水利工程项目档案资料管理探析

任学梅

(甘肃省疏勒河流域水资源利用中心，甘肃 玉门 735211)

1 水利工程档案资料的重要意义

水利工程档案是指水利工程在科研、设计、实施及验收等各建设阶段过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。这些信息资料直接或间接反映着水利工程的规划目标、管理过程、试运行等各阶段的实施方式或质量情况。其完整性是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、维修、改建和扩建的原始依据。

2 当前水利工程项目档案资料管理中存在的问题

2.1 建设管理不到位，管理者疏于档案资料管理

由于水利工程受自然条件和兴利用水的影响，其工期一般较长，而实际有效工期较短，因此在施工高峰期，管理者的工作重心主要在进度、投资、实体质量和时间节点目标把控等方面。然而，对各类质量资料的形成和整理检查的重视程度不够，往往是施工完成后才进行资料的补写，导致资料拖沓滞后、填写潦草、不规范，甚至出现写回忆录、拼凑等情况。此外，参建人员因工作关系调整、更换等客观因素影响，也导致资料交接不规范，遗失严重，部分资料还出现代签字的现象。因此，这样的质量资料无法对工程的验收和质量等级评定提供指导意义。

2.2 用人单位人才培养片面，管理人员知识架构不平衡

项目档案资料形成于工程建设全过程，与水利工程建设进程同步。水利工程专职的档案人员较少，且知识层面单薄，一般都不具备工程技术专业知识，对于收集上的资料多以装订分卷、分册的合理性和外观进行评判，资料是否完整、是否符合印证关系，无法甄别。而现场技术人员又不具备档案人员专业素质，两者对于档案资料整编存在不同程度的偏差。对工程建设过程档案资料形成起不到综合性的指导作用。在工程建设过程中，形成的原始资料格式及书写不规范、影像资料收集不齐全等现象也普遍存在，使得本应形成的资料欠缺而后期难以补救，大幅降低归档资料的实际利用价值。此外，用人单位在人才培养方面也存在片面性，对于档案管理方面的培训多以档案管理人员为主，而工程技术培训多以工程技术人员为主，造成了人才知识架构的不平衡，进而影响到项目档案资料管理的全面开展。

2.3 现行的项目档案资料管理规范化、标准化和信息化还有待进一步完善

近年来，国家及相关职能部门陆续发布和修订了一些水利工程档案资料管理的规范和标准。这些规范和标准的制定，使得水利工程资料的管理更加科学、统一、有序。但在实际运用中，一些规范和标准的可操作性受到工程实际情况的制约。尤其现行的水利行业质量检验与评定都是纸质表格，没有专门的评定软件系统，且许多省市不允许使用电子版打印质量检验与评定资料。在工程建设高峰期，施工进度快，每天需要形成大量的评定资料，导致施工、质检、资料员需要投入大量的时间去填写和整理资料。此外，评定资料填写标准多以质量监督部门和项目法人指导意见为主，但也不免因管理人员岗位调整等原因，人员之间的认识不同，对填写标准的理解不一致，导致质量检验与评定资料作废率很高。这种现象造成了严重的人力、物力、财力浪费，极大地打击了参建单位形成资料的积极性，造成资料整编工作滞后，工作量集中在验收之前。后期修正的施工资料难免发生代写及代签字等弄虚作假现象，不得不对存档资料的真实性提出质疑。

3 案例分析

甘肃省昌马大型灌区“十四五”续建配套与现代化改造项目(以下简称“昌马大型灌区项目”)是全国大型灌区续建配套与现代化改造项目之一，也是甘肃省重点水利工程之一。工程主要建设内容包括：改造渠道24条，总长136.787km，渠系建筑物318座；维修改造灌排设施防护工程；新建渠道及渠系建筑物防护栏(网)；维修改造水管理设施；铺设渠旁运维管理砂砾石道路；实施信息化建设。计划分5个年度实施。该项目涉及土建、房建、金属结构、信息化、数字孪生灌区建设等多个领域，因此，与其他项目相比，该项目的档案资料管理工作存在着更高的管理难度。为确保资料管理的顺利进行，保障工程资料能真实反映项目建设的实际情况，确保工程资料与项目建设同步，昌马大型灌区项目建设中采取了一些具体办法：

3.1 成立项目管理专责机构，落实项目法人首要责任

省疏勒中心在昌马大型灌区项目管理中探索施行项目管理专责制，从全中心业务处室及灌区抽调业务能手成立项目管理专责机构负责工程全过程建设管理；要求设计单位指派设计代表对该项目重要隐蔽(关键部位)工程施工进行全方位技术指导。参建各方落实主体责任，对工程进度及工程中存在的问题集中讨论，协商解决。

3.2 加强人员业务能力培养，提升管理人员综合素质

依托项目建设任务，培养和提升专业人员综合技能，达到“一年跟着干，两年独立干，三年成骨干”的目标，为灌区水利工程建设管理的可持续发展提供人才保障。一是指派技术骨干参加国家及省级部门组织的各类业务培训班，以丰富和扩宽业务人员思想认识；二是多次邀请质量监督部门、项目法人专业部门技术人员来现场指导资料形成，档案资料质量控制从源头抓起；三是组织各参建单位开展工程技术和项目档案资料整编观摩学习、技术交流等活动，以沟通促学习，以交流促进步；四是建设、监理、施工紧密配合，对工程建设形成的原始资料随时检查，对发现在问题及时纠偏，“点对点”指导。

3.3 实施和应用激励机制，调动参建单位参与积极性

一是对省疏勒河中心在建项目参建单位开展“重诺守信项目部”评选活动。将工程质量提升、工程资料与进度同步等作为评价的重要元素；二是鼓励参建单位质量创优争先，对获得先进和工程质量等级评定为优良的企业，在今后参与省疏勒河中心建设项目招投标活动时，同等条件下予以适当支持。这种正向激励的做法可以引导参建单位优质履约、守信自律，同时也有力保障了项目档案资料的形成和整编质量。

3.4 工程建设中质检资料形成采取的一些具体措施

近年来，水利工程实行工程质量责任终身制。质检资料作为实体工程施工过程的记载凭证，不仅是保证工程质量的重要文件，也是参建人员自身的“保险单”。如果忽视质检资料管理，造成质检资料的不完整或不准确，将直接影响其作用的发挥。因此，加强质检资料管理至关重要。

3.4.1质量监督手续和项目划分随招标顺序逐次办理

该项目由甘肃省水利厅质安中心进行质量监督，项目投资大，总体工期长。工程于2021年开工建设，分年度、分批次进行招、投标和签订合同文件。项目法人按照招标的时间顺序和建设内容随即办理了质量监督手续，逐批次报备质量监督备案资料，并按程序进行项目划分报批。

3.4.2开工初期检测频次的制定

吸取部分水利建设项目在验收中因检测频次达不到规范要求而不得已进行质量等级降级评定的教训，昌马大型灌区项目专责机构在开工初期组织各参建方根据设计、合同文件、相关规范和工程质量控制要点，分标段制定出工程建设中所用到的原材料、中间产品、土工试验、金属结构、设施设备等的施工复检、监理平行抽样检测、项目法人过程抽检频次对照表，在工程建设过程中根据施工完成的实际工程量对照检查送检频率。

3.4.3开工初期的质检表格样表制定

在开工初期，专责机构组织各参建单位对已开工建设的矩形渠、钢筋混凝土管道、各类渠系建筑物、金属结构等选用的质检表格进行讨论。由于各施工单位档案整理水平参差不齐，对同一张表格的填写有不同的见解，各专责组鼓励大家发言，进行群策群力的讨论，以找到适合本工程实际的质检表格和填写方式。最终，意见进行统一化，制定出统一的填写质检表格样表，在进一步通过质量监督部门审核后对质检样表填写进行集中培训。各参建单位项目负责人、资料员、施工员、质检员、监理单位人员等均要求参训。进一步指导参建单位及时、准确、规范的形成质检资料，有效提升质检资料形成质量，并为后续客观、公正的进行质量等级评定提供依据，从而确保今后工程的规划设计、维修、在建、改建得以有力的保障。

3.4.4信息化工程质检项目划分及评定表的研讨及制定

按照目前建设的需要和发展的趋势，省疏勒河中心正在迈入信息化管理的现代化灌区，面对国家现行有效的规程规范对水利信息化工程暂无统一、规范的质量评定表的现状，通过项目建设过程参与、邀请北京慧图科技(集团)股份有限公司现场授课等方式梳理信息化的特点和重点，根据本工程所涉及的不同建设内容和不同监测和监控系统专业类别划分分部工程，按不同站点位置划分单元工程。组织施工、监理、设计发挥各自优势，充分讨论，认为信息化项目建设除部分土建及附属设施，大都以仪器、设备的安装和调测试为重，质检表格的制定要从仪器设备规格型号是否与合同一致，是否具有齐全的检验合格证书和使用说明书、合格证等。安装过程应以安装位置、安装正确、牢固性等方面进行控制，安装前要先检验仪器设备外观质量的完整性和无损性，保证仪器安装前质量合格，安装后要经各种测试、调试，确保仪器设备运行正常，数据准确，传输无误。加之信息系统工程从土建及附属工程建设到完成设备调测试所用时间跨度大，存在结算难于施工评定同步等的因素制定出土建及附属设施、设备安装、设备调测试等单元工程类别的单元工程评定表格，并通过省质安中心的审核，通过实际应用证明了其探索方向的正确性和可应用性。项目信息化表格的制定和应用对于参与人员既是一次全新的学习和提升，也为全灌区信息化工程质量评定指明了方向，打破了以往信息化工程质检资料降低标准进行验收的困局。

3.5 项目管理资料归档整编中的的一些办法

在工程开工前期，专责机构与档案管理部门沟通，制定档案编制计划，明确建设过程中应收集和形成的资料大纲和要求，并指导参建单位分类别整理和保管资料。同时，实行档案资料按年度分批移交，在本年度工程通过合同完工验收后立即组织进行档案资料装订成册，以资料整理积极性较高、功底较深厚的施工单位作为突破口，邀请档案室管理人员进行分类、分卷的重点指导，以便各参建单位逐标段成形项目档案资料，并达到归档要求。

4 建议

4.1 项目划分与质检表格的选用

建议同一个项目各标段项目划分原则要统一，对渠道伸缩缝填筑、设施、设备、信息化系统等安装和调试施工区间跨度大，影响施工进度与质量评定同步性的，单独划分单元工程；在项目划分的同时考虑单元工程评定表格的选用，对规范中不涉及的评定表格依据工程建设质量控制要点进行自制，并及时报质量监督部门审核后使用。

4.2 加强合同管理

建设单位在与监理、施工等单位签订合同协议时，应对资料形成、整编、移交做出详尽的约定。使工程结算与资料同步、整编进度等挂钩，对于资料与施工进度不同步，整编工作滞后的单位可按相应比例暂缓结算。

4.3 进一步探索信息化系统在水利工程质量评定与档案管理中的应用

一是探索质检资料填写的信息化系统，将原始数据进行录入和保存，倒逼参建单位做到施工质量评定日结月清；二是分批次进行档案资料整编移交。根据工程的规模和工期，制定合适的档案整编和移交计划，对于小型项目可以一次性提交所有资料；而一些工期较长或者分年度实施的大型项目，提前拟定档号，随工程建设进度分项或分年度逐批次移交，避免因耗时过久造成档案遗失、损坏等，影响档案作用的发挥。

5 结语

“十四五”期间，昌马大型灌区项目正在进行中。在实施中，项目管理和指导起到了非常有效的作用，不仅在项目档案资料形成与施工进度上取得了同步的效果，还提升了档案资料的归档质量。这为工程的验收打下了基础，也为后期的检查、维护、管理、使用、维修、改建和扩建提供了可靠的依据和凭证。采用专责制管理模式，不仅提高了工程建设的效率，还提高了质量保障的水平。同时，形成的信息化质量评定成果性文件对全灌区工程质量管理和项目档案管理都具有很强的指导作用，为同类灌区提供了可供参考借鉴的经验。