高水平专业群背景下档案管理的现状与优化研究

林洁文　梁常杰　刘贤旭

高水平高职院校和专业建设计划是我国高职院校建设的一大重要举措，教育部等多个部委多次发文、出台政策、出资建设。档案是记录学校发展过程的资料集合，既是过往事件的再现，也是发展历史的传承，在“双高”计划的申报、建设以及成果检验过程中提供资源支撑，在提升内涵建设和特色优势展示过程中提供决策依据。因此，档案管理以及档案的利用对专业群建设推进和建设成效具有重要的导向性作用和支撑作用。

广东省高职院校中14所入选国家“双高”计划，16所为省级建设单位，15所为省级培育单位。在14所国家级和31所省级建设院校中，检索到广东东华职业技术学院设立档案室，广东食品药品职业学院设立双高计划建设办公室，大部分院校是采取挂靠、隶属、附属的形式在学校的办公室、教学督导处、发展规划处、质量办、职业教育研究所、图书馆等职能部门（各校机构名称有差异），和二级学院共同承担档案收集管理职能，未单独设立档案管理部门，二级学院是专业群建设和档案资料提供、管理与应用的主体。广东科贸职业学院是省域高水平高等职业院校建设单位，笔者结合自身工作岗位，试图分析二级学院档案管理中存在的问题并提出优化建议，为高水平专业群的建设推进提供助力。

一、目前档案管理工作存在的问题

1.档案管理工作定位模糊

大部分院校缺乏专职机构与专职队伍开展档案管理工作，工作的职能及材料分散在各个二级部门，以接收佐证材料、编制目录、存档等被动工作为主，档案资料的功能缺乏分析定位，资料表现形式单一乃至唯一，工作执行人员在档案工作中的角色定位不清晰，档案管理工作整体上不受重视。

2.档案资源缺乏系统整理

随着二级管理机制的建立，以专业群为基础的二级学院权责扩大，工作内容涵盖专业群建设的团队建设、教学、科研、校企合作、社会服务、国际化等全方面建设内容。档案资料来源五花八门，类型繁杂，资料完整性要求各有不同，容易造成管理上的缺失，表现出一般性档案信息齐全，而专业性、专题性及延展性档案参差不齐，文本类档案较多，音视频等电子档案较少等档案结构问题。

3.档案资料不能提供增值服务

目前资料以登记、存储和目录编制为主，重视档案资料收集、备份，轻视管理、利用，信息化、标准化、规范化程度低，造成资料沉默保管，检索效率低，同时资料在不同角度提交带来重复提交、版本更迭、资料缺乏成套性等实际问题。另外，档案资料的价值除了佐证外，还在于资料信息的解读利用，但沉默保管、版本变更和成套性缺乏直接降低了资料解读的可行性和信任度。

4.档案资料提供源头积极性不足

专业群建设过程的佐证主要为专业群发展中承办的各类建设任务、指标完成情况和成果证明，一般可以分为公共集体项目、个人项目和外围单位认可三类。公共集体项目涉及面广，佐证材料的丰富和系统性较难保障，个人项目和外围单位认可的佐证与档案管理之间是单向协助，档案管理对个人较少产生直接效益，外围单位认可的佐证同样缺乏收集整理的主观能动性。三类项目佐证资料的收集客观上都存在积极性不足的状况。

二、档案管理工作问题起源分析

1.档案记录形式升级

伴随信息技术发展，档案材质从实物到电子存储到网络存储，档案形式从纸质到音视频到数据库，资料记录形式日益多样化；档案功能从单一佐证到大数据综合表达，日趋复杂，增加了档案搜集的宽度，提高了管理难度。

2.档案管理配套建设不足

档案资料类型繁多，索取应用档案资料的单位或部门各有不同，同时保密分发级别亦有差异。因此档案资料管理成為复杂繁琐的系统性工作，需要充足的资源投入，并且需要较高的信息化才能应对当前档案管理需求。目前大多数高职院校在资金、软硬件方面投入档案管理的较少，缺乏独立安全的管理平台。

3.档案管理机制不成熟

高职院校受到党和政府、行业越来越多的关注和支持，政策支持、办学规模、办学形式等日新月异，发展速度快，伴随着与档案管理相关的沉淀不足，表现在制度建设、部门设置、队伍配置等方面，较多的院校档案管理制度陈旧，档案存放分散在校内各部门各层次，工作人员由秘书或者教师兼任，缺乏档案管理的专业知识背景能力和专业训练，造成资料零散遗漏和查询不便。

三、成熟的档案管理作用

1.支撑院校建设

支撑院校建设是档案资料佐证存在的首要目的。成熟的档案系统可以全面地辅助院校治理，快速提供项目申报佐证材料，发挥专业发展助推剂的作用。

2.预测和指导档案资料整理方向

双高计划建设院校、专业群等重大任务涉及面广，指标体系复杂，所要求的档案内容相应的深度、广度要求较高，应匹配建设成熟的档案系统，模块设置清晰，资料丰富程度和缺失程度一目了然，便于及时归档，索取资料和应用资料的职能部门依据档案系统状态即可针对性加强整理，做到有的放矢并提升佐证质量，提升工作效率。

3.支撑资料利用

档案资料的利用目前较多停留在被动佐证层次，资料信息价值未得到充分的整理，没有相互关联。如何对历年积累的材料数据进行分类归档、标准化加工整理，并结合院校历史、专业定位开展相关性分析，目前较多在各部门自发状态下进行，档案资料的深层次数据挖掘有待强化。

四、档案管理优化建议

合理归类整合利用档案，可以鲜明呈现专业发展的历史积淀和专业建设的前瞻性，并支撑院校专业的管理和发展，因此，加强档案管理建设非常有必要。笔者依据自身工作的理解和现状，提出以下建议。

1.健全档案管理机制

档案来源五花八门，呈现形式多种多样，因此，档案管理制度相应要及时更新，适应学校发展需求和档案资料自身的进步，明确档案管理主体、管理层级、安全保密措施，明确资料提供的责任义务，明确管理人员的职业和能力要求，同时应有相应的激励方式，鼓励档案管理人员积极从学校层面思考档案系统的发展建设规划，了解重大项目的档案利用需求，鼓励广大教职工积极参与整理，记录日常工作，保障资料来源的稳定和质量，扩充资料的收集路径和呈现形式，为高效、人性化、现代化档案管理铺平道路。

2.建设档案管理平台，开展二次加工

随着存储硬件、云端、大数据等技术发展，软件平台已经能够支撑档案管理信息化和精细化。档案管理可以依托平台开展资料归类合并、关联分析等处理工作，实现资料信息的多用途，具体应用上既可以按层次、专业的分类应用，也可以跨领域跨部门整合应用，可以采取结果导向，结合院系或者专业特点，构建相应的项目数据库或特色子库，从而灵活、充分、全面地使用档案资料，充分发挥其价值所在。

3.提升档案管理业务能力

一方面，档案原始资料是否规范直接影响档案分类和检索，影响资料管理和共享的实用性、便利性，但源数据主要来自基层教师或行政部门科员，大多数教职工缺乏对资料标准化和规范性的训练；另一方面，档案管理人员通常为秘书兼任，档案管理及档案平台应用能力不足，资料价值深度发掘无从谈起，难以支持档案管理的高效率高价值运作。

4.提倡档案主动服务

档案资料价值不仅仅在于佐证单一事件，更应优化资料之间的逻辑，互相支撑，产生“1+1>2”的效应，因此档案在收集整理后还应研究资料的使用，包括资料索引、关键词等查阅工具的匹配，面向各层级领导、工作人员、教师、学生分配资料索取、复印、批阅等权限，依据资料的存储形式提供线上线下服务，资金技术允许的条件下开通定制推送等管家服务，提高档案服务的便利性、覆盖面和效率效果。

五、结语

随着高职院校专业群建设推进如火如荼，相应的档案管理工作的要求不断提高。但高职院校的档案管理在机制建设、软硬件支撑、管理服务能力和意识等方面尚未及时更新。档案管理人员应提高站位，积极融入学校发展建设规划，充分理解专业群等重大项目档案利用需求，提升业务能力，利用技术手段发掘档案深层次价值，优化档案信息服务，从档案角度推进专业群等重大项目建设，服务学校事业发展。

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[基金项目：高水平专业群建設背景下教学秘书工作创新研究与实践，项目编号GDKM2021-53。]

责任编辑 陈春阳