加强企业信息化建设助力数字化转型的意义

□ 北京 周丽萍

加强信息建设基础对数字化转型意义非同，信息便捷、高效新型，有助于帮助企业进一步降本增效作用，着力于实现“全链条的数字化”，使企业在经济数字化大环境中迈向新的模式和发展新的核心竞争力。企业谋求高质量再发展，完善信息化建设是基础，想要在行业获得一定的竞争优势及市场份额，必须要大力推进数字化建设。充分发挥信息化特征，推动数字化，并以此为基础提升劳动生产率，最大程度构建新型生产力。本文通过物资采购存在事务繁琐效率低下、缺乏动态管理，信息传达不及时、臻选供应商不够透明等问题，并结合企业采购管理上加强信息化建设夯实数字化转型进行简单分析。

一、分析行业的现状

在钢材物贸行业，存在环节多、链条长，整体运行效率不高，伴随着大数据、物联网、人工智能等新一代信息技术的高速发展，构建信息化向数字化转型也成为行业降本增效的有效途径之一。企业采购物资过于传统，耗费更多的时间和精力，在进行集中采购或者委托专业物质贸易公司进行集中采购，能起到降本增效的作用。但又存在其他问题，例如与上下游如何高效沟通？在给终端客户供应物资销售价不变时，如何在采购环节降低采购成本，如何利用好权威网站的网价来臻选优质供应商起到降本作用等。

1.流程环节较多，工作效率有待提高。进行物资采购流程，一般有以下几个步骤：进行采购经营策划、供应商进行访谈、选择供应商、供应商准入与评定、签订采购合同、每日每月采购计划、货物运输及验收和采购付款、物资质量监督、发票对账等。物资的产品质量与其代理的产品或者该厂家生产产品有直接关系，所以供应商调查访谈也就尤为重要，供应商的准入更重要，是质量保证的基础。所以公司的采购人员要联合公司总部管理部门的采购人员对供应商进行访谈并填写记录，进行调查与评估评定供应商，然后针对采购经营进行策划、根据评定结果选择合格供应商、签订年度采购协议，再根据仓储存货量或者下游客户计划进行月度或者每日制定采购计划下订单，这每一步的流程审核上就重复叠加了，整个采购工作明显存在效率低下的问题，在过程中可以利用数据简化环节和审批流过长问题进行系统整合操作，从而进行效率的提升。

2.采购人员专业能力有待提升。采购人员业务水平参差不齐，优秀的采购人员不仅仅要具有较高的业务能力，要熟悉市场行情、随时掌握当地供应商的动态情况、熟悉地区资源库存情况，还要有较高协调沟通能力，更要具有良好的职业素质。由于钢材价格是波动的，采购员要懂得随市场变化而进行相应的调整；加上这行业采购人员更替交错新人不断，业务水平有限，专业知识欠缺，采购过程中难以做到随机应变；甚至有些职业操守不高，和供应商互相串通，损害了企业的利益。如何统一标准化以此提高专业水平，如何做到阳光透明，结合这些问题在信息化上加大投入就尤为重要。

3.信息化建设投入不足。当下处于大数据时代，但是受到传统行业的特殊性而受到桎梏。公司领导对于信息化建设认识比较早，但就这个行业而言，它不像日用百货一样在网上随意上架下架，建筑钢材贸易有他独特的性质，上到供应商、下到客户、中间仓库和承运单位多方需要协调，同时受到价格、库存，产出、运输等多方因素；如果要贯穿在一起形成一套供应链体系，不论是专业开发还是委托开发，在信息化投入上是不小的支出，这样庞大的支出对企业也是不小的压力，往往投入成本与开发需求成了矛盾对立体。

4.数字化程度较低、智能化程度不够。公司各信息系统虽已实现基本贯通，但数字化程度较低、智能化程度不够，又缺乏利用信息化提高管理创新的能力，信息系统对辅助决策的支持力度不足；公司目前仍存在大量事务性工作，对人力的释放不足，各部门经营分析工作开展不够；信息化建设开发团队力量有限，缺乏系统架构整体设计人员，现有人员要兼顾开发、维护、运营，人才、资金方面的投入均严重不足。

二、以现有信息化成果应用为基础推动数字化转型

公司现有的供应链管理集成平台，以客商和合同为主体、业务审批流程为基础、采购销售为主干线、资金和货物为桥梁、精准额度核算为主核心、购销存的业务单据为抓手，补差调整为副手，以动态往来账务为业务管理支撑，统一公司范围内业务操作平台。实现了平台使用者终端客户、供应商、承运商、平台业务员通过的平台交互与协同，为各方使用者提供高效优质的增值服务。对企业内、外信息共享，数据资源统一规划、管控与应用，利用信息有效控制行为，辅助公司进行决策，帮助公司实现战略目标。

1.能够满足多种业务模式功能。供应链集成平台的业务流程功能比较全面，适应各种模式下自定义的管理体系，适应各个流程环节的复杂需求，适应多种成本核算，例如有实际成本法和加权平均法。供应链集成平台在操作流程的环节上灵活性强，有强大的风险管控功能，有智能高效的评审功能，可以单级、平级、自动审核，也可以多级、逐级和会签审核，也可以多级、跨级审核。系统采用自由切换模块设计，可以根据企业自身的发展、内部管理需要和风险管控要求，对系统进行柔性设计与自定义系统配置，开发出符合企业自身需要和发展理念相同的系统建设。不同子系统的数据可以相互打通，满足各种业务协同需求，提高业务协同效率。可以适应钢厂采购、市场采购、市场直发、钢厂直发、年度月度协议订货等多种采购模式，可以适应现货入库、直发入库、在途入库、调拨入库等多种出入库模式，可以适应工程物流配送、现货自营、直发销售、临调销售等多种销售模式。

2.着重分析采购管理上的功能设计及应用。针对行业现状出现的问题，环节多，审批复杂，重复工作，人员素质业务能力专业水平等问题，从信息化入手，将功能系统化、流程化、标准化；根据客商管理系统进行供应商的评定、准入、再履约评定，将供应商进行评分与等级管理，系统自动启用与禁用；供应商动态管理后分配预付额度；将供应商纳入线上平台进行询比价采购，采购业务实现线上招标、竞价、评标全过程简化。平台公开采购程序简化、操作透明，增强了报价的时效性和可追溯性；实现了采购付款与财务系统一体化，申请付款、付款支付与财务记账功能合一。①供应商动态等级管理。客商管理系统将供应商分等级，其中 A、B、C、D 级为允许合作类，E 级为禁止合作类，按照条件进行系统分类，智能化评估与准入，系统启用和禁用等功能。对首次合作的供应商按照《供方调查评估表》评分进行评级，合作后按照《供方履约评定表》评分进行动态调整。对供应商准入可进行入客商库评价，后续可对供应商、客户、仓储及承运单位进行日常评价、交易后评价等；可以对供应商和客户评定进行升级或降级操作，针对战略合作、合格、不合格、黑名单不同级别的客商采取不同的业务策略；根据上级单位警示名录在系统中列入黑名单，系统设置黑名单管理后无法被后续业务操作中获取信息，禁止一系列合作；业务部门可以将线下收集的供应商资料信息上传保存，方便公司内信息共享，形成庞大的客商库，提供多维度（如：标签、地区、新承揽、新准入）的数据分析能力。

②精准的供应商额度管理。阶段性对供应商做出履约评定，根据履约能力、供货质量、保障服务、业务合作过程、职业健康安全、诉讼情况、税务评价以及供应商的资产状况等综合评定，后进行等级管理，对预付的供应商进行最大预付额度分配，应付的供应商是否增大合作量进行判断，把这些判断条件梳理出来，在利用信息系统设定条件，进行供应商履约评定管理，直接将结果量化到客商系统中，针对不同物资大类的战略合作供应商、合格供应商系统分配预付额度。

③多样的物资采购方式。进行物资采购，一般有以下几种采购方式：招标采购、协议采购、谈判采购、询比价采购。招标采购：年度内价格稳定、价格透明且竞争充分的物资通过招投标进行的采购。协议采购：与生产企业或其销售公司签订固定年度协议量进行的采购。谈判采购：以谈判定价模式从生产企业或其销售公司、跨区域经营的集团公司或厂家资源量在当地排名靠前的或资源有优势的物贸企业、电商平台等进行的采购。询比价采购：指对于协议采购、招标采购和谈判采购均不能满足采购需求的情况下需要临时配货采购，在市场上通过询比价进行的采购行为，采购对 3 家（含）以上供应商进行询价，但是必须在保证钢材物资质量的前提下，选择综合利润最大化的供应商。采购人员应当根据市场情况和采购需求，具体需要结合企业实际业务情况和战略定位，再根据客户需求计划进行相应选取采购方式，达到综合成本最优，又能防控操作层面的廉洁风险。

④采购合同全流程化管理。在线制定战略协议、采购合同，可分门别类制作生成不同的制式合同，一键完成合同提交，避免了业务人员在编辑合同过程中出现的错行错字等人为书写错误，也可缩短审核人员的审核时间，结合企业微信实现高效合同评审管理，合同附件专业防伪及归档管理、用印签章、变更、作废等全功能模式，再以采购合同为依据贯穿业务链，确保完整的业务链条结构，根据数据分析反应合同履约情况及动态风险管理警示功能，实现以合同发起的全流程化管理。

⑤采购数据分析。集成入库、销售、出库等各个报表数据进行加工应用，以图表形式展现钢材工程直发和直采比例、采购量分析，搭建扩展性强、高性能的数据计算和数据分析环境，直观的展示柱状图和饼状图，对采购经营提供数据可视化管理，为运营和决策提供帮助和支撑。

⑥采购付款业财一体化。业务与财务共享借鉴了先进的财务管理模式，围绕财务循环，全面管理公司的收入、支出、应收和应付等业务，实现端到端的流程处理与全业务报账。在供应链集成系统中一键录入提交付款申请，进行付款单的逐级审核、银企支付、自动生成财务凭证，这样一系列程序使得会计无需再重复录入记账，不仅制单效率大大提升，还加强了审批人对单据审核的稽核校验，更加保障了数据的准确性、及时性。业财交互得以快速推进，为企业保驾护航发挥作用。在复杂多变的经营环境下，业财系统一体化的推进能在企业在风险预警上发挥很大作用，促进企业内部控制工作的开展。通过将财务知识运用到业务的各个环节中，能有效指导和监督业务风险，使得业务人员能够运用财务的视角审视业务的合法合规性，将企业风险从事后监督向事前、事中过渡。有效避免业务人员重规模利润，轻视业务风险，提升了企业内部控制能力，降低了企业经营风险。

三、对数字转型的构想

1.巩固供应链集成系统，开拓数字化建设。根据集成管理整合业务系统的各种数据进行业务行为分析、采购分析、销售分析、财务分析、运营分析；利用数字化供应链实时运行，适应行业不断变化的情况，敏捷响应市场变化。

2.在采购管理方面深挖数据分析。做实做大功能开发，深挖数据分析，从采购管理为切入点，将企业信用信息平台、客商评估体系与公司业务系统融合打造，方便公司信用信息共享，形成庞大的客商信息库，多维度进行数据分析系统加以提炼使之数智化，例如，新供应商准入比例、履约率、供货及时性、成本走势等多维度分析。

3.利用接口获取网价，推进成本管控。进一步搭建企业与建筑钢材网的交互与数据共享来核算采购成本。一般网价多数参考几个比较权威性建筑钢材网站，例如我们行业内参考较多的是我的钢铁网和兰格网，再根据具体城市、规格、品牌等条件参考每日指导价。一般钢材采购的价格组成为：采购价格=基准价+财务费用+资金占用费；或：采购价格=网价+浮动价+财务费用+资金占用费。不同货款的支付方式影响着钢材采购价格，我们利用供应链集成平台系统内设计算公式，抓取数据，核算资金占用费，使采购成本分摊更加精准。

利用数字化分析推进成本管控，搭建采购责任成本管理体系，强化采购人员降本意识，找到成本管理的漏洞，有效实现了目标成本管理。通过建立厂家直采率、直发率考核指标，节约采购成本。与厂家缔结战略合作，对质量好、价格优的钢厂资源进行跨区域推广，打破了各区域间的资源壁垒，实现用全国的资源做全国的市场。从宏观政策、供需两端、市场库存、品种基差、区域价差等多方面对行情进行研判，定期形成成本分析。

4.全员强化数字化思维。提升员工数字化技能和数据管理能力，将企业的采购、销售、仓储、运输全业务流数字化转型。

5.以数字化推动经营。加大开发BI分析和数据可视化功能，让数据为经营决策提供支持。对目标成本、销售毛利、应收账款、合同履约等业务数据进行分析；通过可视化数据大屏展示经营状态，对比绩效指标找差距，用数据说话、用数据管理、用数据决策、用数据创新。

四、企业推动数字转型的意义

2020年习近平总书记多次指出，“要 抓住产业数字化、数字产业化赋予的机遇，抓紧布局数字经济” 。通过数字化转型赋能传统产业，不仅可以驱动企业技术创新，而且可以改变企业的创新模式和创新体系，带动企业全要素生产率提高。首先，数字化转型可以加快企业的信息化进程，通过大数据、云计算、区块链、物联网等新技术的应用实现传统制造企业向智能制造转型，提升企业的技术创新能力。

企业数字化是大势所趋，数字化转型是企业谋求高质量发展的必然选择。通过数字化转型，可以实现信息化业务模式由“被动“转化为“主动”。数字化转型是企业求生图存的主动选择，降本增效的需要，对标提升的需要，提高市场竞争力的需要，培育增长新动能的需要。以信息化迈入数字化、网络化、智能化阶段是公司十四五发展愿景目标，信息化建设服务能力逐渐衍生为企业数智化运营分析能力，数据全要素充分融入到各个环节的业务运营和管理过程中，产业链、供应链、生态链数字化水平实现了共同提升和协同发展。使公司不断加强信息化建设，推进产业数字化转型；推动数字产业化发展，培育新经济增长点；夯实数字化转型基础，为传统产业赋能升级，向十四五信息化规划的目标迈进。