民国时期政府机构档案装订形式研究

毕建新 仲晓莹 赵慧敏 栾宁丽

摘 要：装订是档案整理工作的基础环节，也是影响档案实体保管质量的重要因素，研究民国档案装订规范有利于了解民国时期档案的整理与归档制度。文章以中国第二历史档案馆、江苏省档案馆、苏州大学档案馆馆藏民国档案为调研对象，按不同时期选取300卷（件）档案作为研究样本，对民国时期档案装订形式、材料、要求及应用情况展开研究。研究发现，民国档案的装订要求体现了档案管理的基本思想，装订形式的演变体现了传承、扬弃与创新，对后世具有深远影响，还应在重新整理中“整旧如旧”。

关键词：民国档案；装订；整理

分类号：G272.4

Research on the Binding Forms of Government Archives During the Republic of china Period： Take Jiangsu Province as an Example

Bi Jianxin1， Zhong Xiaoying2， Zhao Huimin3， Luan Ningli3

（ 1.School of Social Science， Suzhou University， Suzhou， Jiangsu 215123； 2.School of Information Management，Nanjing University， Nanjing， Jiangsu 210023； 3.Jiangsu Provincial Archives， Nanjing， Jiangsu 210019 ）

Abstract： Binding is the basic link of archives sorting and an important factor that affects the quality of archive storage. Studying the binding norms of archives during the Republic of China period is conducive to understanding the sorting and archiving system during that period. This article takes the archives during the Republic of China period collected by the Second Historical Archives of China， the Archives of Jiangsu Province and the Archives of Soochow University as research objects， selects 300 volumes （pieces） of archives as research samples according to different periods， and studies the binding forms， materials， requirements and application of archives during the Republic of China period. The research shows that the requirements of archives binding reflect the basic idea of archival management， and the evolution of archival binding forms reflects inheritance， sublation and innovation processes. The forms of archival binding in this period have a profound impact on future generations and should be reorganized and kept "as old as before" in the new era.

Keywords： Archives During the Republic of China Period； Binding； Sorting

檔案装订是指通过不同方式将归档文件以件为单位进行固定的过程。我国历史上档案载体类型繁多，包括甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张等载体材料，不同载体的档案有不同的装订形式。甲骨档案采用编连成册或按包保管的方式；简牍档案使用丝草、麻绳或牛皮编联而成；缣帛档案依据书写内容裁切后采取卷轴的装订形式，唐宋时期改为折叠式[1]。东晋桓玄诏令之后，纸张取代简牍成为国家文书的正式书写材料，纸质档案的装订形式包括卷轴装、经折装、蝴蝶装、包背装、线装等。民国时期，由于现代印刷技术、装订技术的出现，档案装订形式大为简化。目前，学界对于清代及以前的古籍装帧形式的研究较为丰富，但对于民国时期档案装订形式的研究则凤毛麟角。近年来，大量民国档案被重新整理，其原始装订形式被新的装订形式所取代，民国档案的外部形式原始性遭到破坏。因此，有必要对民国档案的装订形式开展抢救性研究。

1 民国档案装订形式调研

民国档案数量庞大，归档机构类型众多，调研无法覆盖所有地区、所有机构的民国档案，故笔者选取中国第二历史档案馆、江苏省档案馆、苏州大学档案馆馆藏民国档案进行初步调研。调研发现，大量民国档案已拆除原始装订形式进行重新装订，部分尚未整理及正在整理的民国档案还保有原始装订形式。笔者选取保留原始装订形式的300卷（件）民国档案作为研究样本。分1912—1927年、1927—1937年、1937—1945年、1945—1949年四个阶段进行统计（见表1）。图1-8列出了调研所见的8种装订形式。布包封、卷夹装在民国时期专著中大量提及，但研究样本中暂未见此两类装订形式。

2 民国档案装订形式及材料

民国时期档案装订工作在沿袭清代部分做法的基础上进一步简化和创新。受经济水平、地域差异、文化发展及技术革新等众多因素的影响，这一时期档案装订形式、材料及要求差异较大。

2.1 装订形式

根据对现有民国时期文书工作和档案工作资料的梳理，并结合学者的相关论述，本文梳理出民国档案包含布包封、卷夹装、封套装、线装、纸钉装、金属装订、浆糊粘贴七种装订形式。清代在圣训、实录、玉牒等档案的保管中广泛使用书袱包裹，民国成立后，这种装订形式被外交部等机构沿用并称之为布包封[2]。卷夹装是使用韧性较强的厚纸制作的纸夹来放置文件，以避免文件损坏。清代秘密公文封套装的形式也被沿用，民国早期司法部[3]、教育部[4]、肃政厅[5]的文件保管规则中均有提及，民国后期行政院明确要求“机要公文封套一律用军机信封”[6]。线装作为明清以来最主要的书籍装帧形式，在档案装订中也得到广泛使用。纸钉装虽未见于民国官方文件与档案管理办法中，但在部分著述中有所提及[7-8]，并在档案实物中大量应用。随着现代装订技术的发展，金属装订开始在档案装订中得到应用，包括铜钉、铅钉、订书针、大头针、回形针等。浆糊在古籍装帧中被广泛使用，但传统浆糊极易导致发霉、虫蛀和鼠啮，因此民国时期大量文件与档案管理办法及相关著述中均明确要求禁止使用传统浆糊[9-12]。化学浆糊出现后，殷钟麒提出档案装订可使用“科学浆糊”[13]。

2.2 装订材料

每种装订形式均有相应的装訂材料。民国初期的布包封通常采用棉布包袱。由于管理不便，这种装订形式很快便被淘汰。卷夹装使用韧性较强的厚纸制作的纸夹，质量较好的由上等加厚纸板与帆布制作，质量较差的则使用次等纸板或四裱粗纸及土布制作。封套装通常使用轻薄、有韧性的纸张制作成开口的封套，将归档文件夹装其中。线装通常使用棉绳或麻绳，但不够牢固，案卷装订完毕后无法直立排架。纸钉装使用棉纸或皮纸为线穿钉，便于拆换且经济[14-15]。金属装订在20世纪30年代后开始广泛使用，其中铜钉、铅钉主要用于档案的活动装订。订书针装订首先将文件装订成册，加上封面、封底和案卷目录后再使用线装的方式装订，通常不独立作为一种方式对文件档案进行装订。民国档案中使用的订书针绝大部分为铁质，极少量为铜质，其中铁质订书针锈蚀较为严重。大头针、回形针只是在文件处理过程中被临时用于固定文件，这类固定方法严格意义上并非装订形式，因此在当时众多档案管理办法中被明令禁止[16-18]。在浆糊粘贴这一问题上，民国时期明确要求禁止使用浆糊，如果案卷上已使用浆糊，则要尽量剪除[19-20]。民国末期化学浆糊出现后，才有学者提出可以在档案装订中使用“科学浆糊”[21-22]。

3 民国档案装订要求

民国时期，虽然档案装订要求较为分散，但逐步形成了一套相对完善的档案装订规范。装订前，须有整理环节，将文件正本、附件整理整齐划一，统一公文用纸格式[23]，再行装订。装订时，应尽量做到四方齐整，如无法做到则需选择右下两边对齐装订，装订位置与正文应保持一定距离。[24]底面装订收结处应贴上封笺，以防调换[25]；同一案由、卷名相同的文件应当装订成一卷；收发文及附件应当按照日期排序。相关业务尚未办理完毕，还会有新增文件时，应当做初步的活动装订；业务办理完毕后，无新增文件时，才做固定装订。若一件事项形成的文件数量过多，案卷可分册装订。每册所含文件各机构规定不一，按照文件数量规定，每册十件[26]至四十件[27]不等；按照厚薄规定，则二十毫米[28]至一寸不等[29]。此外，各种装订形式有其具体要求：

3.1 布包封与卷夹装

布包封装订形式需要在布包封的包头以较大字体书写年份，并以千字文次序存放于档架上。

卷夹有平放卷夹、立排卷夹、横排卷夹三种形式。平放卷夹适用于纸质稍软的案卷；立排卷夹坚韧厚实、夹背平直，便于标写案名及号码；横排卷夹夹口向上，卷背向下排列，卷突用以标写所存档案题名。[30]通常，公文的附件应当随文一同钉入卷夹，但当附件过多无法装入卷夹时，则可装入附件袋或附件箱袋。箱袋上应写明案卷卷面各项信息，注明附件字样，并编号登记附件簿。[31]卷夹常与导片配合使用。导片是用坚韧耐用的厚纸板做成的较卷夹略大的单纸片，纸片突出的部分用于标写文字或符号，放置于各类卷夹之前，用以标识排列其后的文件类型。[32]

3.2 封套装

封套装沿袭了清代公文封套的做法。在使用封套的时候，应按照文件大小设计封套的尺寸，如行政院规定“机要公文封套一律用军机信封，照本院现在所用式样，必要时，得再添较大及较小者各一种（按现在式样阔十五公分五公厘，高二十四公分五公厘。必要时，得就高阔分别放大或缩小），以便按公文件数之多寡为适度之装用”[33]。封套装的优点在于它可以保证涉密公文的安全，并有效维护档案的完整性和成套性。

3.3 线装与纸钉装

线装多以棉绳与麻绳为装订材料，其中麻绳的强度明显高于棉绳。样本中装订绳直径介于0.2—1.5毫米之间，装订时所用绳子粗细因档案的厚薄而不同。最薄的档案厚度约0.5毫米，以约0.2毫米直径的棉绳装订7页档案；最厚的案卷厚度约2.3厘米，以约1.5毫米直径棉绳装订百余页档案。线装形式参照古籍装帧的方法，以“四孔一线”装订法为主，兼用“两孔一线”“三孔一线”的方法。线装的优点在于文件外观整齐，无论是棉绳还是麻绳均不会对档案纸张造成污损。

部分较薄的档案省略了线装步骤，只保留纸钉装。使用纸钉固定书叶是古籍线装中必不可少的环节，因此推测民国时期应当是将纸钉装归入到线装形式中，并未将其单列为一种装订形式。样本中部分单据粘存薄、估单等文件材料采用纸钉装，有两孔、四孔、六孔等多种固定形式。部分纸钉打结处粘贴有封笺，以防止打结散开。纸钉装的优点在于成本低、装订牢固，对档案起到很好的固定和保护作用。

3.4 各类金属装订形式

金属装订形式包括铜钉装、订书针装、回形针装与大头针装。铜钉装通过在档案右侧装订两枚直径约0.9厘米的铜质圆钉来固定档案。作为活动装订形式，铜钉装背面钉口需要用封笺粘贴并加盖图章，可以避免对其他文件的磨损，也可以避免装订好的文件被调换。订书针装以铁质或铜质订书针为装订材料，装订位置位于档案右侧或右上角。部分样本与《财政部直接税处档案处理法》规范一致，先以订书针装订，再使用麻绳或棉绳装订。回形针装与大头针装的使用情况相似，是临时固定方式，并非严格意义上的档案装订形式。但在实际归档工作中，管理人员并未将大头针与回形针拆除，而是随文件保留。金属装订形式因其使用方便快捷的优势得到大量运用，但金属装订形式也存在一个严重缺陷，即铁质装订材料锈蚀后易对档案纸张本体造成严重污损。

3.5 浆糊粘贴

浆糊粘贴常用于装订页数较少的档案，样本中大量司法档案采用此种装订形式。部分案卷先使用浆糊进行粘贴，再用麻绳、棉绳、纸钉等再次装订。此外，浆糊还常用于将附件粘贴在装订件后或档案内页，具有粘贴牢固、价格低廉、易制作的优点。但是传统浆糊由面粉制作而成，极易遭虫蛀及鼠啮，因此传统浆糊粘贴方式被明令禁止，直至不易发霉虫蛀及鼠啮的科学浆糊发明后才被允许使用[34]。

4 结 论

4.1 民国档案装订要求体现了档案管理的基本思想

民国时期档案装订已经体现出档案保护、档案工作安全简便和维护档案真实性与完整性的思想。例如，不同机构的文书与档案管理办法多次强调避免使用浆糊，以防止虫蛀及鼠啮，体现了朴素的档案保护思想；金属装订形式的普及，体现了档案工作中追求安全简便的原则；布包封与封套装中“装订部分尤须接牢，以免抽换”“文件装订线上有签注及其他字迹印章者，须设法使之露出”等要求，体现了维护档案真实性与完整性的档案管理思想。

4.2 民国档案装订形式的演变体现了传承、扬弃与创新

民国时期，档案装订形式因各自的特点得到了传承和扬弃。民国初期，部分政府机构沿用清代布包封的装订形式，但布包封装订形式成本较高且不便于管理，因此逐步被淘汰。封套装也沿袭了清代公文封套的做法，这种装订形式因简单便捷、易于制作而被保留至今。民国档案装订使用最多的便是线装与纸钉装，由于装订成本低且装订牢固，沿用至今。传统浆糊粘贴的方法则因为易发霉、遭虫蛀鼠啮被禁止使用，新的科学浆糊逐渐取而代之。铜钉、铅钉、订书针等舶来品不断涌現，因其简单易用、装订牢固的优势逐渐成为主要装订形式。

4.3 民国档案装订形式对后世产生了深远影响

民国档案的装订形式对后世有着深远影响。能否便捷有效、低成本地保护和固定档案，决定着装订形式是否拥有生命力。例如，线装与纸钉装形式具有极佳的固定作用，且对档案纸张无任何损坏，故被一直沿用至今。部分金属装订形式因使用方便、成本较低的优势被保留下来，为解决铁质装订材料易锈蚀的缺点，目前只有不锈钢材质方可用于档案装订。如档案行业标准《纸质归档文件装订规范》（DA/T 69—2018）规定可以使用不锈钢订书钉和不锈钢夹来装订纸质档案。铜钉装、大头针装、回形针装等装订形式因为成本过高、固定效果较差、易锈蚀被逐渐淘汰。传统浆糊不适用于档案装订，但其粘接的装订形式因便捷、低成本的优点被保留了下来，如今所使用的浆糊以《浆糊》（QB/T 1962—2011）作为参考标准。封套装目前只可用于定期或临时保管档案的装订。

4.4 民国档案装订形式应在重新整理中“整旧如旧”

古籍修复领域的“修旧如旧”原则在民国档案保护工作中却难以实现，大量民国档案的原始装订形式在重新整理后消失殆尽。而相当部分的原始装订完全可以保证民国档案案卷的牢固，并无重新装订的必要。保留民国档案的原始装订形式，不仅可以维护其形式完整性，同时也可以避免在重新整理的过程中造成案卷内页的遗失和排列顺序的混乱。档案部门应在民国档案整理中落实“整旧如旧”的原则。

*本文系江苏省社科基金项目“民国时期江苏地区司法档案修护与整理研究”（项目编号：19TQB004）、国家档案局科技项目“民国档案纸张信息库研究”（项目编号：2023-B-014）阶段性研究成果。

注释与参考文献

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[2][3][4][5][6][9][16][19][27][33]中国第二历史档案馆.民国时期文书工作和档案工作资料选编[G].北京：档案出版社，1987：114，117，134，153，319，330，523，294，507，319.

[7]陈国琛.文书之简化与管理[M].台湾：新生报社，1946：232.

[8][31]傅振伦.公文档案管理法[M].重庆：文通书局，1946：48-49.

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[17]北京市档案局（馆）.民国时期北京文书档案工作史料选编[G].北京：中国档案出版社，2012：164-165.