OA系统与电子档案管理系统归档接口设计研究

魏云霞

摘要：根据信息化发展要求，结合电子文件归档需要，进行OA系统与电子档案管理系统归档接口建设，意义重大。论文根据北京市轨道交通运营管理有限公司接口建设的做法和经验，分析了业务系统与档案接口建设的必要性，提出OA系统与电子档案管理系统归档接口设计开发时应注意的问题，以期为其他业务系统与电子档案管理系统的归档接口设计提供参考。

关键词：OA系统 档案系统 归档接口

企业在经营管理活动中常用的业务系统有OA系统、财务系统、合同管理系统、资产管理系统等。各业务系统产生了大量的电子文件，给企业管理带来了巨大的挑战。如何提高电子文件的归档效率成为企业研究的一项重要课题。目前各业务系统不断完善，利用业务系统实现电子文件自动归档至电子档案管理系统，对提高归档效率、推动电子档案管理系统与业务系统的相互衔接具有重要的意义。本文以北京市轨道交通运营管理有限公司（以下简称“北京市轨道运营公司”）OA系统与电子档案管理系统的归档接口研究为例，论述了接口实施的必要性和实现方案。

（一）实施归档接口是落实国家相关政策的需要

归档接口是指业务系统与电子档案管理系统互联互通的程序，可实现业务系统中待归档电子文件的自动归档。国家档案主管部门出台的法律法规对电子文件归档提出了要求，归档接口的实施是对相关政策的落实。新修订的《档案法》规定，企业应当积极推进电子档案管理系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。国家档案局发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《企业档案工作规范》等制度文件，明确提出企业在业务系统建设时应充分考虑电子文件归档要求。OA系统与电子档案管理系统归档接口的实施有助于实现电子文件的全流程管理，促进档案管理的信息化、规范化和集成化。

（二）实施归档接口可打破系统间限制，加强系统间的交互

随着计算机及信息化技术的不断发展，企业应结合自身需要搭建各种业务系统。各业务系统繁多，大量有保存价值的文件材料分别被保存在不同部门不同业务系统中。各业务系统与电子档案管理系统相互独立，数据之间不交互，形成信息资源孤岛。设计并实施业务系统与电子档案管理系统接口，打破系统间的限制，可实现不同业务数据的互联互通。例如，北京市轨道运营公司在信息化建设中共完成27个业务系统模块部署，涵盖OA系统、人资系统、规章制度系统、采购管理、施工管理、运维综合管理等。各业务系统运行过程中会形成事故报告单、运行图等具有轨道运营特色的业务数据，对企业的后续发展具有重要的参考价值和借鉴作用。实施OA系统与电子档案管理系统接口，可实现电子文件的自动存档，打破两个系统间的限制，减少电子文件的流失，有力地推进企业档案信息化建设、实现资源共享。

（三）实施归档接口能归档更多的过程信息

做好OA系统与电子档案管理系统的接口工作，可从源头上掌控归档材料的电子元数据、电子文件的修改痕迹、存储方式和格式要求，归档更多的过程信息。目前一些单位在进行传统纸质载体归档时，一般要求文件处理单、正文、附件组件归档。OA系统完整记录了电子文件从发文起草到各级领导审批再到最终发布的全部文件信息，含原始稿、痕迹稿、套头无章稿、正文、附件等内容。与传统纸质文件归档相比，电子文件归档内容更齐全、更丰富，且方便后续利用。

（四）实施归档接口大大提高了归档效率

OA系统中形成的记录文件信息的元数据，如文号、题名、责任者等内容无法直接进入电子档案管理系统，若采用手工录入的方式，无法保证归档效率和准确性。实施归档接口后，档案管理人员可把关归档文件的数量与质量，规避归档不全、归档不及时、归档不合规等问题。电子文件办毕后，从OA系统自动归档至电子档案管理系统，实现电子元数据的自动化寫入和电子文件的自动挂接，大大提高了归档效率。例如，北京市轨道运营公司每年从OA系统直接归档的数据占40%，避免了兼职档案员手动录入归档，提高了归档效率。

业务系统与电子档案管理系统对接，实现自动化归档，可避免人工归档的不及时、不完整、不规范等问题。同时加强电子文件的全流程管理，把档案理念融入业务系统，也是未来信息化发展的趋势。北京市轨道交通运营公司在信息化建设一期采用数据库中间表的形式，实施了OA系统与电子档案管理系统接口。

（一）归档接口的类型

目前常用的接口方式有WebService和数据库中间表两种。本文重点论述通过数据库中间表的形式实施归档接口。

利用数据库中间表开发数据接口的常用方式之一是运用触发器，OA系统定期向中间表写入数据，电子档案管理系统定期从中间库读取数据，从而实现数据共享。中间表接口通过数据库直接连接，减少了大量中间环节，数据传输速度快、效率高且开发周期短，但要求双方系统的数据库具有良好的交互能力。

（二）归档接口的组织与实施

OA系统与电子档案管理系统的接口设计包括明确实施组织、确定归档范围、明确设计原则、确定接口方案、接口方案测试、接口方案实施等步骤。

1.明确实施组织。在人员方面，业务系统所属部门、档案部门、信息化部门及系统供应商组建团队，负责归档接口的方案确定及实施。北京市轨道运营公司根据职责分工，建立了归档接口开发团队，包括公司办公室、档案管理部门、信息技术部门、系统供应商相关人员。信息技术部门负责归档接口方案的制订及实施，建立归档接口项目例会制度，研讨接口方案、实施进展情况及实施中出现的问题，以保证后续接口工作顺利开展。

2.确定归档范围。企业电子文件归档范围应参照纸质文件的归档范围制定，包括各业务活动中形成的结构化和非结构化数据，及以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录。在确定归档范围时，应充分考虑公司公文管理部门的归档内容，同时结合OA系统中文件产生的情况。以北京市轨道运营公司OA系统为例，归档内容包括公司发文、收文，具体包括收发文目录数据信息、正文、附件及收发文处理单、流转记录、有痕迹正文。这些收文、发文从OA系统被导入电子档案管理系统的条件为：在OA系统中办理完毕。

3.明确设计原则。实施该归档接口后，OA系统生成的需要归档的电子文件可以按照一定的标准被导入电子档案管理系统数据库中，实现数据资源共享。在设计接口时，我们应保证系统的稳定性、数据传输的准确性以及电子文件归档的高效性。

4.确定接口方案。该步骤是接口设计的核心环节。归档接口开发团队通过多次专题沟通会研讨，确定了以数据库中间表实现OA系统与电子档案管理系统的归档接口方案。该方案涉及数据传输机制、归档接口读写时间安排、中间表设计、接口归档容错性处理、回退处理等内容。

（1）数据传输机制。接口设计理念为：在OA系统与电子档案管理系统之间建立一个中间数据库，接口数据的目录信息存放在此中间数据库中，电子文件存放于专门的FTP服务器中。电子档案管理系统供应商负责在中间逻辑数据库和档案管理系统数据库之间开发应用程序。OA系统负责将归档数据推送到中间数据库和FTP服务器的应用程序中。归档接口启动后，接口程序可提取OA数据库中的目录信息，同时建立与电子档案管理系统数据库字段的对应关系，完成后方可转入电子档案管理系统相应的表中。因OA系统数据库中目录和对应的电子文件之间具有一定的关联性，在接口程序运行中，可同时将与之关联的电子文件上传到预先配置好的FTP服务器存放路径中，通过文件路径实现电子目录与电子文件的一一对应。

（2）归档接口读写数据时间安排。考虑到中间表操作的便利性及安全性，接口双方须遵照约定的规则进行读写处理：第一，错开读写时间；第二，读写时严格按照规则进行。电子档案管理系统需要定时对中间表进行读写，并且在读取数据过程中，需要确保读取数据的准确性、完整性。读取完毕后，电子档案管理系统需要对中间表进行读取完毕标识操作。

（3）中间表设计。采用中间表进行数据交互时，需要将中间库建在一个双方均可访问的FTP服务器上。读取状态由标识字段进行标记，OA系统与电子档案管理系统对读取状态操作后，只修改其对应的标识字段。因为接口写入的内容分为文件目录及电子文件，中间表的设计也分为目录和电子文件的设计。

（4）接口归档容错性处理。OA系统通过接口向中间库写入相关数据，同时通过FTP服务器传送文件。电子档案管理系统程序从中间库获取数据信息，同时根据数据信息从FTP目录下读取相对应的电子文件。当读取程序出错时，电子档案管理系统将相关出错信息写入中间表中。OA系统定期从中间库中获取出错信息，并将出错信息生成电子邮件，于每天固定时间发送给OA系统归档人员，及时通知该人员有文件在接口归档时出错。OA系统获取出错信息的同时会生成“归档数据日志”。OA系统归档人员可对归档失败的文档进行查看并再次归档。

（5）回退处理。除电子档案管理系统的自身容错性处理外，档案管理员可根据数据审核的内容进行回退操作。档案管理员在数据审核发现归档文件有问题时，可进行拒收操作。回退处理与接口归档容错性处理的实现方式基本一致，均可发送错误信息提醒及实现电子文件的再次归档。

5.接口方案测试。OA系统与电子档案管理系统归档接口方案确定后，由系统供应商在测试环境中实施。之后由信息技术部门组织办公室及档案管理部门对该功能实现情况进行功能测试并对发现的问题进行优化。测试时，往往会涉及数据的归档、数据的回退、系统供应商对后台日志的监测。

6.接口方案实施。系统在测试环境中被验证无问题后可正式上线。归档部门与档案部门结合使用中发现的问题不断提出优化建议，以使该接口不断完善，为公司电子文件的归档及利用提供便利。

归档接口因涉及两个系统间的数据交互，需注意以下事项。

1.接口的可靠性。接口设计时通过建立中间数据库的形式实现OA系统与电子档案管理系统的对接。通过中间数据库进行数据传输时，应采取归档容错技术，对中间库的数据进行校验。当校验无问题时，可确保传输数据的完整性；当校验出问题时，可标记出错信息并及时提醒，以此来保证系统的可靠性。同时该技术也可标记因修改OA系统或电子档案管理系统配置造成接口无法正常运行的情况。

2.接口的安全性。接口在实现数据传输的过程中，依赖网络进行，为防止数据在传输中被篡改、损毁或丢失，应采取必要的网络安全技术，保证信息的安全流转，同时应采取数据安全技术，如水印技术、防写技术等，确保中间数据库数据的安全。此外，还应保障数据传输时的安全性，确保归档的内容不会暴露或遭到截留，要求系统能够有效存储数据。

归档接口有助于实现公司OA系统和电子档案管理系统的跨平台数据传送，实现电子文件的全流程管理。归档接口的实施在业务层面大大提高了电子文件归档的效率，也为电子档案管理系统与其他业务系统实现数据的互联互通提供了宝贵经验。未来档案管理部门应联合信息部门及业务部门积极推进业务系统与电子档案系统的接口开发工作，为企业留下更丰富、宝贵的电子档案资源。

参考文献：

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[2]刘永祥，周荣，苏琴.高校OA数据与档案信息系统接口研究[J].兰台世界，2017（18）：47-48.

[3]袁琦.OA系统与档案管理系统之间的“无缝链接”[J].浙江檔案，2014（12）：61.

作者单位：北京市轨道交通运营管理有限公司