综合档案馆重大活动和突发事件档案资源建设研究

郭文春 王琳 周鸿寅 李庆福

摘要：重大活动和突发事件档案是国家档案资源的重要组成部分。论文聚焦综合档案馆重大活动和突发事件档案资源建设的实践，详细分析了这两类档案资源建设特点和存在的问题，并从制度体系、质量管控、工作机制与数据管理四个方面探讨资源建设策略，为提高重大活动和突发事件档案资源建设质量、助推档案事业现代化提供理论和实践参考。

关键词：综合档案馆 重大活动 突发事件 档案资源

档案资源是国家档案事业的基础，是档案事业现代化的基础要素和源生动力。重大活动和突发事件往往影响重大，参与机构众多，形成的档案资料数量大、载体多样、内容丰富、价值独特，因而这两类档案就成为国家档案资源的重要组成部分。由于这两类档案资源最终的归宿是综合档案馆，故本文梳理、总结了综合档案馆这两类档案资源建设的实践经验和做法，分析了目前存在的问题，并在此基础上提出了优化策略，以期为提高重大活动和突发事件档案资源建设质量、助推档案事业现代化提供理论和实践参考。

重大活动和突发事件档案是在举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、数据、实物等不同形式的原始记录。重大活动和突发事件本身的重要性决定其形成的档案是国家和社会的重要信息资源与宝贵财富，因此，在档案资源建设工作上有别于其他类型的档案，其特点突出体现在收集范围“广”和收集内容“全”上。

（一）档案收集范围“广”

对于重大活动和突发事件档案的收集，传统做法是集中收集组织（筹备）责任部门形成的档案，如果该部门是临时机构，档案馆要以新的全宗收集进馆。例如，第13届全国运动会档案是以第13届全国运动会筹委会为全宗名称接收进天津市档案馆的。但第13届全国运动会产生档案的主体并非筹委会一个，围绕全运会活动，还有众多机构乃至社会民众参与其中。于是，就产生了一个问题：是只收集筹委会的档案，还是围绕“全运会”这项活动产生的档案开展收集工作。笔者认为，对于重大活动和突发事件，参与的主体多，档案形成数量大、载体多样，活动（事件）本身记录的内容重要性、影响性，相对于其他档案来说，更具特殊性，因此，不应仅仅将筹委会档案接收进馆，而应将该活动所产生的全部相关档案纳入收集范围，收集的范围相对于其他档案要广。

（二）档案收集内容“全”

按照国家档案局“应收尽收、应归尽归”的要求，档案资源建设要体现在“全”上，为此要重点把握以下三项内容。

1.依法接收进馆的档案。对于重大活动和突发事件组织责任部门形成的档案，活动（事件）结束后，综合档案馆应依法接收进馆。依据国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》规定，这部分档案主要包括：领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、会议材料、奖惩材料、大事记、宣传报道等，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；门类载体包括：纸质、录音、录像、实物、电子档案。例如，上海市档案馆按照“应收尽收、应归尽归”的要求，接收了10573件第三届进博会城市服务保障档案，这些档案真实记录、完整反映了第三届进博会成功举办的过程，收集齐全、整理规范，可以为其他重大活动提供参考性依据以及宝贵经验。

2.向社会公众和相关单位征集的档案。征集工作用以填补重大活动和突发事件责任部门形成的档案与活动（事件）历史本身之间存在的空白点。档案是历史的原始记录，是社会记忆的宝库。国家、社会和个人都可以成为一项重大活动或突发事件社会记忆的构成者，综合档案馆在做征集工作時，征集对象范围要广泛，征集内容要兼顾齐全与特色，做好统筹谋划，注重征集突显活动（事件）特色、亮点的档案。江苏省档案馆在这方面做了有益的探索，创新开展“为英雄建档让英雄留名”活动，建立专题档案库，开展专题口述档案采集工作，为今后工作查考、历史研究、经验借鉴提供重要参考依据。[1]

3.口述历史档案。习近平总书记指出，要“更多通过档案、资料、事实、当事人证词等各种人证、物证来说话”[2]。重大活动和突发事件有众多的参与者，他们是亲历者、见证者，因在重大活动和突发事件中身份不同、经历不同，因此感受也会有所差异。通过这些当事人对自身经历和记忆加以回顾，再现事件真实历程，既直观地展现了具体的细节，又形象生动地重现了一个个难忘的历史瞬间，[3]真实反映和还原了重大活动与突发事件发生、发展和结束的历史真实面貌。广州中医药大学曾经对参加抗击“非典”的中医医生（含赴港专家）、护士、医院管理人员，“非典”患者及普通民众等多个群体开展口述访谈，[4]形成口述史档案。该口述史档案重现了抗击“非典”的历史，弥补了既有文献史料的不足，是全面了解广州中医抗击“非典”的重要史料。

全国各级档案部门对这两类档案的管理进行了积极探索、创新实践，积累了一定的经验，但是也遇到了一些亟待解决的问题。

（一）在管理上不够科学、规范

尽管在国家层面制定了《重大活动和突发事件档案管理办法》、印发了《关于加强重特大事件档案工作的通知》，但各地方层面政策制度有待进一步完善，国家的要求未实质落地，与本地实际情况结合不紧密，档案管理要求不够科学、规范。这容易导致对本地区重大活动和突发事件档案范畴界定不清，各责任部门和档案部门之间分工不明，两类档案归属流向不够明确，进一步造成档案资源流失或不完整。

（二）实施推动不够顺畅

1.介入难。一些重大活动和突发事件责任部门档案意识不强，未将档案工作作为筹备组织工作的重要组成部分，将档案部门排斥在活动（事件）之外，特别是突发事件发生后，急于处置应对，疏于收集文件，待活动（事件）结束，才草草整理文件。

2.收集难。重大活动和突发事件参与主体多，形成的档案门类多样且分散于各处，但责任部门工作面广、工作量大，档案专兼职人员配备不足，因此，容易顾此失彼，指导检查不及时，归档的文件出现不齐全、不完整、不规范的情况，“应收尽收、应归尽归”目标难以实现。

3.技术难。随着信息技术迅猛发展，大数据、区块链、云计算等技术运用到重大活动和突发事件管理过程中，形成了多个系统、多种格式版本的电子文件。由于系统不兼容、格式不统一，档案部门接收这些文件时面临技术难题。

按照“应收尽收、应归尽归”的要求，为保证重大活动和突发事件档案齐全、完整，针对这两类档案资源建设中存在的问题，笔者建议要在制度、质量、机制和数据管理层面寻求优化策略。

（一）制定制度规范体系

依照“统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作”的工作原则，国家档案局在国家层面制定了明确规定，各省市区应依据新修订的《档案法》和《重大活动和突发事件档案管理办法》制定本行政区域的具体实施细则和相关制度，以便更好地规范这两类档案的管理。

该制度规范体系包括宏观层面和微观层面。宏观层面是指档案主管部门为规范本行政区域内的档案工作而制定的地方法规、实施细则、清单管理制度、报备制度等；微观层面是指具体的一项重大活动或突发事件发生后所制定的制度，主要包括：工作通知、工作指南、工作方案、工作制度（文件材料归档范围和档案保管期限表、文件材料整理要求等）。从宏观管理到微观执行，构成闭环管理状态，形成较完备的制度体系。

（二）加强质量管控

为了保证这两类档案能够长期保存和便捷利用，一定要做好质量管控工作。一是对于传统载体的档案，通过加强培训、指导检查等方式，确保归档文件齐全、完整。二是对于电子文件的管理，前端控制和全程管理是业界的共识和应当贯彻的原则，按照来源可靠、程序规范、要素合规要求，以确保电子档案的“四性”，以此来应对“技术难”对档案管理各环节造成的困难。三是对征集的档案要依照《档案征集工作规范》（DA/T 96—2023）组织专家进行鉴定，确保具有档案属性、价值珍贵的资料被接收入馆，避免“鱼龙混杂”。四是针对向公众征集来的照片和视频不仅要注明名称、来源、时间等基本信息，还要提供内容说明，否则可能导致用户无法具体了解档案信息内容，妨碍档案的后续利用。[5]总之，质量管控是保证后续整理、保管、编研和利用服务的关键环节和重要手段。

（三）健全工作机制

重大活动具有高度计划性，突发事件具有突发性、复杂性、不确定性，它们涉及社会系统的各个层面，具有主体的多元性、治理模式的复杂性、记忆构建的复合性[6]等特点，档案部门难以独立完成档案资源的建设，因此，需要建立健全高效、协调的工作机制。檔案部门要协同参与主体共同作为，以各自职能为基础，优势互补、密切配合，才能取得实效。工作机制主要包括以下两个方面。

1.融入机制。基于重大活动和突发事件的特性，必须要将档案工作融入重大活动办理和突发事件应对的各个环节中，才能全景记录活动（事件）全过程。一方面，档案主管部门要依照法律法规的规定，在重大活动相关部门的工作方案和突发事件应急预案中，明确档案工作责任部门、人员和职责，将档案的形成与管理要求贯穿重大活动和突发事件应对管理工作全过程。另一方面，在组织机构、人员配备等方面融入核心指挥部门，从而为资源获取、制度落实提供保障，切实解决“介入难”“协调难”的问题。例如，北京冬奥组委一成立，北京市档案局和北京市档案馆就开始派驻业务骨干到各个指挥部和北京冬奥组委，承担文件收集、整理工作，为全面、系统收集冬奥会档案提供了组织保障。

2.协同机制。一方面，档案主管部门要做好协调和沟通，借助档案业务督导的主渠道，为资源建设打通环节，督促各级各类参与重大活动和突发事件的机构、部门、团体收集、整理其形成的文件材料；责任部门和档案馆是第一主体，在全面收集分管范围内的文件材料的同时，还要主动记录活动（事件），采取拍照、录音、录像等方式直接形成活动（事件）档案。另一方面，要在重大活动或突发事件的责任部门内部组织机构中建立档案工作网络，明确职责，将档案工作各项要求落实到人，形成上下贯通、协调有力的工作机制。

（四）建立专题数据库

国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》和中办、国办《关于加强重特大事件档案工作的通知》对建立专题数据库提出明确的要求。在各级各类档案馆分管范围内建立两类档案专题数据库，是构建智慧档案的一项战略选择。专题数据库除了依法接收责任部门电子档案和传统载体档案的数字化成果外，还应汇集本地区范围内各级综合档案馆重大活动和突发事件档案数据，这是对本级档案馆两类档案数据资源内容的扩充和整合，是国家对专题数据库建立的新要求。例如，天津市档案馆疫情防控档案专题数据库中不仅包括天津市疫情防控指挥部档案，还包括各区疫情防控档案，成为天津市疫情防控档案资源总库。

综合档案馆重大活动和突发事件档案资源建设是国家档案资源建设的重要内容，是构建“四个体系”建设和实现档案事业现代化的重要组成部分。提高这两类档案资源建设的质量和水平，真正把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史完整、准确、系统地记录好、留存好，为档案事业现代化奠定坚实基础，为中国式现代化建设提供有力支撑，是当代档案人的职责和使命。

注释及参考文献：

[1]陈向阳，周云峰.江苏省档案馆创建“援鄂医务人员档案数据库”的探索与实践[J].档案与建设，2020（7）：1-3.

[2]许凤姣.社会记忆传承视域下口述档案资源建设的发展路向研究[J].黑龙江档案，2021（6）：98-99.

[3]杨静.基于口述档案的社会记忆构建研究[J].档案，2022（5）：50-54.

[4]梁翘楚.广州中医抗击“非典”口述史研究[D].广州：广州中医药大学，2020.

[5]黄霄羽，管清潆.中心大局工作中档案收集的理性思考[J].档案与建设，2022（7）：6-9.

[6]庞永真.面向数字人文的重大突发事件档案社会共建探析[J].办公室业务，2022（1）：32-34.

作者单位：天津市档案馆