基于财务共享服务的建筑企业总账业务管理

尹洁 中铁十五局集团路桥建设有限公司

引言

对于建筑企业来说，基于财务共享服务开展总账业务管理能够进一步地提升管控质量与效率，降低管理成本，并对企业资源进行有效的整合与分配，通过统一的管控提升企业核心竞争力。

一、财务共享模式的相关概念内涵与传统总账业务的局限性

（一）财务共享模式的相关概念与内涵

财务共享服务指的是将建筑企业中高频、低附加值且较为零散的业务，通过流程再造进行全面的整合，归集到财务共享服务中心进行集中处理，从而将企业有限的资源进行高效的配置，实现部分财务业务的统一化、标准化处理。财务共享服务有着诸多的特点，具体如下：在财务共享模式下，业务开展流程是统一且规范的，其将零散的业务通过规模化处理，将散乱的流程进行标准化再造，通过财务共享服务中心进行集中的调控，使不同层次的财务机构实现信息资源的彼此共享。此外，财务共享服务，还能够实现对企业财务管理工作的风险监控与预警，并引入大数据信息管理工具，对企业中的业财数据进行深层次的挖掘与分析，从而对企业未来的经营作出预测，帮助企业战略进行科学化制定。

（二）传统总账业务的局限性

目前，建筑企业的财务信息日趋繁杂，总账业务处理量不断增多。传统总账业务的开展存在较多的局限性，通过分析，主要表现如下：其一，信息化应用程度不足。传统的总账业务管理未能够与时俱进地加强信息化建设，在开展相关业务时，仍旧是以人工操作为主，财务人员需要担负巨大的工作任务。在信息传递过程中，可能会存在遗漏等现象，使得账务信息的可靠性不足。同时，缺乏信息平台的集中监管可能会导致部分账务信息存在人为篡改的现象，这会进一步加大企业自身的财务风险；其二，财务监督力度不足。传统的总账业务管理在票据、审批等环节中，未能够引进电子报销系统以及自动化管理，难以通过凭证影像进行实时审核，这使得财务监督工作的开展缺乏有力的支撑；其三，管理流程不科学。在传统的总账业务管理下，无法通过信息系统的支持实现顺畅的流程管理，在业务受理、审批、监管、入账以及反馈等一系列流程中，需要分别开展，无法通过信息系统的支持实现一体化的流程操作；其四，难以为企业决策提供服务支持。传统的总账业务管理难以全面地将各项业财数据进行汇总，同时对于数据的筛选与分析工作也存在较大的难度。无法深层次地挖掘账务信息中蕴含的价值，难以为企业管理者的各项决策提供全面的信息数据支持。

二、财务共享服务对总账业务管理的意义

在财务共享服务模式下，建筑企业的总账业务管理，首先需要实现不同子系统与总账管理系统的平滑对接，进而将各项业财数据进行互通与共享。同时要通过信息工具的支持，实现从原始单据的影像采集，再到自动地识别录入，并通过财务共享中心统一标准的审核生成凭证，并在最终进行自动的归档，实现账务全过程的闭环管理。财务共享服务在应用之后，其能够将分散式的总账业务管理通过标准化的业务流程进行集中管控，为企业不同业务单位提供专业的财务服务。因此，财务共享服务对总账业务管理的意义主要体现在以下几方面：其一，降低总账业务管理成本。财务共享服务能够将分散的财务管理职能进行集中化、规模化处理，这能够有效地减少企业的财务分支机构设置，降低财务人员成本支出；其二，提升总账业务管理效率。财务共享服务通过流程再造，将冗余或低价值的业务环节进行有效的剔除，通过标准化的业务流程来提升管理效率；其三，整合内部资源配置。通过财务共享服务的规模化、标准化财务作业，能够使得企业将资源进行整合配置，使其投入到核心业务中，为企业的发展提供助力；其四，加强统一管控。以财务共享服务中心为枢纽，保障各项数据的时效性与集中化管理，这能够有效地降低财务风险，实现对不同财务分支机构的统一管控；其五，提升决策支持质量。在财务共享服务体系下，将各项数据进行集中化处理，能够进一步发挥出各项财务信息所潜藏的价值，找寻出企业发展的价值增长点，为管理者的决策制定提供支持。

三、基于财务共享服务总账业务管理相关联的其他业务优化

（一）应收账款管理

在建筑施工企业，基于财务共享服务模式的应收账款业务应当与总账业务进行有机的结合。首先，企业在开展销售业务时，要对客户相关数据进行审查，通过信用审核来评价客户的履约情况及偿债能力等。而这些数据的来源主要是通过总账之中与相关客户的交易往来数据，在通过审核之后要通过信息管理工具来自动地提取销售信息，并进行开票处理。同时，要对开票的内容以及预收账款进行一致性的检验，进而将相关内容记录到总账系统中进行归档，并进行账龄分析。账龄管理依托于信息系统能够实现日常化管理，账龄数据要紧随业务开展进行实时的更新，并自动生成相关报告，为清收清欠工作打好基础。在财务共享服务模式下，应收账款结合于总账业务，能够对繁杂的交易内容进行全面的监控，实时地检查应收账款控制状况，并在月末通过账龄分析生成相应的催收单。通过财务共享服务，使应收账款与总账业务进行有机的结合，能够大幅地降低合同核对工作，在系统中将应收账款的金额明细以及收款账户进行自动核销确认，降低人工核对的工作量，提升工作效率。

（二）税务管理

基于财务共享服务建筑企业总账业务与税务管理工作之间要形成齐头并进的关系。建筑施工企业的分支机构较多，不同工程项目的开展导致其纳税申报数据来源各异，同时企业所需要申报的数量也较为繁多。而在财务共享服务模式下，通过对发票的统一管理，能够智能的识别出发票数据，并进行自动提计税额，以此来提升申报工作效率。此外，基于财务共享服务建筑企业不同工程项目的财务分支机构，能够通过总账业务管理系统在报税之前对各项数据进行汇算清缴，以此来降低税务管理中的风险因素。在财务共享服务体系下，总账业务与税务管理的有机结合，能够使得不同地区涉税业务不一致的现象进行有效的去除。以财务共享服务中心为枢纽，实现线上报税，同时还能够降低大量的人为操作所带来的失误。通过智能审核以及标准化申报流程，能够大幅地提升税务申报速度。同时结合于总账业务中所汇聚的各类信息，进行税务的稽核与审查，能够保障税务工作开展的安全与稳定。此外，税务管理工作与总账业务的有机结合，还能够实现自动生成涉税分录。根据税务申报报表中各类发票、缴税回执单等信息来对涉税分录进行编制，并录入到总账业务管理系统中，进而能够完成自动记账的操作，并计算出递延所得税资产以及负债，确保税务管理工作保持较高的水平。

（三）成本管理

基于财务共享服务的建筑企业总账管理业务，对于成本管理有着极为重要的促进作用。在财务共享模式下，建筑企业成本管理工作与总账业务要进行深度的结合，以此来全面提升成本管控的有效性。在此过程中，首先要加强预算管理，在预算编制、预算申报等各环节中，要通过财务共享服务中心进行集中处理，要将不同业务环节的各项数据进行全面的归集，以此来审验各项数据的合理性与有效性。在通过审批之后，要结合于总账业务系统中汇集的各项信息，来为预算管理工作的开展提供更为直观、详细的数据支持。同时对于后续的预算支出工作，要通过财务共享服务中心进行集中的审核，将合同明细与预算进行关联，使实际工程开展过程中，各项预算支出能够结合于合同，并将相关数据汇总到总账系统中。而在具体的施工阶段，首先要明确成本管理目标，并对各项成本支出流程进行严密的监管。其中材料费用是成本支出的关键因素。在进行采购以及材料领用之后，预算额度要进行相应的扣减，并汇总到总账中，结合于施工进度与总账信息进行材料成本的整体把控，使各项原材物质的采购与使用能够按照既定目标进行。此外，设备管理与人力资源管理同样也是施工阶段成本管控的重要内容，无论是设备的租赁或是购置，以及日常的维护保养等，均需要将相关信息及时地汇总到总账系统中，使其能够结合于预算，明确具体的成本支出状况，并查验是否按照成本管理目标来严格管控设备支出的。而在人工管理方面，要设立严格的责任成本机制，经过责任绩效考核之后，依据项目评估节点来准确地发放薪资。

（四）传统总账业务管理的“华丽转型”

在财务共享服务下，总账业务管理能够实现对各项财务信息的全面收集，要以此为契机，积极地推动财务转型，对财务框架及财务职能进行重塑与再造。使财务管理从后端向业务前端转移，依据总账业务系统所汇集的各项交易数据，来为各项决策提供信息支持，做好企业的价值守护与价值创造管理。在此过程中，首先，要通过总账信息的汇总，来准确地找到财务工作的重点，使财务工作从传统的核算职能向着预测、决策、计划、控制以及分析职能方面转型升级。此外，通过总账信息系统所汇总的各项数据，可以通过大数据管理工具来对信息进行汇总、筛选与深度的分析，找到业务开展的价值增长点以及管理漏洞，加强风险防范。要充分利用财务共享服务中心总账系统中的数据成果，将财务分析渗透到各个业务单元中，打通自上而下的管理渠道，提升整体财务分析评价水平。其次，要通过财务共享下的总账管理系统来积极地探索企业管理会计报告体系。要以总账信息为基础，加强建筑企业的预算管理、投资评价管理、市场竞争管理等内容。通过管理会计报告来为企业的业务层、经营层以及战略层等提供具有针对性的财务分析报告，使其能够更为准确清晰且直观地了解各项业财数据，以此来进一步推动企业的经营发展。最后，要通过基于财务共享的总账管理系统，逐步加强企业的财务内部控制，以总账系统中所汇聚的各项信息作出系统性的分析，积极加强企业的现金流管理，改善财务状况，完善风险管控体系，调整财务结构，有效地控制不同工程项目的投资以及负债规模。

四、基于财务共享服务的建筑企业总账业务管理保障措施

（一）加强技术支撑

在财务共享服务模式下，技术的有效应用对其有着重要影响。基于财务共享服务的总账业务管理，应当引进大数据技术，构建标准统一的管理平台，同时可借助于云存储等技术，实现对各项数据的快速调用，同时还能够加强安全监控与防护。在财务共享服务体系下，通过技术的支持才能够确保数据抓取的准确与高效，使得信息质量真实可靠，从而确保后续工作的开展更为精确。此外，企业自身还应当积极地加强信息系统的后期维护与升级工作，要与时俱进做好系统版本的优化升级，同时结合企业实际运营状况，对系统模块等内容进行适当的调整。要确保财务共享服务体系下，不同系统之间以及不同机构之间数据端口的统一，使得数据在传输与转化过程中具备统一性与延续性。同时，由于建筑企业涉及的财务数据是极为庞大的，因此也要对财务数据库的存储方式进行合理优化。要做好对零散数据的整理，加强杂乱数据的清理，使信息数据能够更为有效地应用于分析工作，为企业管理者提供数据支撑。

（二）提升财务人员综合素质

基于财务共享服务的建筑企业总账业务管理，其对于低附加值工作的人力占用起到了一定的解放作用，同时也变更了过往传统的工作方法与操作模式。但在此过程中，部分财务人员可能对于新的管理方式应用不甚熟悉，容易在业务间的交流与分工过程中产生误解。因此财务人员要明确自身的责任与岗位义务，积极地学习操作步骤，强化自身技能，成为新型的财务管理人员。企业要积极加强共享平台新版本系统的培训，将创新思维、智能化管理等理念进行全面灌输。同时，财务人员不仅要学习总账业务管理方面的知识内容，还应当进一步地拓宽自身的知识领域，特别是在财务共享服务体系下总账业务管理，使得财务管理人员进行了职能的转型，其需要从传统的核算人员转变为管理会计人员。因此其需要熟练地掌握各类系统操作，了解统计与分析知识，以此来为相关业务的开展及管理者的决策提供信息支持。此外，负责总账业务的财务人员还应当深入了解前端业务开展状况，通过财务共享服务来深化业财融合工作的开展。要具备对各类账务信息深刻解读的能力，找寻出前端业务工作开展的价值增长点及漏洞，从而以财务视角来为前端业务进行相应的指导，以此来提升企业整体管理质量与业务开展水平。

结语

建筑企业作为一种劳动密集型产业，其存在管理粗放，项目分布区域广泛，以及部门分布繁杂等特点，而通过财务共享服务模式所开展的总账业务，能够实现决策智能化、流程标准化、业财融合化以及财务共享化。其是建筑企业总账业务管理变革转型的重要机遇。