论档案意识普及与提高的主要目标群体及推进路径

2023-11-12黄夏基刘鹏飞黄宣坚

档案与建设 2023年9期

黄夏基刘鹏飞黄宣坚

摘要：当前学界将档案意识群体划分为学术利用群体、实际利用群体和普遍利用群体三种类型的现有成果，其中学术利用群体档案意识强固，具有系统性与稳定性；实际利用群体档案意识较强，具有趋向性与交互性；普遍利用群体档案意识薄弱，具有社会制约性与触发性。档案部门可从聚焦主要目标群体、在档案实践中激发群体目的动机、优化社会大环境等方面入手，从而提高社会档案意识。

关键词：档案意识；目标群体；普及提高

分类号：G279.2

Research On the Major Target Groups and Promotion Paths for the Popularization and Improvement of Archival Awareness

Huang Xiaji， Liu Pengfei， Huang Xuanjian

（ School of Management， Guangxi Minzu University， Nanning， Guangxi 530006 ）

Abstract： The current academic community divides groups with archival awareness into three types of existing achievements： academic utilization group， practical utilization group， and universal utilization group. Among them， the archival awareness of academic utilization group is strong， systematic， and stable. The practical utilization group has a strong awareness， together with tendency and interactivity. The awareness of universal utilization group is weak， with social constraints and triggering effects. The archival departments can focus on the main target groups， stimulate group motivation in archival practice， optimize the social environment， and thereby enhance social archival awareness.

Keywords： Archival Awareness； Target Group； Popularization and Improvement

中國国家规模的档案事业在国际上有着比较大的影响力，目前已建成了全世界最为系统、规模最大的档案事业体系，但社会民众的档案意识仍然有着明显短板，档案意识的普及与提高需要着力加强。引导公众树立档案意识，既能更好保障人民利用档案解决问题的权益，也能以档案为基础提升人民创造力。长期以来，学者们以不同视角就社会档案意识普及与提高的群体进行重点研究，多将档案意识普及与提高的对象定位于学生群体[1]；此外，也有从公众整体而不是细分群体来研究档案意识普及与提高的研究成果。[2]以现有成果指导社会档案意识的普及，虽然有一定成效但却难尽人意，其原因在于并未准确理清档案意识普及与提高的主要目标群体。

倘若将处于不同档案意识水平的群体等量齐观，以无差别的方法进行档案意识普及与提高，易使普及与提高工作收效欠佳。长期以来，社会上存在着一批档案意识薄弱但数量上却占绝对优势的群体。他们事实上需要档案信息，但对自身的档案信息需求缺乏必要认识，即使意识到对档案信息有需求但却无法准确地表达。这一类群体一旦实现档案意识的根本普及与提高，档案意识的社会化将得以实现。

档案意识普及与提高主要目标群体的确定，在提高社会档案意识中有着不可替代的地位。本文辨析档案意识普及与提高的不同目标群体，依据学术界现有档案意识群体划分成果，对不同群体的档案意识特征以及利用需求个性进行分析，再进行局部探讨如何有针对性、有侧重点地推进档案意识普及与提高，坚持两点论与重点论的统一，优先选择主要目标群体，激活社会对信息的各方面需求[3]，从而更高效地普及与提高社会档案意识。

1 档案意识普及与提高主要目标群体选择

档案意识普及与提高主要目标群体的确定并非易事，STP营销学目标市场选择理论或可成为借鉴。STP营销模型最早可追溯到20世纪50年代由美国营销学家史密斯提出的“市场细分”概念，后由美国营销学家菲利浦·科特勒发展完善。该理论包含市场细分、目标群体选择和定位三个板块，其中市场细分是指将市场根据一定要求分为若干不同顾客群体；目标市场是指在对市场进行划分的基础上选择一个细分市场进入；市场定位是在目标市场的消费者心中树立起对产品的特定印象并以此确定为营销的主题。科特勒认为市场是多元化消费需求的综合，不同客户市场需求各不相同，任何想要同时满足所有市场需求的企业都无异于缘木求鱼，因此在降低经营风险的同时取得更好的经济效益的一种重要方法就是进行市场细分，确定目标群体。据此，STP营销模型对档案意识普及与提高目标群体的选择具有一定指导意义。借鉴STP营销模型“划分—选择—定位”的思路，档案意识普及与提高的对象是全社会各组织、机构与个人，倘若不依据利用者的特点进行划分，而对所有档案利用者实行相同普及与提高措施，事倍功半自然难免。因此有必要从矛盾的主要方面出发，将社会群体按一定要求划分为若干子群体，优先选择主要目标群体，精准掌握群体特征，统筹规划各项资源，对主要目标群体施以针对性措施，令档案信息属性深入人心，从而实现档案意识社会化。

公众利用档案的目的、能力、信息素养以及专业性各不相同，并且具有一定的共性与习惯性，从而对应不同类型的档案利用需求日益形成了相对稳定的人群。档案的利用包括档案的学术利用[4]、实际利用[5]和普遍利用[6]三种类型。学术利用的目的是推理利用，主要利用者是社会科学或自然科学方面的专家、学者或学生，他们是档案馆的常客，“檔案对他们已不是什么神秘的东西，而是他们必不可少的工作条件”[7]。实际利用的特点是利用目的的实用性，利用者主要是专业人员、技术人员和行政人员，由于档案的实际利用，使人们和政府当局改变了对档案的态度，认为档案是国家和社会的必需品。[8]档案的普遍利用就是普通人为获取资料利用档案馆的档案，其目的是获取相关信息，其利用者是普通人。[9]对档案的利用，固然是由于需求，但基于需求将自然形成相应固定的利用人群，并在档案意识方面有着不同的体现。显然，三种利用类型的背后皆有着相对稳定的群体，即学术利用群体、实际利用群体、普遍利用群体，档案意识存在较大的差异性。

2 群体细分是有效普及与提高档案意识的基础

美国心理学家马斯洛将需求分为五种，且五种需求按层级逐步上升，从低到高分别为生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求以及自我实现。不同群体对档案的需求有多层次的表现形式，三种群体有各自的信息需求个性。普遍利用群体档案信息需求多与个人生活相关，且多处于安全需求层次或社交需求，即利用档案的凭证价值为个人所持有的资源等提供保障。实际利用群体多通过查询档案满足相关决策及工作信息需求，利用档案的凭证与参考价值作出生产发展等决策，推动工作顺利展开，获得信心及在事业领域取得一定成果，满足尊重需求。学术利用群体信息素养相对较高，借助档案从事科学研究满足自我实现需求，实现自我价值和自我理想，是最高一级的需求。以此为出发点，三种利用群体所需档案意识普及与提高的程度，从高到低为即普遍利用群体、实际利用群体以及学术利用群体。

2.1 档案意识强固的学术利用群体及特征

（1）学术利用群体

学术利用群体是指查找档案用于学术研究的群体，档案信息需求主要为理论信息需求。档案是学术研究的资源宝库，该群体出于学术研究需要查阅大量档案资料，本身已习得相当多的档案查询方法，可明确表达自身信息需求，利用相关档案信息的能力亦比普通用户强。

（2）系统性与稳定性

档案意识的系统性是指学术利用群体所形成的对于档案和档案工作的看法、观点和态度的集合，是一个完整的系统，贯穿于教学、科研等方方面面，档案及档案工作与学术利用群体有千丝万缕的联系。

档案意识的稳定性是指该群体对档案的敏感和利用档案的自觉，对所需档案的搜集整理和应用能力的稳定性。档案意识的稳定性与档案活动的经验有密切关系，学术利用群体的档案意识更成熟，档案意识的稳定性也愈强。无论利用档案意识与外界进行交互活动，还是内在进行思维活动，都会一如既往地保持自身持续稳定运行的状态。

2.2 档案意识较强的实际利用群体及特征

（1）实际利用群体

实际利用群体是指公务人员、专业人员、技术人员等。实际利用群体可进一步分为内部利用群体和外部利用群体，内部利用群体是馆藏档案全宗来源所涉及的群体，查档能力整体较强，档案意识也强；外部利用群体是指不产生档案的群体，通过查询档案满足需求，对档案意识普及与提高具备一定需求。

（2）趋向性与交互性

档案意识的趋向性是指利用档案的过程中，实际利用群体受主客观因素影响而呈现出的思维状态。档案意识是档案利用的内在驱动力，呈现出运行状态和结果表现状态，影响着档案活动的进行。档案意识的趋向性与档案活动呈现伴生关系，在生活中由于实际利用群体各自的生活环境、工作经历、专业知识等不同而有所差异，其源自该群体进行档案活动时自身运行的惯性，并于实践活动中不断强化。

就档案意识的交互性而言，实际利用群体既是档案产生者又是档案利用者，档案的产生与利用构成纵横交错、层层递进的关系，在档案意识普及与提高中不可忽视实际利用群体档案意识的交互性。档案得以产生和利用的必要条件便是实际利用群体角色及信息的交互，档案意识在档案形成、管理和利用中也呈现不断交互的状态，是该群体档案意识体现的关键。

2.3 档案意识薄弱的普遍利用群体及特征

（1）普遍利用群体

普遍利用群体是指学术利用群体、实际利用群体以外的社会人群。根据《中华人民共和国档案法》，全体国民都可从档案馆藏中获得所需档案信息，但受档案认识所限，该群体档案意识有待加强最为明显。

（2）社会制约性与触发性

社会制约性是指人脑为档案意识的产生和发展提供物质基础，脱离档案实践，即使具备产生意识的大脑，档案意识的产生也无从谈起。档案意识普及与提高同样不能脱离社会发展阶段，社会经济发展程度既左右档案利用程度，又影响档案意识，普遍利用群体的档案意识因所处社会发展阶段不同而有所不同，档案意识产生和发展的决定性条件是实践活动，正是社会实践需要刺激人们提出档案需求，构成档案意识产生的最主要源泉。

爱因斯坦强调直接经验对科学原理的积极意义，但原理的发现“并没有逻辑的道路，只有那种以对经验共鸣的理解为依据的知觉”[10]。知觉与顿悟密不可分，顿悟是普遍利用群体被激发并表达对档案和档案工作认识的关键过程，在该过程中关于档案逻辑思维的一连串环节一定程度上被省略，对档案和档案工作的理解与感悟随即呈现在普遍利用群体面前。因而，普遍利用群体的档案意识具有触发性，且这种关于档案和档案工作的顿悟何时触发、因何触发，常常带有极大不确定性，无法预知触发时间及方式。

3 目标群体选择是档案意识普及与提高的关键

相较于档案意识较强的学术利用群体及实际利用群体，普遍利用群体信息素养的相对不足最为明显，通常无法自行对档案进行鉴别筛选并利用。[11]因此，优先选择档案意识薄弱但档案利用需求广泛的群体进行重点普及与提高就十分必要。

科亨将用户信息需求划分为三个层次，分别是客观状态层次、认识层次及表达层次。普遍利用群体先客观存在对档案的信息需求，紧接着认识到自身信息需求，进而去表达。然而普遍利用群体的档案信息需求受教育程度、信息素养等限制，信息需求多停留在客观状态层次或认识层次。通过档案意识普及与提高，可以使普遍利用群体先意识到，进而表达出自身档案信息需求，使其从潜在用户转变为现实用户。

公众的档案利用需求愈加多样，除基本工作、生活利用需求外，还出现休闲利用、知识利用趋势[12]，使档案更加惠民已成为当前我国档案事业发展的重要议题。社会存在决定社会意识，社会意识反作用于社会存在，普遍利用群体最广泛，但受知识水平、行业特征等因素影响，档案意识演进最为迟缓。档案馆形象、功能与可利用者在该群体印象中，仍有“公众不可接近”的第一印象，档案的机密性决定大众认为档案工作有一定的神秘感[13]，普遍利用群体尚没有认识到档案事业与自身权利、工作生活的联系，没有认识到公众本身的档案意识水平是档案馆发展的动力。社会档案事业的发展状况，不但取决于经济投入、文化积累，还取决于社会公众对档案馆的认识与态度。

4 档案意识普及与提高主要目标群体的落实

档案意识普及与提高的方法择取上要从“大水漫灌”转变为“精准滴灌”，以便于对目标群体即普遍利用群体重点渗透和持续发力。

4.1 聚焦主要目标群体以强化普及与提高指向性与精准度

各级档案馆应结合实际把档案意识培养作为重点内容写入档案事业发展规划，既包括针对普遍利用群体档案意识普及与提高的计划安排，也包括档案工作者的专业培训，突出主要目标群体，促使普遍利用群体深入系统掌握档案的内涵、意义及档案事业未来发展方向，强化公众参与感[14]，进而形成档案意识。

增强档案意识普及与提高的精准度，必须促进线上线下普及与提高相辅相成，有意识贴近该群体的社交与生活，将普及与提高同社会现实需要关联起来，使其把握档案事业发展与个人档案意识的内在联系。这是有效培养档案意识的实践路径。档案部门有必要选定公信力强、专业性强的大众传播媒介，激发普遍利用群体关于档案的感知力与认同度，并择其感兴趣的、有现实需求的档案进行宣传，使其在选择性接触、选择性理解、选择性记忆中触发档案意识，逐步培養档案意识的敏锐性和自觉性。

4.2 激发目的动机于档案活动实践中触发档案意识

档案意识在档案实践活动中产生和发展，触发档案意识为必要环节，并于档案利用中不断强化。马克思主义哲学认为，任一主体对某一客体的认识都出于一定目的，并不是单纯被动认识。只有当档案利用成为实践需要，成为主体目的动机时，普遍利用群体才会根据实践需要主动接触档案并与之发生相互作用。当档案成为实践对象时，对档案有意识的反映才能触发档案意识。所以，社会实践活动是触发档案意识的基础和动力，应加深普遍利用群体对档案事业的认知度与参与度，引导其在实践中触发档案意识，进而打牢档案意识，防止档案意识培养流于形式。此外，坚持理论联系实际，借助档案意识相关理论对实践进行有效指导，为档案意识的触发提供科学有效的实践基础，提升体验感，促进档案意识普及与提高更为直接、有效。

4.3 优化社会大环境以弱化档案意识普及与提高社会制约

马克思主义认为整体由部分组成，整体性质决定部分性质，整体趋向影响部分发展。社会是一个整体，其所形成的舆论环境必然对社会个体产生巨大影响。档案意识普及与提高包含三要素，即普及与提高的媒介、内容与社会环境。前两者不必赘述，社会大环境是突破普及与提高社会制约的重要一环，构建关注档案事业的社会，其目的是创建尊重、利用、保护档案的社会大环境。[15]该环境下，全社会对于档案事业的积极性得到激发，普遍利用群体对档案的认识和利用在制度与实践层面得到保障，打破“档案不可轻易接近”的传统档案意识，为档案意识普及与提高突破社会制约提供坚实基础。档案意识欠缺，行动亦相应滞后，故应深入了解普遍利用群体对于档案及档案工作的理解程度，根据实际对该群体思想、行为进行全面指导和规范，全方位多角度营造良好社会氛围，引导其树立正确的档案意识。

5 结语

随着社会发展进步，公众对档案信息的需求已越来越大，但与档案利用相对应的档案意识并没有达到应有的普及与提高程度。本文从档案意识普及与提高主要目标群体选择的角度出发，梳理了将普遍利用群体作为主要目标群体的必要性及重要性，并立足于普遍利用群体的档案意识特征，提出要经由有指向性和精准度的档案实践和社会大环境，提高国民整体档案意识。国民的档案意识是档案事业发展的重要动力，只有不断培养与提高普遍利用群体的档案意识，才能促使中国档案事业工作更好更快地发展。

*本文系国家社科基金重点项目 “档案馆功能理论重构及社会化实现研究” （项目编号：19ATQ008）阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1]周媛.在校大学生档案意识存在的问题与原因分析[J].档案与建设，2010（3）：57-58.

[2]杨冬荃.社会的档案意识与档案界的社会意识[J].档案学通讯，1991（1）：7-10，56.

[3]金波，陈坚，李佳男，等.大数据时代档案数据资源整合探究[J].档案与建设，2022（9）：18-23.

[4]孙方玖.第九届国际档案大会介绍[J].档案学通讯，1981（1）：63-66.

[5][6]孙方玖.第九届国际档案大会介绍（续）[J].档案学通讯，1981（2）：62-66.

[7][8][9]韩玉梅，张恩庆，黄坤坊.外国档案管理概论[M].北京：档案出版社，1987：156-160.

[10]冷东明.论强化情报意识[J].情报科学，2002（11）：1165-1166，1183.

[11]黄夏基，黄鸿云.国家综合档案馆中介性功能的理论探析[J].档案学研究，2022（2）：12-17.

[12]聂云霞，钟福平，朱仁平.档案数据共享的公众逻辑——基于场景建构、知识服务、全媒传播的框架[J].档案学通讯，2022（5）：4-9.

[13]刘一颖.推进校史文化建设培育大学生档案意识——以南京师范大学档案馆为例[J].档案与建设，2019（9）：57-59.