探析中学干部人事档案专项审核的优化策略

文/江瑛

中学干部人事档案主要由组织人事部门进行负责与管理。通过干部人事档案专项审核工作，能够为中学干部选拔任用、职称评聘等提供参考。在具体的专项审核工作过程中，需要将“三龄两历一身份”的审查作为重点，让档案信息更具可靠性以及真实性。

干部人事档案专项审核的要求

2018 年11 月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，该文件属于新形势下我国在干部人事档案管理工作方面制定的总基调以及总导向。文件内容明确表示，干部人事档案是记录干部工作经历、社会关系、道德品质、家庭状况、行为作风等的历史记录材料，能够在选拔任用与监督干部、人才评鉴等相关工作中展现出参考作用，并有利于对干部合法权益的保障。开展具体的审核工作时，需要将保证“三龄两历一身份”的原始性、真实性作为关键点，及时发现不完整、不真实的信息，为接下来的档案管理优化条件，提高其管理规范性。

优化中学干部人事档案专项审核的策略分析

建立健全监督体系。中学档案等相关部门，需结合自身实际情况，构建有利于上下联动的管理监督体系，展现出监督指导职能，通过定期或是不定期的方式，抽查和监督中学档案行政、业务管理，促进学校档案工作意识的提高，落实问责机制，实现档案管理工作的规范化发展。同时，中学需要结合《干部人事档案工作条例》之中明确规定的要求，制定针对性强的管理制度，遵循“严抓、常抓、真抓”的原则，将监督检查工作落实到整个过程中，并对工作责任追求制度进行完善，确保出现问题后能够及时明确具体责任。中学在促进干部人事档案管理有效性提高方面，需要将规范化以及标准化管理作为关键点，防止人为因素造成的负面影响。在干部人事档案材料的产生、整理、归档、流转以及具体应用等环节方面，需采取涉及规范化特点的管理模式，合理使用各类信息技术，即云计算、智能检索、大数据、图像分类等技术，通过特定程序固化干部人事档案管理中涉及的流程化操作，即审核、登记、流转等，让干部人事档案更规范严谨。为了能够解决干部人事档案管理过程中存在的涂改造假、未经批准放入没有通过审核的材料、撤抽材料等问题，中学需做到齐抓共管，严肃处理有关人员。另外，针对专项审核存在的问题，构建科学合理的考核机制，并结合“严管、严建、严用”原则，让干部人事档案管理拥有更好的条件。

增强干部人事档案的审核力度。“三龄两历一身份”主要包含年龄、工龄、党龄，学历学位、工作经历，干部身份等信息，将其作为中学干部人事档案专项审核的重点，旨在防止干部档案内容存在前后信息方面出现不统一的情况。对于年龄填写过程中出现的虚实数，抑或为了招工招干、入团入党入伍等将年龄填大，在填写学历时，未明确划分在职与全日制教育学历，以及海外学历培训未通过教育部认定，缺乏证明材料等相关状况，中学档案管理部门应严格地进行审核，以此防止假学历、文凭等进入到个人档案中，引起信息不准确与不可靠的情况。同时，采取责任倒查机制，复核干部选拔任用过程的规范性、严谨性，保证档案的准确性、真实性。另外，中学需让干部人事档案鉴定科学化、公开化，健全人才引进培养制度，将干部轮岗交流以及选拔任用制度的作用发挥出来。上级教育主管部门应加深对宏观调控的掌握，加强指导工作，保证中学干部人事档案管理与干部人才队伍建设工作的持续、稳定发展。另外，中学还应给予干部人事档案日常审查工作更多的关注。结合专项审核工作规定，随机抽查校内干部人事档案，严格把关所有档案与材料，针对存在的问题，应第一时间梳理然后汇总编制成册，以便于提高日常审查工作有序进行的效率。在日常审核工作过程中，需要和教职工办理入职、调动等相关手续进行整合，新入职的教职工需要向人事部门报到，相关工作人员在办理手续时，需要把控好“进口关”，若缺少材料需补齐之后才可以对相关手续进行办理。同时，要求教职工对干部人事档案专项审核工作专用干部任免审批表进行填写，结合档案材料记载状况开展比对工作，并让教职工当场核对，保证信息准确性以及真实性。

促进档案管理人员提高规范性。应在学校中积极普及干部人事档案的作用，确保全体教职工能够准确认识干部人事档案与自身利益之间存在的联系。同时，中学需要第一时间为教职工传达相关会议、文件精神。干部人事档案属于开展选人用人、干部管理等工作的重要基础，详细记录了干部学习和工作等相关信息，发挥着重要的原始记录作用。对此，中学需重视提高档案管理人员的规范性。首先，建立健全档案管理制度，凭借制度模式对干部人事档案管理的内容和方式进行规范，涉及档案信息收集、整理、筛选、归档等相关制度，进而为中学人事档案管理规范化发展提供保障。同时，中学需要将宏观角度作为立足点，构建配套的档案管理监督与奖惩制度，保证干部人事档案管理可以在监督下执行，表扬和激励档案管理工作突出的人员，并及时处理工作存在的失误。其次，健全档案管理人员培训制度。制定中学干部人事档案审核员的培训计划，明确培训内容、培训形式、培训时间等，确保培训的全面性和系统性。此过程中可采取集中培训的方式，邀请相关领域的专家、学者进行授课，让审核员深入了解中学干部人事档案审核的实质和要求。抑或定期组织开展经验交流会，让审核员分享审核中的难点和问题，以提高审核员的技能和水平。并定期评估审核员的审核质量，及时发现问题并加以解决，以促进审核员的工作质量与审核水平有效提升。另外，中学还需根据专项审核的状况，设置健全、科学的数字化档案管理制度，完善数字化管理安全体系，并重视对档案工作人员的安全教育，将此项工作作为一项长效机制，定期开展，进而协助档案管理人员形成良好的安全保密意识。

加强中学人事档案的数字化管理。随着信息时代的到来，纸质档案逐渐向数字档案进行转变。现阶段，中学在开展干部人事档案管理工作时，对数字化管理的重视度不够，导致工作存在脱节的情况，依然沿用着传统纸质档案的管理方式，或是简单地对档案进行数字化处理，未结合现代化信息技术建立档案管理系统。对此，中学在提高档案工作质量，以及确保专项审核工作能够有序进行方面，需重视通过数字化的方式对干部人事档案进行管理。中学需要引进专门的设备以及设置相应工作人员，对干部人事档案实施数字化管理，或借助第三方档案数字化公司的帮助，对数字化工作负责，实现数字、纸质档案保管工作同时展开，以便于对干部人事档案进行长期、安全的保管，并防止伪造、篡改纸质档案的现象出现。中学干部人事档案部门还需要加大对干部人事档案数据库的构建力度，引入人事档案管理系统，与保密规定相结合，为不同人选择性地公开干部人事档案信息，以便于更好地监督干部人事档案，并确保各组织机构能够顺利地共享干部人事档案。另外，因为互联网存在开放性强的特点，使得档案数字化管理可能会遭遇部分风险。因此，中学人事档案管理部门需要科学合理运用网络安全防护措施，定期更新防火墙软件，并对数据进行备份与加密，避免遭受网络黑客与病毒的攻击。

增强管理人员责任担当保密意识。中学档案管理人员需熟知与秉承《档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规，严格遵循保密纪律，不做出逾矩和越权的行为，落实好信息保密工作，不能对干部人事档案进行随意泄露，也不可将档案内容作为获取利益的筹码，以权谋私。除此之外，档案管理人员应不断加强自身道德素养，重视对榜样作用的全面展现，调动全体人员维持积极的工作状态，并加强对档案信息的保密。要以《干部人事档案材料收集归档规定》之中提出的相关要求为基础，对档案材料的质量进行控制，并对真假进行准确鉴别，逐一核实和解决材料问题。另外，中学还需实施凡动必审制度、审核签字制度等，保证档案材料真实性、完整性，促进干部人事档案运用价值的提高，为学校学科教研管理提供良好服务。

干部人事档案在中学干部人事组织、人员任免等方面发挥着重要作用，并且和干部人员切身利益之间存在着紧密的联系。干部人事档案专项审核工作任重而道远，需要在日常档案管理工作中持续进行。只有执行好干部人事档案专项审核工作，才能够更加全面与深入地了解学校干部人员，进而改善学校干部人员结构，促进干部团队工作效率的提高。