“十四五”时期档案信息资源共享建设与实现研究

高宏璟

摘 要：“十四五”时期是我国全面建成小康社會、实施第二个百年奋斗目标的第一个五年。档案事业作为国家各项事业中不可或缺的组成部分，在新时代将迎来更高的历史要求和目标任务。在“十四五”时期，档案事业的发展必须坚持党的领导、坚持人民立场、坚持依法治档、坚持创新发展、坚持安全底线，使档案资源更加丰富，档案服务更加便捷高效，档案安全保障更加稳固可靠。从这一目标和要求出发，“十四五”时期加强档案信息资源共享建设是一个有益尝试和重要举措。文章以“十四五”时期档案信息资源共享建设为研究方向，旨在进一步推进我国档案信息化建设，更好地发挥档案在国家治理中的作用，为构建智慧档案馆提供理论参考。

关键词：“十四五”时期；档案信息资源；共享建设

如何利用信息技术推动档案管理转型升级成为重要课题。基于此，“十四五”时期，档案信息资源共享建设与实现就成为一项重点工作，各地有必要对“十四五”时期档案信息资源共享建设及实现情况展开深入研究，以促进我国档案信息资源共享体系更加健全和完善。

一、相关概念阐述

1.《“十四五”全国档案事业发展规划》解读

《“十四五”全国档案事业发展规划》的编制是为了推进我国档案事业高质量发展，适应新时代、新形势、新要求，进一步发挥档案工作在国家治理体系和治理能力现代化中的重要作用。规划提出一系列目标，包括到2025年实现档案馆馆藏规模稳步扩大，馆藏结构更加优化，档案利用更加便捷，档案服务更加有效，档案保障更加有力等。

2.档案信息资源共享

档案信息资源共享是指将各级各部门的档案信息资源开展整合、共享和利用的一种管理方式。其目标是实现档案信息的高效流通和广泛应用，提升档案资源的价值和效益。

一方面，档案信息资源共享要求整合各级各部门的档案资源，包括纸质档案、电子档案等多种形式的信息资源。通过建立统一的档案管理体系和信息平台，整合各类档案资源，使其能够在统一的平台上展开管理和利用；另一方面，档案信息资源共享强调信息的共享与开放，促进不同机构之间的合作与交流。通过制定规范和标准，建立共享机制和平台，实现档案信息的互通共享，提供便捷的获取渠道和服务，促进信息的流动和共享。

二、“十四五”档案事业高质量发展背景下档案信息资源共享建设与实现的重要意义

1.提升档案管理效率

通过档案信息资源共享，各级各部门的档案资源得以整合，形成一个统一的信息平台，档案管理人员可以更加便捷地访问和利用多个部门或机构的档案资源，避免了重复建设和资源浪费的情况，节省了时间和成本，提高了管理效率。

2.促进资源优化配置

首先，档案信息资源共享要求各个部门或机构的档案资源得到合理的配置和利用。通过信息共享平台，可以更好地规划和管理资源，实现了资源的优化配置。其次，共享的档案信息资源可以为部门的决策和发展提供有力支持。通过分析和利用共享的档案数据，可以获取更全面和准确的信息，为决策者提供科学的依据和参考，可以帮助决策者更好地理解资源状况，有效配置资源，推动各个领域的发展。最后，档案信息资源共享需要不同部门的创新和合作。通过共享平台，不同机构和部门可以相互学习和借鉴，开展合作研究和开发项目，推动创新成果的转化。这种合作与创新的方式可以更好地利用资源，实现资源价值的最大化。

3.推动知识创新

一方面，档案信息资源共享促进了跨学科研究和合作。不同学科领域的研究人员可以通过共享平台获取各个部门或机构的档案数据，实现跨学科的研究和合作。这种跨学科的合作可以激发研究人员新的思考，创新思维，有利于推动知识的交叉融合和创新；另一方面，共享的档案信息资源为数据挖掘和分析提供了更多的可能性。通过挖掘和分析共享的档案数据，研究人员可以发现档案数据潜在的关联，提取有价值的信息，可以帮助研究人员发现新的研究方向和问题，推动知识的创新。

4.促进文化传承

档案信息资源共享可以促进文化传承。通过共享平台，各个部门或机构的档案资源得以展示和传承，保留了珍贵的历史、文化和社会记忆。这种共享不仅让人们更深入地了解和感知自己的文化根基，还为后代子孙提供了宝贵的研究和学习资源。档案信息的共享使得文化传承更加广泛和深入，推动了文化多样性的保护与传承。同时，共享的档案信息也促进了不同文化之间的交流与对话，打破了地域和时间的限制，加深了人们对世界各地文化的了解和尊重。通过共享平台的互动与互通，不同文化间的共同价值和智慧得以传递和交流，形成了文化的共享共融，为人类文明的进步作出了积极贡献。

5.支撑决策和服务社会发展

档案信息资源共享在支撑决策和服务社会发展方面发挥着重要的作用。共享的档案信息为决策者提供了丰富的历史、文化和社会数据，为他们制定科学、准确的政策和战略提供了重要依据。此外，共享的档案信息还可以支撑社会治理和法律执法。通过共享平台，执法机构可以快速、准确地获取相关档案信息，提高调查研究和证据收集的效率和准确性，有助于推进社会治安管理和司法公正，有利于保障社会的稳定和安全。

三、“十四五”档案事业高质量发展背景下档案信息资源共享面临的困境

1.数据隐私和安全风险

在“十四五”档案事业高质量发展的背景下，档案信息资源共享建设与实现面临数据安全风险。随着数字化技术的快速发展，档案信息的数字化存储和共享已成为一个重要的趋势，但同时也带来了一些挑战和风险。档案信息中包含大量的个人和机构敏感信息，如身份证号码、家庭地址等。如果这些信息被泄露或滥用，将给个人和机构带来严重的损失。同时，数据安全问题也是一个挑战。随着档案信息的共享和存储量增加，数据安全的威胁也不断加剧。黑客攻击、恶意软件和数据被泄露等安全事件可能导致档案信息丢失、被篡改或被盗用。

2.技术和设备设施条件限制

首先，技术条件限制了档案信息共享的范围和方式。不同机构和部门之间可能存在技术平台、数据格式和接口的差异，使得档案信息的整合和共享变得困难。此外，一些地区和机构信息技术水平不高，导致档案信息的共享受到一定的限制。其次，设备设施条件限制了档案信息共享的覆盖范围和效率。档案信息的共享需要借助信息技术设施和网络平台，但在一些基础设施薄弱的地方，设施条件的不完善导致共享效果不佳。此外，人力资源的限制也影响档案信息共享。档案信息共享的建设和运行需要专业人才的支持和参与，包括信息技术人员、档案管理人员等。然而，目前档案信息领域的专业人才相对匮乏，培养和引进人才的任务依然艰巨。

3.组织和合作机制不完善

目前，在档案信息共享方面，存在着组织体系不完善的问题。各个机构和部门之间缺乏统一的组织架构和协调机制，导致共享档案信息的管理和运营存在一定的混乱。同时，合作机制的不完善也是一个制约因素。共享档案信息需要各方的积极参与和合作，但各方合作存在不够灵活、沟通不畅的情况。跨部门、跨地区的合作难度较大，缺乏有效的信息共享平台和协作机制。此外，缺乏标准化的共享规范和机制也是一个挑战。在档案信息共享过程中，缺乏统一的数据标准和共享规范，导致信息的兼容性和一致性不足。

四、“十四五”档案事业高质量发展背景下档案信息资源共享建设与实现研究

1.建立统一的档案信息平台

在“十四五”档案事业高质量发展的背景下，为了推进档案信息资源的共享建设与实现，建立統一的档案信息平台具有重要意义。该平台应具备数据集中存储、统一管理和访问的功能，以便各个机构和部门能够便捷使用。一方面，平台应设立专门的管理机构或部门，负责档案信息的整合、分类和标准化管理。统一的管理标准和流程可以确保档案信息的一致性和规范性，方便用户检索和利用信息；另一方面，该平台应采用先进的信息技术，确保数据的安全性和稳定性。安全机制包括数据加密、访问权限控制、防火墙设置等，以保护档案信息不受未授权的访问和恶意攻击，保证平台的高可用性和持续稳定运行，以确保用户能够随时访问和利用档案信息。

2.制定统一的数据标准和格式

首先，制定统一的数据标准是档案信息共享的基础。不同机构和部门所产生的档案信息存在差异，包括命名规则、数据字段、数据格式等方面的差异。通过制定统一的数据标准，可以实现不同数据源之间的互通和共享，确保信息的一致性和准确性。统一的数据标准还可以简化数据处理和整合的过程，提高数据的质量和可用性。其次，制定统一的数据格式是实现档案信息共享的关键。档案信息以不同的格式存在，包括文本、图片、音频、视频等多种形式。为了实现跨机构和跨平台的数据共享，需要制定统一的数据格式，使不同格式的档案信息能够被广泛识别和使用。通过统一的数据格式，可以降低数据转换和解析的难度，提高档案信息的可访问性和可交流性。最后，制定统一的数据标准和格式需要多方的合作。由于涉及多个机构和部门的档案信息，制定统一的数据标准和格式需要各方的积极参与和合作。相关机构可以通过研讨会、专家论坛等形式开展讨论和交流，达成共识后，制定统一的标准和格式。同时，还需要建立相应的技术支持和协作机制，为实施统一的数据标准和格式提供支持和保障。

3.加强数据安全与隐私保护

档案信息中包含大量的个人和机构敏感信息，如身份证号码、财务数据等，因此，保护数据的安全性至关重要。档案管理机构要建立健全数据安全管理制度，采取必要的技术手段和措施，如数据加密、访问控制、防火墙等，确保档案信息在存储、传输和使用过程中不受到未经授权的访问和恶意攻击。同时，隐私保护涉及个人和机构的权益，应根据相关法律法规制定明确的隐私保护规定。在档案信息共享过程中，档案管理机构应确保个人和机构的隐私信息不被滥用、泄露或侵犯，严格限制档案信息的访问权限，采取匿名化处理等技术手段，保障信息主体的合法权益。除此之外，还要建立健全档案信息管理制度，明确相关责任主体，加强对档案信息共享平台和机构的监管，确保其按照法律法规运营。

4.建立合作与共建机制

在“十四五”档案事业高质量发展的背景下，档案信息资源共享建设与实现需要建立多方合作与共建机制，以促进各方共同参与、共建共享、共同发展。一方面，档案信息资源涉及多个部门和机构，包括档案馆、图书馆、博物馆、文化遗产机构等。建立多方合作与共建机制可以促使各方协同合作，共同建设档案信息资源共享平台，共享数据和资源，避免重复建设和资源浪费；另一方面，通过共建档案信息平台，各方可以共享技术和经验，共同开展技术研发和创新，提高档案信息的处理和管理能力。同时，建立多方合作与共建机制可以促进信息的互通和交流，提高服务质量和效率，更好地满足用户的需求。为建立良好的多方合作与共建机制，需要制定明确的合作机制和管理规则，明确各方的权责和利益分配。要建立跨部门、跨机构的合作机构或委员会，负责协调和推动共建工作。同时，加强交流与培训，提升各方的专业素养和合作意识，加强团队建设和协同合作能力。

5.完善法律法规和政策支持

完善法律法规和政策支持是档案信息资源共享建设与实现的保障。政府需要制定相关的法律法规，明确档案信息资源共享的管理制度、标准和规范。同时，还需要制定有关政策，推动和引导各方参与共享建设，提供资金和技术支持，鼓励各方创新和合作。法律法规和政策的制定可以为档案信息资源共享提供明确的指导和保障，促进共享工作顺利开展。除此之外，共享档案信息涉及多个参与方和数据交互，需要建立监管机构或执法部门来监督和管理共享过程。相关法律法规应明确监管机构的职责和权限，确保共享活动的合规性和公正性。政策支持可以加强对档案信息资源共享建设的指导，有利于加强对共享活动的监督和执法，防止滥用和不当操作，维护共享建设的公平。

6.加强人才培养与能力建设

在“十四五”档案事业高质量发展的背景下，加强人才培养与能力建设对于档案信息资源共享建设与实现至关重要。通过培养高素质的专业人才和提高其组织能力，能够推动共享建设顺利实施，并强化共享效果。一方面，加强人才培养是档案信息资源共享建设与实现的有力支撑。需要培养具备档案管理、信息技术和数据分析等专业知识的人才。档案管理机构通过开展培训课程、举办研讨会和推动学术交流等方式，提高人才的专业水平和能力，使其能够适应共享建设的需要；另一方面，档案管理机构应强调实践操作和项目实施。通过实际项目的参与和实践经验的积累，能够培养人才的实际操作能力和解决问题的能力。同时，档案管理机构要鼓励人才开展创新研究和技术探索，推动共享建设的创新发展。

五、结语

综上所述，“十四五”时期，档案信息资源共享建设是一项复杂而艰巨的任务，需要多方合作，制定长远发展策略，加快推进档案信息化进程，以促进我国档案工作更好地服务于社会。

参考文献：

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[4]倪 昕.过往·任务·重点——基于“十四五”规划的档案信息化研究[J].办公自动化，2023，28（2）：43-46.

[5]祁天骄，曹 宇，傅晓丹，等.“十四五”时期档案资源智慧化转型研究[J].档案学通讯，2021（6）：96-98.

（作者单位：济南市公园发展服务中心）