中小企业如何以最小代价实现OA协同办公系统

2023-10-19楼映丹中船重工海疆天津融资租赁有限公司

船舶经济贸易 2023年9期

楼映丹/中船重工海疆（天津）融资租赁有限公司

目前市面上的包含财会报销、公文审批、行政管理功能的OA(Office Automation)协同办公系统，动辄几十万元，还要进行几次软件再开发，总费用经常超过百万元之巨。本文以某个拥有30位在岗员工的国有子企业（以下简称H公司）花费不超20万元实现OA协同办公系统的实例说明，如何以最小的代价实现OA协同办公系统。

中小企业实现OA协同办公系统的必要性

中小企业及OA协同办公系统现状简介

OA协同办公系统,主要是将企业日常运作和管理需要面对的大量文案工作、复杂的工作流程，模块化成各种“工作流”的软件应用系统，旨在通过固化企业的流程来达到规范企业管理的目的，并且使企业内部人员方便快捷地共享信息、高效地协同工作，主要推行模式为“无纸化办公”。

截至2021年末，全国企业的数量达到4842万户，其中99%以上都是中小企业（《北京青年报》2022年06月14日）。中小企业一方面由于自身规模较小反应灵活，可以快速响应市场需求，对办公管理的规范性需求较少，适应也更为灵活;另一方面，流动资金规模相对也较小，很少会把资金投放于办公管理自动化方面，更多的是采用人工管理方法。

目前市面上的包含财会报销、公文审批、行政管理功能的OA协同办公系统，动辄几十万，还要进行几次软件再开发，才能很好地契合企业内部使用的实际需要，总费用经常超过百万元之巨。这使得大部分中小企业对OA协同办公系统望洋兴叹，导致我国中小企业管理普遍存在随意性太强、执行力不足的现象，管理基础的薄弱成了我国中小企业的软肋。

办公自动化管理系统的优势

深入人心地规范企业管理：实施OA系统的过程就是对公司制度的一次深度梳理；实施OA后，公司所有员工都需要在OA系统上走流程申请和审批、报销，比任何宣贯都能深入人心。

大大提高工作效率：极大缩短了政令推行、审批流程的时间，并且员工出差、开会、生病、休假都能移动办公，实现了分布式办公，增强了政令推行的时效性，工作效率得到极大提高，即使在疫情居家办公阶段，工作也不受影响。

节约大量资源：实行无纸化办公，节约纸张，减少差旅、通信支出，降低了宝贵的时间成本和金钱成本。以长扬电机集团（成立于2017年,是一家专业从事电机产品设计开发、生产制造、销售服务的集团企业）为例，长扬集团实施OA操作系统后，每年节省办公费用30万—40万元、差旅成本约100万元、业务成本近20万元，同时企业的项目成本较OA系统实施前也降低了10%—20%。

利于整合信息，最大限度利用信息帮助员工自主学习：OA系统将平时各部门零散的工作集成在一起，报表、知识共享等模块能够帮助各部门更加快捷地采集与处理信息，从而实现资源整合、信息共享。文档的自动化管理、分级别阅读，使有权限的员工可以通过查阅已有电子文档快速学习了解工作流程，加强对企业的进一步认知，完成自主学习。

加深公司各层、各部门的相互了解与沟通，缩短距离，利于领导监控工作流程及进度：企业领导如非刻意安排时间，很少能与公司每个员工进行直接交流、对员工上班期间的表现实时监督。而基层员工也很难了解企业领导的思路、想法。OA系统及其留痕特性，使领导能精确掌握各员工的工作初貌、流程节点操作者的修改意见及各项工作进度，流程环节，能及时地发现人才、筛选员工，发现流程问题。

综上所述，实施OA协同办公系统，对于规范中小企业的工作流程、提高效率、节约资源、整合信息培训员工、上下级沟通提拔人才具有重要意义。

如何小成本实现OA协同办公系统

OA系统虽好，但如果和本公司的实际应用融合不好，推行不利，或者开发初期时动员调研不够，覆盖性和实用性不足，需要二期开发，都会导致OA系统发挥不了应有的作用，或者开发费用翻番甚至更多，难以承受。那么，如何只用最小成本就实现OA协同办公系统，尽享其规范、快捷、节约、共享、监督的好处呢？以本公司的OA协同办公系统实施为例，从项目实施的软件选型、需求调研、系统建设、测试及培训、系统管理员维护、网络安全六方面可总结出以下六点。

软件选型注重实效

以企业自身需求为出发点，剔除非必要功能。目前国内办公自动化软件选择较多，如：泛微Ecology、上海雪线X5快开发平台、用友致远、华天办公自动化等。各类OA软件琳琅满目，各厂商设计时大多以中大型企业为假想客户，功能大而全，而实际上有些功能中小企业根本不需要。对于我们IT水平不高的中小企业来说，在选择软件时，就更应注意不要被纷繁复杂的功能所迷惑，警惕注重软件功能的大而全，而不以企业自身需求为出发点，这会直接导致较高的开发费用。

H公司选择的是泛微Ecology9.0基础型，没有增加收费功能块，邮件系统、实时交流系统、留言板、论坛功能块都没有，拟定了通用流程（传阅、办公用品、固定资产）、公文（签报、发文、收文）、人事、业务审批、财务报销等公司的主要运营业务系统搬上OA系统的计划，并且所有流程都设计了手机移动版。

需求调研注重各部门全覆盖并提升至系统高度的整合

OA系统的打造其实是管理体系的打磨和优化，是企业组织再造，流程再造，团队工作习惯再造，是企业系统与软件系统融合统一，用软件系统中优秀的管理思想和管理流程来规范企业管理的过程。OA系统建设之前的需求调研是打造好OA系统基石的关键一步，需要各部门全覆盖及提升至系统高度的整合。为此，要注意以下四个重要方面。

一是，项目之初就确立OA系统管理员及各部门联络员队伍（以下简称系统管理员队伍），并赋予相应权限和责任，请实施方先培训他们，到实施方其他已完成系统进行操作和系统管理，在调研阶段他们需要全程介入跟着实施方一起调研各部门需求。

中小企业领导往往在项目之初低估了OA系统建设的重要性和复杂性，没有给予足够的支持和权限。而归口部门的权利有限，因没有深入业务部门的工作经历，就算认识到需求调研的重要性,也是孤掌难鸣,不能得到其他各部门深思熟虑的协同全盘需求。在项目需求调研过程中，沟通工作相当困难，因为企业员工对OA系统了解甚少而实施人员又不可能在短时间内把握住企业的工作流程, 双方都有点盲人摸象的感觉，各部门提出的泛泛的信息需求，根本没有提升到系统的高度，更谈不上全盘准确描述实际需求，归口部门也缺乏最后将各部门需求整合、归类、合并的精确把握能力。最后只能是反复变更需求,延误进度。甚至等到系统用上后才发现OA系统和企业系统差别太大，不能完全配合企业需求，各部门的相似流程还是各部门在分开用,甚至因为上了OA系统反而增加了员工的负担，OA系统得申请一遍，线下流程还得走一遍配合。员工抱怨抵触,久而久之,OA系统几乎被闲置一旁,最后只能草草收兵结束了项目。或者再增加投入扩大系统进行二期开发、三期开发……

二是，实施方调研结束后，系统管理员队伍还需要全局系统地整合各部门的需求后再提交实施方最终系统需求调研报告。

三是，各部门、归口部门负责人从最开始调研阶段就要被明确告知提出自己部门的需求，若与其他部门有共同业务和工作流程，需提炼出共同的工作流程。

四是，特别提醒在调研阶段甚至选型阶段就要提出跨部门兼职需求、党口工作流程、董办工作流程等需求，因为据笔者所知目前的基础型OA系统对于此类情况设计功能不足，如果到后期才提出，一般会建议到二期开发解决，所以越早提出越能在建设之初就打好以后能变通实现该功能的结构框架。

通过上述做法，能在项目过程中时刻占据主动，各部门协同对企业的业务范围进行深入、全面地分析，调研企业目前的工作现状、管理制度与存在的问题，统一各部门的管理需求，在系统高度上整合、合并，并形成需求调研报告提交实施方。

H公司很早就确立了系统管理员，跟各部门开碰头会议了解业务需求并优化流程、合并同类项，全程协助各部门与实施方开发人员沟通，共同设计流程的逻辑和蓝图，定制了41套流程、13套台账、41套报表，总体归成五大类。

系统建设设置节点进行验收和测试

系统建设期间主要是实施方在制作软件，但系统管理员队伍可以要求：

一是，设置几个标志性节点进行验收，以监督系统建设工期；

二是，在标志性节点参与进去试用，以便及时发现问题，避免返工，节省工期时间。比如在建立完OA 系统组织结构时，系统管理员队伍进去测试可能会发现员工的跨部门兼职及党政兼职情况在已制作的组织结构里没有体现出来；在制作完第一个流程时，系统管理员队伍进去测试，可能会发现各节点的命名方式不符合企业内部习惯；在完成第一大类的流程后，系统管理员进去测试，可能会发现整个界面太单调，下一类流程可以更换一种风格……

三是，中小企业要不吝设置专门的系统管理员角色，让他们参与到测试并修改节点的培训和学习中，这段时间实施方和企业频繁接触，系统管理员有充足时间可以进行实战训练。如果公司能培养出修改流程的系统管理员，前期调研又充分设计了公司需要的各种功能模块，多数可以节省系统再次开发资金。

测试与培训需要全员上线

●测试时间一般不长，发动全员上线测试，给予系统管理员权限分派各部门测试任务并统计各部门发现的问题数，在公司层面给予精神或物质奖励。

●请实施方培训员工。

●培训系统管理员就测试的简单问题进行修复，逐渐上手。

H公司在测试期间发动全员上线测试，与开发人员沟通解决了58个BUG,系统管理员在系统上线期间自行修改了47处问题。

系统管理员维护，实战演练

OA系统正式运营后，实施方退出，公司员工运营OA系统遇到的问题，由系统管理员通知实施方的技术支持远程解决，一般是在流程或界面上小范围调整，结构性的调整原则上不再受理。或者如果系统管理员有修改的能力，则可以根据员工慢慢深入系统后提出的合理化建议调整系统结构。

H公司在实施方退出后，在OA系统运营3个月期间各部门已上线1190条记录，平均每个工作日上线12条记录，系统管理员自行修改并解决了各部门员工提出的77个合理化建议和要求，有效节约了再次开发资金。

网络安全

●若在互联网可配置了SSL云证书为数据传输加密，提供HTTPS保护，防止数据被窃取。请网络安全服务商提供主机安全、漏洞扫描、态势感知（危险检测，风险处置）等维护用户和数据库安全的配置。

●督促员工设置复杂密码，设置用手机扫码等二次验证方式登录，根据需要还可以设置绑定设备登录，最多允许几台设备等辅助选项。

●设置备份机制，定期对数据库及软件进行备份。

实现OA协同操作系统后的效果反馈

H公司的OA系统虽然小巧，但上线的功能全而多，囊括了公司主要运营业务，基本实现异地无纸化办公、掌上移动办公，员工在经历最开始的不适应后，已经习惯所有工作流程都井井有条地在OA上发起申请，员工普遍反映用惯了OA系统后的确很方便快捷，公司管理的规范性大大提升。公文流程完成时间平均节约60%，纸张用品全年节约80%，信息资源共享，文档集中化管理，使员工处理各种流程、相互学习变得非常方便，各部门协同办公效率提升，透明度增加，便于领导管控监督。