建设工程声像档案接收工作机制探析

张雪迪

摘要：建设工程声像档案在记录工程建设过程，提供规划、勘察、设计等参考数据，展示城市面貌、宣传城市规划等方面均具有独一无二的重要作用。论文在阐述当前建设工程声像档案接收工作机制的基础上，提出新形势下建设工程声像档案接收工作中需要解决的问题，并结合档案工作新理念、新方法提出几点建议，以期对建设工程声像档案接收和管理工作的开展有所裨益。

关键词：声像档案 接收 单套制 信息化

建设工程声像档案是在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的，以照片（含胶片、数码）、影片（正、负片）、录像带（含数字信号）、录音带、影音光盘等声像材料为载体，以影像为主要反映方式，并辅以文字说明的具有保存价值的历史记录，包括有关工程建设的宣传片、专题片、成果演示视频等，类别包括照片档案、视频档案、音频档案等。建设工程声像档案接收工作是建设工程声像档案管理工作的首要环节，直接影响着后续工作的开展，如何更系统、更全面地接收和管理好建设工程声像档案，形成具有代表性、符合工作需求的建设工程声像档案接收和管理的工作模式，是当下亟待解决的问题。

（一）接收现状

为充分了解全国建设工程声像档案接收工作情况，笔者选取我国14个城市的城建档案馆，以问卷方式进行调查研究，就其声像档案接收工作方面的研究情况，接收工作的有关制度、标准，声像档案管理系统和归档实施情况等问题进行调研。从表1可以看出，全国各地的城建档案馆对声像档案收集工作日益重视，各重点城市的城建档案馆均开展了声像电子档案接收方面的研究工作。部分城市的城建档案馆在接收声像档案方面依然实行的是双套制，即纸质档案和电子档案同时存在。部分城市的城建档案馆已经开始实施单套制归档，如北京、哈尔滨、重庆、长春、济南等。在声像档案管理信息系统建设方面，由于运维方面投入资金较大，以及需要一定的数据量做支撑，因此部分城市的城建档案馆并未建立声像档案管理系统。

（二）接收范围

建设工程声像档案是建设工程竣工档案的重要组成部分，是反映城市建设过程、记录城市建设变化的重要载体。对于市级行政区域范围内新建、改建、扩建的各类房屋建筑工程以及市政基础设施等工程建设过程中形成的各种类型的声像档案，建设单位必须按规定向城建档案馆移交建设工程声像电子档案。所有建设工程项目都应按照要求归档有关照片和声像电子资料，列为市级以上重点工程以及需要申报优质工程奖项的建设项目，还需报送录像资料、专题片等电子档案资料，具体包括：建设工程开工前原貌、基础工程、主体工程、竣工后新貌等，与建设工程有关的重要活动会议等声像电子资料。

（三）业务流程

在建设工程声像档案接收工作中，城建档案馆常处于声像记录过程的末端，无法及时掌控声像档案的内容和质量，同时存在参与度有限等问题。[1]要确保建设工程声像档案保质保量接收进馆，需要一套完整有序的接收体系。首先，由城建档案馆根据每年年初确定的全市重点工程项目，联系建设、施工、监理等相关单位，定期进行技术交底及培训，并确定具体移交报送档案的时间期限。其次，按照属地及行业管理原则，城建档案馆指定具体经办人负责工作，及时对建设单位进行催办及技术指导。最后，经办人在已确定的时间范围内，按照声像档案接收业务流程要求，对各建设工程项目进行检查、验收；通过实际标准案例、检测软件等辅助工具，对编制单位进行业务指导；为符合接收标准的项目办理移交手续并接收进馆，将不符合接收标准的项目返回建设单位，敦促其按要求整改并重新报送，最终完成市重点建设工程声像档案的接收工作。对于远郊区县的项目，由城建档案馆建立工作联系，培训、指导其属地内城建档案管理机构对建设工程声像档案进行接收及征集工作。

（一）建设工程声像档案相关法律法规不健全

构建完善的声像档案管理法律法规、标准体系，强化制度保障是当前急需解决的首要问题。一方面，国家现有通用性法规过于笼统，针对性不强；另一方面，针对重点建设工程声像档案接收的专业标准并不完善，全国各省市缺乏统一标准和规定，无法满足当前城市建设发展过程中建设工程声像资料制作、验收与移交、归档等的实际操作需要。因此，要结合建设工程实际，制定统一的声像档案接收标准，保证建设工程声像档案接收工作的顺利进行。

（二）现有的建设工程声像档案管理系统不完善

现如今建设工程声像档案数据形式多样、内容丰富、格式复杂，从普通的16：9高清格式到2K格式、4K格式以及8K格式等超高清格式不斷涌现，进而对档案管理系统提出了更高的要求。除此之外，现有的建设工程声像档案管理系统无法实现定期更新维护，随时可能出现系统不稳定、数据安全隐患等问题。电子数据存储量越来越大，给系统的查找和利用功能也带来更高的要求。如何保证建设工程声像档案无缺损、无遗漏地全部进入系统，并且保证系统的更新维护与正常运转，方便利用者准确、迅速查询到所需文件，是建设工程声像档案管理系统需要解决的重要问题。

（三）建设工程声像档案接收方式较为传统

在2020年新修订的《档案法》发布之前，电子档案的法律效力一直有待明确。对于建设工程声像档案这类特殊形式的电子档案，在单套制接收缺乏明确依据的前提下，大部分城建档案馆依然采用传统的双套制方式。也就是说，需要先将电子照片洗出，由档案整编人员将照片制成实体册单独归档入库，同时将电子版照片存入系统。然而在利用过程中，利用者大多首选电子版照片加以使用，几乎不存在调取照片实体册查找使用的情况，这样照片实体册的制作和归档既浪费资源又浪费空间。

（四）缺乏声像专业技术人员

建设工程声像档案接收工作专业性很强，工作人员的声像知识及业务素质直接影响着声像档案的质量、水平和服务效率。笔者对各城建档案馆调研后发现，普遍存在一名员工身兼数职的现象，其既要负责档案的接收、整理、保管、利用，又要负责声像资料的拍摄、业务指导等工作。因此，目前急需增加声像档案工作人员数量，提高声像档案工作人员技能。

（一）制定建设工程声像档案接收标准

为了有效提升建设工程声像档案移交归档率，必须完善与健全法律法规，强化和发挥其监督制约作用，为声像档案收集工作的有序开展奠定坚实基础。完善的接收标准是做好建设工程声像档案接收工作的重要保障。近年来，北京市城市建设档案馆一直在总结、研究和探索制定建设工程声像档案管理工作标准，按照建设工程声像档案管理的有关法律法规，特别是《关于加强北京市重点建设工程声像档案管理工作的通知》（市规发〔2010〕1562号）要求，切实加强建设工程声像档案管理和接收工作，于2019年编制了《北京市重点工程声像档案资料管理导则》（京规自发〔2019〕432号，以下简称《导则》）。《导则》明确规定建设工程声像档案收集与移交、整理及编目、存储与保管方面的具体要求，按照现行北京市（建筑、市政基础设施、轨道交通）资料管理规程地方标准编制完成房屋建筑工程、市政工程、管线工程、城市综合管廊工程以及轨道交通工程声像资料归档范围明细表，以进一步指导和规范建设工程声像档案资料接收和保管工作。笔者认为，为确保建设工程声像档案的真实、完整、安全和可用，还要进一步优化接收细则，为声像档案资料真实记录城市规划、建设的形成过程，留存珍贵历史影像，保证和监督工程建设质量，提供更为精准的依据。

（二）建立完善的建设工程声像档案管理系统

现如今大型房屋建设工程形成的全程跟踪球形云台4K格式记录、基础设施建设工程线路模拟演示系统，以及工程施工模型BIM等，数量庞大、种类丰富。这些文件如果得不到有效的归档保存，极易失存、失控。因此，目前需要一套安全可靠、稳定、成熟的声像档案管理系统，从基础设施、应用系统、应用服务和信息安全等不同层面满足声像档案的接收、整编、入库、保管、利用等。不仅如此，还要根据新技术的逐步发展和利用需求的不断提高定期更新系统，升级扩展原有系统的业务模块，如升级现有非线性编辑系统软件版本，支持更多的音视频格式，扩容交换机接口。通过建立完善的声像档案管理系统，保证声像档案数据的安全、稳定，实现声像档案资源的全生命周期管理。

（三）优化建设工程声像档案接收工作方式

近两年来，国家档案局通过顶层设计、规范制定、试点引领等多项措施加快提升电子文件单套制归档与电子档案单套制管理总体进程。[2]继新修订的《档案法》之后，《“十四五”全国档案事业发展规划》中也要求持续提高电子档案单套制管理能力，“保障电子文件归档工作广泛开展，切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档”。这些规定均对电子档案的合法要件、地位和作用做出了明確规定，为开展建设工程声像档案单套制接收工作提供了坚实依据。城建档案馆通过优化建设工程声像档案接收工作方式，实行电子文件单套制归档，即建设单位只需向城建档案馆移交建设工程声像电子材料，无须再编制照片实体册，进一步减轻了建筑行业企业负担，既节约了照片实体册的使用成本，减小了档案馆库房压力，缩短了建设单位移交档案办理时限，精简了申报材料，又保证了接收的档案数据齐全与完整。

（四）加强建设工程声像档案人才队伍建设

针对建设工程声像档案专业工作者身兼数职、人才紧缺的情况，城建档案馆需不断引进掌握先进技术和创新管理理念的档案工作者，采取集中培训、专家讲座或者深入工程建设项目现场学习等方式提升声像档案工作者的专业水平，组建高素质的声像档案管理人才团队，为建设工程声像档案工作的开展提供有力的人才保障。此外，为促进建设工程声像档案的信息化建设，必须着力培养更多既懂档案理论知识，又具有信息化技术的复合型人才，为建设工程声像档案单套制接收打下良好的人才基础。

建设工程声像档案的接收工作要紧紧围绕国家战略部署，积极响应国家绿色发展、节能政策的要求，改变传统接收管理模式，变“双套”为“单套”，逐步减少声像档案实体册的产生，节约档案库房用地，降低档案管理、利用成本，提升电子档案资源效益，助力数字环境下档案工作高质量发展。[3]

注释及参考文献：

[1]李美芳，王彩虹，李顺发.声像档案资料管理模式创新与实践——以广州市国家档案馆为例[J].中国档案，2022（1）：40-41.

[2]张伟.论电子文件单套制归档的紧迫性与发展趋势[J].数字兰台，2022（10）：68-70.

[3]金凡，杨之蔚.《电子档案单套管理一般要求》的基本内容及相关问题思考[J].北京档案，2021（3）：19-23.

作者单位：北京城市建设档案馆