财务共享模式下P银行H市分行的费用报销研究

张瑜

数字化建设和业财融合关系到金融企业财务数智化转型的方方面面，面对不断加剧的市场竞争，企业财务管理发展面临新形势、新要求和新挑战。随着企业扩张发展，费用报销成为企业财务管理的重要一环，面对费用报销的复杂流程，如何减轻财务人员工作负担，高效运用数据成为企业所面临的一大难题。诸多新技术的应用为优化报销流程、提高费用报销效率提供了新思路，财务共享中心的产生改变了财务工作流程，推动了大数据时代财务转型和财务管理流程的再造优化，运用信息技术降低了财务成本和管控难度，减轻了财务人员的压力，提高了财务决策效率，有助于促进企业集团的健康高效发展。

一、P银行H市分行费用报销的工具和平台建设

（一）P银行财务共享系统布局概述

作为财务管理的重要环节，P银行的财会信息化建设一直是其中心工作目标。以深化财务变革为主线，P银行财务共享系统基本实现精细化、集约化，形成了业财融合、技术支持、模块整合、信息系统互联、业务与管理并重的财会网络系统生态群，管理水平得到整体提升。

（二）费用报销分类

目前，P银行费用报销可分为移动端和非移动端两种类型。移动端是通过差旅APP完成差旅费的申请、报销、审批，同时引入OCR实现图文信息自动识别，支持随时随地采集上传发票，与税务平台连接，实现发票自动验真；非移动端的费用报销则需要员工线下收集并保存发票、填写纸质单据，再由财务人员统一录入电脑版财务管理系统、扫描上传纸质凭证，逐级审批。

1.移动端差旅费报销

与传统费用报销流程不同，差旅平台报销将标准嵌入移动前端，有固定的规则和标准进行刚性控制，报销单可以自动匹配审批人，所有审批人均可通过移动端线上审批，省去线下签字审批的时间、突破空间局限，减少人工审核的工作量，随时可查询报销进度。此外，还可按照报销部门和报销人进行统计，便于分析成本来源，进一步采取管理措施。

传统报销流程中线下审批周期长、效率低、准确度差，现有的差旅报销移动端则很好地解决了这一问题，通过将预算、申请、审批、支付等多环节整合，员工报销差旅费的流程更加透明、规范、高效。自2021年差旅平台应用以来，P银行H市分行某市级支行平均每笔差旅费报销时间缩短近70%，工作效率明显提升。

2.非移动端日常费用报销

财务管理系统是承担费用报销、固定资产价值管理、财务应收应付款管理、进项发票OCR识别及验真等功能，实现内控融入流程，分离受理、审核、记账和支付权限，最终审核权、记账权和支付权上收至集中核算中心。省级分行统一进行资金支付防控风险；实现精细采集核算，每一张报销单据均采集机构、部门、员工、供应商等信息，数据粒度精细化管理，满足下游或后期多维盈利分析及精细化考评需要；实现统一报表输出，可根据需要配置查询组合，财务明细账独立、实时输出；实现业务影像化处理，业务处理凭证影像上传平台，电子凭证和影像实现关联，可检索性和可追索性提升，突破物理地域限制，利于异地审核，便于非现场检查。

（三）费用报销中与内部系统对接

1.电子会计档案系统

电子会计档案系统可实现费用报销中电子档案的采集、补录、借阅、封包、移交入库、查询等功能，可从财务管理系统自动获取电子数据及储存在影像平台的电子会计档案，并定期将电子会计档案推送到下游数字档案管理系统实现归档。电子会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，打通财务支出全流程，实现事前、事中、事后全流程可追溯及全流程线上结转。

2.预算管理系统

预算管理系统依托科技赋能，提升P银行预算编制、执行、分析、调整、评价的信息化管理水平。一是优化系统架构，对比同业分散建設多套系统的传统架构，P银行着重加强相关系统互联共享，科学整合利润预算和财务资源预算组织体系，实现一套预算管理系统完整涵盖利润、营业费用、资本性支出、捐赠支出等全要素预算管理；二是深化业财融合，系统能够根据现代化银行预算管理需要，通过参数化配置实现多口径、多版本、多层级、多维度的滚动预算，有效衔接业务预算和财务预算，实现业财预算深度融合的前瞻性测算；三是强化预算管控，系统创新设计财务资源预算智能公共池，强化刚性预算约束，优化财务资源配置，严格落实各项预算要求，管理行结合绩效考评情况对辖内机构进行预算指标的下达、调拨，在控制预算的各个环节严格落实控制总量、优化结构、提升质效各项措施。

3.财务监控预警系统

财务监控预警系统是通过事后监督打造的业财融合的数字化财务监控预警平台。该系统对费用报销过程产生的数据进行收集整理，并建立数据库，围绕各项检测预警指标展开可视化分析，提高数据价值，建立有效、易行的评价模型和方法。从多方面对企业目前经营状况及未来的发展做出一定研判，自动发现财务违规业务，系统按照标准化流程进行预警和处置，强化分析应用和科学预测，为财务资源配置优化提供决策支持。

二、P银行H市分行费用报销流程存在的问题

2019年至今，P银行财务共享中心运营时间已超过3年，实现了省市县三级行费用报销流程全覆盖，信息化水平得到提升，但流程中依然存在着大量高重复性和低附加值的冗余环节，员工报销体验差、财务审核成本高等问题已影响共享中心的服务质量和满意度，一些管理需求亟待优化，成本效益亟待提升。

（一）员工报销体验

在现有模式下，员工线下报销时需要收集、保管纸质发票并手工填写纸质单据，经多个审批人审批签字后，再将完整单据送至财务人员手中，经省市县三级财务人员审核通过后支付资金。完成一笔常规报销业务少则需要3天多则超过1个月，且由于报销人员前期准备纸质资料平均需要4张，线下签名5—8个。同时，纸质单据对规则、标准约束性差，容易造成退回导致反复修改，平均每笔业务需要7天处理完毕，费用报销等待时间过长，报销体验感差。

（二）财务审核成本

目前，P银行H市分行共有4名财务人员进行票据审核，每月每人需要审核票据约250张，每年共需审核约1.2万张报销单据，无论费用金额、风险大小，所有单据均需执行初审、复审和终审的三级审核机制。但实际运行中金额较小的单据占比较大，这部分单据其实风险较低，却浪费了很多人力和时间进行初审、复审工作，导致业务处理时间长、效率低、成本高。大量时间用来核对系统录入信息与纸质单据信息是否正确无误，基层行财务人员大都身兼数职，处理简单且操作烦琐的财务审单工作就占用每月约1/3的工作时间，出错率高，流程烦琐，同时省市行财务人员少，往往对基层行审核不及时，造成流程滞压，导致结账前夕扎堆报销，给各级行财务人员均造成较大工作压力。

（三）资金支付

目前P银行所有记账、资金支付工作需人工在系统内点击完成，无法实现系统自动记账、自动发送支付指令，支付岗人员需再次核对纸质凭证上收款人名称、收款银行、账号等信息与发票及系统录入是否一致，与前期审核工作大量重复，工作效率较低。

（四）管理费用分析数据

数据是财务信息化时代的重要生产要素，财务部门是天然的数据中心。然而，P银行H市分行仅在业务流程中产生了大量数据，缺少对数据的沉淀、挖掘、呈现，无法实现费用报销数据的价值评估、风险判断等数字化分析，财务人员对数据的应用仍然停留在传统的“黑白”财务模式下，财务共享中心无法提供优化及增值服务。

三、改进建议及问题解决

（一）智能填单

原有费用报销流程中报销人需要手工完成纸质单据和票据的收集准备工作，不仅不便于审核，且出错率高，因此提出以下改进路径进行智能填单：将报销人报销移至移动端，将填报的要素以标准化的形式出现，员工通过移动端填写报账单据，录入信息，关联发票，并在前端系统嵌入相关控制规则，进行刚性约束，增强员工录入数据的标准性、规范性，预计报销时间压缩90%，同时降低后期修改的人力成本。

（二）智能报销

为减轻费用报销中人员压力、提高审核效率，结合审核规则相对固定、重复性强的特点，可引入智能审核系统。智能审核将审核规则嵌入系统，报銷人仅需利用移动智能端采集报销信息，填写相关信息要素，智能采集所获得的信息使用机器学习的规则库实现智能审核，同时对审核结果做可视化的呈现，并传递至财务审批部门，如出现审核结果异常或其他非标准化信息机器无法判断的情况，则由人工完成信息补充，财务人员工作量预计可下降80%，2名人员即可完成全辖票据审核工作，人力成本降低50%。

（三）费用合规管控数字化

对费用分析数据进行数字化呈现。从经营决策的需求出发，通过分析费用变化趋势、业务部门、开支事项等数据反映费用支出整体情况，进行数据建模，对数据进行价值挖掘，进而发现费用开支问题，实现价值分析、风险管控、信用评估、预算管理、优化费用开支结构，帮助企业寻找费用降低空间，为企业管理层决策提供支持。

四、结 语

综上所述，随着“大智移云物”、人工智能等信息技术的迅猛发展，经济社会发生了深刻的变化。财务工作同样受新技术改革潮流的影响，运用财务共享中心的方式实现财务管理智能化、自动化已成为当下企业发展的主流。本文选取财务智能化建设初具雏形的P银行H市分行进行研究，系统阐述了其在财务共享模式下费用报销的流程及存在问题，并提出合理化建议，以期为企业财务信息化发展提供参考。