无锡人社档案信息化建设的探索和思考

孙灵昕

无锡人社档案信息化建设的转型升级，是在省、市人社系统的统一规划和指导下进行的有益探索。主要内容有：实现电子档案系统“本地化”建设、实现无锡人社业务数据与人社档案信息跨平台互联共享、启动无锡人社纸质档案数字化加工、助力省人社电子档案系统“一体化”升级等工作。取得的成效有：为无锡人社档案现代化管理提供平台、为无锡人社业务经办提供数字资源、为当地群众利用档案提供便捷服务体验。通过档案信息化建设，无锡人社档案在民生档案专业领域逐渐向电子化档案管理、智慧型主动服务迈进。

一、 无锡人社档案信息化建设的实践和成效

（一）建成无锡人社电子档案管理服务平台，实现无锡人社档案跨平台共享互认，提升无锡人社档案公共服务水平

1. 纸质档案数字化加工拉开无锡人社档案信息化建设的序幕，为电子档案系统开发和档案数字资源共享利用打下坚实基础

为丰富无锡人社电子档案管理服务平台数字资源，开发形成“电子档案袋”，加快推进“数字人社”建设，无锡人社纸质档案数字化加工工作由无锡人社信息中心牵头，在调研了解相关部门档案管理的现状和需求后，制定形成《人社纸质档案数字化规范》，并将企业退休人员纸质档案数字化加工作为试点，启动无锡人社纸质档案数字化加工工作。

2018年至2021年，围绕流动（在职、失业）人员纸质档案和退休（民营企业、国企）人员纸质档案，分别启动5批人员档案数字化加工项目，覆盖面涉及市、区和街道三级人社档案管理机构，累计完成数字化加工223127卷、3574103件、8513612页。

通过档案数字化加工，人员档案信息数据库已见雏形，形成人员档案案卷条目数据库、卷内目录数据库、数字化影像数据库，以及人员信息采集数据库，为“电子档案袋”构建一人一档、人员大事记分类提供数据支持。

2. 无锡人社电子档案管理服务平台融合业务系统，实现跨系统数据联动

2018年，无锡人社电子档案管理服务平台以实现各类档案集中管理，设计一体化、采集自动化、功能个性化、数据集中化为建设目标。明确将电子档案管理服务平台建设与人社业务系统相结合，实现业务办理自动更新档案信息，整个人力资源和社会保障业务体系的核心业务关联，形成协同流程、共享信息及流转信息的联动体系。

2019年，无锡人社电子档案管理服务平台通过接口实现数据交换，与人社各业务平台实现数据联动。截至2021年5月，无锡市人社电子档案管理平台共计接收各业务条线上传电子文件8841341件，通过接口提供给无锡人社各业务系统查询利用2984565人/次。

3. 电子档案数据传输安全引入签名验签服务

在传统文件双轨制向电子文件单轨制的转变过程中，由第三方认证的电子签章确保电子文件的合法性。电子签章在前期已在无锡人社OA系统上实现相关功能，无锡人社相关业务系统升级后也已开展了对接，比如身份认证、电子签章、签名验签等。为了实现跨平台各类档案数据安全共通，2019年，无锡人社电子档案管理服务平台升级配置第三方电子签章服务，设置安全电子签章，增设签名验签服务器，为电子档案安全传输保驾护航。

4. 创新线上全文查档新模式

根据无锡人社电子档案管理服务平台已有的档案数据资源和业务部门提出的查档需求，无锡人社创新线上查档方式，选取可开放的数字档案资源，为人社业务经办提供线上档案全文查询，为方便群众利用创新推出微信端查档服务。

一是实现业务系统在线全文查档。人社业务经办人员可在业务系统中按照查档权限，查询无锡人社电子档案管理服务平台中所存储的数字档案。例如：无锡社保中心相关业务部门可在金保核三系统中直接调阅无锡人社电子档案管理服务平台中已完成数字化加工的企业退休人员数字档案，通过在线全文查看的方式开展企业退休人员待遇审核、审批业务；赋权无锡人社下辖各区退休人员社会化管理部门的档案人员，开通“企业退休人员个人情况登记表”在线查询功能，保障企业退休人员及时享受到社会化管理服务。

二是实现微信端实名查档。2019年，在无锡人社微信公众号平台，实现了个人通过实名认证在线查看本人“无锡市企业参保人员退休（职）审批及待遇核定表”功能，为无锡人社业务部门提高办事效率，实现“让数据多跑路，让群众少跑腿”，打通线上利用渠道。2019—2021年，无锡人社微信公众号上“无锡市企业参保人员退休（职）审批及待遇核定表”查询量为332234人/次。

（二）参与“江苏省人社一体化信息平台电子档案系统”（以下简称“省系统”）建设，助力全省人社电子档案管理规范化、现代化迈上新台阶

1. 展示无锡人社“电子档案袋”特色成果，提供省系统建设借鉴

无锡人社“电子档案袋”的创新实践为省系统电子档案建设整合数字档案资源、开发应用场景提供先行示范。无锡人社“电子档案袋”（见图1）以一人一档为视角，对人员基本信息、人事档案材料、人社各业务档案进行整合，将数字化和电子化档案原文进行关联，打造人员电子档案库；作为无锡人社核心数据库，支撑上层各类应用，提高了人社一窗式业务办理效率。

2. 探索归档模块嵌入业务平台，加快电子档案归档

由于省系统是在省人社一体化信息平台的项目建设中统一推进和部署，无锡人社在参与省系统的建设中，与建设团队达成共识，提出在业务经办平台上可以将业务事项归档范围和保管期限表前置，通过系统进行配置，自动识别人社业务事项的归档口径，通过自动化的方式加快电子档案归档。

3. 協助省系统在无锡上线使用，完善全省人社一体化系统建设布局

2021年5月，省系统在无锡顺利上线。为了协助省系统在无锡上线运行使用，无锡人社开展了如下工作：

参加省人社厅信息中心来锡开展的省人社一体化信息平台电子档案系统调研活动，了解省一体化电子档案系统建设情况、调研需求，以及后续优化方向，做好协助工作。

研究学习上级人社系统传达的档案业务规范，如《省人社一体化信息平台会计档案管理规范》《省人社一体化信息平台业务档案管理规范》，结合无锡市人社部门业务档案规范和省平台电子档案系统建设，对人社电子业务档案单轨制开展落实作进一步思考。

协调跟进省一体化电子档案系统完善建设配置、上线培训、安全运维等工作。（1）通过对接省一体化电子档案建设项目来锡驻场人员，协调开展档案工作调研，并根据调研反馈情况，及时收集汇总调研反馈材料。（2）完成与省平台电子档案系统建设服务商签署保密協议。（3）对接业务部门开展省系统上线工作座谈。（4）按照省人社厅要求，统一无锡人社业务档案归档单位，草拟并提交《关于无锡人社业务档案按件归档的申请报告》。（5）通过分配的账号，分别登录省人社一体化业务平台和电子档案系统，进行测试和使用，完成试运行报告确认。（6）跟进电子档案系统配置工作。如配置权限、组织机构、部门代码、归档事项和保管期限。为流动人员档案上线，做好出入库数据、账号权限、虚拟库房设计、档案袋标签等配置。（7）协调推进省系统操作培训。2021年共针对无锡市社保中心、宜兴市社保中心、无锡市就管中心、无锡市仲裁中心分批开展电子档案系统操作培训，做到培训有重点、后续有保障。2022年分别开展线上和线下培训，培训总人数达200人。2023年以来，根据业务部门培训需求，安排培训人员下沉各区开展针对性培训和操作指导。（8）围绕电子档案使用过程中发现的问题进行反馈和跟踪记录。一部分是解决业务部门在使用过程中发现的问题；另一部分是关于电子档案系统需要完善的问题，由驻场人员统一反馈给开发人员进行解决。

4. 推进无锡人社电子档案规范化管理工作

自2021年5月省系统上线后，无锡人社业务经办数据逐步向省人社一体化信息平台集中，无锡人社根据《省人力资源和社会保障厅办公室关于切实做好电子档案管理工作的通知》《省人力资源和社会保障厅关于印发省一体化信息平台业务档案管理规范的通知》要求，加快组织开展无锡人社电子档案规范化管理，通过无锡市人社综合服务中心组织开展省系统操作培训，定期开展业务档案电子归集率通报。通过各责任单位的重视和组织，业务档案电子归集率逐步提升，无锡人社电子档案管理总体向新的规范和要求不断靠拢。

5. 探索省一体化平台电子档案人员画像无锡试点建设

2023年，无锡人社根据省市共建的要求，凭借已有的档案数字化资源和无锡人社电子档案管理服务平台实践优势，探索开展省一体化平台电子档案人员画像应用试点工作。计划通过数据迁移将无锡市人社电子档案管理服务平台中的历史数据迁移至省系统中；通过开展前期项目需求和内部应用场景演练，明确建设方案，避免重复应用场景开发建设；通过与省人社厅信息中心组成专题小组，定期开展专题汇报和工作讨论，将项目架构和功能建设统一到省人社一体化信息平台，明确通用型建设和个性化建设，为电子档案系统功能复用，电子档案系统应用场景创新提供新的优化途径。

二、 无锡人社档案信息化建设新阶段的机遇与挑战

2018—2020年，无锡人社电子档案管理系统的开发、建设和顺利运行，为无锡人社档案管理部门开展电子档案现代化管理开启了一个新平台，改变了原来传统档案管理的理念和方式。2020—2023年，从参与省系统建设，到省系统2021年5月在无锡顺利上线运行，再到省系统在无锡落地运行了一段时间后，无锡人社档案信息化程度得到大幅提高。但在使用省系统的过程中，还存在如下突出问题：

（一）电子档案数量多，归档进展不及时

目前，省系统中的电子档案是指在省人社一体化业务经办平台中通过归档步骤已办结的各类人社业务归档文件。由于人社业务经办事项数据量庞大，业务经办人员在事中归档难度较大，存在材料收集不及时、材料扫描不规范、对归档流程不熟悉等问题，以致存在事后集中电子归档的情况，电子档案归档进展较为缓慢。

（二）档案利用需求高，数字资源不集中

由于无锡人社电子档案管理服务平台在省系统上线前，已完成跨系统档案全文查询，在省系统上线后，历史数字资源未开展迁移，导致原有业务线上全文查询暂时难以实现。

（三）档案管理机构多，分级管理不顺畅

省系统中，档案管理机构按照省、市、区三级进行设置，但在无锡实际业务流程中，存在市级业务下沉区级甚至街道的情况，由于管理流程的差异，导致目前存在相关电子档案数据流转、收集、统计不畅通。

（四）档案系统升级快，业务素质待提高

随着省系统的不断升级优化，对使用者的业务素质提出了更高的要求，传统的档案管理理念和方法在数字化转型时代需要及时更新转变。

三、 无锡人社档案信息化建设的思考与展望

（一）利用新技术，提高电子归档率

根据业务事项和经办流程，明确应归档事项，加强自动归档事项向省厅统一申请、半自动归档事项规范必传项、手动归档事项流程优化等工作，探索系统对归档情况开展自动分析，加强归档提醒、归档统计、四性检测等功能。

（二）结合新项目，加快历史档案数据迁移

为了整合新老系统档案数据资源，健全省人社一体化人员画像项目数据资源，无锡人社已着手开展历史数据迁移工作，为省系统应用做好数据准备。

（三）响应一体化，提供系统功能优化需求

省人社一体化信息平台的建设初衷是为了统筹协同，消弭数字鸿沟。无锡人社将及时反馈业务部门在使用该平台过程中遇到的各类问题，以利于确定省系统功能优化方向，为推动全省上下一体、部门联动、业务协同、打破壁垒和信息烟囱不断助力。

（四）结合新平台，提升档案业务素质

省系统作为目前无锡人社正在使用的新平台，是集全省之力打造开发并不断完善的一体化平台，作为使用者需要有适应的能力和长远的眼光，加强学习和思考，激发数字创新能力，不断提升智慧化服务水平。