信息化条件下如何改进石油地质档案管理工作

2023-10-15延长油田股份有限公司志丹采油厂王丹

办公室业务 2023年17期

文/延长油田股份有限公司志丹采油厂王丹

在信息化时代，科技迅猛发展，人类社会正在由工业化走向信息化。企业信息化的档案管理是企业运行中的一项重要基础工作。在现代信息技术的飞速发展下，传统的档案管理方式已经无法适应石油地质档案管理需求。信息化档案管理方式的普及，为石油地质档案管理带来了新的契机，如何将文件、图纸、照片、录音、录像等资料转化为有用的资料，并将其及时有效地传递给有关的信息需求方，成为改进当下我国石油地质档案管理工作的重点内容。

一、地质档案信息化建设的必要性及内容

（一）地质档案信息化建设的必要性。尽管我国经济在不断发展，科技水平也在不断进步，但在很多方面仍不能适应时代发展的要求，一些特定行业必须不断更新技术、转变经营方式，才能更好地发挥企业的经营效益。在信息化时代，石油地质档案管理工作也要朝着现代化的方向发展。目前，我国石油地质勘探企业的档案管理还停留在传统的管理方式中，存在着工作效率低下等问题。因此，有必要开展石油地质档案管理的信息化工作，提升其档案管理效率，促进石油地质档案管理工作的有效进行[1]。

（二）地质档案信息化建设的主要内容。地质档案的信息化建设，需要借助现代的计算机、扫描仪、电子科技、互联网等现代科技手段，对其进行改进。档案管理系统的主要内容是：建立一个更加科学、系统、快捷的档案管理系统，使人们在采集、查询时更加便捷，同时也可以将资料上传至云端，便于用户进行共享，也可以打破时空的局限，最大限度地实现资源的经济和社会效益。

二、石油地质档案的特殊性

石油地质档案是以实物形态保存下来的地质现象或事件，包括物源、储层、圈闭、构造、生储盖组合等基本要素及其相互关系的原始记录，是对地质条件变化进行预测和判断的原始记录，具有真实性、完整性、准确性、可靠性，是研究和利用地质规律的重要依据，其特殊性如表1所示。

三、石油地质档案管理工作中存在的问题

(一)石油地质档案管理工作缺乏连续性。油气资料的保存工作并非一蹴而就，在油田的开采过程中，不但要持续、连续、实时地监测地质层，将油气地质状况记录下来，而且要根据这些地质层的变化规律，为今后的开采与养护工作提供可靠的资料。但是，因为某些石油公司忽略了石油地质档案工作的本质，或将其视为只有一种对石油生产的记录，使其最终成为了一种形式[2]。

（二）石油地质档案管理工作缺乏规范化。石油地质档案管理不规范，具体表现为：档案信息的收集不规范，档案的核实不规范，档案的归档与整理不规范。造成这一现象的原因，一方面是由于油区地质档案工作人员的业务水平较低，另一方面也是由于主管部门对其工作不够重视。另外，部分企业对石油地质资料的利用不规范，借阅不严，严重影响了资料的完整性和保密。

(三)石油地质档案管理工作信息化利用度不高。随着信息化时代的到来，信息技术越来越受到石油企业经营管理者的重视。但是，目前部分石油公司在石油地质档案管理部门的信息技术利用水平较低，致使其工作方式与效率无法适应油田开发的要求。由于石油公司在管理中忽略了对石油地质档案的管理，使其经费减少，造成了其信息化办公设施的不健全，严重影响了其信息化工作的整体发展。目前，部分石油公司的石油地质档案管理系统配备了先进、充足的信息办公设备，但其人员的工作质量、信息技术水平却没有明显的提升。

四、信息化条件下改进石油地质档案管理工作的对策

（一）石油地质档案数字化建设的实施。石油地质档案的数字化工作，不仅涵盖范围广，而且承载的种类也多种多样，所以，石油地质档案数字化应从组织管理、制度建设、资源建设等方面入手，逐步实现数字化。

1.组织管理网络化。数字石油地质档案的形成和积累涉及多个单位和部门，仅仅依靠档案管理部门是远远不够的。要建立由各形成单位和有关部门组成的数字石油地质档案管理网络，从数字档案产生之初就对其进行监督，确保石油地质档案的信息化建设顺利进行。

2.管理制度规范化。数字石油地质档案工作相对于传统的石油地质档案而言，具有新的工作内容。如数字石油地质档案的数字资源序列，数字石油地质档案的采集标准、采集格式的要求，网络资源利用等，为石油地质档案数字化的建设与发展奠定了坚实的基础[3]。

3.资源建设有序化。石油地质档案的数字化建设要立足于当前的实际情况，以科学研究的信息需要为指导，逐步、有重点、有步骤地进行数字化。例如，渤海研究所的档案室是渤海公司的地籍管理机构，它的馆藏内容丰富、形式多样，数字化建设绝非一蹴而就。为此，我们要根据档案管理的实际情况和使用频率，利用现有的资源，有计划、有目标，分批、分步骤地进行。

首先，将接收到的磁盘、光盘等数字化文件和虚拟文件进行标准化的编辑，并将其转存到档案库中。其次，将现有的专业资料库进行有效的接口或转存，将专业资料库的输出结果与转送的实体资料库相对应，并将其转存至资料库。再次，将经常使用的、重要的石油地质资料进行扫描、转化，并保存在档案馆中。最后，利用字符识别软件对文字内容不多的文档进行识别，并将其转化为文档，保存在文档数据库中。按照上述措施，使馆藏石油地质档案的数字化工作得以有序进行[4]。

（二）信息化条件下提升石油地质档案管理工作的方法。具体方法如下：

1.转变传统的石油地质档案管理模式。传统的档案管理是以文件、照片、录音、录像等为主要载体，通过手工方式收集、整理、编目、鉴定、编辑、研究、统计、提供和使用档案。工作量大，程序复杂。由于其巨大的存储容量，存档数据被收集和处理，导致大量闲置和浪费存档数据资源。现代管理技术、仪器设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微胶片和多媒体技术的快速发展，为档案管理现代化创造了有利条件。现代科学技术对传统的档案管理方式提出了新的要求。目前，石油地质档案是石油公司数量最多、使用最广泛的重要文件，其管理重点也应与数字化管理相适应。要从实物管理向信息资源管理转变，以信息为管理目标，将形成的各类载体档案数字化，运用现代技术手段管理石油地质档案信息资源。只有信息化才能实现石油地质档案资源的高效利用，为油气生产、管理、经济发展、科技进步等提供全面、高效、快捷的服务，从而为企业创造最佳的经济效益，为未来信息企业的发展提供宝贵的资源。

2.提高石油地质档案工作者的专业素质。为了适应石油地质档案新的信息化管理工作，相关管理人员需要有多种知识背景。现代知识是每一位石油地质档案员的知识体系的基础。这对我国石油地质档案事业的发展具有重要的现实意义。所以，必须组建一支拥有现代科技与业务知识的专门队伍。

首先，要实现石油地质档案管理人员的知识结构多样化。现代科技成果在石油地质档案管理中的广泛运用，促使石油地质档案管理人员对有关理论、文化、管理的认识和理解，尤其是计算机、档案学等学科的发展，对石油地质档案管理的现代化、信息化具有直接的影响。

其次，要对石油地质档案的专业知识有较全面的了解，如档案学、档案管理、档案目录学、档案自动化管理等。根据当前石油地质档案管理的发展趋势，对档案管理人员进行现代化管理，对档案信息进行分析研究，提供高水平的档案信息服务与咨询必不可少。

最后，石油地质档案管理员要掌握有关的专业知识。各级石油地质档案主管单位要积极营造有利条件，系统地安排石油地质档案工作人员参加培训，以老带新，以强带强，互相扶持，形成一个复合型、梯队的人才队伍。

五、石油地质档案管理的信息化发展趋势

（一）建立地质资料信息化数据库。可有效推动对石油地质数据进行管理的动态地质数据，在当今的地质勘探、开发和研究中具有十分重要的意义。在大力发展信息化的同时，建立了地质档案目录数据库，实现了档案级目录和档案级目录查询，实现了一次录入、二次查询等功能。加快地质数据的管理，由实物管理转向了信息化管理，实现了深层次的开发和应用。

（二）通过信息化建设促进石油地质资料的深度应用。使用管理系统数据汇编数据，例如汇编编辑钻井数据表、编制实验室分析报告数据表、编制区块或区域数据目录数据表、汇编各地发布的文件、汇编油气田建设项目数据等。充分利用地质数据管理系统中包含的信息，为油气勘探开发提供坚实的支持和参考。

（三）实现石油地质科技项目管理文档一体化。利用网络进行电子文件的管理是一种快捷的方式。网络构造新的虚拟空间，建立虚拟的管理模型，按照文件的存档和管理原则对电子文件进行存档和管理。电子文件的建立和管理从建立到永久的存储和交付，确保其真实性、完整性和长期可读性，整个建设和管理信息的信息化实施流程，在初始阶段就达到了对电子文件前端和整体的管理。