加强企业物资采购风险预防及管控的措施

2023-09-30广州高长年

现代企业 2023年4期

□ 广州高长年

对于所有的企业来说，物资采购都是企业管理工作当中非常重要的一项工作，因为物资是保障，整个企业可以正常经营和运行的重要基础之一，所以，对于企业来说所采购的物资的质量，很大程度上影响着企业的整体生产经营和管理等多方面工作的有效开展。所有的企业对于企业当中的物资采购环节都是非常重视的，但是在实际的生产过程当中，企业的物资采购会面临非常多的不确定因素，导致企业物资采购发生问题的影响因素是非常多的，包括外部的和内部的多种因素，这些因素很容易导致企业的物资采购环节受到一些不太好的影响，从而对企业的正常运行产生一些影响。因此，所有的企业都需要对企业物资采购环节当中会出现的风险进行更加深入的探究，结合企业自身的实际问题来采取更加有效的和有针对性的措施来解决或者一定程度上控制物资采购当中容易出现的这些风险。

一、前言

对于企业的物资采购来说，整体的物资涉及的非常多，比如企业生产所需要的原材料和一些设备，或者一些工具和其他的辅助材料等，所以企业的物资采够其实主要就是指以生产为目的的原料和主要的材料，以及辅助材料和设备配件以及工具等生产所需要的物资购买活动，很明显物资采购这个环节是整个企业的物资管理过程当中非常重要的环节，那么，在实际的工作过程当中，就会发现在企业管理当中，物资采购所涉及的环节非常的多，所需要进行的流程也比较长，在这个过程当中出现的各种各样的风险也比较大，为了更好地让企业适应当前激烈的市场竞争，并在这样激烈的市场竞争当中提高自身的竞争力，就必须要对企业的物资采购环节进行全面的梳理和整顿，对当中容易出现的风险进行分析，并根据这些风险，提出更加有针对性的解决措施，有效的控制和防范采购过程当中出现的这些风险。

二、企业物资采购当中存在的风险分析

因为整个企业的物资采购所要涉及的环节和流程都是非常多的，所需要的时间也比较长，那么，在这样的长周期的工作过程当中，就非常容易产生更多的风险，如果想要在工作的过程当中更好地利用一些措施来解决或者避免这些风险的产生，或者在风险产生后及时地解决问题，首先就需要对企业采购过程当中可能会出现的问题和风险进行深入的分析，进一步明确，在企业物资采购过程当中容易出现的所有主要风险和问题，其次再进一步探讨解决这些问题，或者避免这些风险的具体措施。

1.外因型风险。所谓的外因型风险，其实就是指在企业物资采购的过程当中，企业外部的一些因素对整个物资采购过程当中产生的一些影响而导致整个企业的物资采购出现一些意外和风险。那么，在企业外部的这些主要影响因素大概有五个方面：意外风险、价格风险、质量风险、技术风险和欺诈风险。这个风险详细的来说，一旦出现任何一个问题，都会对企业的物资采购产生非常重大的影响。比如意外风险，就是指在企业进行物资采购的过程当中，遇到的各种意外突发情况所导致的企业采购的风险，比如在进行物资采购的过程当中突然受到经济政策的影响，或者受到一些自然因素的影响而产生了比较大的价格变动，比如，在2021年入冬的时候，煤炭的价格一度涨到1800元一吨，但是在后来，国家的调控下煤炭的价格迅速回落，那么在这个过程当中如果企业在价格比较高的阶段购入了大量的煤炭，对于企业的物资采购来说，就是非常重大的意外风险，因为没有人会料到今年的煤炭价格会这么高，对于政府的相关政策也没有办法有效进行预测，因为这样的高价格能源导致了后续生产的整个价格都上涨了。而价格风险就很好理解了，就是字面意思，如果企业需要采购的物资的价格波动比较大，那么一旦采购人员的判断出现失误，对所购买的物资的价格预判出现了错误，很容易就会导致在采购的过程当中出现问题，或者是在采购的过程当中遇到的一些供应商恶意提价，也会造成企业的物资采购的成本偏高，对整体的生产造成一定的影响。质量风险指的是在购买物资的过程当中，对于所购买的物资的质量检验出现了疏漏或者采购的供应商故意以次充好，后期提供的物资质量和前期沟通的物资质量不相符，那么对于企业来说，如果购买的物资的质量出现了问题，就会对后续的生产活动产生非常重大的影响。技术风险就是指的是在一个行业当中，所应用的一些技术的更新换代比较快，那么所购买的技术可能很快就会被淘汰，对于企业来说，如果企业当中需要更换的设备和技术的速度过快，就会对企业造成比较大的成本浪费，对整个企业的发展起到非常不好的影响。而最后一个欺诈风险，就是指企业在进行物资采购的过程当中，可能会存在一些欺诈行为，比如一些皮包公司会进行倒买倒卖，或者一些人利用虚假的主体身份和伪造的票据，以及不存在的产品证明来和企业签订相关的采购协议，那么这种欺诈对于企业的采购影响是比较大的。

2.内因型风险。企业在采购的过程当中，除了要面对外部的这些影响以外，还要面对企业内部可能会出现的一些问题所导致的物资采购风险。因此，对于企业来说，内部会存在的采购风险也包括五个方面：计划风险、合同风险、验收风险、存量风险和责任风险，这五大风险是企业内部对于企业采购所造成风险的主要原因。计划风险对于整个企业的影响来说是最大的，因为所谓的计划风险就是主要体现在企业要对市场的需求进行预判，然后根据市场需求的预判来决定企业物资采购的内容，所以，如果企业对于市场的需求预判不够准确，或者是后期对于物资采购的需求和市场的需求预判，不能有效的结合，所采购的物资就会出现不符合企业需要进行的生产经营需求的问题，导致企业生产的内容没有办法符合市场的需求，或者导致企业缺乏必要的物资来生产原本预判的生产内容。那么企业所生产的内容与市场的需求不符的话，对于企业的影响就会非常大。合同风险主要指的是在企业进行物资采购的时候，需要签订购买合同，在购买合同的过程当中，如果对合同中的一些条款没有进行仔细认真的核对，一些条款存在着界限不清或者主体模糊等问题，就会导致物资采购的过程当中出现问题的时候，对问题的解决缺乏足够的依据。这样的问题会对企业的整体经营和发展存在非常不良的影响。验收风险主要指的是企业在进行物资的购买以后，要让物资进入企业自己的仓库，在入库的时候就要对所购买的物资进行质量的检查，如果这个检查的过程不够严格，对于所购买的物资的数量和规格以及具体的型号与质量等问题都不能进行更加有效的检验，在后期进行生产的过程当中，就会出现非常多的问题。存量风险则是指企业在进行生产的过程当中，对于物资是需要有一定的存储量的，这个存储量计不能过多，也不能过少，所以这就要求在企业进行购买物资的过程当中，要对所需要的物资进行有计划的采购，不能让物资存量和企业的实际生产规模不匹配，如果一旦企业的物资存量出现问题的话，很容易就会对企业的生产产生一些不好的影响，如果太少会给企业带来损失，如果存量太多，也会占用企业的太多资金。最后一个责任风险主要指的是在整个采购环节当中的所有工作人员的责任心问题，如果在工作的具体环节当中所涉及的工作人员责任心不够，或者自身的能力不足，对于采购业务还不能有效地完成，就会导致企业的物资采购出现或大或小的问题，这也是整个企业的物资采购当中的一些不可避免的风险。

三、对企业物资采购过程当中存在风险的预防和控制措施

通过对企业进行物资采购过程当中容易出现的一些风险，以及会产生这些风险和问题的根本原因以后，主要针对这些存在的问题，提出相应的解决措施或者防范措施，对一些可以避免的风险进行有效的解决，对于一些不可避免的风险，也要提出更加有效的解决措施，让这些问题在产生以后可以得到及时的弥补，尽量减小这些风险对企业带来的危害。

1.提出完整、准确的物资采购计划。完整、准确的物资采购计划是企业能够进行采购的前提。企业生产技术部门根据自身的生产情况按年度、季度、月编制物资采购计划，并按照企业的流程进行审批。

2.建立完善的物资采购管理流程。对于一家企业来说，整个物资采购是一个非常复杂的过程，所需要的环节是比较多的，所需要的时间也会比较长，如果在整个的物资采购过程当中，可以设计一个比较严谨的，有效率的采购流程，设计一个比较完善的物资管理制度，对于物资采购的整个环节进行有效管理，就可以很好地降低在采购过程当中出现问题的一些风险。比如从企业开始进行市场的需求调研，到市场的需求预判，再到物资的具体购买内容的确定，再到具体的采购过程，以及最终的合同签订以及产品验收入库等过程，全部都放到采购制度当中来，每一个环节都要制定比较严格有效的制度，并在企业的实际采购过程当中，有效地落实这些制度，让每一个环节都可以在具体的制度下去进行，这样明确的制度可以避免非常多的问题，同时还有对整个采购过程的管理制度的标准进行不断的调整和完善，让这样的制度更加符合企业自身的现状和需求，为企业的物资采购的每一个环节提供有效的开展依据。比如在进行物资采购的过程当中，对供应商的资质和产品的质量根据一定的要求和内容进行更加有效的调查，必须要确保采购的物资是符合企业需求的，在签订采购合同的时候，对于合同当中涉及的每一条条款都进行仔细的审查，最大程度上保障合同的有效性和公正性，如果采购的每一个环节都可以按照公司的相关规章制度做到尽善尽美，那么相信整个企业物资采购的风险就会大大降低。

3.强化采购合同。对于企业的物资采购来说，所签订的采购合同是非常重要的，合同当中不仅会体现前期已经谈好了企业对于所采购物资的具体需求，以及相应的供应商索要提供的物资的所有数量、规格、质量等内容，还会涉及后续出现问题的时候主要的责任人应当归谁，遇到一些问题时解决的方案等等。因此，在企业进行物资采购的过程当中，就必须要对合同进行强化，有效提高履约的效力，降低企业在后续物资采购过程当中出现的一些风险。为了有效提高所签订的采购合同的效力，在合同签订的过程当中，就要对合同进行会签审批，及时的发现合同当中存在的一些不合理或者不合法的问题，并对这些存在的问题进行及时的纠正。如果遇到大额的采购或者一些专业性比较强的合同，还可以让不同的更加专业的部门参与到会签当中来，有效规避合同当中存在的风险。合同的内容如果足够准确和真实，在后续出现问题的时候，就可以根据合同内容更加及时地解决问题。

4.加强采购人员的职业道德和业务能力。不管多么严谨的流程和制度，最终落实到位的都是人，如果可以有效地实现对整个参与企业物资采购流程的所有人进行培训，让参与物资采购的人员都可以具有比较高的职业道德和比较强的业务能力，那么就可以有效避免在企业的物资采购过程当中容易出现的一些问题和风险。如果采购人员具有比较高的职业道德，那么行贿受贿这样的问题就会少很多，采购的物资就不会出现以次充好或者高价购买等问题，如果采购人员的业务能力比较强，那么它们就可以在物资采购的过程中实现更加专业的物资采购，比如在采购的过程当中用法律来维护企业的相关利益，购买到更加符合企业需求的高质量的物资等等。企业定期对采购人员加强廉洁教育和监察，确保采购行为公平、公正、阳光、透明。企业制定采购人员培训计划，对采购人员进行法律法规、采购流程和方法等方面的培训，加强采购人员业务能力。

5.加强供应商管理。企业应定期对供应商的营业范围、财务状况、税务资格、资质条件、质量保证能力、供货业绩、服务信誉等方面进行评价，择优选择供应商，建立合格供应商名录。企业在物资采购时优先选择长期合作、供应良好、质量优质的合格供应商，降低采购风险。对于恶意起诉、断供、供应质量不合格产品或者有欺诈等行为的供应商，企业将其列入供应商合作警示名录。

6.采取合理的定价机制。企业根据采购物资的特征，采取合理的定价机制。对于价格受市场影响较大的物资，企业采购时应采取浮动价结算机制，根据市场价格调整供应价格，这样有利于保证买卖双方的利益，避免在价格大跌时企业受损失，大涨时供应商又不愿意供。对于价格长期稳定、供应充足的物资，企业可以采取固定价结算方式，但双方要约定好紧急情况下价格剧烈波动的处理方式。