RPA技术在高校财务工作中的应用研究

符 锐,张宽骥

(景德镇陶瓷大学,江西 景德镇 333403)

0 引言

随着国家深化改革工作的推进,对行政事业单位的业绩评价要求不断提高,其中就包括高校的财务业务绩效评价。如果高校在财务经费的统筹使用过程中出现了问题,会影响到学校各项工作的有序开展。正因如此,财务作为高校开展各项工作的基础,财务部门必须与教学部门、行政部门之间通力协作,才能推动和优化学校的管理布局,提高财务资金的配置效率。同时高校的财务资金在预算、下拨、分配、核算等环节也需要各部门进行信息互通,才能解决“信息孤岛”现象,所以财务工作数字化转型势在必行。

随着信息技术在财务业务中的不断应用,计算机开始替代人工处理那些重复且低附加值的工作,有效地避免了人为错误和提高处理效率。张邦文[1]主张从信息需求的角度去着手建设高校财务信息化,使信息化财务不断适应财务人员和其他人员的需求。段建平[2]在2021年提出RPA技术能够加速财务工作的数字化转型。高校会计核算工作会面临着大量规范性的数据处理,而这正是RPA技术的优势所在。

RPA技术(Robotic Process Automation)即机器人流程自动化技术,在会计核算流程中应用RPA技术可以将会计人员从处理大量规范性数据工作中解脱出来,从事高附加值的财务管理工作。钱倩[3]对企业财务管理运用RPA技术进行了适用性及价值性分析并提出在五个业务流程方面的优化建议。程平、赵敬兰[4]指出共享模式是财务信息管理的重大创新,更需要基于共享平台提供报销服务,从而高效进行费用管控,可以看出RPA技术运用在财务核算流程中意义重大。RPA技术的应用,可以提高业务处理速度和准确性,同时也能使得数据处理更加规范。本文以国内高校的财务信息化现状为基础分析其存在的不足并提出优化建议。

1 高校财务核算所存在的问题

1.1 财务核算业务数据不通畅

目前,虽然许多高校已经完成了数据中心建设,搭建了统一数字化服务平台,并在数字化平台上集成了校内各个业务部门的子系统,但只是完成了各子系统与数字化平台的SSO(Single Sign On)单点登录管理,而各子系统之间无法实现数据交互,数据孤岛问题仍然非常严重。

在财务会计核算流程中,仍然采用“线上+线下”互补的财务报销模式。目前,许多高校在财务业务系统中有相关的数据流程,在财务业务系统以外的只能线下处理,例如资产入库的审批和资产报销核算的数据流尚未连通。

1.2 网约报销功能弱,线下审批签字难

许多高校现行的财务系统中网上预约报销审批流程功能简单,仅提示审批人,但关于签字制度及签字流程未能完整提示,会让不熟悉经费开支业务的经办人员难以理解审批手续。

并且整个财务系统流程中没有线上审批功能。因此,业务经办人员在系统填写完成后,仍然需要在线下进行项目经费审批签字手续,没有彻底地解决业务经办人员“审批签字难”的问题。

1.3 报销制单环节RPA技术应用不足

制单过程目前属于简单应用了RPA技术,即通过扫描网上预约环节生成的二维码自动生成会计凭证分录,但这种应用需要业务经办人员在进行网上预约时对业务的票据及事项准确无误地录入系统,否则在生成时会出现摘要不准确、支付事项与实际不符等情况发生。

此外,因为RPA技术运用得不够充分,无法自动审核还极易出现差旅费凭证行程不完整,导致制单时花费大量的时间进行核对;电子发票是否重复打印并重复报销,需要制单人员人工核对;劳务费根据提供劳务人员的职称、职别区分存在不同标准,网上预约无法审核,导致超标准发放劳务费的情况时有发生;网上审批系统无法准确对应会计分录和支付分录,财政支出或自有资金支出需人工修改。这些情况的存在导致会计制单人员花费大量的精力及时间在核对单据、修改分录上,尤其是在学期末报账高峰期,极易导致人员排队时间过长,激发教职工与会计人员的矛盾。

1.4 支付环节信息化技术支撑薄弱

在支付环节,RPA技术几乎尚未应用。出纳的付款还是沿用传统方式,即通过纸质凭证,判断支出方式,人工对票据进行核对并支付,不仅费时费力,还极易发生付错款、多付钱等情况,造成人力、物力的极大浪费。

2 RPA技术运用不足的原因分析

2.1 报销规则复杂,规则设置受限

RPA技术应用需要规则单一且规范,而许多高校的审批制度比较复杂,灵活程度高造成报销业务中嵌入RPA技术运用不足的现象。例如:某高校10万元以下的一般项目支出由分管相关项目经费的校领导负责审批,10万～30万的支出则还需要附加分管财务校领导的审批,30万以上的支出项目需要经过校长签字批准后才可执行,但是“双一流”经费则只需要分管“双一流”经费的校领导签字即可。不仅有类似多种繁杂的项目审批规则,而且还存在项目审批负责人频繁变更的情况。

同时报销的业务要求不同,其报销流程也不同。例如:某高校办公耗材超过200元需要在高校资产管理部门进行耗材登记,如资产管理部门没有完成低值易耗品的资产登记,则无法完成相关票据报销。而设备维修则需要先向资产管理部门申请获批后才能进行报销,但房屋设施维修需要经后勤管理部门申请获批验收后才可报销。在财务报销业务过程中,对于合同的要求也不一样,一般报销业务如果在同一单位发生交易2万元以上则需要提供相关交易合同,但报销维修业务时在同一单位发生5000元以上支出就需要提供交易合同。这些规定也让业务经办人员在业务报销流程中来回奔波于各个部门,耗时耗力。

2.2 数据流不畅,应用场景受限

RPA技术的运用需要相关数据库的支撑,许多高校存在信息孤岛现象。因为存在着众多各部门的异构程序,造成了各系统间的数据无法交互,导致线上数据业务的流程无法执行。例如:设备采购部门和财务系统相互独立,图书资产管理部门和财务系统相互独立,房屋管理部门和财务系统也是相互独立,科研项目管理系统也和财务系统相互独立等等情况。这些“信息孤岛”的存在,直接导致了许多数据需要多部门的工作人员进行人工核对,不仅效率低下,也无法进行更好的财务优化和数据管控。

2.3 信息化建设硬件设施不足,应用基础受限

RPA技术的运用需要完善整个信息系统架构的基础层,目前许多高校的领导还未充分意识到信息化建设中硬件设施和人员信息能力缺一不可。在硬件方面,因大多数高校对财务工作信息化建设重视程度不够,相应的资金投入和基础设备也十分紧缺,缺少足够强大的处理器以储存大量的数据,也没有足够的资金开发相应的软件。在人员方面,高校缺乏能够进行财务信息化处理的专业人才,财务部门招聘时要求对方必须是会计、财务专业的毕业生,而计算机专业人才因为对财务工作不熟悉,也很难进入财务处工作。与此同时,财务人员大多没有站在管理的角度对财务工作进行统筹,只是将手头工作完成,缺乏科学规划未来的眼光。且当前大多数高校财务部门缺少财务、信息化双肩挑的复合型人才,此状况成为高校信息化建设的拦路虎,财务工作人员结构亟须优化。

3 RPA在高校财务业务中的应用

通过分析高校财务存在的问题和不足,现对RPA技术运用在财务业务的应用过程进行优化设计,如图1所示。

图1 RPA技术与财务业务应用过程设计

3.1 基于RPA财务工作流的建立

结合高校现有财务报销审批制度,基于RPA建立若干财务工作流的自动流转提醒,以各审批角色为工作流节点,以便于各类审批角色的数据流转,实现财务数据业务流程管理,如图2所示。

图2 财务数据业务流程设计

3.2 对接其他业务系统APIs(Application Programming Interface)

结合RPA工作流的节点需要,对接高校各业务子系统的相关数据,优化业务流程管理,打通合同管理系统、资产管理系统、资产采购系统、科研管理系统,做好数据交互,优化财务报销系统,提高报销效率,简化报销手续,从根源上解决报销流程的指导问题,让业务经办人员明确知晓下一步该办什么手续,需要找什么部门进行业务处理。现运用RPA技术将财务共享平台系统架构进行优化设计,如图3所示。

图3 财务共享平台系统架构优化设计

3.3 引入数字签名技术

数字签名作为电子签名特殊形式,已经成为电子商务、政务等行业的重要应用工具[5]。数字签名具有较强的数据真实性、完整性保障能力和确保签名人对操作行为的不可否认性,可以应用在RPA的审批流程中,以保障RPA数据流业务的高效进行。

3.4 利用RPA自动化录入处理

将RPA部署在财政支付系统的终端上,根据规则和需要,替代传统支付业务流程的人工操作,利用RPA技术可以准确快速地将财务系统的相关付款信息输入到财政支付系统中,既大大地提高了财务支付速度,也有效地降低了支付过程中的数据录入错误。

3.5 加强财务信息化队伍建设

在信息化建设的同时,还需要加强财务部门信息素质优化。高校财务部门有必要引进具有信息化建设能力的高素质人才,加快构建财务共享平台系统。与此同时,积极培养复合型财务人才,加强对现有财务工作人员的计算机技术能力培训,针对RPA技术在财务管理各个流程的应用方法、操作流程进行专业培训,高校还可以引进一些创新的授课方法,比如团队合作、实务操作等,通过这些方式,可以让财务人员熟悉RPA技术在财务管理全过程的运用,并及时优化改进,使财务人员信息化处理能力整体提升,增强财务工作创新能力,加快高校财务管理工作健康发展。

4 结论

本文对高校的财务核算现状进行分析,找出RPA技术运用不足的原因,然后基于RPA技术对于高效财务业务进行了应用过程设计,业务流程设计以及财务共享平台系统优化设计,在财务制度框架下应用了数据流管理和接入了各业务子系统的数据,以及数字签名技术后,大大缩短高校教职工在报账流程中耗费的时间,同时提高会计人员处理报销业务的效率,对高校财务信息化建设具有借鉴意义。