数智赋能档案服务的微观机理与效应剖析

■袁少琼，李秀丽

（1.广东省特种设备检测研究院珠海检测院，广东 珠海 519000；2.岭南师范学院，广东 湛江 524000）

数智赋能作为一种新兴的技术方向，正在逐渐应用于档案服务领域。通过运用先进的数字技术和数据分析方法，数智赋能可以提高档案管理和服务的效率、准确性和可靠性，从而为用户提供更加优质的服务体验。本文通过对数智赋能在档案服务中的微观机理和效应进行深入剖析，从数据数字化、智能化、可视化和安全性等方面入手，探讨数智赋能对档案服务的影响和作用。通过本文的研究，可以更加深入地了解数智赋能在档案服务领域的应用和发展趋势，为进一步推进数字化档案管理和服务提供有益的参考。

一、数智赋能档案服务的理论基础

档案管理是指对构成档案内容信息的基本粒子及其形成、聚合、运动的深层机理进行分析和探索。因此，从微观层面深入分析和研究档案内容信息的内在机制，可以更好地认识档案信息服务创新的紧迫性需求。同时，通过深入分析数据和记录之间的因果关系，以及档案和记录的逻辑联系和微观结构，可以探究数据和档案的共存机制和演化路径，从而为当前中国的档案数字化实践提供基础理论指导。

（一）档案作为记录载体的内在结构

档案的记录壳层结构模型包含四个层次（见图1），分别是记录核、记录幔、记录壳和记录表。这个模型类似于地球地质构造的壳层结构，由内向外分别为：记录核(Record Core) 是指档案文本中承载着核心信息的部分，可以反映档案形成者对于特定历史时期社会系统各类实体及其属性、关系的描述结果。记录幔(Record Mantle)是指在记录因子之外的档案文本中存在但语义关系不明确的命名实体符号，如人名、机构名、地名、物品名等。这些命名实体虽然不属于核心语义信息，但仍是档案内容信息的重要组成部分。记录壳(Record Crus)是指记录的物质载体，是任何可以承载语义符号的现实物质，在实践中一般分为纸质载体和电子载体两种类型。记录表(Record Surface)是指附着于记录载体之上的自然语言文本或其他符号，用于对特定历史时期社会系统状态特征及其演变过程进行表达和描述[1]。

图1 档案的记录壳层结构模型

这个模型描述了档案作为记录载体的内在结构和信息内容，可以帮助人们更好地理解和使用档案信息。

（二）数据与档案的关系演化历程

随着历史的不同阶段，数据和档案之间的关系会呈现不同的重要性和层次。在20 世纪80 年代前后，主要的技术驱动因素是办公自动化，这促进了数据和档案之间的数字化转换，数据是辅助档案管理的附属资源；在20 世纪90 年代，计算机辅助档案管理成为主要驱动因素，档案管理元数据成为关注的焦点；而2000 年以后，随着“档案数字化”和“电子文件管理”的兴起，数据和档案的重要性逐渐平衡。档案管理元数据仍然非常重要，但是现在它涉及更多的业务数据和档案内容信息。近年来，数据的重要性不断凸显，“档案数据化”成为推动粗粒度档案文件管理向细粒度档案数据管理转型的关键因素，数据成为整体性管理的中心，RDF 数据和档案数据本体ADO 成为关键性资源。

总体上，数据与档案的关系经历了三个阶段，从以档案为中心，数据为辅助资源，到数据与档案并重，再到以数据为中心的整体性管理。这个演化过程打破了不同阶段对用户档案利用的制约，使得用户可以通过网络直接获取与其需求高度契合的精准化档案内容信息，不再需要以人工阅读方式在相关档案文件中查找所需内容。同时，每一类新型档案管理和检索工具是在之前阶段档案信息化建设实践基础上实现的，不会影响原有档案管理模式的正常运行。

（三）数智赋能档案服务的相关理论

波普尔在三个世界理论的基础上提出的“信息三个世界”理论，该理论将现实世界、信息世界和机器世界三个层面联系起来，为人们理解数据与档案之间的关系提供了参照体系[1]。在过去，档案管理活动主要是在“信息世界”中进行，依靠文本、图像等类型的档案，而数据库等机器工具只是辅助资源。但随着数据库技术的应用，档案管理活动开始在“信息世界”和“机器世界”中并存，成为一种非平衡型的共生形态。随着大数据时代的到来，人们开始认识到数据与档案是密不可分的资源，需要同时兼顾数据管理与档案管理，呈现出相对平衡的双轨共生关系。而在数智赋能下，将档案文本转化为机器可处理的数据，例如，利用RDF 数据生成档案数据本体ADO 等新技术，成为档案管理的新趋势。在未来，档案管理活动可能会进入一个新的时代，以“机器世界”为中心、以“信息世界”为表征的双轨融合型共生时代。这个时代下，机器和信息将会共同作为档案管理活动的核心要素，并相互融合以达到更高效的管理目标。

（四）数智赋能档案服务的微观机理

数智赋能档案服务的微观机理主要是基于档案的记录壳层结构模型和三个世界理论，应用数智技术实现数智赋能。

档案的记录壳层结构模型提供了一个基于档案的信息组织和管理的框架，包括不同层次的记录单元、记录组织和记录关联等内容。这种结构模型可以使档案信息的存储、检索、利用和分析更加高效和便捷。通过数智技术，如自然语言处理、机器学习、知识图谱等，可以更好地理解和分析档案信息的内容和结构，实现档案信息的智能化加工和应用。

三个世界理论提供了一个理论框架，用于描述信息的不同层次和类型，包括个体心智世界、符号交互世界和物理世界[2]。通过这个理论，可以更好地理解档案信息的内涵和意义，并在此基础上实现档案信息的知识化整合和智能化应用。

数智技术，如自然语言处理、机器学习、知识图谱等，可以帮助档案管理机构更好地理解和分析档案信息，实现档案信息的智能化加工和应用。例如，可以利用自然语言处理技术对档案文本进行自动化处理和抽取，将其转化为结构化数据，方便后续的分析和利用；可以利用机器学习技术对档案信息进行分类和推荐，实现个性化的信息服务；可以利用知识图谱技术对档案信息进行语义化整合，建立档案信息之间的关联关系，实现知识的跨领域应用[3]。

综上所述，数智赋能档案服务的微观机理主要包括，档案的记录壳层结构模型、三个世界理论和数智技术的应用。通过这些机理的相互作用和协同，可以实现档案信息的智能化加工和应用，为各个领域提供更加高效、更加便捷的信息服务。

二、数智赋能档案服务的应用场景与特点

为更全面地认识数智赋能技术在档案服务领域的优势和局限性，分析应用场景与特点，从而更加客观地评价数智赋能在档案服务中的作用和价值。

（一）数智赋能档案服务的应用场景

数智赋能在档案服务领域具有广泛的应用场景，主要包括以下几个方面。

1.数字化档案管理

数智赋能可以将纸质档案数字化，实现档案信息的电子化管理和存储。数字化档案管理可以提高档案信息的可访问性和可用性，为用户提供更加便捷的服务。随着数字技术的不断进步，数字化档案管理逐渐成为档案管理的主要形式。许多档案服务机构已经推广数字化档案管理，并逐步完善相关的技术和管理体系，提高了档案管理的效率和质量。

2.档案信息挖掘

数智赋能可以通过数据分析和挖掘技术，对档案信息进行深入挖掘和分析，发掘出其中有价值的信息。档案信息挖掘可以帮助用户更好地了解档案信息，为用户提供更加精准的服务。

3.智能化档案检索

数智赋能可以通过人工智能等技术，实现智能化的档案检索和查询。利用人工智能、自然语言处理等技术，智能化档案检索可以实现精准的档案检索和查询，提高了档案服务的效率和质量，为用户提供更加高效的服务。

4.客户化与可视化

数智赋能可以根据客户的需求和要求，定制个性化的档案服务方案，为用户提供更加贴心的服务。客户化档案服务可以提高用户的满意度和忠诚度，促进服务商与用户的深入合作。数智赋能还可以将档案信息以可视化的形式呈现，让用户可以更加直观地了解档案信息。档案信息可视化可以提高用户对档案信息的理解和认知，为用户提供更加便捷的服务。

（二）数智赋能档案服务的特点

数智赋能档案服务具有数字化管理、智能化服务、客户化服务、数据挖掘和分析、高效性和安全性等特点，是档案管理和服务的一种重要形式。一是实现数字化管理。数智赋能档案服务具有数字化管理的特点。通过数字技术的应用，档案管理和服务实现了全面数字化，实现了信息化管理和智能化服务。二是具有智能化服务。通过人工智能、自然语言处理等技术，实现了档案信息的智能检索、智能分析和智能推荐等服务，提高了服务效率和服务质量。三是数智赋能档案服务具有数据挖掘和分析的特点。通过数据分析和挖掘技术，挖掘出有价值的信息和知识，为用户提供更加精准的服务。四是数智赋能档案服务具有高效性和安全性的特点。通过数字化管理和智能化服务，提高了服务效率和质量。同时，通过数据保护和安全管理等措施，保证了档案信息的安全性和可靠性。

三、提高数智赋能档案服务的效应微观层面路径

（一）档案平台数字化

数字档案平台是利用数字技术手段，集成、管理、共享全社会数字化档案资源的开放平台。数字档案平台可以实现档案资源的统一管理、全文检索、多媒体展示、数字化保护和长期保存等功能，为档案管理和服务提供了全方位的支持。通过构建数字档案平台，可以实现档案的全生命周期管理，提高档案服务效率和质量，同时也可以促进档案资源的共享和利用。

1.建立数字化档案管理系统

数字化档案管理系统是数字档案平台的核心。该系统可以将纸质档案数字化，实现档案信息的电子化存储、管理、查询、共享和保护。在建设数字化档案管理系统时，需要考虑系统的开发、数据安全、接口集成等方面的问题。智能化管理系统需要具备多维度的数据分析能力，包括数据挖掘、数据分析、数据可视化等功能，可以为档案管理者提供数据分析和决策支持。

2.推行档案数据基因系统建设

档案数据基因系统建设可以确保数字化档案的质量和可靠性。“档案数据基因系统”是建立国家档案大数据体系的基础规则，通过相关规章和技术规范作为行业标准，由国家档案行政机关推行，以确保档案数据化成果的规范性和逻辑的一致性，同时减少耗时费力的档案数据整合任务。这些规范和标准的推行可以大幅提高档案数据化的效率和质量，为档案管理提供更好的支持和保障。具体内容为：建立数字化档案标准，包括数字化档案的格式规范、数字化过程的标准流程和数字档案管理的规范要求等。此外，还需要制定数字档案质量控制标准和数字档案的备份和恢复标准等，以保障数字档案的可靠性和完整性。

3.实现数字档案的共享和互联互通

数字化档案平台的最终目标是实现数字档案的共享和互联互通，便于各部门之间的信息共享和协作。通过建立跨机构、跨地域的信息共享平台，使得各个部门、单位之间能够共享档案信息和资源。同时，还需要加强档案数字资源的共建共享，实现数字化档案互联互通，使得不同机构和地区的数字档案资源能够互相访问和使用。实现数字档案的共享和互联互通需要考虑到数字档案的安全、数据格式兼容性等问题，可以通过建立数字档案的交换平台和制定数字档案数据交换标准等来实现。

（二）管理技术虚拟化

1.推广数字签名技术

数字签名技术是一种基于密码学原理实现的电子认证技术，可以用于保证电子文档的完整性、真实性。传统的纸质档案具有签名和印章来确保档案的真实性，但是数字档案在互联网上的传输不具备这样的功能，因此，需要借助数字签名技术来实现身份验证。在档案服务中，数字签名技术可以用于实现档案鉴别、审计、检索、传输和存储等环节的电子认证。通过数字签名技术，可以有效防止档案篡改、丢失和伪造，提高档案服务的可信度和安全性。有效解决档案信息传送的身份验证问题，首先，建立数字签名验证体系。确保接收者能够对文件上的签名进行核实，如果双方对于签名的真伪存在异议，则需要第三方进一步验证签名的真伪来确定事实。这样可以保证数字档案在传输过程中的真实性和完整性。其次，建立强制签名确认机制。在文件发送完成后，要求发送者承认自己对文件的签名，确保数字档案在传输过程中不会被篡改。如果发送者不确认签名，文件则无法传输，这样可以有效地防止信息发送者否认签名，保证档案的安全性。最后，限制签名权限。数字签名技术确保只有信息发送者可以签名，其他任何人皆不可伪造签名或篡改传送的信息。因此，在数字档案服务中需要限制签名权限，只有授权人员才能签名。

2.构建云计算体系

云计算体系是一种基于互联网的计算和数据服务体系，可以实现资源共享以及易扩展性等功能。在档案服务中，云计算体系可以用于实现档案数据的存储、处理和分析，提高档案服务的响应速度和质量。同时，云计算体系还可以实现档案服务的数字化转型，通过数据挖掘和分析等手段，为档案管理和服务提供更加科学、精准的支持。

（1）建立云存储体系

云存储是一种基于云计算技术的存储方式，它将数据存储在互联网上的远程服务器上，用户可以随时随地通过网络访问数据。建立云存储体系可以实现档案数字化存储、共享和备份。同时，云存储可以实现数据的冗余备份，保证数据的安全性和可靠性。在建立云存储体系的过程中，需要选择稳定可靠的云服务提供商，保证存储空间、访问速度和数据安全。

（2）搭建云计算平台

搭建云计算平台可以为档案管理工作提供更加高效、智能的服务。一是通过建立全文检索引擎和搜索算法，用户可以通过关键字、时间等多种检索方式快速找到需要的电子档案，提高检索效率。二是提供大规模数据分析服务，使得档案管理可以对档案数据进行动态分析，例如，数据挖掘、关联分析、预测分析等。这些分析结果可以为档案管理提供更加准确、全面的数据支持。三是提供数据备份与恢复服务，保障档案数据的安全性。一旦出现数据损坏、丢失等问题，可以及时通过云端备份的数据进行恢复。

3.开发云应用服务

云应用服务是指基于互联网的一种软件服务模式，通过网络技术将软件、硬件等资源提供给用户使用，用户无需安装在本地计算机上，可以通过互联网进行访问和使用。在档案管理中，云应用服务可以具有很多便利和优势，可以支持多种业务场景。开云应用服务可以包括，档案数字化处理、档案数据挖掘和分析、档案共享和交流等。

首先，云应用服务可以提高档案管理的灵活性和可扩展性。由于档案管理涉及大量的数据和信息，需要相应的硬件和软件支持。使用云应用服务可以避免购置和维护大量的硬件设备和软件系统，可以根据实际需求对服务进行扩展和收缩，从而降低档案管理的成本和风险。其次，云应用服务可以提高档案管理的安全性和可靠性。云服务提供商会投入大量的资源和技术保障数据的安全性和可靠性，例如，数据备份、灾难恢复、安全认证等，可以有效防范数据泄露和数据丢失等风险。最后，云应用服务可以提高档案管理的效率和协作性。云服务可以实现多人协作，不同部门和用户可以通过网络访问同一份档案资料，可以实现信息共享和协同处理，大大提高了工作效率和协作效果。