高校收文工作提质增效的思考

文/漳州城市职业学院党政办公室 韩秾

根据由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012 年4月16 日发布的《党政机关公文处理工作条例》规定，公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。其中收文阶段主要包含签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复七个程序。学校收文管理工作作为公文处理的第一关，是学校沟通内外、联系上下、开展工作的重要途径，体现学校行政管理的工作效能。在学校“双高”建设、提质培优、“三全育人”的背景下，如何在坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则下提高收文工作的规范性，提高收文质量和优化收文效率，助力学校实现提高效率，提升效能，提增效益，是收文工作必须重视的难题。

一、收文工作的现状和特点

（一）收文的现状。高校的收文渠道主要来自教育主管部门和本级行政主管部门，年收文数量约1800 份。文件处理采用线上线下双规并行模式。借助信息化的广泛运用，多数公文能实现全流程线上办理，公文流转效率显著提升，公文办理进一步规范化、科学化。与此同时，公文流转的保密性、严肃性也不容忽视。如何在实现公文处理质量和效率最大化的同时，准确把握公文处理的基本原则，恪守政治底线，是做好收文工作必须思考的命题。

（二）收文的特点。1.渠道多。除常规教育主管部门的公文平台和政务平台外，各业务部门将收到的业务通知转交办文秘书统一处理。通知涵盖宣传教育、组织人事、教务管理、学生管理、思政教育、疫情防控、继续教育、科研管理、信访投诉、合作交流等方面。2.形式多。随着信息化的普及，绝大多数非涉密的公文以电子公文的形式下发，但传统的邮寄、传真、光盘、电子邮件、电话通知、领取文件仍占有一定的比例。3.文种多。职业院校进入内涵式发展阶段，在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等方面与本系统和企业、行业的工作交流、业务往来逐渐增加，相应的文种也日渐丰富，尤以通知、意见、通报、批复、函居多。4.数量多。通过统计，历年来的公文数量呈逐年增加的趋势。尤其是2020 年新冠肺炎疫情以来，公文数量陡增近30%，年均收文约2200 份，甚至出现一份公文先后在多个平台下发的现象。

二、收文工作存在的难点与痛点

（一）职责分工不明确。在收文过程中，由收文秘书起草拟办意见。校领导的工作分工和各部门的工作职责是起草拟办意见的重要依据。通常而言，大多数文件指向明确，借鉴往年的处理经验，能快速明确牵头部门，相关部门协同配合完成。但一些非常规的无对口部门、涉及多部门、临时性的紧急文件往往让办文秘书难以把握。非常规的工作若无及时划分到部门的工作职责中，加以行文，收文秘书只能以相近的工作职责或有开展类似工作为依据进行拟办，容易造成拟办意见不准确。由此带来的后果是相关部门之间互相推诿扯皮，需要多次请示领导方能交办，造成人力和时间的浪费，而很多时限性强的文件难以如期办结。

（二）交办传阅不规范。受限于信息化建设和设备的短板，许多学校尚未建立校园局域网，未能配齐内部国产计算机及相关设备。即使配备了，也可能会因使用程序繁琐而不愿使用。由此引起的窘境是，一方面，现有的硬件难以满足处理此类文件的信息安全保障要求，继续使用则违反文件安全保密要求，甚至可能因处理不当造成严重的后果；另一方面，各部门依赖高效便捷的办公系统，其文件传阅范围难以掌控[1]。

（三）公文管理不严谨。收文工作看似由七个步骤组成，实则是一个细致繁琐的流程，每个步骤环环相扣，互相关联，形成一个有机的整体。收文岗位因人员流动、工作调动无法及时做好衔接工作，缺乏办文的连贯性[2]。每一任办文秘书的工作方式和习惯不一，文件办理质量参差不齐，缺乏办文的一致性。收文台账登记不完整，登记的文件与签收的文件无法一一对应，内部敏感文件保存介质随意。

（四）催办督办不到位。在实际工作中，来自各渠道的公文一天可多达10 份左右，每份文件从签收、登记、初审到承办、传阅，进度不一，秘书往往身兼数职，难以精准掌握经手的每一份公文的办理进度和结果，只能急事急办、特事特办，尽可能在时限内把公文办结。即便如此，逾期未办结、待主管部门催办的现象仍偶有发生，不仅延误了重要材料的上报，而且极大地影响了学校的对外形象。对于多次催办未办结、办理质量不高的行为存在考评空白地带，普通催办对承办部门不具有约束力。

三、收文工作问题的原因分析

（一）制度建设不完善。收文工作虽然由人、设备、办公系统三方共同完成，但并非不能实现标准化、规范化办文，其中主观因素对收文工作的影响最大。急事、特事、难事的处理十分考验办文秘书的综合能力。收文无章可循、衔接不畅，收文办理质量飘忽不定，错办、误办、漏办无法追责，缺乏一套完整、符合校情并能行之有效的收文制度是问题的根源所在。

（二）未及时理清部门职责。学校发挥社会服务的功能日渐凸显，一些非常规的工作在部门职责划分时出现“真空”地带，即无对口的承办部门。由于没有根据形势的变化及时收文办理更新各部门职责（含临时成立的机构和挂靠的部门），造成一些部门“不敢为”“不能为”“不想为”，导致交办工作时部门间“踢皮球”，势弱的部门总是当“接盘侠”，影响工作积极性。

（三）收文办理秘书素质不高。学校是政府履行教育职责的重要载体和实现公民受教育权的重要保障，收文工作是传达党和国家各项政策的主要方式，具有高度的政治性和严肃性。然而，多数秘书缺乏专业背景，上手慢且疏于总结提升，缺乏统筹全局的能力；重事务性工作，轻政治理论学习，政治敏锐性、政治鉴别力、文件保密意识、责任意识均有待提高。

（四）缺乏考核监管机制。收文办理质量不稳定，误办、漏办、漏报多次发生，公文要素登记不全，相同的错误一错再错，逾期未办结等问题屡禁不止，除了缺乏收文办理制度外，还缺少办文考核监管机制。收文办理的各环节均存在风险点，线上线下公文是否对应、程序是否规范、便宜行事是否妥当、公文是否按时办结、材料是否按时报送、公文办理效率、公文是否及时立卷归档等，这些风险点都能影响一份公文能否保质保量顺利办结[3]。缺乏考核监管机制，未增加对不当的收文办理行为加以约束管制条例，没有从根本上认识到不当行为造成的严重后果，轻则影响工作开展进度，重则违反纪律，突破红线。

四、做好收文工作的对策与建议

（一）增强“三意识”，筑牢底线思维。1.增强政治意识。收文工作是大政方针、各类信息流转的枢纽，国际形势风起云涌，变幻莫测，科学技术迭代升级，学校作为教书育人、传播文化知识的主阵地，面临诸多挑战，收文办理秘书面对更加复杂多变的新情况。因此，收文办理秘书要加强政治理论学习，坚定政治立场，在思想和行动上始终与党和政府保持一致，坚决拥护党的领导，落实立德树人根本任务，在纷繁复杂的形势下时刻保持清醒的头脑，提高政治敏锐性、判断力和领悟力。在实际工作中，对标对表党中央的精神，严守政治纪律和政治规矩，始终绷紧政治这根弦，自律自省，修身立德，锻造钢铁一般的优良品质；2.增强保密意识。收文工作涉及大量信息，岗位的特殊性决定了收文办理秘书不可避免地会接触到敏感、涉密信息，信息化的广泛运用使线上办公成为常态，在提供便捷的同时也增加了信息泄露的风险。作为公文的管理者和收文工作的信息源，保密意识是秘书的生命线，应加强保密知识学习，定期接受保密工作培训，对于内部敏感资料和涉密文件从签收到办结全过程要严格遵守保密工作规定，完善借阅、复印、清退手续，在指定的涉密、内部设备上处理公文。技术部门升级办公系统功能，嵌入智能识别敏感字句模块，与各部门签订保密承诺书，加大力度开展保密宣传教育，通过人防、物防、技防三管齐下，提升学校保密工作水平，杜绝泄密风险；3.增强责任意识。收文工作日渐繁重，已不再仅限于常规的上传下达、承上启下作用。办文质量是否稳定、公文管理是否规范，能否在急难险重任务面前顶住压力，保持高水准办文，能否牺牲休息时间处理非工作日、非工作时间特急、紧急公文，都对收文办理秘书的责任意识提出更高的要求。在思想上，要加强对收文办理秘书责任意识的教育，切实承担起岗位职责，做到“文经我手无差错、事交我办请放心”。在具体工作中，实行收文值班制度，做到周末与工作日、工作时间与非工作时间不间断在岗值守，确保公文随来随办、日清日结，严把政治关、程序关、审核关、办理关，落实公文“零差错”“零办结”的要求。

（二）健全“三制度”，实行规范管理。1.健全收文办理制度。健全收文制度是适应新形势下高标准、高质量公文处理工作的必然要求。制定健全、与时俱进、因校制宜的收文办理制度，辅以相应的催办督办、保密审核、追责奖惩制度，以清单式工作模式为抓手，实行台账管理、挂号销账，形成一套健全完备的责任机制，明确收文办理程序和操作要求，明晰办文各个环节、各类人员的职责和权限，形成压力传导，以制度的刚性约束力为收文工作提供长效的驱动力，为实现收文工作的规范化、科学化、安全化提供制度基础，维护学校文件的规范性、严肃性和权威性；2.健全考核监管制度。根据收文办理的原则，分析办文各阶段的特点、难点、目标，制定与之相对应的考核指标，例如台账登记要素是否齐全，拟办意见是否准确，公文传阅是否规范、电子公文与纸质公文区别办理，是否按期办结反馈，办文时长跨度，是否正确使用内部涉密设备等，尤其是敏感事项、重要领域、关键环节、容易犯错和疏忽的细节。要求秘书对公文做到心中有数，实时掌握办理进度，及时反馈答复。同时制定公文错情通报制度，定期“收错”整理签收办理不及时、催办未果、未按时报送的文件，通过“晒错”达到反向“纠错”的目的，以错示警、以例促改[4]。在遵循收文办理制度基础上，建立考核监管制度，进一步提升办文质量；3.健全经验交流制度。学校收文工作经过多年的探索和磨合，逐渐形成较为固定的收文办理模式，相应地缺乏对问题的发现和思考，对文件精神吃不透，容易陷入经验主义和教条主义，创新意识不够，不足以应对新情况。针对上述情况，可以实行“内部定期交流+外部培训借鉴”模式。一方面，定期开展收文工作内部交流会，通过收集各层级人员对收文工作的意见建议，加强对重点环节的答疑解惑，使收文工作在实现规范化、精细化的同时兼具人性化；另一方面，积极参加办公室业务技能培训，通过培训更新公文知识，提高办文技能。增加横向交流学习，密切与兄弟院校的沟通交流，借鉴先进的经验和做法，切实提升办文秘书的职业素养和专业水平，助力提高公文服务质量[5]。

（三）实行“三分类”，精细公文流转。1.分类登记。明确区分涉密与非涉密文件，对非涉密文件根据文件的公开属性分类登记，建立专项收文台账，对来文进行分类编号，全要素登记来文的日期、来文单位、收文来源、标题、文号、密级、公开属性、收件人、呈送时间、领导批示、报送时间、经办部门、交办和办结时间、是否归档等信息，以台账的形式呈现办文各环节，通过分类登记实现收文办理全流程管理闭环，做到随时有“案”可查；2.分类处理。在初审环节，按照轻重缓急的原则快速甄别判断公文的紧急和重要程度，可分为“紧急且重要”“紧急但非重要”“非紧急但重要”“非紧急且非重要”四类，采用“一类文一类策”，对紧急来文，如征求意见稿、会议通知等公文，实行“所涉单位先行阅办+报送领导紧急批示”的公文“并联”流转模式，多渠道协同推进[4]；对有时限要求的公文，通过提醒督办、参与指导等保证文件办理有速度、有质量；对阅知性文件，要做到不漏传、不漏办，文件不遗失；3.分类跟踪。前期的全要素全流程的台账登记可服务于后期的分类跟踪。根据文件的公开属性和紧急重要程度，灵活分类跟踪。对于不予公开和内部敏感件，实行专项管理，建立专项台账、专人办理、专柜存放，借阅手续完整，做到不过午、不过夜；对于主动公开件，实行办公系统流转，督促签收实现收文闭环管理；对于定期报送件，借助台账设置提醒功能，显示剩余时间，有条不紊地跟进各份报送材料，做到件件有着落、事事可追溯[6]。

收文工作是学校落实各项决策、推动教育教学工作有序开展的一项重要日常工作，是学校高效运转的重要保障，具有高度的政治性、时效性和安全性。收文工作的质量是学校内部治理能力的缩影。通过增强收文办理秘书的政治、保密、责任意识，完善收文工作相关制度，采用分类管理等方式提升收文工作的规范化、精细化、科学化，助力学校效能建设，为公文成果的利用转化奠定基础。