将人的感知能力进一步延伸。高校后勤管理工作涉及多个领域，包含了“餐饮管理、资产管理、设备管理、财务管理、教室管理、住宿管理”[1]等十多个方面，牵涉甚广。面对信息技术的快速发展，和如此庞大且复杂的数据类型，做好高校后勤管理工作立足于服务一流高校角度，既要提供更人性化、便捷化的服务和更温馨、更合理的平台布局，又要利用好大数据分析，让后勤部门提供更精准的管理和服务。

一、高校后勤管理现状

（一）缺乏系统的整体规划

高校后勤管理目前很大程度上成了信息技术的洼地，对数据的整理利用率低，最明显的一个表现就是从管理体制到平台系统运行都缺乏整体的规划，造成这个现状的原因是多方面的。首先，是管理者对现代信息技术重视程度不够，“从驱动机制看，后勤管理信息化是自上而下，由管理者发起，以提高后勤管理部门的服务、管理和决策的效率和水平为目的的”，[2]这就决定了高校后勤的决策者对大数据的利用创新管理起着极其重要的作用。而现实是，高校后勤决策者缺乏对业务系统的建设进行宏观统筹设计的意识和能力，信息系统的设计主要由服务实体完成（后勤业务岗或服务商），“没有从业务和数据上整合成‘大后勤’‘大窗口’”，[3]导致后勤信息系统建设后，具体岗位负责人认识程度不高，将平台软件的简单使用等同于管理创新。其次，学校部门之间缺乏有效协调，数据信息不能及时分享沟通。交流闭塞的现实造成了大量有效数据被浪费，各业务层专注于自己的服务领域“闭门造车”。再次，管理人员对信息技术的发展认知意识较为陈旧，信息素养不高，缺乏大数据利用的系统概念，仍然利用传统的纸笔或者简单的电子表格处理业务，这种传统的工作模式显然不能适应大数据环境的发展。最后，后勤管理与服务对象即师生缺乏有效沟通，师生服务满意率较低，从深层次探究，源于后勤服务意识不强，高校后勤管理意识大于服务意识，认为学校的中心工作是教学，后勤管理是无足轻重的边缘业务，“因此在后勤管理工作中的投入相对较少，且没有针对信息化建设制定详细管理方案”。[4]但是说到底，后勤也是服务，也是保障学校中心工作顺利开展的重要一环，需要从制度、人员培训、经费投入等各方面统筹规划。

（二）面向服务的数据重组能力欠缺

由于在建设之初，平台由各自部门负责，只针对本部门业务独立开发管理平台，数据信息环境差异较大，各业务系统间的关联度较低，这也造成了后勤数据量庞大，但是数据共享、利用率低。如宿舍管理一直是后勤部门的重点工作。2000年之后，教育部发布《关于进一步加快高等学校后勤社会化改革的意见》，意在借助社会力量减轻学校管理的负担，但是总体收效甚微。因为学生宿舍管理的多元化要求，决定了学校既无法完全脱手宿舍管理，又要根据宿舍情况协调第三方，“学校职能部门、二级教学单位和物业多头管理，投入大、协调难、推动慢，又缺少得心应手的智慧化手段”，[5]造成宿舍管理多部门齐头并进但是粗放低效的特点。同时，由于宿舍管理信息不能及时共享给其他学校职能部门，如对宿舍门禁系统对学生出入信息（24小时未归或者未出宿舍等现象）没有对接教务系统，教务部门对学生上课情况不能及时追踪记录。这说明了后勤管理面向服务的数据重组能力较低，亟需一个集约的统一管理平台，对数据进行清洗、规范，使得数据可追溯、可共享、可重组、可视化的充分利用。

（三）现代独立个性需求对后勤服务的挑战

后勤管理的本质是服务。而在高校后勤管理中各类管理端口产生的类型数据就是为高校师生服务，即“大数据技术存在的最大的价值其实是服务。”[6]作为服务对象，广大师生迫切希望后勤部门能依托网络信息平台产生的大数据，提供更多便捷、实惠、个性化的在线服务。一切以高效能、人性化为特征，高校后勤管理对接市场竞争环境也符合学生对社会环境的经验感知。但移动互联条件下后勤部门要跨地域、跨时空、跨组织去采集、清洗、分析数据的难度也大大增加，小到水电计费系统、食堂自助结账系统、微信智慧洗衣系统，大到智能能源系统、住房管理系统、校园安全系统等，都要求后勤管理者立足师生的整体诉求，“由问题为导向转变为由需求为导向”，[7]利用物物互联等技术，远观全局，不断提升服务的智能化与精确化。

二、智慧后勤创新路径探索

（一）基于“微服务”的系统整合

大数据背景下，高校后勤管理的创新需要立足现在、面向未来的顶层设计，不仅需要一支业务精良的管理人员，更亟需结合校本情况制定长期规划的实施方案。与传统的碎片化服务相比，现代后勤管理更要实现服务的整合，即基于“微服务”的系统整合。

微服务是指将复杂的系统分解为一个个微应用，用微应用去完成各个场景的业务闭环，解决具体问题，同时这些微应用的数据和管理又统一在同一个平台上。微服务的系统既是整合的，又是开放的，比如各个APP独立完成的作业，但又集成在在一部手机上，根据用户的需求灵活配置，从有粘性的应用出发构建可生长的有机体，强调多终端的自由参与，可以帮助高校后勤整体规划，拓展一体化建设（与高校建设整体一体化同步，如项目管理、招生就业、教师发展、资源建设、考试评价等）、以及多维度全面发展，“要切实有效地发挥出资源整资源整合的效果，还必须进行资源的全方位协同，这就要求要利用计算机、互联网、物联网等技术构建信息整合平台。”[8]

“微服务”的系统设计思路既要整合又要开放，搭建全方位互联、互通、互享的信息管理系统，“高校后勤信息化管理是高校教育质量的后勤保障”，[9]这不仅是高校更是现代社会治理的重要指标。从管理形式上看，就是要将负责不同业务的后勤职业部门集中管理，将不同的后勤服务应用放在一个窗口台。以中国矿业大学为例，目前拥有在校师生6万多人。该校一是从管理内设机构上进行调整，由总务部统筹学生公寓、水电节能、运输、饮食、物业、场馆、校管、五委办、居委会、维修等各方面的事务，形成了“学校监管、单位负责、基层实施、依岗定责、职工参与”的安全管理体系。二是从管理内容上通过业务流程的重构建设一个一站服务式的大厅、后台管理、服务门户，将管理业务、服务业务根据用户的登录权限区分展示。中国矿业大学建立的公寓服务“微平台”，统筹建设了学生公寓安全及服务子系统，实现了对学生公寓各设置、场域的全方位监管和数据自动分析系统，构建了全新的智慧后勤。

（二）数据共享实现系统级联动

数据共享首先要建立大数据采集平台和存储库，其中重点一是公共信息数据库，二是业务信息数据库。公共信息数据库提供的数据为所有子系统共有，业务系统数据根据服务需求实现数据间共享。信息数据的采集注意数据的额“多维”与“多元”，多元侧重数据的涉猎要广，涵盖不同的服务对象（学生、教师等）、资产、设备、建筑、能耗等多个方面；多维侧重数据的时空联系，如学校某种实验设备在校园的分布，周一至周五用于教学上的使用频率从而画出设备的使用曲线，为设备的更新、检查、购买提供依据，画出设备的“用户画像”。当每一设备达到使用寿命，或某一时间段频繁出现使用故障，自动触发维修系统，实现“使用-管理”的系统联动。其次，数据采集后要精准分析，为系统联动奠定扎实基础。伴随AR、VR、语音识别、人脸识别等技术的发展，地图技术和视频数据的高速采集和传输成为可能，在用户完成统一身份认证后，传感设备、交换设备、服务集群存储用户行为信息，形成标准规范数据、仪器设备数据、校园环境数据，并在分布式计算引擎基础上分析评测数据，支撑后勤业务类应用（建筑管理系统、医疗系统、能耗系统、餐饮/公寓管理系统），将大数据的效用发挥到极致。最后，是打破数据壁垒，以接口或者统一数据格式建立数据库的方式实现系统联动，尤其是在财务数据方面。比如学生公寓的水电购买可以用微信或者支付宝方式线上解决，但在学生公寓住宿费的缴纳等方面目前还是传统的电子表格报送财务部门扣取，或者学生缴纳至银行账户后财务部门扣缴。这里可以借鉴国外的一些案例，将住宿费用与教务管理结合，学生在获取奖学金或者助学金后，可以申请抵扣部分或者全部住宿费用以减轻学费压力，或者将学生平时的考勤、学分建立对应的考勤数据库、学分数据库及其他数据库，按照一定规则计算后换算为一定的费用，以抵扣学费或者住宿费，这不仅简化了后勤管理程序，也减轻了学生的经济压力，一定程度上推动学风治理。

节能和安全一直是后勤管理中重要的两个方面。节约和安全意识的养成需要日复一日的宣传和培育，中国矿业大学就每3年修订《突发公共事件应急预案及分类应急预案》，总务部加强各级单位的培训，组织了全校定制的灭火逃生等演练活动，定期开展事故案例讲座，提升师生的安全素养。节能与安全也可落实在大数据技术上，在建立一个能与其他平台共享数据或从其他接口获取数据建立起的能源消耗中心，通过能耗数据化和数据可视化实现监测功能，节能指标化和管理动态化实现定额化管理、预测性管理。这是通过物联网技术建立起的实时的能源安全平台。后勤管理者可对特定用户、特定区域、特定时间段水电消耗进行监测分析，在设定正常值和合理偏离值的基础上，智能分析水电供配中的问题，及时发现用户的异常情况并向后台自动推送报警信息，并捕捉可能的镜像。

数据共享实现了各系统的深度融合，集教务管理、门禁、报警、人脸识别等一体：当学校供水区出现异物入侵，人脸识别系统自动启动进行活体监测，并锁定目标进行清晰的人脸抓拍，将个人身高、相貌、性别等信息自动推送给后台报警系统；学校夜间如发生异常骚动，周围警报系统可触发室外高清监控联动，智能锁定目标，通过短信或电话等及时告知安保执勤人员；当门禁系统监控到学生超过48小时未进入或者离开公寓（正常学期内），宿舍管理员或班级辅导员将收到学生异常情况，及时查看。这些情景式的系统联动得益于“互联网+”下的数据驱动，改变了以往后勤各业务间的“闭门造车”，最大程度上实现了后勤管理的精准、高效、快捷，实现了各部门的携手共进，打破信息孤岛，实现管理的跨越式发展。

（三）“扫一扫”的开放共享模式

利用手机APP、微信或者其他移动技术直接扫描二维码即可办理新生入校、在线宿舍选择、公交查询、地图导航等校园业务。新冠疫情特殊状态下，以“扫一扫”为主的生活方式，不仅简化了办理流程，疏散人群密集防控疫情，更重要在于利用大数据分析师生需求，将服务敞开为服务菜单供用户选择，在用户行为分析基础上再提升服务质量，形成“服务-数据-服务”的流程闭环。现在高校大多建立自己的服务门户网站，方便学生师生查询。但在一般情况下，移动端的查询更为便捷也更常用，在此情况下，后勤管理部门利用大数据技监控人数、分析师生使用行为等任务更加严峻。可以采用以下几个方法进行服务的信息优化：

首先，学校主要的后勤工作简化为一个二维码，方便师生扫码查询办理。如学校教学楼和科研楼的分布，师生可以及时查询并定位，查看楼层教室的使用情况。后勤也可以根据查询人数分析楼层使用情况，当一定区域内的承载人数超过规定，监控自动触发报警系统；学生公寓、教学楼、科研楼、二级单位的水电缴费，分析日常消耗情况，查询可能漏水漏电的设备，并在高能耗时段制定紧急预案，保障师生的用水用电；对于学生公寓、食堂、教学楼等周边的配套设施可进行线上受理，物品的购买，快递的查取形成“前端受理、后台调度”的闭环服务等等。其次，利用大数据技术实现预判预警。如学生宿舍的管理一直是后勤管理基础且重要的工作，但目前多部门齐头并进但是粗放低效导致宿舍管理工作较低效能。新生入校应采取扫码办理，迎生大屏实施监控报道男女生比例、来源地（尤其是疫情高危地的管理）、各学院报道情况等人数，通过合理采集指纹和面部信息，形成新生人群的数据模型，对有少数民族地区的学生合理分配宿舍，并根据以往学生宿舍迁入迁出过程中建立的数据模型及时对新生及时调整。宿舍管理采取指纹和面部识别，无权限人员不得随意进出宿舍，保证学生人生财产安全。通过新生“扫码入校”的信息办理，后勤管理工作获得了基础的数据模型，在此基础上对学生的宿舍管理、水电安全管理、餐厅订餐等工作展开定量定性分析，解决师生日常生活中遇到的实际问题。最后，建设一个简洁、实用的移动应用窗口。后勤服务部门在建立PC端统一门户的同时，也应建立与之相适应的移动APP，可根据校情自主开发或者引入第三方工具。师生通过手机就能完成平台报修、自助点餐、校园卡审批、超市购物、门禁进入等校园事务，享受到更优质、便捷、人性化的服务方式。对于学校校园安全的管理，可以开放“安全隐患随手拍”功能，对于存在的隐患师生用手机拍照上传，定位地点，发送给学校安全管理处，有学校管理转达至二级学院或者具体安全点负责人；整改完成后，再拍照上传整改后的效果图并回复师生整改进度，实现校园“学校-二级单位-具体安全点”的三级安全管理体系，并形成数据报表，通过数据图标分析出高危或事故频发地点。“实现了后勤基础设施的资源共享、统一调度，将所有资源、应用通过逻辑集中，统一管理、统一呈现、统一运营”，[10]实现人人参与学校管理的目标。

三、小结

“智慧后勤”已由概念转入到实际建设，其中大数据的分析利用技术成为构建互联互通的智能化后勤生态系统的关键一步，以互联网为基础，以各种应用服务为载体建设成集辅助教学科研管理、校园生活为一体的智能化教学学习的生活环境，从这个意义上讲，“智慧后勤”是“智慧校园”的重要组成部分，是支撑学校整体发展的保证和提升学校核心竞争力的关键手段之一。打破信息壁垒实现业务系统联动，充分开发相应的智慧后勤资源基础，形成“扫一扫”为代表的开放共享模式和“微服务”的系统架构，在食堂就餐、在线消费、平台维修、问题反馈、安全保障、门禁管理等方面真正融合师生，从前台应用到后台数据的流畅、分析形成服务闭环，提升智慧后勤建设效率。

[1]强飙，汤志军，胡玥.大数据时代高校后勤信息化建设实践与探索[J].高校后勤管理，2017（5）.

[2]石国兵.高校后勤管理信息化研究及实践[M].武汉：武汉大学出版社，2018(9)，(13).

[3]李凯,左登登.大数据时代下高校后勤管理信息化建设探究[J].经济研究刊，2018(12).

[4]王臣昊，彭波.高校智慧宿舍管理的“互联网+”行动探讨[J].电脑知识与技术，2019（32）.

[5]王健.大数据背景下高校后勤管理信息化建设探讨[J].公关世界·理论版，2020（14）.

[6]许俨宁.大数据时代高校后勤精细化建设探索[J].知识文库,2019（11）.

[7]杜安国.中国高校后勤社会化服务创新研究：协同创新与体系[M].北京：经济科学出版社，2014（47）.

[8]张锦武.大数据时代高校后勤智能化管理研究[J].中国 报业,2018（4）.

[9]汤志军，强飙.大数据驱动下的高校后勤精确化管理研究[J].高校后勤研究，2017（6）.

[10]斯亚民.高校智慧后勤的信息化建设路径分析[J].智者论道·智库时代，2019（22）.

（责任编辑：杨书元）