施工企业H公司合同管理信息系统浅析

陈翔麟

（北京建筑大学城市经济与管理学院，北京 100044）

1 引言

建设工程施工合同的管理是建筑行业施工企业日常管理的重要组成部分， 签订合同的数量会与施工企业未来的发展趋势有一定的联系， 当某一时间段内施工企业签订合同的数量越多，则意味着企业未来经营管理的效益将会比过去更好。对于企业而言，企业需要对合同管理的过程控制进行加强，而且施工企业内部项目众多，对应也会与不同的供应商、甲方签订种类繁多的合同，以保证工程项目的顺利实施。

施工企业合同管理的内容不仅包括对合同在具体内容方面的审核和管理， 还包括对合同文件作为企业档案和项目档案的管理。 随着工程管理内涵的不断发展和创新，施工企业合同管理作为项目交付价值的一种具体表现形式， 更多地体现为根据合同对工程项目的一种过程性的管理和监控。 从狭义的角度来理解， 建设工程施工合同文件只是对项目目标进行约束的文件，其合同内容包括对项目的造价、质量、工期进度等方面的整体要求。 从广义方面的整体分析，合同管理水平的高低对于工程项目的实施具有特别深远的影响， 直接影响业主的项目目标达成情况，以及项目价值的实现程度，还会牵涉企业整体的经营成果和企业的价值。

2 H公司合同管理信息系统现状

2.1 H公司合同管理系统简介

施工企业H 公司是以工程总承包、 矿业资源相关服务为主营业务的企业，具有矿山工程、建筑工程施工总承包双特级资质。

H 公司的合同管理信息系统，主要分为3 大部分，分别是合同签订、合同执行和合同归档。

在合同签订阶段，合同起草人首先要进行合同立项操作。主管部门审批人员要会同相关处室合同评审人员进行合同条款预审，形成合同文本初稿的初审意见。 再由合同起草人与合同另一方进行谈判协商，双方形成合同文本定稿后，由合同起草人进行合同签订申报， 转至合同主管部门审批人员与合同初稿的初审意见核对， 会同相关处室的合同评审人员进行正式的合同审查， 并给出最终的合同评审意见和履约中的注意事项，以及是否签约明确结论。 报主管部门领导和公司主管经营的领导审批后， 方可盖章签约。 这个阶段的数据有合同金额、工期、进度款支付、违约金等数字型数据，也有合同对方名称、地址、业主项目负责人、监理方负责人、质量标准、执行定额或清单等文本型数据。 合同起草人有输入、修改这些数据的权限，主管部门审批人员和各处室合同评审人员、主管部门领导和公司主管经营的领导有通过、 不通过和提出相应意见的权限。

在合同执行阶段， 由合同履行人员按实际变化情况提出合同变更、合同解除、合同违约和合同收付款的流程，并经由相对应的业务主管部门审核、主管部门领导审批。 这个阶段主要是施工、经营、采购、财务等各个业务层面主导的项目管理内容，其涉及的数据主要有进度款（预收款、应收进度款等）、工期等数值型数据。 合同履行人员的权限主要是提交申请、修改和撤回，业务主管部门权限是审核事实并进行审批。 在这个过程中，财务部门、经营管理部门和法务部的责任相对更多。除了一般的数据类型以外，该过程中还会涉及相关的照片、视频等多媒体数据。

在合同归档阶段， 由合同履行人按项目竣工验收移交和异常中止两种情况提出合同终止后的归档， 经主管部门审核及主管部门领导审批， 将合同移交至档案管理部门进行合同归档。 这个阶段的数据不仅有合同应收额、已确认收入额、合同结算额、项目产值、客户信息等相关合同数据，还包括合同文件的密级、保存时限等合同文件归档的信息。 合同异常中止的项目合同归档，还应写明异常的原因及处理措施和情况。 合同履行人应提交归档申请， 主管部门领导对归档内容和事由进行核实和审批。 档案管理人员按归档要求进行归档合同资料的检查、归档和保存。

H 公司合同管理系统工作流程，详见图1。

图1 H公司合同管理系统的工作流程

2.2 H公司合同管理系统的权限

合同起草人按照职责权限进行合同立项、合同谈判、合同订立的业务流程操作， 在合同审批用印签订后成为合同履行人，并依权限进行合同文本管理、合同变更、合同解除、合同违约和合同归档。 该角色有权限对合同相应内容提出增加、修改，但所有操作都应能够留底查询。

主管部门审批人员按职责权限组织合同会审。 给出初审意见，审核合同定稿及合同变更、解除合同和违约等事项。 主管部门领导及公司主管领导需要从业务系统角度和公司层面判断相应合同管理风险，做出决策，进行合同流程审批。

各合同会审部门评审人员依据专业知识和专业经验对合同初稿及定稿给出合同签订意见和合同履约的意见。

档案管理部门按公司档案管理条例的要求进行合同文本的归档、保存和借阅。

2.3 H公司合同管理信息系统存在的问题

2.3.1 合同管理系统中，项目过程管理薄弱，各业务子系统各自为政

建筑施工企业的经营依靠的是一个又一个的工程项目，每个工程项目的实施又涉及多个业务部门， 这需要各子系统的相互配合和规范有序。 目前，H 公司不同业务部门的系统数据无法共享、无法相互调用，既造成数据信息冗余，又造成相关数据在不同业务系统中不能发挥应有的价值。 这在合同管理系统中表现为：公司集中采购的数据与合同管理系统履约过程中的数据归属不同业务部门管理，使用两套信息系统，数据信息沟通不畅。这种现象较为广泛地存在于H 公司，包括企业级的合同管理系统、采购系统、财务收付款系统、产值报送系统和项目级别的成本进度管理系统等管理信息系统的数据交换割裂。

2.3.2 现有合同管理系统中成本控制的深度不够

对成本的监控是企业生产经营的基础， 而成本核算则是成本管理的重要环节。 企业经营状况的分析需要依据成本核算方面的数据，对于项目成本管理，则采用简单粗放的成本包干模式。 H 公司合同管理系统中的成本核算，在成本控制方面的工作方式比较粗犷，没有深层次理解成本核算的意义，忽视了成本归集的基础性作用。 大多在阶段性施工（月度或付款节点进度）结束后，才对木已成舟的实物和付款事实进行成本确认。 这种情况下，即使归集并核算出项目经营成本，也无法对项目的成本控制起到应有的效益， 使归集的数据失去了数据作为生产要素的基础作用。

2.3.3 合同管理系统中的基础资料缺乏参考价值

由于H 公司下级分子公司和直属工程处较多， 每个下级单位对于合同管理系统中信息的填报标准的执行程度也不一样，这就导致在合同签订的申请、原始信息的保存、具体合同内容填写的完整性等方面也比较混乱。 合同管理人员注重工作完成的结果，而不注重工作完成的质量，缺乏对工作过程的管理，特别是合同信息中细节填写存在不规范和不确定性，影响了合同作为项目管理基础支持性资料的完整性、 准确性和可参考性，再加上合同管理的过程性，致使合同管理系统基础数据质量参差不齐，不能反映客观真实的情况，增加了后续对相关数据综合应用分析的难度。

3 H公司合同管理信息系统改进

3.1 企业层面的总体部署

建筑信息模型（BIM 模型）的主要作用是能够为工程管理工作提供一个各方参与者都可以共同使用的基础性平台，项目实施过程中的信息数据存储于该平台， 各方通过平台参与项目执行和信息反馈。 这种信息化技术极大地缩短了各参与方之间协调沟通的时间，提升了管理工作效率[1]。 建设基于BIM模型的协同和共享平台，整合各业务系统所产生的数据，能够解决纵向管理和横向各部门之间信息不对称的现状[2]，化解企业管理缺少有效数据的困境，让企业管理人员可以准确、快速地获得其他部门和工程项目的一手数据， 便于合同管理分析和决策[3]。 并且，基于BIM 模型的管理模式是创建信息、管理信息、共享信息的新方式，BIM 模型在项目管理中具有全面的数据采集、存储、处理、分析的功能，可以更好地融入施工企业的生产经营中，成为施工企业管理人员的日常工作工具。 公司层面的管理人员可以对项目的进度进行整体协调， 也可以检查材料采购的安全存货量， 根据真实的项目成本来统计编制企业定额，从而确定工程项目的采购计划，达到更高水平的集约化管理。

企业级的BIM 数据库也可以和企业ERP 管理系统（企业资源计划系统）结合，提升ERP 的管理能力和实用价值。 BIM模型信息平台的最突出特点， 在于它是一个极佳的工程基础数据承载平台，可以整合创建、计算、共享和应用工程项目的基础数据[4]，可以协助企业分析计划项目合同的目标成本、动态管理项目生产经营成本数据的汇总、统计和控制。ERP 的优点体现在施工过程数据的采集、存储、应用和协同，特别是对于项目真实成本的统计。两者互补，相辅相成，一方面，ERP 系统的基础数据需要由BIM 模型提供， 另一方面，ERP 完成基础数据的计算和分析后， 需要通过BIM 模型再次加工为3D或者4D 的多维建筑信息模型并分享给项目利益相关者。整个过程中实施、反馈、计算、分析和再实施成为循环提升改进的良性循环，建设单位、施工单位和监理单位等利益相关者可以取得共赢的效果，提升了工程管理这一经济活动的价值，更好地为业主交付了项目价值。

总的说来，BIM 数据库和ERP 系统的结合， 展现了施工企业自身的技术价值， 有利于企业为自身塑造更大的企业价值和品牌效应。 其次，在施工生产过程中，二者的有机结合可以更好地解决施工企业信息化和数字化过程中， 基础数据普遍存在的及时性、对应性、准确性和可追溯性的问题[5]。

另外， 企业级的BIM 数据库是也可以关联客户信息数据、供应商评价数据等，打通企业供应链上下游的信息壁垒，沿用统一来源的管理信息数据库，使沉淀的数据焕发活力，不仅从前期项目跟踪、 合同签订和合同履行等角度多维度获取数据信息，还可以整合重复杂乱的多个部门的数据信息，降低合同管理中数据不准确、 描述不规范所带来的合同管理潜在风险。

3.2 项目级别的操作实施

采用BIM 模型补充合同管理系统，可使整个工程项目在施工阶段有效地采购和使用物资、集约资源、降低成本和提质增效，使工程项目管理量体裁衣、物尽其用。 这具体表现在项目相关业务流程能够根据合同管理流程反馈的数据， 实时有效地进行调整， 包括表单内容和数据超过限值提醒等详细内容，以适应外部变化和内部优化的控制调整要求。

基于BIM 模型的合同成本管控，首先构建存储项目信息的数据库，为相关人员提供所需数据，并基于本项目数据和过往类似工程数据分析，来提高工程成本分析能力。BIM 模型可以在项目合同成本管理的招投标、施工、变更管理和结算各个阶段助力，实现管理方式的高效转变。 信息系统数据库中包含较为全面的数据， 可以为相关人员在项目全寿命周期内对工程成本的分析和管理提供依据和支持。 特别是企业的集中采购系统，更需要数据分析的支撑。 利用BIM 模型集成平台，及时准确地更新工程量数据， 以期达到批量订货和合理订货的目的。 在保障合理库存的前提下，尽可能使仓储费用、订货费用和材料采购费用降低。

合同资料管理方面，利用BIM 模型提高工程项目信息的完整性，有利于对项目资料进行存档，包括项目各阶段的初始工程资料、BIM 模型、变更资料、验收文件等。BIM 模型是通过对文档和信息的数字化， 使传统纸质资料所承载的数据在共享时更加便利， 从而提高效率， 减少纸质资料存储过程中遗失、损坏所导致的风险。

4 结语

在当今的企业经营和管理中，人、物质（原材料和能源）、资金和信息已经成为主要因素。 其中，人、物质和资金是有形的资源，而信息是无形资源。2020 年，国务院《关于构建更加完善的要素化市场配置体制机制的意见》提出数据资源的理念，这说明信息数据已经与土地、劳动力、技术和资本等传统要素一样，成为一种新型的生产要素[6]，它将会以更加广泛和融合的方式影响企业的经营生产和人们的日常生活。

对于H 施工企业合同管理系统的改进提升，搭建BIM 模型协同共享平台， 可以有效解决在使用合同管理信息系统时所存在的沉默数据等问题。 建筑信息模型平台在收集建筑工程项目的各项合同基础数据的基础上， 充分联系相应的过程数据，建立基于项目的统一数据信息库，使得施工单位各个业务系统融于同一信息平台，共享同一建筑信息数据，为项目全过程的合同管理工作增值。