外贸企业ERP管理环境下的财务风险控制

潘耀宗

当前，企业步入转型升级的关键阶段，将ERP系统运用到外贸企业财务控制工作之中，可以使内部管理工作的作用得到充分体现，受到了大部分外贸企业的关注。ERP系统的落实，能够使财务管理工作更加高效开展，满足外贸企业健康发展需要。

一、ERP系統对外贸企业财务管理的重要意义

（一）提升财务管理人员的素质

通过对ERP技术的使用，能够使相应的财务管理人员，以更快的速度完成管理工作。对于外贸企业的管理者而言，可以在使用ERP系统的同时，通过财务信息、业务信息的一体化整合，根据外贸企业本身的财务情况，结合外贸企业当前的发展，制定出合理的管理制度，真正实现企业信息决策的“经营驾驶舱”。对于具体的财务工作者来讲，通过使用ERP系统完成数据差异分析、差异产生环节分析、钻取式关联查询等（例如业务应收和财务应收、业务库存和财务库存等），可以避免信息的二异性和不对称性，使各级管理人员解读正确信息并作出正确判断。总而言之，ERP系统能够有效地减少财务人员的工作量，在确保财务工作质量完成的情况下，缩短工作人员的工作时间，财务人员通过对ERP系统的运用，能够从传统的财务管理模式向复杂的工作模式进行转变。在这种情况下，财务人员通过ERP系统，进行必要的财务分析，能够在一定程度上，确保外贸企业的财务管理更加规范，使外贸企业的财务职能更好地发挥出来。

（二）更加细化外贸企业的财务管理

从ERP系统目前的状况来看，已经发展得较为成熟，在系统内部的各个模块的划分上，也能够保证更加准确地划分，并且能够按照外贸企业预设的标准，对财务管理的信息进行深入的分析，尤其在合同管理模块中，能够针对具体的单据以及应收款项，进行系统的管理。外贸企业的供应链模块可以简分为仓库、销售以及采购三方面。通过对这三大方面进行全面的监控，可以有效减少外贸企业面临的风险，及时获取财务管理各个环节的变化情况，也能确保外贸企业在经营过程中具有较强的安全性，促进外贸企业尽快达成短期目标，并为实现外贸企业的长期目标做好一定的准备工作。

（三）有助于外贸企业财务管理制定计划

ERP系统的主要原理，就是把外贸企业的财务管理计划作为当前管理的主要内容，可以有效帮助外贸企业实行计划管理工作。财务管理的决策、制定计划、执行计划方面的各个环节的运行都将影响系统的运行结果，因此，在实际运用中，外贸企业必须对ERP系统进行逐步优化，以此更好地促进企业的发展。从外贸企业资源上来讲，ERP系统以会计数据作为财务参考的依据，并对外贸企业各个环节的物资与资金进行确定，从而为外贸企业带来更多的经济利益。在ERP系统中，外贸企业资金的流向能被直观展现出来，与传统的资金管理方式相比，能够为外贸企业节约不少的经济成本。

二、ERP系统下外贸企业财务管理存在的问题

（一）ERP系统并不适应外贸企业财务管理体系需要

一方面，财务部门对业务的监管职责无法履行。目前，企业ERP系统中部分工作流程被颠倒：ERP系统演变成一个结果登记系统，不存在过程管理，造成财务部门对前期业务发生过程无法履行监管职责，比如：合同管理只实现了合同登记，没有在系统中进行合同签署审批、正式合同附件回签管理、合同执行情况分析管理、合同执行额度控制管理等。

另一方面，数据存在滞后性、缺失性的弊端。传统依赖财务数据进行“业务运营风险”的在线控制，财务凭证存在严重的时间滞后性（例如制作凭证时业务事件已经发生，只能体现结果），以及信息不完整性（例如进口开证等关键业务信息，在财务凭证中没有反映）问题。

（二）外贸企业业务诉求和财务管理诉求矛盾

在应用ERP系统时，外贸企业管理者需要认识到管理的目的不是为了管理而管理，而是为了更好地进行“业务支撑”。但是，从现实情况分析发现，外贸企业实际难以平衡业务诉求和财务管理诉求，迎合不同类型的ERP系统应用要求：一是满足业务人员“高效型”的应用要求，“业务导向型”ERP系统很可能会忽视某一环节的审査，导致财务管理工作难以展现出应有作用；二是“钳制性原则”阻碍业务发展，具体表现在过渡的财务管理方式往往错误评判市场和业务价值，将有限的最优财务资源、人力资源错误配置，无法辅助业务创造更大价值。

（三）财务风险防范体现不足

当前，大部分外贸企业在将ERP系统应用到运营中时，往往只注意到借助于该系统的信息化管理可以取得较为显著的成效，对目前ERP系统对财务风险控制体现不足，没有将相关客户赊销额度、供应商预付款额度、信用证开证额度、代垫额度控制、资金不足控制等风控机制嵌入业务系统流程中等，因此往往在时候追查中才发现财务风险，难以做到有效的财务风险的事先预警与控制，出现重大财务风险难以避免。

三、ERP系统下财务风险控制措施

（一）合理地制定针对财务风险的防范机制

外贸企业要进行ERP系统管理环境下的财务管理优化，就需要合理地制定针对财务风险的防范机制。首先，外贸企业需要对于自身的发展情况以及潜在的财务风险做出深入的了解与分析，强化风险控制，实现“管理在线”和“财务控制点前移”，将企业的财务管理制度，提炼为系统模型，置于ERP系统中，使ERP成为企业管理制度的载体，通过已经发生和正在发生的在线业务数据（不依赖财务凭证制作与否），按照提前设计的财务、业务管控模型，对数据进行分析、判断、预警，实现在线的财务监管和财务干涉（分为刚性、弹性两种控制模式），实现“财务控制点前移”。

其次，外贸企业都需要利用ERP系统，在财务信息、业务信息一体化整合的基础上，实现“信息挖掘和决策”，来对财务管理工作中可能出现的财务风险进行预警与防范。只有这样，才能够使得财务管理部门充分发挥财务风险的预警以及防范作用。只有将有关财务风险的预警以及防范工作做到位，外贸企业才能够减少不必要的经济损失，进而有效地提高外贸企业的实际经济效益。

（二）加大力度进行资金控制

第一，外贸企业要建立有效的“资金风险防范体系”。外贸企业要对进口业务、代理（合作）出口业务、赊销业务等资金高风险业务，建立全新的资金运作方式，把握公司资金来源及去向。针对不同业务类型和业务特性，外贸企业可以分别建立资金监控体系、资金预警体系和止付控制体系等多种系统。

第二，外贸企业要建立有效的“客户信用交易及授信额度监控体系”。外贸企业可以将ERP系统和中国信保的信保通系统进行对接，根据自身情况确立信用交易的策略和监管模型，根据客户资信报告建立信用交易额度控制和时点额度监控机制。外贸企业要在ERP系统中建立起有效的“业务应收账款”的概念和管理机制，即：业务出运后，立即形成“业务应收账款”（和是否已经制作财务凭证无关），用于及时体现债权债务关系，并建立业务应收预警机制、暂停交易机制、逾期应收催缴机制，从而及时控制业务风险的扩大。

（三）将财务管理风险防控工作落实到位

第一，外贸企业要对于现有的财务风险预警机制进行补充、优化，增强人员的财务风险防范观念。外贸企业想要提高ERP系统在财务风险管理中的作用，提高风险防控思维，就必须要加大力度分析所用的风险预警机制，有针对性地做出改进，提高外贸企业事前预测和风险辨别能力，防止在出现严重安全问题之后难以应对的情况，避免外贸企业出现不必要的经济亏损。因此，外贸企业可以借助案例、培训等方式，提高操作人员的专业能力，防止系统遗漏所引发的安全问题，提高员工的风险防控观念。

第二，外贸企业要重视技术风險控制。外贸企业在对ERP系统进行应用时，需要明确计算机硬件和现实操作过程中存在的风险，并做好风险防控。在这个过程中，外贸企业需要从整体出发进行预防，并在预防过程中考虑到通讯、水电等问题，并及时地进行备份。除此之外，外贸企业还需要定期地进行备份，提高应对灾害的能力，将灾害造成的威胁降到最低。

（四）运用ERP系统强化业务利润管理

当前，业务利润核算是企业管理和考核业务的一个重要环节。ERP系统中采用事先预算、事中控制、事后核算的自动控制模型，以此有效地控制和降低企业的经营成本。引入ERP系统能够对外贸企业运营过程中的各个环节进行动态跟踪，提高财务成本核算的准确性，结合外贸企业“多业务形态、多经营模式、多组织结构”的特点，外贸企业可以引入单项业务管理法，对外贸企业整体运营进行全流程的过程跟踪，包括采购、加工、运输、销售（含敞口采购或敞口销售）等众多环节。尤其是在成本动因数据的分析过程中，外贸企业可以引入项目管理的思想，实施多维度业务管理（单项业务利润核算、单项业务资金管理、单项业务时间管理、物流服务管理等），准确地进行业务利润核算，优化资源配置，促进成本的有序降低，提高外贸企业利润创造能力。

四、结语

信息化时代给外贸企业的财务管理工作带来了巨大变革，ERP系统能够有序整合外贸企业内部资源与模块，帮助外贸企业优化内部管理水平，为开拓市场提供有力支撑。财务管理在外贸企业中发挥重要作用，能够对日常的经营进行有序地梳理，借助信息技术提高管理效率，推进业务拓展工作。通过重构财务部门职能，强化成本管理，开展财务预测工作，完善财务管理体系建设，外贸企业可以将财务管理工作计划与内容紧密结合，将业务与财务工作紧密结合，有序地促进外贸企业的价值创造，特别是强化财务管控，实施集中化的资金管理，有序提高财务管理水平与效率，有效整合财务资源，提高外贸企业财务风险管控能力。

（作者单位：浙江横店普洛进出口有限公司）