药品实库存管理模式在门诊药品管理中的应用效果

李彩霞,宫兆东,李娜

门诊药品管理作为医疗卫生体系中的重要环节,不仅代表医院整体的服务水平与工作质量,更与患者病情恢复及医患关系紧密相关,因此,随着医疗技术及社会发展,门诊药品管理应当在符合患者及社会需求的基础上逐步实现现代化、高效化与科学化。目前,国内门诊药品管理中多实行金额管理制度,即根据药品实耗实消,按金额管理及核算得出账目后按月上报财务工作,但该管理模式依靠金额收支核查药品消耗,不仅易造成账务相符率低、失效药品难以及时查出,还可导致门诊药品发放质量较低、患者及家属等候取药时间延长、药品周转困难等问题。此外,由于医院每日接收患者较多,药品发放例次及种类极为复杂,金额管理制度下的门诊药品管理模式无法满足患者的用药需求,导致门诊药品管理差错率增高,严重影响患者及家属的就诊满意度[1-2]。随着科学技术与医院制度的逐步改革,数字化信息系统与物资管理理念在医院乃至整个医疗卫生体系药品管理中起到了良好的辅助作用[3],但国内相关研究较少。基于此,本研究提出在门诊药品管理中实施药品实库存管理模式,建立并完善医院现代化信息系统,制定门诊药品管理细则,同时加强门诊药房管理人员的工作素养,及时更新和维护药品库存数据,进而制定较强可靠性与实用性的药品管理制度,以此提高药品管理效率,减少管理和发放差错,促进患者病情恢复,改善医患关系,报道如下。

1 资料与方法

1.1 临床资料 选取2021年1月—2023年2月酒钢医院分发的门诊药品4 000例次,将未实施药品实库存管理模式分发的门诊药品1 860例次作为对照组,实施药品实库存管理模式分发的门诊药品2 140例次作为研究组,其中负责对照组药品管理的工作人员14例,包括男5例,女9例;年龄(27.90±3.10)岁;工龄(2.40±1.10)年;工作质量内测评分(84.81±2.26)分。负责研究组药品管理的工作人员16例,包括男6例,女10例;年龄(28.10±3.30)岁;工龄(1.90±1.30)年;工作质量内测评分(84.99±2.31)分。负责2组药品管理的工作人员的临床资料比较,差异无统计学意义(P>0.05),具有可比性。本研究经医院伦理委员会审核批准。

1.2 研究方法 对照组药品是采取金额管理制度下的药品管理模式进行发放,包括药品购买金额记录、根据取药者提供的医生药单配药分发、药品实消耗及对应金额收支记录、月末药品消耗及金额核销等。研究组药品则实施药品实库存管理模式进行发放,药品实库存管理模式包括：(1)利用现代化网络技术构建门诊药品管理信息系统：由药房人员与医院网络技术人员进行协调,提取有关药品管理的所有出入库资料以及药品信息,形成新的药房专属数据库,随后征求所有科室关于常用药品的使用信息,由药房工作人员录入系统,尽可能完善药品管理资料,便于后续药房采买药品。药品管理信息系统包含药品种类、规格及使用剂量、不同批次药品入库数量、现有库存、入库时间、保质期或药品有效期、药品采购单价、药品归类属性及放置位置、出库发放时间、发放数量及对应付费总价、医药单签字科室及临床医师姓名等。(2)在门诊药品管理信息系统的基础上完善药房管理制度：分为医院内部使用和外部付费取药两部分,其中医院内部领药时需实名制,包括科室及主任实名签字、取药医护人员签字及用药时医护人员签字,如有退药情况,需及时联系药房工作人员,进行药品二次入库,同时备注为退药非采购。如有紧急情况需与其他医疗机构进行借药,但要在不影响药品单种类和预估使用量的情况下,从库存中划拨部分药品予以周转,并在信息系统中进行药品出库,同时备注药品周转借出,但需注意严格把控药品周转时间,不可影响本院用药,并且在药品返还时进行药品入库,备注药品周转返还。此外,药品周转时尤为注意实名制,需有本院院方及借药机构责任人签字,否则药房可驳回借药请求。外部付费取药则以患者及家属携临床医师取药单为主,取药时同样需要录入科室及医师实名,做好基础取药信息登记后,查询药品管理系统对应药品库存和药品放置位置,并按照对应药品保质期或药品有效时间进行排序,剔除失效药品,保证药品使用质量,取药者付费后则可在信息系统中录入原需付费金额,如有医保报销,则备注报销金额。此外,药品管理信息系统及药房内部和外部管理制度完善后,可在每月月末进行药品出入库信息盘点,以此得出现有药品管理信息和对应收支金额,便于后续形成药品管理账物核查制度。(3)做好药品管理工作人员的工作素养培养：首先,加强工作人员对于网络信息系统的学习和熟练化操作,熟知药房药物摆放位置,尽可能缩短取药时间;其次,培养其库存管理意识,养成药品管理盈亏人人有责的良好行为习惯,以细心、负责、积极的工作态度面对取药、配药工作;最后,将药品管理工作内容和责任制度落实到个人,实现人人有工作,人人有责任,确保提高药品管理质量和发放效率。此外,可在医院官网和药房外设置药品管理满意度调查,以此得出匿名取药者在药品管理和药品发放过程中的满意程度、问题和取药等候时的药品发放时间,并在每月药房会议时进行调查总结,对于优处予以表扬,问题予以改正,力求缩短药品发放时间,减少取药者等候时间,提高取药者满意度[4]。

1.3 观察指标与方法 (1)药品管理差错：根据药品发放使用反馈,统计2组药品管理差错例次,差错类型包括药品数量错误、品种错误和医嘱错误。(2)账物盘点效率：统计2组药品盘点时间,并根据药品实物计算账物相符率。(3)药品管理效率：统计2组失效药品剔除率和药品周转有效率。(4)药品发放质量：根据药品管理满意度调查信息,统计2组药品发放时间及患者取药满意度评分,评分总分100分,得分越高表明取药者满意程度越高。

2 结 果

2.1 药品管理差错率比较 研究组药品管理总差错率低于对照组(1.45% vs.4.19%,χ2=28.286,P<0.001),见表1。药品管理差错主要原因包括单人配发、药品放置位置错误、医师疏忽。

2.2 账物盘点效率比较 研究组药品盘点时间短于对照组,账物相符率高于对照组(P<0.01),见表2。

表2 对照组与研究组药品盘点时间及账物相符率比较

2.3 药品管理效率比较 研究组失效药品剔除率、药品周转有效率均高于对照组(P<0.01),见表3。

表3 对照组与研究组药品管理效率比较 [例次(%)]

2.4 药品发放质量比较 研究组药品发放时间短于对照组,取药者满意度评分高于对照组(P<0.01),见表4。

表4 对照组与研究组药品发放质量比较

3 讨 论

门诊药品管理工作是医院诊疗工作的重要组成部分,其准确率与医护工作的顺利开展和医患关系的满意程度有着紧密联系,因此,推进医院门诊药品管理制度改革,降低工作差错率,提高药品管理质量具有极其重要的临床实际意义。目前,门诊药品管理工作普遍采用金额管理制度,通过成本和支出之间的核销关系反映药品需求供给,该方案虽简单可行,可较直观地反映医院在药品管理方面的投入产出比,但得到有关药品使用的实时库存,对于药品周转、盘点以及账物相符和失效药品查出难度较大,也不利于后续药品发放效率,不仅会影响药品使用质量,还会影响患者治疗进程[5-6]。因此,采取更具效率、准确率较高和实用性较强的信息化、数字化药品管理模式对于加快患者康复、改善医患关系、提高医院信誉和患者满意度成为目前医疗卫生体制改革的研究热点。

近年来,随着时代的发展,现代化信息技术不断地应用于医学领域,使医学诊疗和医护工作处理能力得到很大程度的提高,同时,信息的及时传输也使得医疗工作效率有所提高。然而,在常规药品管理制度中,药品作为医院成本金额的购买品,常作为金额具象物体现在账目上,但就其使用途径和医院定位而言,这种类似成本支出的具象化体现不利于满足患者的治疗需求和药品的实时周转使用,既会造成医院资源浪费,又会影响整体经营效益。因此,若需提升医院的经营管理效率,加强药品管理工作质量,将相对独立的门诊药房纳入到医院信息化管理体系中是重中之重,应通过不断更新医院药品管理模式,加强信息系统的实施和完善,做到诊疗医护和用药配药信息的有效处理,可显著提高医院运营决策中的信息化水平,改善医院与其他医疗机构之间的药品管理共享机制[7]。

药品实库存管理是以数字化信息技术为支持,统一规范化管理正使用和将使用以及潜在使用的药品,将有关信息和摆放区域录入出入库管理系统,并进行实时更新,同时建立并完善门诊药房管理制度、领退药制度、药品周转制度、药品盘点制度和药品发放制度,加以培养门诊药房医护人员的工作素养,全面提升药品管理效率。本研究结果显示,研究组药品管理总差错率低于对照组,账物相符率高于对照组,药品盘点时间短于对照组,且失效药品剔除率、药品周转有效率均高于对照组,表明药品实库存管理制度有助于缩短药品盘点时间,提高账物相符率和盘点效率。药品实库存管理是将所有药品信息进行出入库信息化管理,可随时进行数据更新和查询,如发现账物不符,便于通过回溯查究找出问题所在并解决,同时盘点效率的提高更有利于提高药品周转效率和失效药品剔除率,对于后续药品使用及与其他医疗机构之间的药品应急均有着显著效果[8]。陈向英等[9]研究表明,药品实库存管理模式下的门诊药品管理差错率低于常规金额管理模式,印证了该模式能够大幅度提高门诊药房医护人员的工作效率。此外,药品管理发放差错的主要原因在于门诊药房医护人员单人配发,究其原因为大量的接诊任务与发配药需求使单人配发工作强度较大,极易造成疲倦,难以维持以积极心态面对药品管理需求,因此导致药品管理发放差错率升高,而信息化药品实库存管理依靠数字化网络技术系统,可更好地辅助门诊药房医护人员完成发配药工作,减轻其工作压力。本研究结果还显示,研究组药品发放时间短于对照组,取药者满意度评分高于对照组,表明药品实库存管理制度的实用性较强。在药品管理信息平台中录入的不仅有药品资料,还包含每种药品每批次的摆放位置、药品库存和使用医嘱,这样不仅缩短门诊药房工作人员的寻药配药时间,还可显著提高取药者对医护工作的满意度。

舒放等[10]强调,药品实库存管理模式有利于加强门诊药房与科室及医生之间的沟通,该管理制度一方面可实现药品库存信息与实物的高度一致;另外,通过信息化药品管理系统对接,医生在开具医嘱时也可清晰地观察到药品药房库存信息,不仅可避免患者因药品缺少而导致药房和科室医生之间往来重复,还可充分发挥其开源节流的作用,降低医院成本支出,更有利于在医院诊疗和医护工作中,对医院的财务、药品购买、药品消耗情况等信息进行充分搜集和梳理,达到对医院成本支出的监督、管理和控制,并以此对医院的管理状况、内控效益和发展现状进行全面了解,分析医院成本变动的成因,进而制订合理的成本管理制度,促使医院健康、可持续发展[11]。门诊药品实库存管理制度能够提高医护工作人员的整体素质和工作热情,借助更加规律可靠、规范化的工作步骤,减少无谓工作精力的消耗,显著提高其工作动力和工作效率。由此可见,在临床工作中,医院门诊药品管理工作应具有严格的管理制度,并且在实践中严格按照管理制度实施药品管理,在提高医院社会效益的同时加强医药管理服务性项目,为患者提供放心药、良心药、管用的药,同时在从药房领取药品的过程中,严格核对验收流程,如对药品的品种、规格、有效期等展开核对、辨认和验收,对于核对不合格的药品,避免进入药房,并且不定期对药品展开盘查工作,针对发生变质、近效期的药品,及时与库房联系,按照要求及时处理,保证药品供应的及时性、准确性,做到不短缺、不积压。为满足上述要求,门诊药品实库存管理不仅利用网络信息技术实现医院取配药和诊疗流程的精细化、智能化、高效化,改变药房工作的刻板印象,进而改善药品管理质量和管理效率,降低药品管理差错率,还能够实现医院资源信息的传递、管理和利用,实现各个科室和药房的协同,确保医院的资金成本控制和管理效率最大化[12]。

综上所述,门诊药品实库存管理可大幅度降低门诊药品管理差错率,并针对性发现差错原因,加以改正,有助于提升药品管理和周转效率,缩短取配药时间,提高患者及家属的医护满意度。

利益冲突：所有作者声明无利益冲突。